Confira Os Principais Modelos De Nota Fiscal

Você sabe qual modelo de nota fiscal usar na sua empresa? As notas fiscais são documentos fundamentais para que um negócio opere dentro da legalidade. É uma obrigação de todas as pessoas jurídicas.

Atualmente, na relação comercial, elas funcionam como comprovante. Sendo assim, para o governo, são uma forma de registrar e tributar as operações que acontecem no país. Contribuem para a arrecadação de impostos e o funcionamento adequado da economia.

Existem diversos modelos de nota fiscal – cada um com as suas indicações. Então, entender a diferença entre eles e quando usar cada um é fundamental para simplificar a rotina de emissão desses documentos.

Independentemente do tipo escolhido, um sistema ERP, como o da WebMais, pode automatizar esse processo, facilitando ainda mais a gestão fiscal e tributária da sua empresa. Faça uma demonstração gratuita do software agora mesmo para gerenciar melhor suas notas!

O Que É Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento oficial que registra todas as entradas e saídas de uma empresa.

Sempre que a empresa faz uma venda, é preciso emitir uma nota de saída. E, quando recebe produtos, é preciso emitir uma nota de entrada.

Nela, pode conter informações detalhadas sobre os produtos ou serviços transacionados, como quantidade, descrição, valores unitários e totais, além dos impostos incidentes.

Além disso, desde 2005, existe também a nota fiscal eletrônica, que é a versão digital da nota fiscal comum.

Mas, independentemente da forma de emissão, a nota fiscal é obrigatória para boa parte das empresas e tem validade em todo o território nacional.

Para Que Serve Cada Modelo De Nota Fiscal?

Cada modelo de nota fiscal tem uma utilidade e obrigatoriedade a depender do tipo de operação que é realizada.

Dentre alguns modelos temos, por exemplo, o que serve para produtos.

Já outro modelo servirá para serviços (abrangendo atividades prestadas por profissionais autônomos ou empresas), além do modelo específico para transporte.

Logo abaixo vamos explicar cada modelo de nota fiscal de forma separada. Você poderá entender a especificidade de cada um, compreendendo melhor como eles se aplicam às diferentes transações comerciais.

Além disso, verá como contribuem para a conformidade fiscal das empresas em suas respectivas áreas de atuação.

Como Funciona A Numeração Da Série Da Nota Fiscal?

A numeração da série da nota fiscal é um conjunto de caracteres alfanuméricos utilizados para identificar de forma única cada documento fiscal emitido.

Ela é composta por uma sequência de caracteres, que pode variar de acordo com o modelo de nota fiscal e com as regras estabelecidas pelo Fisco.

Os caracteres da numeração de série podem identificar o estabelecimento emitente, o tipo de operação, o modelo de nota fiscal, entre outras informações.

As principais incluem a data e hora de emissão, o número do lote de produção, e até mesmo códigos específicos de controle tributário.

O Que É Nota Fiscal Série 1?

A Nota Fiscal Série 1 é um tipo de documento fiscal eletrônico utilizado para registrar operações de venda de mercadorias e serviços no Brasil.

Ela é emitida por empresas que são obrigadas a seguir as normas da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A única exceção são as empresas que são optantes pelo Simples Nacional e que faturam até R$ 4,8 milhões por ano.

Atualmente, a série 1 é a série padrão para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Porém, as empresas podem utilizar outras séries, como a série 2 para notas fiscais de exportação ou a série 3 para notas fiscais de devolução. Mas, a série 1 é a mais utilizada.

Esse tipo contém informações importantes sobre a operação, como dados:

• do emitente e destinatário;
• da mercadoria ou serviço;
• fiscais.

Basicamente, serve para controlar as vendas (com quantidade de produtos vendidos e o valor total), declarar impostos e garantir a qualidade dos itens vendidos.

Quais Os Modelos De Nota Fiscal?

O modelo de nota fiscal a ser usado em cada situação depende do tipo de operação que acontece.

Por isso, é importante conhecer todos os tipos disponíveis. Dessa forma, você consegue manter a sua empresa regular junto ao fisco.

Além disso, é importante deixar claro que, hoje em dia, todos os modelos de nota fiscal são eletrônicos.

A seguir, apresentamos em detalhes cada modelo de nota fiscal e falamos um pouco sobre cada um!

Modelo De Nota Fiscal De Produtor Eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de NFe modelo 55, é o modelo de nota fiscal mais comum no Brasil.

