Aprenda Como Fazer Contagem De Estoque Corretamente

Os problemas por falta de informações confiáveis sobre os itens estocados não são tão incomuns no dia a dia empresarial. O principal motivo por trás disso é a falta de uma contagem de estoque.

Manter essa prática em dia é indispensável para qualquer empresa, como indústrias ou distribuidoras. Afinal, o seu descuido prejudica toda a gestão e pode ser fatal para a sobrevivência do negócio no mercado.

Neste artigo, entenderemos um pouco mais sobre o que é esse conceito, quais benefícios traz para a rotina corporativa e como fazer com eficiência. Então, continue a leitura para aprender na prática tudo isso!

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O Que É Contagem De Estoque?

A contagem de estoque é um processo que envolve a contagem física e a avaliação do valor de todos os itens em estoque de uma empresa em um determinado momento.

Em outras palavras, é a anotação, a fiscalização e o gerenciamento das entradas e saídas de mercadorias e matérias-primas.

Essa estratégia garante que a quantidade física de produtos armazenados corresponda aos registros do inventário, ajudando a identificar discrepâncias e erros no controle de estoque.

Como É Feita A Contagem De Estoque?

O balanço de estoque é feito a partir da contagem de cada produto e, posteriormente, é catalogado com descrições e quantidades. A partir disso, essas informações são acessadas diariamente e atualizadas.

Existem duas formas de concluir essa tarefa: por meio de uma planilha de contagem de estoque ou com ferramentas.

Na forma manual, a contagem física é efetuada pela equipe em papéis, onde um colaborador espera o outro para ter acesso ao documento. Contudo, é um processo demorado e ainda pode acarretar erros.

Mas, na alternativa com tecnologia, como o Excel ou até mesmo em um sistema de gestão integrado (SGI), a coleta de dados é mais rápida e precisa. Além disso, ela também ocorrem sem duplicações ou registros errados.

O time só precisa atualizar um módulo para todos serem mudados automaticamente e os demais funcionários verem em tempo real para continuar o seu trabalho ao mesmo tempo. A ideia é evitar pausas nas operações.

Quais Os Principais Objetivos Da Contagem De Estoque?

Um dos principais objetivos para fazer a contagem de estoque na empresa é garantir a realidade dos dados. Isso ocorre ao permitir uma investigação aprofundada de possíveis divergências entre o que há no depósito e o virtual.

Então, com essas informações exatas, o gestor pode tomar decisões mais assertivas e criar relatórios de gestão empresarial. Bons exemplos são o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial.

Quais Os Tipos De Contagem De Estoque?

Existem três formas comuns de contar o estoque: inventário periódico, rotativo e geral. Assim, a escolha da melhor opção depende dos objetivos e recursos disponíveis no negócio. Por isso, vale a pena conhecer cada um em detalhes.

Inventário Periódico

O inventário periódico é uma contagem física, realizada ao final dos períodos contábeis, ou seja, anualmente. Mas é claro, nada impede que seja feito mensalmente, por trimestre ou semestre.

De qualquer forma, a conferência tem efeito fiscal em todos os itens armazenados. É adequado para empresas com estoques menores, sem recursos para manter um inventário permanente.

Seu objetivo é identificar discrepâncias entre o armazém e o registro contábil, permitindo ajustar seu controle de estoque para evitar problemas no futuro.

Inventário Rotativo

O inventário rotativo, ou inventário cíclico, acontece em um cronograma definido com frequência diária, semanal ou quinzenal. Como é realizado de forma parcial, pode ser dividido por grupos, categorias, setores, marcas ou variações de itens.

A ideia é que a cada período seja contado uma parte do estoque, de forma que, ao longo do ano, todos os produtos tenham sido contados. Por isso, pode ser aplicado em uma área específica do armazém ou em determinados itens.

Como a contagem é regular, ajuda na correção de problemas com mais agilidade, o que mantém os níveis de estoque bons e evita interrupções no processo produtivo. Por outro lado, exige mais esforço e recursos para sua implementação.

Inventário Geral

O inventário geral foca na contagem de todos os itens em estoque em um determinado momento, normalmente ao fim do período contábil, anualmente.

É uma forma mais abrangente e precisa de contar todas as mercadorias no depósito. Assim, é útil para empresas que possuem grande volume de estoque ou que têm um alto valor agregado em seus produtos.

Esse tipo de contagem proporciona uma visão ampla do armazém e ajuda a definir o que está obsoleto, com datas vencidas e outros problemas.

Dessa forma, permite ajustes em seus processos, mas é trabalhoso e demorado, portanto, um ERP pode ajudar nessa questão.

Quais As Vantagens Da Contagem De Estoque?

Os benefícios de uma contagem de estoque não ficam somente na área, mas se expandem para as demais, como o financeiro, compras, etc. Para provar isso, separamos as principais vantagens a seguir.

