O Que É BPMN, Qual A Importância E Como Fazer

BPMN é a notação mais utilizada para modelagem de processos. Ela é formada por ícones que servem para desenhar os fluxos do processo de uma empresa. Ela funciona como a notação de fluxograma – o que muda são apenas algumas regras e os ícones.

A notação, se você ainda não sabe, é um “conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos”.  

Um grande exemplo de notação são as notas musicais, universalmente conhecidas mesmo por pessoas que falam diferentes línguas. Assim como elas, os desenhos de processos industriais também utilizam símbolos para a comunicação. 

Neste artigo, você vai saber tudo sobre a notação BPMN – o que é, como funciona, como surgiu e quais são as vantagens de utilizá-la. 

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O Que É BPMN?

BPMN é a representação gráfica dos processos de uma empresa, feita com ícones que simbolizam cada uma das etapas da produção.  

Como Surgiu O BPMN?

A notação BPMN surgiu a partir do esforço de várias empresas de ferramentas de modelagem. Cada uma delas tinha a sua própria notação, mas isso dificultava a compreensão de clientes e usuários.  

A padronização foi uma iniciativa coletiva e hoje ela é mantida pelo Object Management Group (OMG), uma entidade internacional sem fins lucrativos que regulamenta padrões tecnológicos. 

O BPMN é o novo código, já padronizado, e ele é capaz de maximizar a compatibilidade entre sistemas de informação e facilitar a comunicação entre stakeholders.

Por Que A Modelagem BPMN É Importante?

A BPMN é a melhor maneira de promover a transparência estratégica e estrutural dos processos de uma empresa. 

Ela possibilita uma visão ampla de como as coisas funcionam dentro de uma organização, contribuindo para a melhoria da eficiência operacional do negócio.

Dessa forma, as empresas podem executar suas atividades seguindo métodos padronizados. Isso torna o trabalho mais produtivo, aumenta a qualidade dos produtos e diminui a incidência de erros e retrabalho.

Algumas pessoas afirmam que o BPMN deixa os processos de uma empresa mais travados. No entanto, é possível flexibilizá-los, promovendo internamente uma cultura de inovação e permitindo que sejam feitos ajustes nos processos para alcançar as melhorias desejadas.

Como Funciona O BPMN?

Os símbolos da metodologia BPMN servem para simplificar a comunicação e descrever as relações entre as atividades operacionais. 

É importante que essa modelagem seja feita de ponta a ponta, integrando todos os departamentos e todos os processos da empresa. Afinal, a atuação integrada de todas as áreas é fundamental para a obtenção de bons resultados.

Como você já sabe, a representação dos processos no BPMN é feita por elementos gráficos, que são essenciais para a representação dos processos e fluxos.  

A seguir, você vai saber mais sobre cada um dos elementos da modelagem BPMN.

Objetos De Fluxo

Os objetos de fluxo são elementos que definem o comportamento do processo, representando eventos, atividades e ações presentes no modelo. Esses elementos são definidos como:

• events (eventos);
• activities (atividades);
• gateways (decisões).

Objetos De Conexão

São aqueles que têm o objetivo de definir as relações entre as atividades. Podemos dizer que esses elementos representam a forma como cada um dos objetos de fluxo se conectam.  

Os objetos de conexão se dividem em:

• fluxo de sequência;
• fluxo de mensagens;
• uma associação utilizada para associar dados, textos e outros elementos vinculados aos objetos dos fluxos.

Raia De Piscina

A raia de piscina, ou swimlanes, é usada para simplificar modelos complexos. Ela divide os modelos em duas categorias, que representam a forma de organização dos objetos de fluxo:

• piscinas: representam entidades do negócio em que são desenhados elementos que simbolizam processos;
• raias: são subdivisões das piscinas, utilizadas para categorizar e organizar as atividades de um processo.

Artefatos

São elementos que podem ser adicionados para trazer informações extras sobre o modelo de negócio, como entradas e saídas de atividades de um fluxo de trabalho. Os artefatos são divididos em:

• objetos de dados: conectam atividades por meio de associações;
• grupo: serve para fazer documentação e análise;
• anotações: trazem informações adicionais de atividades e fluxos de trabalho.

Quais Os Símbolos Utilizados Na Notação BPMN 2.0?

São mais de 100 os símbolos presentes na notação de BPMN. Mas não se preocupe, pois não é preciso conhecer todos para começar a usar o método.

