Controle de caixa sem mistério para seu negócio

Saiba O Que É Controle De Caixa E Como Aplicá-lo No Seu Negócio

Imagem de Sanon Matias

O controle de caixa é uma prática que nunca deve deixar de fazer parte da rotina de uma empresa. E isso, claro, independentemente do seu tamanho ou tempo de mercado.

É por meio desse controle que o gestor entende quanto entra e quanto sai do caixa, o que facilita a boa gestão financeira. Como você sabe, ela é essencial para o sucesso de qualquer negócio.

Neste artigo, você vai saber tudo sobre o controle de caixa. Vamos te explicar o que é, por que deve ser feito e apresentar um passo a passo para implementar essa atividade no dia a dia da empresa.

Mas, antes da leitura, temos uma dica para facilitar o seu trabalho. O ERP da WebMais permite controle total sobre a sua gestão financeira. Depois que terminar de ler, agende uma demonstração e conheça o sistema.

Acompanhe o artigo!

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O Que É Controle De Caixa?

O controle de caixa é o monitoramento de todas as entradas e saídas de dinheiro das contas de uma empresa. Toda e qualquer movimentação financeira deve ser registrada pela gestão, por menor que seja.

Assim, é possível ter, diariamente, uma visão realista sobre quanto dinheiro a empresa tem disponível para cumprir com os seus compromissos financeiros. Você também sabe como andam novos investimentos e como começar a gerar lucro para os seus investidores.

Para Que Serve O Controle De Caixa?

O controle de caixa deve ser feito para o gestor saber de onde vem e para onde vai o dinheiro que a empresa movimenta. Além disso, ele ajuda a entender quanto sobra nas contas.

Dessa forma, é possível manter o controle financeiro do negócio, pois ele é essencial para a manutenção de qualquer empresa.

O controle de caixa também serve para o gestor poder fazer análises rápidas dos resultados obtidos.

Assim, é possível prever problemas e já antecipar as suas soluções, além de identificar fraudes e tomar decisões de forma mais inteligente. E claro, tudo isso sempre com base em dados.

Por fim, o bom controle de caixa também ajuda a manter o capital de giro e dar à empresa maior capacidade de negociação com seus fornecedores e clientes.

Como Funciona Um Controle De Caixa?

Como vimos, o controle de caixa é utilizado para acompanhar todas as transações financeiras que ocorrem em um negócio.

É uma forma de manter um registro empresarial de todas as transações de caixa, como recebimentos de vendas, pagamentos a fornecedores, despesas diversas e qualquer outra movimentação financeira.

Por isso, o processo para o funcionamento de um controle de caixa começa com a abertura do caixa no início do período, onde o saldo inicial é registrado.

À medida que as vendas são realizadas, o valor é adicionado ao caixa. Da mesma forma, quando ocorrem pagamentos ou retiradas de dinheiro, essas saídas são registradas.

Ou seja, tudo é documentado de forma clara e completa e são organizados de maneira sistemática, geralmente em um livro-caixa ou software de gestão financeira. Ou seja, cada entrada é classificada conforme sua natureza.

Ao final do período, é feito o fechamento do caixa, comparando o saldo registrado com o dinheiro físico existente. Qualquer diferença deve ser investigada para identificar possíveis erros ou discrepâncias.

Um controle de caixa eficiente também pode incluir a emissão de recibos, a organização de notas fiscais e a realização de conciliações bancárias para garantir a exatidão dos registros.

Tipos De Fluxo De Caixa

Cada tipo de fluxo de caixa é importante para a análise financeira e gestão de uma empresa. São maneiras de descobrir informações valiosas sobre a saúde do caixa e a eficiência operacional do negócio, portanto, vale a pena saber mais.

Fluxo De Caixa Operacional

O fluxo de caixa operacional se concentra nas transações cotidianas que geram receitas e despesas. Ele avalia a capacidade da empresa de gerar caixa a partir de suas operações normais.

Ilustração com tipos de fluxo de caixa:
- Fluxo de caixa operacional
- Fluxo de caixa direto
- Fluxo de caixa indireto
- Fluxo de caixa projetado
- Fluxo de caixa livre

Vamos imaginar uma distribuidora como exemplo. O fluxo de caixa operacional inclui as receitas de vendas, os pagamentos a fornecedores, os custos operacionais, como salários e aluguel, e outras despesas relacionadas à operação diária.

