Guia completo sobre ficha técnica de produto

Aprenda A Fazer A Melhor Ficha Técnica De Produto Para Sua Empresa

Atualmente, a ficha técnica de produto é um dos elementos de maior importância para as indústrias. Você sabe como montá-la e quais são os seus benefícios?

Em resumo, ela é fundamental para controlar a qualidade dos produtos fabricados pela sua indústria e também para estimar os custos de produção.

No post de hoje, vamos explicar em detalhes o que é a ficha técnica de produto e porque adotá-la. Além disso, vamos ensinar como elaborar uma ficha técnica dos seus produtos.

Quer ver mais? Então, confira agora no post que preparamos para você!

Depois da leitura, aproveite para colocar seus conhecimentos em prática com o ERP WebMais. A ferramenta oferece, entre outras funcionalidades, o cadastro de ficha técnica de produto. Agende uma demonstração e saiba como funciona.

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O Que É A Ficha Técnica De Produto?

A ficha técnica de produto é um arquivo que traz uma série de informações necessárias para produzir um determinado item. Entre esses dados estão:

  • Quantidade de cada material usado nessa produção;
  • Unidades de medida utilizadas;
  • Quais utensílios são usados na produção;
  • Passo a passo para a fabricação do produto.

Adotar a ficha técnica na sua indústria é algo simples, mas que contribui para padronizar a produção e otimizar a qualidade do que foi produzido.

Mais para frente, vamos ver em detalhes como fazer para montá-la na sua empresa.

Agora, você sabe a real importância de fazer a ficha técnica dos itens que você fabrica? É o que vamos ver agora. Acompanhe!

Para Que Serve A Ficha Técnica De Produto?

Em resumo, a ficha técnica de produto é utilizada como uma ferramenta de gerenciamento de informações para ajudar a planejar, desenvolver, produzir e comercializar um produto.

Isso porque o documento descreve as características, especificações e informações importantes sobre o item a ser produzido.

Um bom exemplo são as fichas técnicas da indústria de alimentos. Isso porque a produção de alimentos requer instruções claras e precisas para que cada produto saia com as características inalteradas, como sabor, aparência ou cheiro.

E é claro, a produção de alimentos deve seguir normas rígidas de segurança e qualidade, justamente por trabalhar com produtos que serão ingeridos pelo consumidor.

Sem esse cuidado, é possível que uma falha na produção gere um lote impróprio para consumo, por exemplo.

Isso porque, ao ter uma ficha técnica bem elaborada, a empresa pode ter maior eficiência no processo de produção e comercialização, além de garantir a qualidade do produto.

Qual a importância da ficha técnica de produto?

Um dos principais papéis da ficha técnica de produto para as indústrias é garantir a qualidade dos produtos e gerenciar os custos de produção.

Além disso, ela desempenha uma função central para planejar o orçamento da empresa e reduzir custos.

O gestor pode comparar as informações da ficha técnica de produto com dados sobre o faturamento da empresa. Com isso, é possível verificar como os custos de produção se relacionam com a receita do negócio.

Assim, ele consegue tomar decisões a partir dessa análise, como limitar novos investimentos, buscar novos fornecedores ou alterar o preço de venda, por exemplo.

Quais Segmentos Devem Fazer Ficha Técnica?

A ficha técnica pode ser usada por qualquer segmento que trabalhe com produção. Os principais deles são:

Indústria alimentícia

São essenciais para garantir a segurança alimentar e a conformidade com regulamentações governamentais.

Quais segmentos devem usar ficha técnica de produto?

- Indústria alimentícia
- Setor têxtil
- Indústria de manufatura e engenharia
- Construção civil

Elas detalham os ingredientes, as quantidades utilizadas, os processos de produção e os valores nutricionais dos alimentos, permitindo um controle rigoroso sobre a qualidade e a consistência dos produtos.

Setor têxtil

São cruciais para o desenvolvimento e a produção de roupas e tecidos.

Isso porque incluem informações sobre os materiais utilizados, as medidas e o acabamento das peças, facilitando a comunicação entre designers, fabricantes e fornecedores, e garantindo a precisão na fabricação de cada item.

Indústria de manufatura e engenharia

São utilizadas para documentar as especificações técnicas de produtos e componentes, desde máquinas e equipamentos até dispositivos eletrônicos e produtos químicos.

