Veja Como Fazer O Melhor Relatório De Não Conformidade E Como Otimizar

Imagem de Sanon Matias

Atualmente, no mundo dos negócios, onde a busca incessante pela excelência operacional é de grande importância, a habilidade de identificar e corrigir problemas através de relatório de não conformidade torna-se uma peça fundamental.

O Relatório de Não Conformidade (RNC) emerge como uma peça indispensável no quebra-cabeça da gestão eficiente.

Esse instrumento não apenas cataloga de maneira minuciosa as inconsistências que podem comprometer a eficácia dos processos internos, mas também desempenha um papel importante na reputação da empresa.

Neste artigo, você vai entender como o relatório de não conformidade pode ajudar uma empresa a promover melhorias contínuas em seus processos e conferir uma passo a passo para a confecção do documento. Acompanhe!

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O Que É Um Relatório de Não Conformidade?

O relatório de não conformidade (NCR) é um documento que registra todas as não conformidades encontradas em uma empresa.

Normalmente, ele é resultado de uma auditoria ou inspeção e concentra todas as análises dos problemas identificados.

A não conformidade é um termo que indica que algo está fora do padrão esperado dentro de uma indústria, ou seja, não atende a determinados requisitos.

Esses requisitos podem ser divididos em internos e externos. Um exemplo de requisitos externos é uma certificação, como a ISO 9001.

Já os requisitos internos podem ser referentes a processos já estabelecidos e políticas da empresa, entre outros.

Para Que Serve o Relatório de Não Conformidade (RNC)?

As não conformidades podem causar vários problemas para a empresa, como produtos de baixa qualidade, serviços deficientes, acidentes ambientais e de trabalho, e até questões legais. 

Além dos inconvenientes e dos impactos financeiros, elas também podem prejudicar a reputação da empresa perante o público e a sociedade.

Sendo assim, o relatório de não conformidade é uma maneira de detectar esses problemas precocemente e realizar uma análise abrangente de cada um. 

Em resumo, esse relatório serve como base para o desenvolvimento de um plano de ação, que visa conter o avanço das não conformidades e/ou corrigi-las.

Quais os Benefícios Do Relatório de Não Conformidade?

Além de ajudar na identificação de algo não esperado, a criação do relatório de não conformidade pode trazer outros benefícios para a organização:

Melhoria Contínua

Ao identificar e relatar não conformidades, as organizações podem implementar ações corretivas e preventivas para melhorar seus processos. Isso contribui para a busca contínua de eficiência e qualidade.

Prevenção de Recorrências

Analisar as não conformidades ajuda a entender as causas raiz dos problemas. Dessa forma, é possível que a organização desenvolva medidas preventivas para evitar recorrências no futuro.

Conformidade com Normas e Regulamentos

Para muitas organizações, especialmente aquelas em setores regulamentados, o acompanhamento de não conformidades é essencial para garantir a conformidade com padrões e regulamentos específicos.

Gestão de Riscos

A identificação e tratamento de não conformidades fazem parte da gestão de riscos. Isso porque, ao abordar as não conformidades, as organizações podem reduzir a probabilidade de falhas futuras e mitigar os impactos negativos.

Aprimoramento da Satisfação do Cliente

Corrigir problemas identificados por meio de não conformidades contribui para a entrega de produtos e serviços de maior qualidade, o que, por sua vez, pode levar a uma maior satisfação do cliente.

Ilustração de um bloco de notas com 10 benefícios do relatório de não conformidade:

- Melhoria contínua
- Prevenção de recorrência
- Conformidade com normas e regulamentos
- Gestão de riscos
- Aprimoramento da satisfação do cliente
- Transparência e responsabilidade
- Eficiência operacional
- Aprimoramento da cultura organizacional
- Documentação para auditorias
- Desenvolvimento de competências

Transparência e Responsabilidade

Relatar não conformidades promove a transparência organizacional. Isso demonstra uma abordagem responsável para lidar com problemas e fortalece a confiança de partes interessadas, incluindo clientes, parceiros e reguladores.

Eficiência Operacional

Identificar e corrigir não conformidades muitas vezes leva a processos mais eficientes. Assim, a empresa poderá economizar custos e tempo.

Aprimoramento da Cultura Organizacional

Uma abordagem proativa para lidar com não conformidades pode promover uma cultura organizacional focada na qualidade, aprendizado contínuo e melhoria contínua.

Documentação para Auditorias

A existência de relatórios de não conformidade fornece documentação valiosa para auditorias internas e externas. Isso é especialmente importante em setores sujeitos a regulamentações rigorosas.

Desenvolvimento de Competências

O processo de análise e resolução de não conformidades pode promover o desenvolvimento de habilidades analíticas e de resolução de problemas entre os membros da equipe.