Fluxo De Caixa Direto

O fluxo de caixa direto detalha todas as entradas e saídas de dinheiro de forma explícita para fornecer uma visão clara das transações de caixa.

Um exemplo de entrada de dinheiro direta em uma distribuidora seria o pagamento recebido dos clientes pelas mercadorias vendidas. Uma saída de dinheiro direta seria o pagamento feito aos fornecedores pelas mercadorias compradas.

Fluxo De Caixa Indireto

O fluxo de caixa indireto começa com o lucro líquido e ajusta-o para refletir as mudanças nos saldos de ativos e passivos que não afetam diretamente o caixa. Isso determina como os lucros afetam o caixa.

Imagine que a distribuidora do nosso exemplo registrasse um lucro líquido de R$100.000. Mas, existe um aumento no estoque de mercadorias no valor de R$20.000 durante o período.

Nesse caso, o fluxo de caixa indireto ajustaria o lucro líquido subtraindo esse aumento no estoque para calcular o impacto no caixa.

Fluxo De Caixa Projetado

O fluxo de caixa projetado é uma previsão futura das entradas e saídas de dinheiro com base em estimativas e projeções. É uma forma de planejar suas operações financeiras e tomar decisões informadas.

Por exemplo, uma distribuidora pode usar essa opção para estimar quanto caixa estará disponível nos próximos meses, considerando vendas esperadas, despesas operacionais e investimentos planejados.

Fluxo De Caixa Livre

Esse tipo de fluxo de caixa representa o montante de dinheiro disponível após atender às despesas operacionais e às despesas de capital.

Ele indica a capacidade da empresa de gerar caixa excedente que pode ser usado para pagar dívidas, distribuir dividendos ou investir em crescimento.

Agora, vamos para outro exemplo com distribuidoras. Imagine que ela teve um fluxo de caixa operacional de R$500.000 e gastou R$100.000 em despesas de capital (como expansão de instalações) durante o período. Nesse caso, seu fluxo de caixa livre seria de R$400.000.

Qual É A Importância De Fazer Controle De Caixa?

Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas abertas no Brasil fecham em até três anos. Um dos principais motivos é a falta de gestão. E muitos desses problemas passam pela falta de conhecimento sobre gestão financeira.

O controle de caixa é uma atividade relativamente simples. Mas, ele tem grande importância para uma empresa conseguir se manter saudável financeiramente e, assim, continuar funcionando e gerando lucro.

Esse controle deve ser rigoroso e é imprescindível para a empresa ter consciência sobre seus gastos e prever as suas tendências de crescimento.

Ilustração com gestor confuso sobre como o controle de caixa impacta a sua gestão

Somente assim o gestor consegue ter acesso a dados realmente realistas sobre a situação do negócio e tomar decisões melhores. Além disso, o controle permite fazer planejamentos financeiros mais eficientes para os próximos períodos.

Com Que Frequência Devo Fazer O Fluxo De Caixa?

A frequência com que você deve fazer o fluxo de caixa depende das necessidades e da natureza do seu negócio. Embora a maioria das empresas realiza um fluxo de caixa mensal como prática padrão, há outras possibilidades.

Os negócios com fluxo de caixa muito volátil, como restaurantes, lojas de varejo ou empresas sazonais, podem se beneficiar de um acompanhamento diário ou semanal.

Já outras empresas, especialmente aquelas com operações mais estáveis, podem optar por fazer um controle de caixa trimestral. E ainda há possibilidade de fazer anualmente, mas como forma de elaborar as DREs e avaliar o desempenho ao longo do ano fiscal.

No entanto, em alguns estabelecimentos, especialmente aqueles altamente dependentes de fluxos de caixa, precisam investir em sistemas de acompanhamento em tempo real. Isso permite uma visão constante e atualizada das finanças.

Qual A Diferença Entre Controle E Fluxo De Caixa

A principal diferença entre controle e fluxo de caixa é o foco e o propósito de cada uma dessas práticas financeiras.

