Conheça quais são e como minimizar os erros de controle de expedição

A cadeia de distribuição de produtos possui vários desafios operacionais, onde um dos principais é o controle de expedição das mercadorias. Por conta disso, este processo se torna altamente estratégico, já que erros nesta etapa podem afetar diretamente a satisfação dos clientes e consequentemente, sua lucratividade.  

Alguns exemplos do que pode acontecer nesse processo são entregas equivocadas, avarias, perdas e um aumento no número de trocas e devoluções. Assim, a sua empresa acaba arcando com retrabalho, perda de tempo e até prejuízo financeiro. 

A boa notícia é que você pode contornar esses problemas, aprimorando seu processo de distribuição. Para que isso aconteça, você precisa investir em planejamento, organização e, sobretudo, boas práticas na gestão para corrigir e prevenir as falhas. 

Neste conteúdo, você poderá verificar alguns dos principais erros no controle de expedição, bem como evitar que aconteçam na sua empresa.

A importância do controle de expedição

A expedição é o setor responsável pelo planejamento de transporte e entrega das mercadorias, bem como toda a documentação de saída dos pedidos. Portanto, não basta produzir com qualidade e armazenar corretamente seus produtos se o processo de expedição contém falhas, que podem acabar prejudicando as mercadorias, o cliente e a credibilidade da sua empresa.

Além disso, uma boa gestão de expedição auxilia na saída das mercadorias, fazendo com que cheguem de forma mais rápida aos seus clientes e garantindo a integridade dos produtos.

A expedição também opera na gestão dos custos de frete, combustível e nas rotas, permitindo levar mais produtos, em menos tempo e a mais clientes, sempre prezando para que não haja avarias aos produtos.

Erros no controle de expedição

Muitos erros podem acontecer dentro do processo de controle de expedição, já que é complexo e altamente estratégico. Estes problemas, se não contornados a tempo, podem trazer muita dor de cabeça.

Por isso, fique atento a estes erros que listamos abaixo:

Não fazer uma picking list

O processo de geração de uma picking list, nada mais é do que um relatório dos itens que serão expedidos. Esta etapa é uma das mais importantes de todo o processo, já que é responsável pela separação de todas as mercadorias.  

Dentro deste procedimento, muitos erros podem acontecer, acarretando em um comprometimento de toda a operação, dentre eles podemos listar:

• separação de produtos incorretos ou na quantidade errada;
• troca de dados;
• descuidos em relação à data de vencimento de uma mercadoria;
• perda ou esquecimento de itens.

Para minimizar, ou evitar, os erros na hora da separação dos produtos, a picking list se faz tão necessária. Na lista de separação de itens, algumas informações são essenciais, como: 

• código do pedido;
• nome de cada produto que deve ser separado;
• localização dos itens;
• quantidades necessárias;
• peso e descrição dos itens;
• observações e necessidades especiais para armazenamento e embalagem.

Como você pôde perceber, a atividade de picking é muito importante e ela deve ser enxuta. A ideia é destacar as informações essenciais para facilitar a leitura e diminuir tempo gasto na consolidação de um pedido.

Descuido na escolha das embalagens

O processo de empacotamento, ou “packing”, é feito logo após a separação e precisa de muita atenção. Pacotes malfeitos e frágeis acarretam em danos e avarias durante o transporte. 

Alguns erros comuns que podem acontecer nesta etapa do processo são:

• colagem de etiquetas em encomendas erradas;
• esquecimento da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);
• uso da embalagem incorreta para os produtos.

Estes problemas podem ser facilmente resolvidos. Para que isso ocorra, o local onde ocorre esta etapa do processo deve estar devidamente preparado e contar com todos os itens necessários e acessíveis aos colaboradores, como as etiquetas e a DANFE. 

Lembre-se de sempre preencher os espaços vazios das embalagens, para que as mercadorias não fiquem “soltas” no pacote, podendo ocasionar danos a mesma.

Descuido dos veículos e rotas

O processo de transporte também influencia bastante em todo o processo de expedição, tanto na escolha dos veículos como nas rotas. Para que você possa atender toda a sua demanda, é primordial que você dimensione corretamente a sua frota. Outros pontos para ficar atento são:

• na capacidade de cada veículo em relação ao peso e volume da carga que será transportada;
• em driblar a ociosidade — como ter um caminhão circulando com metade do espaço ocupado, gerando custos desnecessários;
• no número de viagens;
• no planejamento das rotas;
• nas especificações técnicas necessárias para o transporte de certas mercadorias — como alimentos que precisam de refrigeração ou produtos com algum risco.

É sempre bom poder contar com profissionais capacitados da área de logística para te ajudar nesta tarefa. Isso garante que a expedição será feita até a entrega final sem problemas ou atrasos, causados por falta de veículos e também que o custo da atividade não seja maior do que o necessário.

Profissionais despreparados

Todo processo depende de pessoas e para que não aconteçam erros que podem prejudicar a credibilidade da sua empresa, é fundamental que seus colaboradores dominem às informações e tenham conhecimento necessário para desempenhar a função.

Para isso, é importante que você disponibilize treinamentos e capacite a sua equipe de expedição, ensinando os procedimentos e boas práticas necessários para o correto funcionamento do setor.

Como um sistema ERP pode ajudar a evitar erros no controle de expedição?

Em um cenário cada vez mais tecnológico e digital, existem muitas soluções para tornar a gestão mais ágil e assertiva, como o uso de um sistema capaz de integrar todos os setores da sua empresa é um exemplo. Ele é essencial para uma boa gestão, como um todo. 

O ideal é investir em um software ERP que conte com o módulo de expedição e controle de estoque, assim, você consegue automatizar e agilizar processos, como:

• emissão de pedidos e picking list;
• controle de estoque indicando prazos de validade;
• emissão de etiquetas personalizadas;
• gerenciamento da formação de cargas;
• emissão de documentos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFE);
• otimização de rotas;
• romaneio de cargas.

Poder contar com todas estas funcionalidades deixa seu controle de expedição muito mais ágil. O ERP da WebMais Sistemas possui todas estas funcionalidades, além da possibilidade de integração com todos os departamentos da empresa, para que você não tenha erros no controle do estoque e principalmente da expedição na sua empresa. 

Agende uma demonstração gratuita com um dos nossos consultores e visualize, na prática, como nosso software de gestão pode te ajudar a gerir todos os setores da sua empresa.