O mais importante é conhecer os principais, sobre os quais falaremos a seguir!

3 Conectores

Já falamos aqui sobre os conectores, que são os objetos de conexão. Normalmente têm formato de seta ou flecha, e servem para ligar um elemento ao autor.

Esses são os principais conectores: 

• fluxo de mensagem: serve para representar o histórico de diálogos entre duas entidades ou processos, representado por uma seta pontilhada da esquerda para a direita;
• fluxo de sequência: indica a continuidade e a direção das ações dentro de um processo. É representado por uma seta de linha cheia, da esquerda para a direita;
• associação: relaciona informações, arquivos e artefatos aos objetos do fluxo e é representada por uma linha pontilhada.

Atividades

As atividades são divididas em tarefas e subprocessos. Cada ícone de atividade representa uma ação que pode ser realizada por uma pessoa ou sistema. 

As atividades são expressas em formato de retângulos, que podem ter diferentes símbolos em seu interior:

• engrenagens no topo, ao lado esquerdo: service task ou tarefas de serviço;
• envelope em negrito na parte superior esquerda: send task ou tarefa de envio;
• envelope branco na parte superior esquerda: receive task ou tarefa de recebimento;
• homem na parte superior esquerda: human task ou tarefa de usuário;
• retângulo em branco: none task ou tarefas abstratas.

Gateways

Os gateways são tarefas que criam a divisão do fluxo por meio de condições do tipo “se acontecer isso” ou “se acontecer aquilo”. Esses ícones são expressos em forma de losangos.

Existem 7 tipos de gateways:

• exclusivo baseado em dados: sinaliza que o fluxo seguirá por uma divisão exclusiva, ou seja, apenas um dos caminhos será tomado, conforme uma informação a ser verificada. É representado por um losango com um X ao centro;
• paralelo: reparte o fluxo em dois outros, que são operados de forma paralela. É representado por um losango com uma cruz no centro;
• inclusivo: pode indicar aglutinação ou separação. No primeiro caso, autoriza a continuidade do fluxo e, no segundo, permite o andamento mediante alguma condição. É representado por um losango com um círculo;
• complexo: gerência circunstâncias complexas que não são possíveis de representação por outros modelos. Seu símbolo é um losango com um asterisco;
• de início baseado em evento exclusivo: divide um fluxo, sendo utilizado para dar início ao processo com base em acontecimentos múltiplos. É um losango com um círculo no centro e, dentro do círculo, um pentágono em formato de diamante;
• intermediário exclusivo baseado em eventos: divide o fluxo, impondo uma condição para optar por um trajeto ou outro;
• de início baseados em eventos paralelos: divide o fluxo e permite o começo de um processo de acordo com ocorrências adversas. Seu símbolo é um losango com um círculo ao centro e, dentro do círculo, uma cruz.

Eventos

Já os eventos são a representação de acontecimentos externos que influenciam no andamento do processo. Eles são simbolizados por círculos, que fazem referência aos fenômenos indicados.

Esses são alguns tipos de eventos:

• inicial: sinaliza o começo de um processo, representado por um círculo vazio;
• intermediário: aponta que um fato não detalhado deve ocorrer, sendo representado por um círculo dentro do outro;
• final: indica que o processo foi finalizado sem causar nenhum evento, representado por um círculo com borda em negrito.

O Que É Modelagem De Processos De Negócios?

A modelagem de processo de negócios é o conjunto de atividades e habilidades que fornecem uma visão ampla e o entendimento dos processos de um negócio.

Essa representação possibilita a análise, o desenho e a medição do desempenho dos processos, facilitando a sua transformação, automação e a implementação de melhorias.

O seu principal objetivo é dar à equipe uma visão lógica sobre as atividades e mostrar como o trabalho é (ou deve ser feito) em uma empresa. 

Quais São Os Submodelos Dentro De Um Diagrama BPMN?

Os submodelos dentro de um diagrama de BPMN permitem que os diversos espectadores, sejam eles técnicos ou não, diferenciem as suas seções, encontrando aquelas que mais lhe interessam.

Esses são os tipos de submodelos:

• privados: são internos e específicos a cada organização, e não atravessam piscinas e nem limites organizacionais;
• abstratos: ocorrem entre um processo interno e outro participante. Eles mostram ao mundo interno a sequência de mensagens necessárias para interagir com o processo privado, porém sem mostrar o próprio processo;
• colaboração: mostram as interações entre duas ou mais entidades.