O fluxo de caixa é o conjunto de movimentações financeiras que acontecem nas contas de uma empresa. Muita gente confunde esse conceito com o de controle de caixa, mas há algumas diferenças entre ambos.

O fluxo de caixa considera todas as finanças da empresa, como os saldos em suas contas, pagamentos realizados, dívidas e compromissos financeiros. Ou seja, ele engloba todos os recursos que a empresa possui.

Já o controle de caixa é uma tarefa mais imediatista, focada no dia a dia. Ambos os controles são importantes e devem ser feitos de forma minuciosa e detalhada!

Qual O Objetivo De Um Fluxo De Caixa?

O objetivo principal de um fluxo de caixa é fornecer uma visão clara e precisa das entradas e saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período. Ele ajuda a monitorar a saúde financeira, controlar os gastos, prever problemas de liquidez e tomar decisões estratégicas.

Ao analisar o fluxo de caixa, os gestores podem identificar padrões de receita e despesa. Além disso, podem planejar investimentos, ajustar prazos de pagamento e recebimento, e antecipar necessidades de capital de giro.

Também um fluxo de caixa eficiente auxilia na avaliação do desempenho financeiro da empresa, permitindo comparações com períodos anteriores e estabelecendo metas para o futuro.

9 Passos Para Fazer Controle De Caixa

Agora que já falamos sobre a importância do controle de caixa para a saúde financeira da empresa, vamos partir para a prática. A seguir, você confere o passo a passo que preparamos!

Categorize Suas Despesas

O primeiro passo para um controle de caixa eficaz é conhecer bem todas as despesas da empresa. Então, para isso, analise o fluxo de caixa e separe-as em categorias: despesas com fornecedores, com funcionários, com as contas de consumo etc.

Lista com 9 passos para fazer controle de caixa:

1. Categorizar as despesas
2. Listar os ganhos
3. Verificar saldo inicial
4. Conferir origem e destino do dinheiro
5. Ficar de olho nos pagamentos
6. Fazer os lançamentos corretamente
7. Definir períodos
8. Registrar valores a receber
9. Fazer ajustes constantes

Dessa forma, você já começa o seu controle de caixa com uma visão ampla sobre a utilização dos recursos do negócio. Assim é mais fácil entender para onde vai o dinheiro e o percentual aplicado a cada categoria.

Liste Seus Ganhos

Depois, faça o mesmo com as suas receitas. Aqui, você pode separá-las em categorias como pagamentos à vista, a prazo, ganhos com investimentos, entre outras.

Assim, saberá de onde vêm os recursos da empresa e, comparando com as despesas, rapidamente entenderá se a empresa está operando no vermelho ou não.

Verifique O Saldo Inicial

Ao fazer a abertura do caixa, você deve sempre conferir o saldo inicial do caixa. E deve se certificar que esse valor corresponde ao valor registrado no fechamento do caixa do período anterior.

Confira A Origem E Destino Do Dinheiro

Lembre-se de sempre registrar todas as entradas e saídas de dinheiro identificando a origem e o destino. Por exemplo, se a origem for como vendas, empréstimos ou outras fontes, e o destino, como pagamentos de fornecedores, despesas operacionais, salários, entre outros.

Fique De Olho Nos Pagamentos

Monitore os pagamentos de contas, fornecedores e outras despesas. Certifique-se de registrar essas saídas de dinheiro adequadamente no controle de caixa.

Faça Os Lançamentos Corretamente

Ao registrar as transações, seja preciso e detalhado. Inclua informações como a data, o valor, a descrição da transação e o tipo de receita ou despesa. Isso ajuda a ter um histórico completo e facilita a análise posterior.

Defina Um Período

O controle de caixa deve ser feito periodicamente e é importante que você defina o intervalo de tempo no qual isso acontecerá.

A depender das especificidades da empresa, essa pode ser uma tarefa diária, semanal ou mensal. Em alguns casos, é preciso fazer o controle de caixa até mais de uma vez por dia.

Quanto menor for esse intervalo, maior será o controle sobre o caixa! 