Ela serve para empresas que comercializam produtos, como o nome indica, e substitui a nota fiscal modelo 1, que era o documento de papel.

A grande vantagem da NF-e é que ela não precisa ser impressa. Assim que é gerada, as informações são enviadas pelo governo.

No entanto, se a empresa quiser entregar uma via da nota fiscal para o cliente, é possível usar um modelo específico para isso. Ainda vamos falar mais sobre isso aqui neste conteúdo.

Modelo De Nota Fiscal De Serviço Eletrônica (NFS-e)

Este é o modelo de nota fiscal usado por empresas e profissionais prestadores de serviços. Assim que é emitida, as suas informações são enviadas para o município.

O processo de emissão da NFS-e varia de cidade para cidade. Então, antes de começar a emitir os documentos, é preciso fazer o cadastro junto à Prefeitura e se informar sobre os próximos passos.

Modelo De Documento Auxiliar Da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é um modelo de nota fiscal auxiliar que deve ser impresso e acompanhar a mercadoria enquanto ela é transportada. A sua principal utilidade é facilitar o processo de fiscalização, caso ele aconteça no trajeto.

O DANFE também pode ser impresso e entregue ao cliente para que ele tenha um comprovante de que a compra realmente aconteceu.

Modelo De Nota Fiscal De Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Também chamada de modelo 65, a NFC-e é o documento entregue ao consumidor depois que ele faz a compra de um produto ou serviço. Ele é muito semelhante à nota fiscal eletrônica, porém mais simples.

Normalmente, a NFC-e é usada no varejo e descreve os itens que foram vendidos, para que depois o cliente possa fazer uma troca ou devolução, por exemplo.

Modelo De Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Este modelo de nota fiscal é muito parecido com a NF-e, porém, é emitido por empresas e profissionais que só emitem documentos fiscais esporadicamente.

As regras para a emissão da nota avulsa dependem de cada estado. Mas, normalmente, é preciso fazer um cadastro junto à SEFAZ (Sistema de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica) para isso.

Modelo De Conhecimento De Transporte Eletrônico (CT-e)

A CT-e é o modelo de nota fiscal que deve ser emitido para o transporte de pessoas ou de cargas entre cidades e estados. E isso mesmo que o transporte seja rodoviário, aéreo, ferroviário, dutoviário ou aquaviário.

Ela é obrigatória para todas as empresas que realizam transporte de mercadorias ou pessoas, independentemente do modal utilizado.

Nota Fiscal Rejeitada

Recebe o nome de Nota Fiscal Rejeitada a nota fiscal que não foi aceita por erros ou irregularidades encontradas. As principais são problemas técnicos ou erros no preenchimento dos campos obrigatórios.

Um sistema que possua emissão de modelo de nota fiscal de forma automatizada pode ajudar a diminuir erros no preenchimento do documento, evitando assim que a nota seja rejeitada.

Nota Fiscal De Remessa

A Nota Fiscal de Remessa é utilizada quando há transporte de produtos que não se tratam de vendas e, sendo assim, não há imposto. Por exemplo, quando há transporte de produtos entre filiais da mesma empresa.

Também é empregada em situações como demonstrações de produtos, consertos e reparos, transferências de bens para exposições ou feiras, bem como devoluções temporárias.

Essa flexibilidade torna a nota fiscal de remessa uma ferramenta valiosa para empresas que necessitam comprovar o deslocamento de seus produtos sem a incidência de tributos.

Nota Fiscal Complementar

Esse é um documento utilizado para registrar a correção de valores de um modelo de nota fiscal já emitida. Mas não se restringe apenas a isso!

Também pode ser utilizada para incluir informações adicionais, como descontos concedidos após a emissão da nota original ou a inclusão de novos produtos ou serviços relacionados à transação original.

Porém, ela é autorizada em certas situações como variações de cotação da moeda em exportações. Por isso é importante verificar em quais ocasiões pode ser utilizada.

Nota Fiscal De Exportação 

Como o nome demonstra, este é um modelo de nota fiscal específico para documentar operações de exportações de mercadorias.

É essencial tanto para o exportador quanto para o importador, pois registra legalmente a transação internacional, facilitando o controle fiscal e aduaneiro.

Nela, devem conter informações sobre a mercadoria exportada, dados do exportador e do importador, além de outras informações requeridas pelo Fisco. Exemplos incluem país de destino, modalidade de transporte e regime aduaneiro utilizado.