Quais As Principais Vantagens Do BPMN?

Adotar a modelagem BPMN pode trazer alguns benefícios para o negócio.  Veja quais são!

Comunicação

Por ser uma linguagem padronizada e uma ferramenta de comunicação universal, o BPMN pode ser entendido por qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo. 

Isso facilita a comunicação dentro da empresa, principalmente naquelas que têm atuação em mais um país.

Versatilidade

Outra vantagem do BPMN é a sua versatilidade. A metodologia pode ser aplicada a muitos tipos de processos, como operacionais, financeiros e administrativos. Assim, diversas áreas de uma empresa podem usufruir dos benefícios da modelagem.

Organização

A notação BPMN também facilita muito a organização dentro da empresa. Com todos os processos mapeados, é fácil ter uma visão ampla sobre as operações da empresa, e isso torna o processo de tomada de decisão mais fácil e acertado.

Análise De Desempenho

Por mostrar os processos de forma mais ampla, o BPMN também permite o acompanhamento e a análise de cada tarefa funcional da empresa.  

Isso ajuda a definir melhorias em processos existentes e a criação de novos processos. O resultado disso é uma operação mais produtiva e eficiente. 

Além dessas vantagens, o BPMN pode ainda proporcionar algumas outras, como:

• priorização de tarefas;
• ajuda na identificação de requisitos de software;
• ajuda na automatização de processos;
• documentação e disseminação de processos, sejam eles novos ou já existentes.

Qual A Relação Entre BPMN E BPM?

É comum que profissionais da área de gestão confundam os conceitos de BPMN e BPM, afinal, as siglas são muito parecidas. No entanto, elas têm funções bem diferentes. 

BPM (Business Process Management) é uma disciplina conhecida no mundo todo que tem o objetivo de integrar estratégias, tecnologia e os objetivos de uma empresa por meio do foco nos processos de ponta a ponta.  

Ou seja, é uma forma de visualizar as operações do negócio, compreendendo tudo o que é necessário para que se entregue um produto de qualidade, com o cliente no centro do processo. 

Já o BPMN é uma notação, como você já sabe – é um conjunto de símbolos utilizados para representar os processos de ponta a ponta da empresa, para que eles possam ser entendidos com mais facilidade.

Em resumo, o BPM pode ser considerado uma filosofia gerencial, enquanto o BPMN é uma notação proveniente dessa disciplina. O BPMN, portanto, tem o objetivo de apoiar o BPM e facilitar a sua implementação. 

Qual A Diferença Entre BPMN E Fluxograma?

Existem diversos tipos de notação para desenhar os processos de uma empresa. Uma delas é a BPMN, sobre a qual estamos falando com detalhes neste artigo. Outro tipo de notação é o fluxograma.

A principal característica do fluxograma é a quantidade reduzida de símbolos. Além disso, esse tipo de representação é mais simples, permitindo que pessoas que têm menos conhecimento sobre a notação possam entender um fluxo.

Entretanto, esse também é um dos principais problemas desse tipo de notação, pois limita a capacidade de expressar adequadamente processos de maior complexidade.

Já a notação BPMN tem uma grande variedade de elementos, que podem modelar processos mais simples e de alta complexidade.

Outra diferença é que os fluxogramas são amplamente conhecidos, sendo utilizados desde 1920. Por isso, há um grande legado de literatura e especialistas nesse tipo de notação. 

O BPMN, por outro lado, é uma notação recente, lançada em 2004, que, apesar do rápido crescimento, ainda vem conquistando o seu espaço no mercado.

Quais Os Outros Tipos De Diagramas?

No BPMN, há ainda outros três tipos de diagramas:

• diagrama de coreografia: mostra interações entre dois ou mais participantes e pode ser expandido para sub coreografias;
• diagrama de colaboração: mostra interações entre dois ou mais processos, usando mais de uma piscina;
• diagrama de conversa: é uma versão simplificada de um diagrama de colaboração, mostrando um grupo de trocas de mensagens relacionadas a um processo – e pode ser expandido em sub conversas.

Conclusão

Apesar de ser complexo, o BPMN é um sistema benéfico, que traz mais compreensão sobre os processos da organização. Além disso, facilita a comunicação e torna a sua execução mais prática.

Quando todo o time internaliza os símbolos e informações, o diagrama se torna mais fácil, assim como todo o trabalho dentro da empresa!
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