O mais indicado é que essa tarefa seja realizada diariamente. Dessa forma, é possível fazer um controle mais rigoroso, prever problemas e identificar erros antes que eles prejudiquem outros setores da empresa!

O ERP da WebMais te ajuda a manter esse controle em dia. Fale com nossos especialistas e agende uma demonstração.

Registre Os Valores A Receber

Além de listar tudo o que está entrando e saindo das contas da empresa, é importante, também, registrar os valores a receber no futuro. Esses lançamentos ajudam a negociar com fornecedores, ter mais previsibilidade sobre os ganhos e planejar de forma mais inteligente!

Faça Ajustes Constantes

Depois de criar uma rotina de controle de caixa, não pense que o trabalho acabou. Isso porque, além do acompanhamento diário, é necessário ficar de olho nas necessidades de melhoria desses processos.

Dessa forma, a gestão pode realizar um controle cada vez melhor, mais completo e mais acertado. Com isso, o caminho para as suas metas pode ser trilhado com mais clareza.

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O Que Não Pode Faltar No Seu Controle De Caixa?

Para um controle bem feito, você deve considerar os seguintes itens:

  • recebimentos: todos os recursos que a empresa recebe;
  • pagamentos: todos os gastos e investimentos do negócio;
  • saldo anterior: é o saldo inicial do caixa, no início do dia ou do período analisado;
  • saldo final: saldo do caixa ao final do dia ou do período analisado.

Sem esses dados, a sua gestão financeira fica incompleta, aumentando a quantidade de erros na hora de controlar seu caixa.

Quais As Vantagens De Investir Em Um Software Para O Controle De Caixa?

O controle de caixa se torna muito mais fácil, rápido e acertado quando essas atividades são automatizadas na empresa. Para isso, você pode contar um com sistema ERP, que permite a gestão dessa e de outras atividades empresariais.

O ERP registra automaticamente todas as entradas e saídas de recursos da empresa, inclusive categorizando-os conforme os critérios estabelecidos por você.

Dessa forma, o controle do caixa é facilitado e você tem acesso a informações completas sobre a situação e a saúde financeira da empresa.

Além disso, um ERP consegue conciliar rapidamente os dados obtidos do estoque, do setor financeiro, do comercial, extratos bancários, etc. O resultado é um controle de caixa muito mais rápido e com menos erros!

Quais As Melhores Ferramentas Para Controle De Caixa?

Existem várias ferramentas disponíveis para auxiliar no controle do caixa de uma empresa. Duas das opções mais populares são o Microsoft Excel e os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Vamos ver um pouco sobre cada uma a seguir.

Excel

O Excel é uma planilha eletrônica amplamente utilizada e oferece recursos flexíveis para criar e gerenciar um controle de caixa personalizado.

Com ele, é possível criar tabelas, fórmulas e gráficos para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro, calcular saldos, analisar tendências e gerar relatórios.

O Excel é uma opção acessível e flexível para pequenos negócios ou em estágios iniciais.

Erp

Já os sistemas ERP são softwares abrangentes que integram diversos processos de negócios, incluindo controle financeiro.

Eles oferecem funcionalidades específicas para gerenciar o fluxo de caixa, automatizar lançamentos, controlar pagamentos, conciliar extratos bancários e fornecer relatórios financeiros detalhados.

Além disso, os sistemas ERP permitem a integração com outras áreas da empresa, como vendas, estoque e compras, proporcionando uma visão holística do negócio. A escolha da ferramenta dependerá das necessidades e recursos da empresa.

Ilustração de gestor feliz com o título "Tenha um bom ERP para a melhor gestão do fluxo de caixa"

Os sistemas ERP são mais indicados para empresas maiores, que necessitam de uma solução completa e integrada.

Dicas Para Um Fluxo De Caixa Eficiente

Algumas dicas para garantir o fluxo de caixa de uma empresa são indispensáveis para tomar decisões financeiras melhores e ter maior estabilidade. Confira abaixo!

Organize Suas Informações

Mantenha um registro organizado de todas as transações financeiras, como vendas, despesas, pagamentos e recebimentos. Isso facilita o acompanhamento e a análise do fluxo de caixa.