Incremento do fluxo de caixa

Os resultados do seu controle de estoque para identificar problemas ajudam a liquidar todas as mercadorias paradas na sua empresa. Assim, é possível aumentar a disponibilidade de recursos em caixa.

Gestão de furtos

Ao saber o que há no depósito e o que está nos registros virtuais, é viável gerenciar roubos e desvios de clientes, colaboradores e/ou entregadores. Isso porque é possível encontrar inconsistências e diferenças entre os dados.

Aprimoramento do atendimento

Quando o nível de estoque é preciso, não faltam produtos nas prateleiras para atender as necessidades e desejos do público. Dessa forma, essa disponibilidade afeta diretamente na experiência e satisfação dos clientes, além do fluxo de vendas.

Minimiza perdas e gastos desnecessários

A contagem evita perdas de produtos sem alto giro, além de apontar áreas do estoque superlotadas, prevenir furtos, detectar erros de inventário e evitar obsolescência ou vencimentos.

Vantagens jurídicas

Vale lembrar que o controle eficiente impede problemas com a fiscalização por manter tudo declarado corretamente. Além disso, permite apurar os impostos devidos sem pagar a mais ou ficar devendo ao governo.

Como Fazer Contagem De Estoque?

A contagem de estoque pode ser feita de diferentes maneiras, dependendo do tipo de estoque, do tamanho da empresa e dos recursos disponíveis. De maneira geral, você precisa de:

• Planejamento: defina a periodicidade da contagem, a equipe responsável, a metodologia a ser utilizada, os recursos necessários e o período em que será realizada;
• Organização: faça uma lista de todos os produtos a serem contados e verifique se estão em seus devidos lugares físicos para facilitar o processo;
• Contagem: conte e registre as quantidades encontradas na ferramenta de forma precisa e correta;
• Análise: observe as possíveis discrepâncias e erros conforme as quantidades esperadas;
• Ajustes: faça os ajustes necessários no estoque e nos registros para as informações ficarem corretas e atualizadas;
• Documentação: documente tudo para facilitar futuras contagens e análises.

Quais Os Riscos De Não Ter Uma Contagem De Estoque?

Não ter uma contagem de estoque regular pode levar a uma série de riscos. Pense na perda financeira com falta de produtos para venda ou o acúmulo de produtos obsoletos ou danificados que não podem mais ser vendidos.

Também podem surgir dificuldades em honrar seus compromissos com clientes, fornecedores e FISCO. Além disso, é possível ter problemas na gestão de suas operações por não ter registro de receitas e despesas relacionadas ao estoque.

Os problemas com a falta de estoque, atrasos nas entregas ou produtos com defeito podem levar a prejuízos de imagem e reputação da empresa.

Passo A Passo Da Contagem De Estoque

Para finalizar, vamos ao passo a passo para realizar uma boa contagem de estoque e garantir controle nessa área da sua empresa.

Planeje a contagem

Primeiramente, defina datas para a contagem, conforme o tipo escolhido. Também converse com o setor de compras para adquirir apenas o necessário até concluir a etapa e adie entregas de fornecedores para depois.

Organize a equipe

Feito isso, determine quais colaboradores devem participar da contagem. Mas, lembre-se: opte por aqueles com boa concentração e conhecimento em matemática para minimizar erros.

Defina os responsáveis para cada fase, como uma pessoa para contar, outra para conferir o resultado e mais uma para lançar os dados no sistema de gestão.

Prepare

Separe os materiais e ferramentas para serem usados durante o processo. Ou seja, certifique-se que itens como calculadoras ou o software de gestão estejam disponíveis para o trabalho.

Ajeite o estoque

Antes de qualquer coisa, organize o depósito para a atividade ter sucesso. Afinal, um espaço bagunçado dificulta a conclusão dessa tarefa, que pode demorar mais tempo que o esperado.

Treine

Capacite todos os envolvidos na contagem para saberem o que devem fazer e como fazer. O ideal é ter um procedimento detalhado com explicação sobre as boas práticas, além de um treinamento para usar a ferramenta de registro.

Realize a contagem

Com a equipe preparada, os responsáveis já podem conferir as amostras. Caso encontrem erros, peça para revisarem. Mas, se tudo estiver certo, registre todos os dados coletados para apoiar as suas tomadas de decisão futuras.

Valide

Por fim, faça uma validação com a análise dos itens com maior divergência, identificando os motivos para apresentarem esses problemas. Assim, você ajusta os seus futuros processos para não cometê-los novamente.

Conclusão

Agora você já aprendeu o que é e como fazer uma contagem de estoque com eficácia no seu negócio. Então, basta colocar as dicas em prática para obter bons resultados na gestão do seu inventário. 

Implementar essa estratégia é um grande passo para o sucesso, mas o que fazer agora? Bem, você pode solicitar uma demonstração gratuita do ERP WebMais para fazer o balanço do seu estoque de forma automatizada e sem erros. Que tal entrar em contato agora mesmo?