Mdf-E – Manifesto De Documentos Fiscais Eletrônicos

O MDF-e é utilizado para agrupar várias notas fiscais em um único documento eletrônico, facilitando o acompanhamento do transporte das mercadorias e também a fiscalização.

Serve para regular as mercadorias levadas por transportadoras ou autônomos. Também é mais usado quando o transporte ocorre entre estados diferentes.

Quais Os Principais Erros Na Hora Da Emissão A Nota Fiscal?

Cometer erros na emissão das notas fiscais pode trazer sérios problemas para a empresa. Isso porque qualquer informação equivocada pode resultar na tributação inadequada das operações, para mais ou para menos.

Quando uma operação é tributada a mais, a empresa gasta recursos desnecessários. Mas, quando a tributação é para menos, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal.

Por isso, é importante que o empresário conheça os erros mais comuns e fique atento para evitar cometê-los.

Um erro comum é a emissão equivocada de um certificado digital. Existem diversos tipos de certificado, cada um com a sua indicação. Antes de tirar o certificado da empresa, consulte um contador!

Outro erro comum é a emissão de uma única nota fiscal que englobe todos os serviços prestados ou produtos vendidos em um determinado período. As notas devem ser geradas individualmente para cada cliente.

Quais Os Benefícios Da Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento que traz benefícios para as empresas, o consumidor, o governo e a economia.

Para o consumidor, ela serve como um registro de compra, comprovando o pagamento e garantindo os seus direitos.

Já para a empresa, ela permite o maior controle sobre o fluxo de caixa, análises, balanços e impostos.

Por fim, para o governo, a nota fiscal é fundamental como base para a tributação e recolhimento de impostos que incidem sobre cada uma das operações realizadas.

E isso traz benefícios também para a economia, pois quando as empresas cumprem com suas obrigações tributárias. Isso indica que o país está conseguindo a arrecadação necessária.

Redução De Custos E Uso De Recursos

Com a emissão de forma eletrônica da nota fiscal, conseguimos a automação de processos, eliminando a necessidade de impressão e envio de documentos físicos.

Essa transição para o meio eletrônico não apenas reduz os custos associados à aquisição de papel, tintas e impressão, mas também minimiza o impacto ambiental ao evitar o consumo de recursos naturais e a geração de resíduos.

Além disso, ela permite a validação automática dos dados, o que diminui a necessidade de retrabalho.

Mais Segurança E Confiabilidade

Os dados são transmitidos e armazenados de forma eletrônica e assinada digitalmente, utilizando criptografia avançada para proteger as informações sensíveis.

Nesse sentido, garante a autenticidade e a integridade dos dados, além de facilitar a rastreabilidade dos documentos.

Isso torna o processo mais transparente e confiável para todas as partes envolvidas e as chances de fraude são reduzidas significativamente.

Mais Agilidade Nos Processos

Junto à utilização de um sistema para emissão de modelo de nota fiscal, há a automação de processos. Ela gera mais agilidade na emissão, validação e envio de documentos fiscais.

Essa automação permite que as tarefas sejam realizadas de forma mais rápida e precisa, reduzindo significativamente o tempo necessário para completar cada etapa do processo.

Com isso você pode evitar atrasos e erros de emissões de notas, e melhorar a eficiência dos processos.

Otimização Em Outras Obrigações Fiscais

Também pode ajudar a otimizar outras obrigações fiscais, como a declaração de impostos e a emissão de relatórios fiscais.

Isso porque os dados já estão disponíveis eletronicamente, o que facilita a geração de relatórios e a validação de informações.

Além disso, a utilização da NF-e pode reduzir significativamente o tempo necessário para o preenchimento de formulários fiscais, uma vez que as informações estão pré-preenchidas no sistema.

Quais Os Requisitos Para Emissão De NF-e?

Veja aqui quais os requisitos que uma empresa precisa preencher para emitir uma Nota Fiscal eletrônica.

Credenciamento Junto À SEFAZ

Primeiramente é necessário realizar o cadastro de emissor no Sistema de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (SEFAZ) do estado em que está localizado.

Certificação Digital

O emissor também precisará de uma Certificação Digital para fazer a assinatura do documento, garantindo a validade e autenticidade da Nota Fiscal.

Para isso é preciso adquirir uma certificação digital em uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Software Emissor

Para realizar a emissão de um modelo de nota fiscal de forma eletrônica, é preciso de um software emissor. É nele que você irá gerar, assinar digitalmente e transmitir para a SEFAZ.

Um bom sistema de gestão pode te auxiliar não só na emissão, como também no preenchimento dos dados da nota.