Por exemplo, um restaurante precisa manter os registros detalhados de suas vendas diárias, custos de alimentos, folha de pagamento e despesas gerais. A organização por categoria facilita muito a identificar áreas com gastos altos.

Mantenha Os Dados Atualizados

Atualize seus registros financeiros regularmente, preferencialmente diário ou semanalmente, para ter uma visão precisa do seu fluxo de caixa em tempo real.

O mesmo restaurante do nosso exemplo precisa atualizar todas as compras de ingredientes, vendas de refeições e despesas operacionais. Isso porque é necessário evitar discrepâncias e tomar decisões informadas sobre preços e gestão de estoque.

Faça O Planejamento Financeiro

Desenvolva um plano financeiro sólido que inclua projeções de receitas e despesas futuras. Isso ajuda a identificar tendências e a se preparar para períodos de baixo fluxo de caixa.

O restaurante pode criar um plano financeiro com flutuações sazonais nas vendas. Assim, a equipe pode ajustar a compra de ingredientes e o cronograma de funcionários conforme a demanda esperada.

Seja Realista

Ao fazer projeções, seja conservador e realista em suas estimativas de receita e despesa. Evite superestimar as entradas de dinheiro e subestimar as saídas.

Imagine que o restaurante planeja introduzir um novo menu. É importante projetar o impacto nas vendas, mas também considerar os custos associados à aquisição de novos ingredientes e ao treinamento da equipe. Ser realista evita desequilíbrios financeiros.

Tenha Um Bom Sistema De Gestão

Utilize um software de gestão financeira adequado para acompanhar e analisar seu fluxo de caixa. Essas ferramentas automatizam muitas tarefas e fornecem relatórios detalhados.

Nosso restaurante do exemplo pode usar um ERP para registrar automaticamente as vendas, controlar o estoque e gerar relatórios financeiros. Isso economiza tempo e fornece informações precisas para a gestão financeira.

Como Escolher O Melhor Sistema De Controle De Caixa Para O Meu Negócio?

Para escolher o melhor sistema de controle de caixa para o seu negócio é necessário considerar alguns pontos importantes.

Primeiramente, você deve identificar quais são os requisitos específicos do controle de caixa do seu negócio. Considere fatores como o tamanho da empresa, o volume de transações, a complexidade das operações financeiras e as funcionalidades desejadas.

Você também deve definir um orçamento para investir em um sistema de controle de caixa. Considere os custos de aquisição, implantação, treinamento e manutenção contínua.

Pesquise quais são as opções disponíveis no mercado. Avalie as funcionalidades, recursos, facilidade de uso, suporte ao cliente, reputação da empresa desenvolvedora e compatibilidade com outros sistemas utilizados na empresa.

Também é importante que você solicite testes ou demonstrações dos sistemas. Isso permitirá avaliar a interface, a usabilidade e a adequação do sistema ao seu fluxo de trabalho.

E não se esqueça de verificar se o sistema possui um suporte técnico confiável e disponível para auxiliar em caso de dúvidas ou problemas.

Além disso, verifique se há atualizações regulares para manter o sistema seguro e atualizado. 

Ao considerar esses pontos, você estará em uma posição melhor para escolher o melhor sistema de controle do caixa para o seu negócio. Assim, atenderá às suas necessidades específicas e contribuirá para uma gestão financeira eficiente.

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Conclusão

Agora você já sabe que o controle de caixa é fundamental para a saúde financeira do negócio. E que, ao adotá-lo, você pode monitorar as entradas e saídas de dinheiro, prever problemas de liquidez e tomar decisões estratégicas!

Para isso, você pode utilizar ferramentas como o Excel ou sistemas ERP. Escolha a opção que melhor se adequa às necessidades do seu negócio.

O ERP Webmais tem um módulo de finanças completo, pensado especialmente para facilitar o controle de caixa e a análise de dados pelos gestores. Dessa forma, é possível tomar decisões inteligentes com muito mais eficiência e melhorar os resultados da empresa.

Além disso, você tem acesso a outros módulos que facilitam o dia a dia e tornam todo o trabalho mais produtivo. Entre eles, estão o controle de estoque, módulo de vendas, comercial, de produção e muito mais!

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