Relatório de Não Conformidade: guia para elaborar o seu

Em qualquer sistema de gestão, o Relatório de Não Conformidade (RNC) é uma das ferramentas mais importantes para manter os processos sob controle e promover a melhoria contínua. 

De maneira resumida, ele é o documento que registra desvios, falhas ou inconformidades que ocorreram e, mais importante, o que foi feito para corrigi-las e evitar que se repitam.

Sendo assim, neste guia completo, você vai entender o que é um Relatório de Não Conformidade, para que serve, como elaborar passo a passo, e ainda poderá baixar um modelo gratuito para aplicar em sua empresa.

O que é um Relatório de Não Conformidade (RNC)?

O Relatório de Não Conformidade (RNC) é um documento que registra e trata desvios em produtos, serviços ou processos que não atendem aos requisitos definidos pela empresa.

Esses requisitos podem estar descritos em normas como a ISO 9001, em políticas internas ou em contratos firmados com clientes e fornecedores.

O relatório descreve o problema, identifica a causa raiz e orienta as ações corretivas e preventivas necessárias para evitar a repetição da falha.

Conforme a ISO 9001:2015, item 8.7, a organização deve garantir que as saídas não conformes sejam identificadas e controladas, prevenindo o uso ou a entrega indevida de produtos, ou serviços.

Em resumo, o Relatório de Não Conformidade é uma ferramenta essencial para analisar falhas, melhorar processos e assegurar a qualidade contínua nas empresas.

Para que serve o Relatório de Não Conformidade

O Relatório de Não Conformidade (RNC) tem o papel de documentar e corrigir falhas em processos, produtos ou serviços que não atendem aos padrões definidos pela empresa.

Além disso, ele apoia a gestão da qualidade, permitindo que os gestores analisem causas, definam ações corretivas e previnam a repetição de erros. Assim, o RNC contribui diretamente para a melhoria contínua e o aumento da eficiência operacional.

De forma prática, o Relatório de Não Conformidade serve para:

• Controlar e rastrear processos: cada relatório gera um registro confiável, essencial para auditorias internas e certificações ISO. Dessa forma, é possível acompanhar a origem e o tratamento de cada desvio.
• Identificar causas e implementar ações corretivas: com base nos dados registrados, a empresa identifica padrões de falhas e age de forma proativa para eliminar as causas. Essa análise reduz custos e evita retrabalhos.
• Comprovar conformidade e transparência: durante auditorias, o RNC demonstra que a organização possui procedimentos formais de controle da qualidade e cumpre normas como a ISO 9001.
• Promover a melhoria contínua: a partir das informações reunidas nos relatórios, é possível revisar processos e aperfeiçoar práticas internas. Assim, o RNC se torna uma ferramenta estratégica para o crescimento sustentável.

Principais causas de não conformidades nos processos

As não conformidades podem ocorrer em qualquer área da empresa e geralmente indicam falhas na execução, controle ou comunicação dos processos.

Dessa maneira, compreender suas causas é essencial para agir de forma preventiva e garantir a melhoria contínua da qualidade.

Assim sendo, as causas de não conformidades podem ser agrupadas em quatro categorias: pessoas, processos, equipamentos e materiais, e fatores externos.

Causas relacionadas a pessoas

• Erros humanos: ocorrem por falta de atenção ou descumprimento de procedimentos operacionais.
• Treinamento insuficiente: colaboradores sem capacitação adequada executam tarefas incorretamente.
• Comunicação falha: a ausência de alinhamento entre setores gera interpretações equivocadas das instruções.

Causas relacionadas a processos e métodos

• Procedimentos inadequados: instruções desatualizadas ou mal descritas dificultam a execução correta.
• Falta de padronização: a ausência de métodos definidos aumenta a chance de variação e erro.
• Responsabilidades mal definidas: quando não há clareza sobre papéis, o tratamento das falhas se torna ineficaz.

Causas relacionadas a equipamentos e materiais

• Equipamentos com falhas: falta de manutenção preventiva pode causar produtos fora de especificação.
• Materiais de baixa qualidade: insumos defeituosos ou incompatíveis comprometem o resultado.

Outras causas comuns

• Recursos limitados: escassez de tempo, equipe ou orçamento reduz o controle operacional.
• Mudanças externas: alterações legais ou exigências de clientes impactam o desempenho dos processos.
• Falta de monitoramento: sem acompanhamento contínuo, os desvios permanecem sem correção.