Em resumo, os relatórios de não conformidade são ferramentas importantes para promover a melhoria contínua, garantir conformidade, gerenciar riscos e aumentar a eficiência operacional dentro de uma organização.

Quem Deve Fazer Um Relatório de Não Conformidade?

Normalmente, a tarefa de criar relatório de não conformidade é atribuída ao setor de gestão da qualidade na empresa.

No entanto, essa responsabilidade pode ser compartilhada com indivíduos de diferentes departamentos, contanto que possuam conhecimento sobre os padrões e habilidade para identificar não conformidades.

Se necessário, a empresa pode dividir o relatório em seções e atribuir cada uma a pessoas específicas, permitindo que trabalhem de maneira complementar e colaborem na elaboração de um plano de ação. 

Além disso, é importante promover uma cultura de qualidade entre a equipe, assegurando que todos estejam constantemente atentos para identificar não conformidades e sugerir ações para aprimorar continuamente os processos.

O Que Deve Constar Em Um Relatório De Não Conformidade?

O Relatorio de Não Conformidade é um documento que registra e detalha eventos ou situações em que as práticas operacionais não atenderam aos requisitos estabelecidos pela organização. 

Então, um relatório eficiente deve conter informações claras e abrangentes sobre a não conformidade, incluindo:

Descrição Detalhada da Não Conformidade

É crucial fornecer uma descrição clara e abrangente da não conformidade, incluindo onde, quando e como ela ocorreu.

Essa descrição deve ser objetiva e livre de ambiguidades, facilitando a compreensão por parte de todos os envolvidos na resolução do problema.

Identificação das Causas Raízes

Compreender as causas subjacentes é essencial para implementar ações corretivas eficazes. 

Sendo assim, o relatório deve incluir uma análise aprofundada das causas raízes da não conformidade, identificando os pontos específicos que levaram ao desvio dos padrões estabelecidos.

Impacto na Qualidade e nos Processos

Avaliar o impacto da não conformidade é crucial para determinar sua gravidade. O relatório precisa destacar como a não conformidade afeta a qualidade do produto ou serviço, bem como os processos internos da organização.

Homem segurando uma lupa ao lado do texto "O relatório de não conformidade precisa conter: - Descrição detalhada da não conformidade - Identificação das causas raízes - Impacto na qualidade e nos processos - Ações corretivas propostas"

Ações Corretivas Propostas

Um relatório de não conformidade eficaz deve incluir a proposição de ações corretivas claras e viáveis.

Essas ações devem ser direcionadas não apenas para corrigir o problema imediato, mas também para prevenir recorrências no futuro.

Como Descrever Uma Não Conformidade?

A descrição adequada de uma não conformidade é um passo crucial para garantir que todos os envolvidos compreendam a natureza do problema.

Aqui estão algumas dicas para descrever uma não conformidade de maneira eficaz:

Seja Objetivo e Conciso

Evite ambiguidades e termos vagos. Seja direto e objetivo ao descrever a não conformidade, fornecendo informações claras e específicas.

Utilize Evidências Tangíveis

Apoie sua descrição com evidências tangíveis, como dados, relatórios de testes ou fotografias. Isso fortalece a compreensão da não conformidade e fornece uma base sólida para a análise posterior.

Utilize uma Linguagem Padronizada

Adote uma linguagem padronizada e compreensível por todos os envolvidos. Isso é especialmente importante em ambientes onde diferentes departamentos e profissionais estão envolvidos na resolução de não conformidades.

Como Fazer Um Relatório de Não Conformidade?

Agora você já sabe o que é um relatório de não conformidade e quais são os benefícios de criar esse documento. Então, é hora de conhecer o passo a passo para a execução dessa tarefa.

Identificação

A identificação das não conformidades é o primeiro passo para a confecção do relatório. Ela pode ocorrer em diversas situações.

Uma delas é uma auditoria, como já falamos aqui. Mas, as não conformidades também podem ser identificadas por conta de reclamações de clientes ou indicação de funcionários da operação.

Descrição

Depois de identificar algo indesejado através do relatório de não conformidade, é hora de conhecer os detalhes sobre ela para a confecção do documento.

É neste ponto que devem ser levantadas questões como a origem do problema, os processos que são impactados por ele, quais ações já foram tomadas para tentar corrigi-lo e quais requisitos estão sendo afetados.

Mas, lembre-se: as informações que devem ser levantadas sobre cada não conformidade dependem da natureza do problema e da etapa do processo produtivo em que ele se encontra.

Análise de Causa-Raiz

A análise da causa-raiz do relatório de não conformidade é um pouco mais profunda do que aquela feita para a descrição.

