O que considerar na hora de escolher o EDI?

O Que É EDI E Como Ele É Usado No Transporte De Cargas

Imagem de Sanon Matias

EDI é a sigla para Electronic Data Interchange, que, na tradução para português, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Em resumo, essa tecnologia permite a troca de dados de forma eletrônica entre duas empresas, e vem sendo muito utilizada no setor de logística. Um dos benefícios é a eliminação do uso de papel.

Além disso, um sistema de EDI facilita a troca de informações entre a empresa, seus clientes e fornecedores, aumentando a eficiência da frota e reduzindo custos.

Então, neste artigo, você entenderá melhor o que é essa tecnologia e como ela funciona. Quer pular direto para a prática? Agende uma demonstração do ERP WebMais e saiba como ele utiliza o EDI para facilitar sua logística.

Continue lendo e descubra quais são os benefícios do EDI e o que considerar na hora de escolher o ideal. Boa leitura!

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O Que É EDI?

O EDI é uma tecnologia que padroniza e otimiza a comunicação entre sistemas de informações.

É como se ela padronizasse as linguagens utilizadas por diferentes tecnologias. Assim, todas as empresas “falam a mesma língua”, independentemente do software e da linguagem de programação adotados por cada uma.

Sem isso, a comunicação entre diferentes empresas pode ser um desafio, já que cada uma adota diferentes linguagens de programação. Dessa forma, um arquivo gerado por uma plataforma pode ser ilegível para outra.

O EDI chega para solucionar essa questão por meio de uma padronização de arquivos. Com ele, os dados são lidos sem a necessidade de intervenção humana.

Qual A Função Do EDI?

A principal função do EDI é viabilizar a troca de informações entre diversas empresas parceiras de negócios. Por isso, ele pode ser aplicado nos mais variados segmentos de empresas, tornando a comunicação mais segura, ágil e eficaz.

Como Funciona O EDI?

Todas as transmissões de dados pelo EDI são definidas por padrões de mensagens. Isso porque o sistema opera por um protocolo que contém regras de padronização para a emissão de arquivos digitais, chamado de layout EDI.

Esses arquivos são enviados para as empresas de interesse, que fazem o upload em seus sistemas. Assim, os dados adotam formatos estruturados para a importação e exportação.

Cada tipo de documento tem o seu EDI próprio, ou seja, a forma de se comunicar entre sistemas. Então, quando uma mensagem é recebida, a tecnologia converte tudo para o formato de mensagem entendido pelo sistema receptor.

O Que É O Padrão EDI PROCEDA?

O padrão PROCEDA, também conhecido como Layout EDI, auxilia na padronização de documentos e na facilitação da troca de informações, especialmente no contexto dos processos de transporte.

Atualmente, é amplamente utilizado por empresas que buscam estabelecer uma comunicação eficaz com seus parceiros de negócios.

Desenhado com foco nas demandas logísticas, o PROCEDA é reconhecido como um dos melhores modelos disponíveis para atender às necessidades desse setor e aprimorar a comunicação entre empresas.

Ele oferece uma ampla gama de campos para registrar informações vitais, que abrangem desde os detalhes da carga até os dados da pré-fatura.

O padrão PROCEDA compreende cinco tipos de mensagens essenciais:

  • NOTFIS (obrigatório);
  • OCOREN (obrigatório);
  • CONEMB (condicional);
  • DOCCOB (condicional);
  • PREFAT (condicional).

Cada uma dessas mensagens tem papel específico na troca de informações ao longo de um processo logístico.

Mas, para que as operações ocorram de maneira eficiente, é necessário utilizar pelo menos os dois arquivos obrigatórios. No entanto, os demais, embora condicionais, apresentam contribuições valiosas para otimizar as operações.

Ilustração de notebook rodeado com 5 tipos de mensagens essenciais do padrão EDI PROCEDA:

- NOTFIS (obrigatório)
- OCOREN (obrigatório)
- CONEMB (condicional)
- DOCCOB (condicional)
- PREFAT (condicional)

Por exemplo, o uso do CONEMB permite o acompanhamento de quais CTEs já foram embarcados e quais pedidos estão associados a eles. O DOCCOB identifica os documentos de cobrança para faturar e realizar auditorias.

Enquanto isso, o PREFAT é útil para criar uma lista de documentos prontos para serem faturados pela transportadora, já que foram auditados, e programar o pagamento.

Quais Os Os Principais Tipos De EDI?

Como falamos, a tecnologia do EDI pode ser útil para os mais diversos setores da empresa. Então, a seguir, falamos sobre as suas principais aplicações em diferentes áreas!