Como elaborar um Relatório de Não Conformidade: passo a passo

Elaborar um Relatório de Não Conformidade (RNC) eficiente exige atenção, clareza e método. Cada etapa deve permitir identificar a causa da falha e prevenir sua recorrência.

A seguir, veja como criar um RNC completo e bem estruturado.

1. Identificação da não conformidade

Registre todas as informações básicas do evento. Esses dados garantem rastreabilidade e padronização do relatório.

• Número do RNC e data da ocorrência
• Setor envolvido e responsável pela identificação
• Produto, processo ou serviço afetado

2. Descrição detalhada do fato

Descreva de forma objetiva o que ocorreu, sem interpretações ou suposições. Informe o observado, quando, onde e quem estava presente.

• Descreva o desvio com clareza e concisão
• Compare o que foi executado com o que era esperado
• Cite o requisito, norma ou procedimento não atendido

3. Ações imediatas ou concessões

Em alguns casos, é preciso agir rapidamente para conter o problema. Essas medidas evitam impactos maiores até que a análise da causa seja concluída.

• Isolamento do produto ou lote afetado
• Comunicação imediata aos setores envolvidos
• Registro das medidas corretivas emergenciais adotadas

4. Análise da causa raiz

Esta é a etapa mais importante do Relatório de Não Conformidade. O objetivo é entender por que a falha ocorreu e como evitá-la no futuro.

Para isso, use ferramentas de análise para identificar a origem do problema:

• 5 Porquês: método simples para chegar à causa principal, questionando o motivo sucessivamente.
• Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe): relaciona causas possíveis em categorias como método, máquina, material, meio ambiente, mão de obra e medição.

5. Planejamento das ações corretivas

Com a causa identificada, defina o que será feito para eliminá-la. Um plano de ação bem estruturado facilita o acompanhamento e a execução.

• Descreva cada ação corretiva necessária
• Estabeleça responsáveis, prazos e recursos necessários
• Utilize o modelo 5W2H para organizar as tarefas

6. Implementação e verificação da eficácia

Após a execução das ações, avalie se elas realmente resolveram o problema. Essa verificação garante que a causa não volte a ocorrer.

• Analise indicadores de desempenho e registros de produção
• Reúna evidências objetivas (fotos, documentos, gráficos)
• Registre os resultados e eventuais ajustes necessários

7. Registro e arquivamento

Finalize o relatório com o registro formal das informações e aprovações. Isso assegura rastreabilidade e conformidade com auditorias.

• Assinaturas digitais ou eletrônicas dos responsáveis
• Armazenamento seguro e acessível do documento
• Controle de versão para garantir histórico atualizado

Exemplo de Relatório de Não Conformidade preenchido

Dicas para tornar seus RNCs mais eficazes

Padronize o formato dos relatórios

Use sempre o mesmo modelo de formulário, facilitando a leitura e a comparação entre períodos.

Monitore indicadores de reincidência

Crie um painel com métricas como:

• Número de RNCs abertos e encerrados
• Tempo médio de fechamento
• Setores com maior incidência

Promova feedbacks e treinamentos

Compartilhe aprendizados com as equipes envolvidas. Um bom RNC deve gerar cultura de melhoria contínua, não somente registro de falhas.

Como automatizar Relatórios de Não Conformidade com software

Empresas que ainda tratam RNCs em planilhas ou papel enfrentam riscos de perda de informação e retrabalho.

Um software de gestão integrado, permite automatizar todo o fluxo do RNC, desde o registro até a análise de eficácia.

Principais benefícios da automação:

Integração com módulos de qualidade e manutenção

• Notificações automáticas de prazos e responsáveis
• Registro centralizado e digital
• Relatórios em tempo real para auditorias

Conclusão

O Relatório de Não Conformidade (RNC) é mais do que um simples registro de falhas.

Ele é uma ferramenta essencial para garantir qualidade, reduzir retrabalho e promover a melhoria contínua nos processos da sua empresa.

Ao aplicar corretamente cada etapa sua equipe ganha controle, transparência e eficiência operacional.

Além disso, o uso de um sistema automatizado torna todo o processo mais ágil, rastreável e confiável, fortalecendo a gestão da qualidade e facilitando auditorias.

Com o ERP WebMais, sua empresa pode automatizar relatórios de não conformidade, acompanhar indicadores em tempo real e integrar todas as áreas envolvidas no processo.

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