Além disso, fornecem detalhes sobre o design, as tolerâncias dimensionais, as propriedades materiais e os requisitos de desempenho, facilitando a produção, a manutenção e o reparo desses itens.

Construção civil

São empregadas para descrever os materiais de construção, os métodos de instalação e as especificações técnicas de projetos arquitetônicos e estruturais.

Assim, auxiliam arquitetos, engenheiros e empreiteiros na seleção e no uso adequado de materiais e técnicas construtivas, garantindo a segurança e a durabilidade das edificações.

Mas, além desses setores, muitos outros podem se beneficiar da elaboração de fichas técnicas, incluindo a indústria automotiva, a farmacêutica, a cosmética, a eletrônica e a de embalagens, entre outros.

Quais os benefícios da ficha técnica de produto?

Agora que você já sabe o que é a ficha técnica de produto e qual a sua importância, confira 4 benefícios que esse item traz para a sua indústria. Veja a seguir!

1- Padronizar toda a produção

Como a ficha técnica traz todas as informações necessárias para a produção de um item, fica mais simples padronizar a produção.

Isso porque o documento também mostra como cada item deve ser preparado e fabricado, unificando o modo de produção.

2- Controlar a qualidade dos produtos fabricados

Uma produção padronizada resulta na manutenção da qualidade dos produtos, otimizando o processo de controle sobre esse aspecto. Afinal, não haverá diferenças significativas entre itens do mesmo tipo e modelo.

3- Otimizar os custos do processo de fabricação

A ficha traz o valor de cada material envolvido na produção dos itens. Dessa forma, a indústria consegue otimizar o controle sobre os custos desse processo.

Com base nesse tipo de informação, é possível tomar decisões mais inteligentes a respeito dos gastos de produção.

4- Diminuir as perdas da produção

Como a ficha técnica traz a quantidade de cada item, isso evita o desperdício de material. A consequência é a redução de perdas e diminuição de custos e de gastos desnecessários.

Isso porque a ficha permite saber quanto de cada material precisa ser comprado e estocado para não sobrar, nem faltar.

Benefícios da ficha técnica de produto

A ficha técnica de produto, portanto, contribui para toda a cadeia produtiva de uma indústria. Mas como montar a sua ficha? Veja agora!

O Que Deve Constar Na Ficha Técnica?

A ficha técnica precisa conter algumas informações básicas sobre o produto ou serviço, como o nome, descrição e código de identificação.

Isso porque esses dados são essenciais para identificar e diferenciar o item em questão, facilitando sua gestão e controle de qualidade.

Mas por servir de um guia detalhado, também deve incluir as especificações técnicas, que detalham as características físicas, químicas, mecânicas ou funcionais do produto.

Isso pode incluir dimensões, peso, materiais utilizados, capacidade de produção, entre outros aspectos relevantes para sua utilização e aplicação.

Também é preciso ter instruções de uso e manuseio. Essas informações orientam o usuário sobre como utilizar o produto de forma segura e eficiente, evitando acidentes ou danos.

Instruções de montagem, instalação, operação e manutenção podem ser incluídas, conforme a complexidade do produto.

Além disso, deve conter dados sobre a composição e ingredientes, especialmente em produtos alimentícios, cosméticos e farmacêuticos, para garantir a segurança e a conformidade com regulamentações sanitárias.

No caso de produtos industriais, é comum incluir informações sobre o processo de fabricação, como máquinas e equipamentos utilizados, etapas de produção, controle de qualidade, entre outros aspectos relevantes para ter consistência e qualidade no produto final.

Dependendo do contexto e do público-alvo, uma ficha técnica pode conter informações adicionais.

Elas incluem certificações de qualidade, dados ambientais, informações nutricionais, entre outros aspectos relevantes para o leitor.

Como Apresentar As Características De Um Produto?

Na elaboração de uma ficha técnica, é importante considerar diversos elementos que proporcionam uma visão abrangente do produto.

Comece a apresentação com informações básicas, como nome do item, marca, modelo e código de identificação, além de uma descrição sucinta e objetiva, destacando suas principais características e benefícios.

É interessante conter especificações de medidas como altura, largura, profundidade e peso, para informar se o produto é compatível com o espaço disponível e se atende às necessidades do consumidor.