Mercantil

Na área mercantil, as solicitações de compras são disparadas, por meio do EDI, aos distribuidores e às indústrias. Assim, eles as recebem dentro dos seus próprios softwares de gestão.

Com o módulo de compras do ERP WebMais, você tem o controle total sobre as solicitações de compras. Além disso, também é possível integrar com o setor de estoque e otimizar ainda mais os processos. Experimente agora e conheça a ferramenta.

Financeiro

O EDI financeiro permite que as empresas conectem seus sistemas com os dos bancos dos quais são clientes. Dessa forma, é possível automatizar a relação financeira, tornando a gestão de contas mais rápida e transparente.

Logístico

No setor de logística, o EDI permite a troca de documentos, como notas fiscais, e informações como instruções para o transporte. Assim, a comunicação é mais assertiva e há menos inconsistências nos processos, o que diminui a incidência de erros.

Quais Os Benefícios Ao EDI?

A adoção desse tipo de tecnologia facilita significativamente a comunicação de uma empresa com seus parceiros de negócios. Dessa forma, é possível obter uma série de benefícios:

  • mais transparência para as operações;
  • padronização de atividades;
  • maior agilidade para o trabalho dos colaboradores;
  • tempo gasto na operação é reduzido;
  • menor incidência de erros;
  • custos reduzidos;
  • redução de burocracia.

O Que É EDI Compliance?

Para garantir uma troca de dados eficaz, é indispensável estar em conformidade com o EDI

A conformidade implica seguir diretrizes rigorosas baseadas em formatos padrão, assegurando que documentos de negócios críticos sejam trocados no mesmo formato exigido pelos parceiros comerciais.

Mas, existem situações em que um parceiro comercial utiliza um formato diferente. Então, pode ser necessário recorrer a serviços de tradução, seja por meio de um corretor EDI ou de uma equipe de TI especializada.

Ilustração de duas pastas de arquivos com o título "Aplicar o EDI compliance é manter os padrões exigidos na troca de documentos"

A falta de compliance com o EDI e o uso de padrões divergentes resultam na rejeição de documentos, impactando negativamente sua avaliação. Em outras palavras, gera multas, atrasos nas transações e prejudica o relacionamento com o parceiro comercial.

Portanto, a conformidade com o EDI não é apenas uma exigência tecnológica. Ela é um componente crítico para manter a eficiência, a integridade e os relacionamentos de negócios no cenário empresarial moderno.

O Que É O Código GLN?

O GLN, ou Global Location Number, é um código global usado para identificar locais físicos e entidades comerciais. Ele inclui informações como o nome da empresa, VAT ID, endereço e contatos.

Sendo assim,é essencial para a comunicação EDI na cadeia de fornecimento. Isso porque o GLN simplifica a identificação de locais físicos, como armazéns e lojas, melhorando a eficiência e a logística.

A organização GS1 orienta as empresas a criar pontos operacionais únicos para identificar todas as localizações e entidades envolvidas em transações comerciais.

Relação Com O EDI

A principal relação do GLN com o EDI é que o código é usado para identificar locais físicos, como armazéns, fábricas e lojas, de maneira única e inequívoca. Isso é crucial para a comunicação precisa de informações logísticas via EDI.

Além disso, o uso do GLN simplifica as relações comerciais, pois fornece uma base sólida para identificar rapidamente os parceiros comerciais e suas localizações físicas.

E não podemos deixar de mencionar que é um dos elementos padrão nos documentos EDI. Assim, garante que as partes envolvidas estejam se referindo às mesmas localizações físicas, facilitando a compreensão e a automação do processo.

O Que Levar Em Consideração Na Escolha Do EDI?

Agora você conhece os benefícios do EDI para a empresa. Então, que tal falarmos dos critérios que podem ser usados para entender qual solução digital é a mais indicada para o seu negócio?

Intercâmbio Com Validação De Documentos

A maioria dos sistemas EDI realiza a troca de dados eletrônicos, mas alguns sistemas podem ir além. Isso porque realizam a checagem dessas informações e padronizam os conteúdos dos documentos.

Observe As Particularidades De Cada Processo

Cada negócio tem os seus próprios critérios ao organizar a sua operação e seus processos. Sendo assim, é importante que você busque ferramentas que facilitem a definição e priorizem o cumprimento desses padrões.

Simplificação Ao Acessar O WebEDI

É importante que as empresas envolvidas tenham facilidade de acesso ao sistema EDI, inclusive aquelas que não utilizam softwares de gestão.