Preenchimento Correto Dos Dados

Ter acesso aos dados corretos necessários para o preenchimento dos dados da Nota Fiscal. 

Eles incluem dados do destinatário, do emitente e da transportadora, além do valor total da nota (incluindo impostos), dentre outros dados dependendo do modelo de nota fiscal.

Gestão De Informação Mais Eficaz

A emissão de um modelo de nota fiscal envolve uma grande quantidade de dados, como informações do cliente, do emissor, dos produtos, empresa transportadora, valores, dentre outros.

Então, para garantir o preenchimento correto, é necessário ter uma boa gestão de informações.

Além disso, é importante que os dados estejam disponíveis para o software emissor de maneira organizada e de fácil acesso.

Assim, é possível garantir que as notas fiscais eletrônicas sejam emitidas corretamente e dentro do prazo.

Quais As Vantagens Da Emissão Da Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) se tornou um marco na gestão fiscal brasileira, substituindo gradativamente as notas fiscais em papel.

Essa mudança, impulsionada pela Secretaria da Fazenda Nacional (SEFAZ), oferece diversos benefícios para empresas, consumidores e o governo.

Para os negócios

• Redução de custos: elimina gastos com impressão, armazenamento e transporte de documentos físicos. Estima-se que a economia possa chegar a 80%;
• Agilidade e praticidade: a emissão e o gerenciamento da NF-e são realizados online, simplificando e agilizando os processos fiscais;
• Maior segurança: possui mecanismos de segurança que garantem a autenticidade e a integridade do documento, reduzindo fraudes e sonegação fiscal;
• Melhoria na gestão fiscal: facilita o controle das obrigações fiscais, como a apuração de impostos e a entrega de declarações;
• Competitividade: a adoção da NF-e demonstra modernidade e profissionalismo, aumentando a competitividade da empresa no mercado;
• Integração com sistemas de gestão: a NF-e pode ser facilmente integrada com outros sistemas da empresa, como ERP e softwares de contabilidade.

Vantagens para os consumidores

• Maior segurança: a NF-e garante a autenticidade da compra e facilita a consulta de informações sobre o produto ou serviço;
• Agilidade na consulta de informações: a nota pode ser consultada online a qualquer momento, facilitando a troca de produtos e a defesa dos direitos do consumidor;
• Participação em sorteios e promoções: pode ser utilizada para participar de sorteios e promoções oferecidas pelas empresas;

Benefícios para o governo

• Combate à sonegação fiscal: dificulta a sonegação fiscal, pois permite o acompanhamento em tempo real das operações de venda;
• Aumento da arrecadação de impostos: contribui para o aumento da arrecadação de impostos, o que beneficia toda a sociedade;
• Maior eficiência na gestão fiscal: facilita a fiscalização e o controle das atividades econômicas, tornando a gestão fiscal mais eficiente;
• Modernização da administração pública: a NF-e contribui para a modernização da administração pública, tornando-a mais transparente e eficiente.

Como Simplificar A Emissão De Nota Fiscal?

A melhor forma de simplificar a emissão de um modelo de nota fiscal é por meio de sistema que possua a função de emitir notas fiscais, como o da WebMais.

Ao utilizar um sistema específico para essa finalidade, você pode usufruir de benefícios adicionais.

Um dos principais é a integração com outras ferramentas contábeis e de gestão financeira. Isso proporciona uma visão abrangente e integrada das operações da sua empresa.

A partir do ERP da WebMais, você consegue de forma automatizada gerar o documento com todas as informações que já constam no sistema. Dessa forma, te auxiliamos a evitar erros no preenchimento.

Isso não só simplifica o processo, mas também agiliza as atividades administrativas.

Isso porque libera tempo para que você foque em outras áreas importantes do seu negócio, como estratégias de crescimento e atendimento ao cliente.

Conclusão

Como vimos no texto, existe mais de um modelo de nota fiscal e cada um tem suas próprias características e finalidades.

Mesmo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) sendo a mais utilizada, ainda é preciso entender qual é a melhor opção para a sua empresa.

Você também aprendeu que para a emissão de um modelo de nota fiscal é preciso seguir alguns passos.

Mas, principalmente, é preciso ter dados do cliente, emissor, produto, dentre outros de forma precisa para o preenchimento.

E que com um sistema de gestão que possua um emissor de notas fiscais integrado, você tem maior garantia sobre a fidelidade dos dados, diminuindo a chance de erro em um documento tão importante.

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