Outro ponto é adicionar os materiais usados na fabricação.

Essa informação não apenas ajuda a transmitir a qualidade do item, mas também permite que os consumidores avaliem sua durabilidade e sustentabilidade.

A funcionalidade também deve ser destacada, como potência, voltagem, capacidade e desempenho.

Isso é especialmente relevante para produtos eletrônicos, eletrodomésticos e equipamentos industriais, onde o desempenho é um fator crucial na decisão de compra.

Liste os recursos e funções. Ou seja, tente ganhar vantagem competitiva com diferenciais, como recursos inovadores, tecnologias patenteadas ou design exclusivo.

A segurança e conformidade do produto também devem ser apresentadas. Essas questões incluem certificações de qualidade, conformidade com normas técnicas e regulamentações governamentais.

Por fim, não podemos deixar de adicionar imagens de alta qualidade da mercadoria na ficha técnica.

As fotografias precisam ser bem produzidas para os consumidores visualizarem o produto de forma mais clara e realista, facilitando a tomada de decisão de compra.

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Como Montar A Ficha Técnica De Produto?

Viu só como a ficha técnica de produto é fundamental para os processos industriais? Mas não pense que ela envolve uma grande complexidade na hora de ser feita.

Nada disso! Fizemos um passo a passo para ajudar você a montar a sua ficha técnica. Confira a lista.

1. Identificar Materiais Utilizados Na Produção

Liste todos os materiais necessários para a fabricação do produto, como matérias-primas, componentes, embalagens e qualquer outro item relevante.

É importante especificar as características técnicas de cada material, como dimensões, peso, cor, entre outros dados relevantes.

2. Criar Um SKU Para Cada Material

Um SKU (Stock Keeping Unit) é um código único atribuído a cada material ou componente utilizado na produção.

Esse código facilita a identificação e o controle de estoque de cada item.

Por exemplo, se estamos produzindo um sofá, os materiais podem incluir madeira para a estrutura, espuma para o estofamento, tecido para o revestimento e ferragens para a montagem.

Nesse caso, o SKU da madeira pode ser “WD1001”, o da espuma “SP2001”, o do tecido “FT3001”, e assim por diante.

Esses códigos devem ser exclusivos e fáceis de associar ao material correspondente, facilitando a rastreabilidade dos componentes.

3. Identificar Qual Tipo De Produto De Cada Material

Para uma ficha técnica completa, é necessário detalhar o uso de cada material no produto final.

Isso inclui sua função, localização na montagem e qualquer informação relevante sobre sua contribuição para a qualidade ou desempenho do produto.

Por exemplo, se estamos montando um móvel, precisamos especificar se determinado material será utilizado na estrutura, no acabamento, nas ferragens etc.

No caso do sofá, a madeira pode ser utilizada na estrutura da base e dos braços, a espuma pode ser usada para o estofamento do assento e do encosto, e o tecido pode revestir toda a peça.

4. Definir As Unidades De Medida Utilizadas Em Cada Material

Cada material pode ter suas próprias unidades de medida, dependendo de suas características. Por exemplo, o peso pode ser medido em quilogramas (kg), a quantidade em metros quadrados (m²), e assim por diante.

É fundamental definir claramente as unidades de medida para garantir a precisão nas especificações e nos cálculos de produção.

Erros No Processo De Montagem Da Ficha Técnica De Produto

Acabamos de ver um passo a passo para construir a ficha. Mas, embora o processo de construção seja simples, ele é passível de erros.

Então, na hora de montar a sua ficha técnica de produto, é preciso evitar os problemas mais comuns do processo.

Um deles é referente ao preço ou unidade de medida na hora de inseri-los no documento. Preste bastante atenção aos números para não gerar confusão.

Também não deixe de fora da ficha uma matéria-prima só por representar um custo muito baixo.

Tudo aquilo utilizado na produção do item precisa entrar na ficha correspondente, independente do valor ou da quantidade.

Além disso, é muito importante não esquecer de mensurar a mão de obra envolvida no processo de fabricação.

Como um dos objetivos da ficha técnica do produto é ter controle sobre todos os gastos da produção, nenhum custo pode ficar fora do cálculo.