A comunicação funciona muito melhor quando todas as partes interessadas têm acesso aos documentos. Isso normalmente acontece por meio de um portal.

Base Para Outros Processos E Soluções

Um EDI eficiente aproveita os dados que circulam em seu sistema para alimentar outros softwares e processos da empresa, como o ERP. Assim, é possível ajudá-los a serem mais precisos.

Ilustração de uma lupa ao lado de uma lista com 4 pontos para considerar na escolha do EDI:

1. Intercâmbio com validação de documentos
2. Observe as particularidades de cada processo
3. Simplificação ao acessar o WebEDI
4. Base para outros processos e soluções

Qual O Impacto Do EDI Na Cadeia De Suprimentos?

A adoção de um sistema EDI elimina a necessidade de intervenção humana em uma série de processos.

Isso permite a sincronização automática de dados entre empresas parceiras de negócios. Dessa forma, todas as organizações ganham em tempo e segurança.

No setor de logística, por exemplo, é possível adotar o EDI para o envio de documentos importantes. Alguns exemplos incluem notas fiscais, conhecimentos de transporte, manifestos de transporte, ocorrências de entrega, pré-faturas de transporte e documentos de cobrança.

Essa simplificação e padronização de atividades reduz o trabalho do time. Então, como consequência, diminuem-se os gastos de tempo e dinheiro com a operação.

Aplicação Do EDI No Transporte De Cargas

No contexto do transporte de cargas, a integração de sistemas EDI funciona para uma variedade de partes interessadas, incluindo operadores logísticos, armazéns, transportadoras e empresas industriais.

A principal finalidade é aprimorar a qualidade e eficiência da comunicação enquanto reduz custos associados a esse processo.

Alguns exemplos práticos de como o EDI é aplicado no transporte de cargas são:

  1. A empresa que contrata o serviço envia um arquivo contendo informações detalhadas das Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas;
  2. A transportadora responde com um arquivo que inclui informações abrangentes sobre as entregas realizadas, abordando eventuais ocorrências ocorridas durante o transporte;
  3. A empresa envia à transportadora um arquivo com informações sobre as cargas que já foram liberadas para faturamento;
  4. A transportadora disponibiliza à empresa um documento que lista todos os Conhecimentos de Transporte que foram devidamente embarcados;
  5. A empresa recebe um arquivo que apresenta os Conhecimentos de Transporte já faturados;
  6. A transportadora compartilha informações relacionadas às cobranças a serem realizadas pelas entregas executadas. 

Qual Tecnologia Ajuda Com EDI?

Existem tecnologias significativas na facilitação e aprimoramento da implementação do EDI. Um software de planejamento e gestão logística é um bom exemplo, que coordena as rotas, agenda as entregas, gerencia o estoque e rastreia as mercadorias.

A integração com o EDI permite uma troca eficiente de informações relacionadas a pedidos, remessas e atualizações de status em tempo real. Assim, se garante que as operações logísticas sejam executadas de maneira suave e eficaz.

Já os sistemas ERP são usados para integrar e automatizar processos de negócios, incluindo finanças, contabilidade, compras, vendas e gestão de estoque.

A integração do EDI com um ERP permite a automação de tarefas, como entrada de pedidos, faturamento e atualizações de estoque.

Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz erros decorrentes da entrada manual de dados, melhorando a precisão e a confiabilidade das operações.

Até um CRM integrado ao EDI ajuda com a melhora da comunicação com os parceiros comerciais. É possível rastrear interações com clientes, manter registros de comunicações e auxiliar na gestão de pedidos e serviços.

Essas tecnologias funcionam em conjunto para melhorar a eficiência, a precisão e a visibilidade das operações comerciais que envolvem o EDI. É claro que existem outras, como OMS (Sistemas de Gerenciamento de Pedidos), Protocolos de Comunicação Seguros etc.

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Conclusão

O EDI é uma tecnologia que pode simplificar muito a comunicação entre empresas parceiras, facilitando o trabalho e economizando tempo e dinheiro.

Entretanto, ele não funciona sozinho. Para que essa tecnologia seja aproveitada, ela deve ser combinada à adoção de um sistema de gestão, como o ERP Webmais.

É por meio desse tipo de sistema que as informações serão geradas no padrão estabelecido e poderão ser transmitidas por meio do intercâmbio eletrônico de dados.Quer conhecer melhor o ERP WebMais de forma prática? Agende uma demonstração gratuita agora mesmo e saiba como essa ferramenta pode integrar com diversos sistemas da sua empresa, facilitando a gestão.

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