O seu objetivo é investigar a fundo a não conformidade para entender o real motivo pelo qual o problema acontece.

Afinal, é mais eficaz resolver a causa-raiz de um problema do que apenas seus sintomas — até porque a mesma causa-raiz pode gerar diversas não conformidades.

Para identificar a causa-raiz, é possível usar algumas ferramentas de gestão da qualidade, como o Diagrama de Ishikawa, por exemplo.

Ações Corretivas

Depois da identificação das causas, o próximo passo para confecção do relatório de não conformidade é a criação de um plano de ação.

Homem segurando papel com instruções, e o texto "Seu plano de ação deve descrever tudo o que será feito para resolver o problema"

Esse plano deve descrever tudo o que será feito para resolver o problema e quais indicadores devem ser acompanhados para medir a sua efetividade.

Avaliação da Eficácia das Ações

Depois de colocar o plano de ação em prática, é preciso acompanhar esses indicadores para avaliar o desempenho de cada uma das ações propostas para o relatório de não conformidade.

Sendo assim, é preciso registrar em relatório se a cada ação foi adequada, usou recursos apropriados e se eliminou tanto o problema como a sua causa-raiz.

Como Aproveitar Seus RNCs?

Além de serem ferramentas para correção de problemas, o relatorio de não conformidade pode ser estrategicamente aproveitado para melhorar continuamente os processos internos da organização. 

Aqui estão algumas maneiras de maximizar o benefício dos RNCs:

Análise de Tendências

Ao analisar periodicamente os RNCs registrados, é possível identificar tendências e padrões. Isso permite que a organização antecipe possíveis problemas e implemente ações preventivas.

Integração com Sistemas de Gestão

Integrar os RNCs aos sistemas de gestão da qualidade é uma prática recomendada. Isso simplifica a documentação, o acompanhamento e a análise, garantindo uma abordagem mais eficiente na gestão da qualidade.

Envolvimento da Equipe

Incentive a participação ativa da equipe na identificação e resolução de não conformidades. A diversidade de perspectivas pode levar a soluções inovadoras e fortalecer a cultura de qualidade dentro da organização.

Tecnologia Na Geração De Relatórios

Com o avanço da tecnologia, a geração de relatórios de não conformidade tornou-se mais eficiente e precisa. 

Ferramentas especializadas oferecem recursos que facilitam a criação, análise e monitoramento de RNCs. 

A automação desses processos não apenas economiza tempo, mas também reduz a margem de erro humana.

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Uma solução exemplar para aprimorar a gestão de não conformidades é o ERP WebMais.

Esse sistema integrado oferece funcionalidades avançadas para a geração de relatórios de não conformidade, facilitando a identificação, análise e correção de desvios nos processos internos.

Principais Características do ERP WebMais:

  • Geração Automática de Relatórios: Automatize o processo de geração de RNCs, economizando tempo e garantindo consistência nos documentos;
  • Integração com Sistemas de Qualidade: O ERP WebMais pode ser integrado a sistemas de gestão da qualidade, proporcionando uma abordagem holística na identificação e resolução de não conformidades;
  • Análise de Dados Avançada: Utilize recursos avançados de análise de dados para identificar padrões e tendências nas não conformidades, permitindo uma tomada de decisão mais informada;
  • Acessibilidade Remota: Acesse os relatórios de não conformidade de forma remota, facilitando a colaboração entre equipes distribuídas.

Sendo assim, a eficácia na gestão de não conformidades é essencial para a excelência operacional de uma organização. 

Ao implementar práticas sólidas na geração e análise de RNCs, combinadas com o uso de tecnologias avançadas como o ERP WebMais, as organizações podem criar uma cultura de melhoria contínua que impulsiona o sucesso a longo prazo.

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Conclusão

Em conclusão, o Relatório de Não Conformidade (RNC) tem um papel importante na busca pela excelência operacional em um ambiente empresarial dinâmico.

Ao registrar cuidadosamente as situações em que as coisas não seguem os padrões esperados, o RNC não apenas destaca desvios, mas também ajuda a corrigir problemas de forma proativa.

Além de evitar riscos, como produtos de qualidade inferior e impactos negativos na imagem da empresa, o RNC também traz benefícios adicionais, como identificar maneiras de melhorar e fortalecer o comprometimento da equipe com a qualidade.

A criação eficaz de um relatório envolve passos importantes, desde a identificação e descrição detalhada do que não está conforme até a análise das causas fundamentais e a proposição de ações corretivas.

Portanto, o ERP WebMais é uma ferramenta essencial para impulsionar o sucesso a longo prazo, ajudando na identificação e resolução de não conformidades.

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