Ilustração de mulher branca, com braços cruzados acima da cabeça, ao lado do texto:

Principais erros na montagem da ficha técnica de produto

- Confusão nos preços ou unidades de medidas
- Ignorar matérias-primas com custo muito baixo
- Exclusão da mensuração da mão de obra

Afinal, não incluir todos os detalhes pode causar uma diferença importante na hora de avaliar os custos, gerando um problema financeiro para a empresa.

Por Que Ter Uma Ficha Técnica De Produto Em Indústria De Alimentos

Ter uma ficha técnica de produto é importante para uma indústria de alimentos por vários motivos. Ela ajuda a garantir a qualidade, segurança e transparência dos produtos.

Além disso, o documento também fortalece a padronização da sua produção, o controle de qualidade dos produtos e permite a melhoria contínua.

Os clientes também são beneficiados diretamente, já que a ficha garante a segurança alimentar e a transparência do produto e da empresa.

Vamos entender melhor como isso ocorre:

Ajuda Na Classificação Das Etapas

A ficha técnica de produto ajuda na classificação das etapas produtivas das indústrias alimentícias. Isso porque o documento traz informações detalhadas sobre o processo produtivo de cada item.

Dessa forma, é possível entender onde cada matéria-prima será usada, além de onde cada processo deve ser aplicado.

Com isso, a gestão entende cada etapa de forma clara e precisa, facilitando a classificação de cada uma.

Organiza Os Processos De Produção

Com as etapas identificadas e classificadas, os processos de produção podem ser organizados com mais precisão.

É que, ao entender realmente como a produção funciona, a gestão consegue aplicar técnicas e métodos que organizam e otimizam o processo industrial.

E é claro, essa organização também permite outras melhorias, principalmente no resultado da produção.

A empresa vai, por exemplo, ter menos problemas com erros ou gargalos, além de perder menos tempo e dinheiro.

Melhora A Gestão De Estoque

Se você sabe o quanto de matéria-prima usa para produzir, e o quanto produz, a sua gestão de estoque é otimizada.

Isso porque essas informações permitem entender exatamente quantos produtos estão entrando no estoque após todo o processo produtivo.

Dessa forma, é mais fácil saber quando a produção vai sobrecarregar o estoque, ou quando vai suprir a falta de produtos.

É claro, apenas isso não é o suficiente para manter o controle de estoque completo, mas são dados que ajudam a entender melhor seu negócio.

Torna As Compras Mais Objetivas

Vamos recapitular. Até agora, a ficha técnica já ajudou a entender suas etapas produtivas, organizar os processos e otimizar a gestão de estoque.

Então, se você sabe de tudo isso e tem todos os dados relacionados, também saberá o que precisa ser comprado para suprir a demanda produtiva.

Em outras palavras, é possível comprar com mais precisão. Você vai poder comprar apenas o necessário para manter o nível de matérias-primas em dia, sem gerar estoque adicional ou deixar faltar.

Exemplo De Ficha Técnica De Produto

Chegou a hora de conferir um exemplo de ficha técnica de produto. Com ele, você vai conseguir visualizar melhor como esse documento precisa ser, o que facilita a construção das fichas da sua indústria.

Abaixo, temos um exemplo de ficha técnica de produto para indústria de alimentos. Confira:

Exemplo de ficha técnica de produto

Mas, é importante lembrar que esse é apenas um modelo. As fichas técnicas da sua empresa podem variar, de acordo com cada produto.

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Conclusão

Agora, você já sabe o que é uma ficha técnica, a importância do documento e como fazer o seu. Então, é hora de colocar o que aprendeu em prática, na sua empresa.

Para facilitar, o ERP WebMais conta com a funcionalidade de cadastro de ficha técnica de produto. Com o sistema, o seu controle desses documentos será mais ágil e preciso.

E é claro, a ferramenta integra a ficha técnica aos outros setores da sua empresa.

Assim, toda a produção fica ciente das fichas técnicas, podendo aplicar as instruções de forma prática e agilizando o processo.

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Imagem de Sanon Matias
Sanon Matias

Fundador da WebMais Sistemas, Sanon Matias Fortunato possui mais de 25 anos de experiência em diversas vertentes das tecnologias e gestão empresarial, com ênfase em Indústria e Distribuição.

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