Conheça Os Tipos De Processo De Cobrança E Saiba Quando Fazer

As empresas enfrentam inúmeros desafios atualmente e alguns deles se agravam em momentos de crise ou de recessão da economia. Um deles é a realização do processo de cobrança.

Assim como vender mais, ou até mesmo manter as vendas, é preciso ficar de olho nas cobranças. Isso porque nesses momentos a tendência da inadimplência é aumentar.

Esse é um processo natural da economia. Afinal, enquanto passam por dificuldades financeiras, os consumidores acabam retendo algumas contas que não conseguem quitar. Com algumas empresas não é diferente.

Para lidar com esse cenário, é preciso tomar alguns cuidados, controlando e organizando suas contas a receber e adotando processos de cobrança organizados. Mas, muitas vezes, colocar em prática essas atitudes pode ser um pouco desafiador.

Por isso, auxiliaremos você com dicas práticas sobre esse assunto. Vamos lá?

Mas antes, enfrente os desafios da economia com sucesso! Experimente o ERP da WebMais e simplifique os processos de cobrança, com automatização de lembretes, gestão de contas a receber, histórico de transações, relatórios e muito mais!

O Que É Processo De Cobrança?

Os processos de cobrança são um conjunto de ações tomadas para recuperar valores financeiros devidos por parte de clientes ou devedores.

Sendo assim, pode variar significativamente dependendo da natureza da dívida, das leis locais e das políticas da empresa ou do credor.

Por isso a ação de cobrança é dividida em várias fases, sendo as primeiras delas, as preferenciais para toda empresa. Vamos conhecê-las.

Cobrança Amigável

Essa é a primeira etapa dos processos de cobrança, na qual a empresa ou o credor tenta entrar em contato com o devedor de forma amigável. Geralmente, por meio de telefonemas, mensagens, e-mails ou cartas.

O objetivo aqui é lembrar o devedor sobre a dívida e incentivar o pagamento voluntário.

Então, imagine que uma empresa de cartão de crédito liga para um cliente que não fez o pagamento mínimo da fatura há dois meses. Nesse caso, o lembra educadamente sobre a dívida, solicitando o pagamento.

Resolução De Conflitos

Nos seus processos de cobrança você pode se deparar com o devedor expressando preocupações. A empresa pode e deve tentar resolver qualquer disputa ou mal-entendido que possa ter levado à falta de pagamento.

Esse tipo de ação pode envolver negociações e discussões para encontrar uma solução mutuamente satisfatória.

Tentativa De Acordo

Nesta fase dos processos de cobrança, as partes envolvidas podem tentar chegar a um acordo formal para o pagamento da dívida.

Nesse caso, engloba a definição de um plano de pagamento, descontos ou outras condições especiais para liquidar a dívida.

Dívidas Pendentes

Caso o devedor não coopere ou não seja possível chegar a um acordo amigável em seus processos de cobrança, a dívida continua pendente. Nesse caso, pode ser registrada nos sistemas de crédito, afetando a classificação de crédito dele.

Juizado Especial Cível

Existe um tribunal conhecido como Juizado Especial Cível (também chamado de Juizado de Pequenas Causas). Ele lida com disputas de menor valor envolvendo dívidas e outros assuntos civis.

As partes podem recorrer a esses tribunais para buscar uma solução legal para a cobrança de dívidas quando as outras fases de ação de cobrança não obtiverem sucesso.

Processo Judicial

Se todas as tentativas incluídas nos processos de cobrança amigável e negociação falharem, o credor pode entrar com uma ação judicial para recuperar a dívida.

Nesse caso, um tribunal considerará o caso e emitirá uma decisão legal que pode incluir uma ordem de pagamento, penhora de bens ou outros meios para recuperar a dívida.

Tipos De Ação De Cobrança

Os processos de cobrança envolvem diversas ações, cada uma com sua abordagem central e objetivos específicos para recuperar dívidas ou resolver disputas financeiras de maneira eficaz.

A escolha do método dependerá das circunstâncias e das políticas da empresa. Então, apresentaremos os principais tipos de ação de cobrança para você avaliar e optar pela melhor para cada caso.

Cobrança Administrativa

A cobrança administrativa está relacionada à comunicação direta entre o credor e o devedor. O cerne dessa abordagem é resolver a dívida por meio de lembretes amigáveis, faturas e negociações diretas antes de recorrer a medidas mais formais.

Na prática, uma distribuidora de bebidas pode enviar lembretes de pagamento e faturas vencidas por meio de sua equipe de atendimento ao cliente para clientes com dívidas pendentes.

Eles devem tentar resolver a situação de forma amigável antes de recorrer a medidas mais rigorosas.

Cobrança Extrajudicial

Nos processos de cobrança, o tipo extrajudicial se concentra na utilização de agências ou empresas especializadas em cobrança para atuar como intermediárias entre o credor e o devedor.

O objetivo é usar a expertise dessas agências para negociar, persuadir e recuperar dívidas sem a necessidade de ações judiciais.

Por exemplo, uma indústria de alimentos fornece produtos a um restaurante, e o estabelecimento acumula uma dívida considerável.

A empresa de alimentos contrata uma agência de cobrança para entrar em contato com o restaurante em nome deles e tentar recuperar a dívida sem a necessidade de ação judicial.

Cobrança Judicial

Quando falamos em cobrança judicial, trata-se da etapa mais formal entre os processos de cobrança. Isso envolve a apresentação de uma ação legal contra o devedor perante um tribunal.

O foco é recorrer ao sistema judicial para obter uma ordem jurídica que obrigue o devedor a pagar a dívida. Essa ordem pode incluir medidas como penhora de bens.

Vamos exemplificar. Após várias tentativas de ação de cobrança amigável sem sucesso, uma distribuidora de alimentos entra com um processo judicial contra um cliente que não pagou suas faturas. Um tribunal decide o resultado e emite uma ordem de pagamento.

Ação De Cobrança Digital

Quando falamos nos processos de cobrança, há a possibilidade de fazê-los de forma digital, utilizando tecnologias como e-mails, mensagens de texto e plataformas online. Elas agilizam a comunicação com os devedores e oferecem opções de pagamento eletrônico.

Nessa abordagem, o compromisso é aproveitar a conveniência da tecnologia para facilitar o processo de pagamento.

Ou seja, uma indústria de alimentos pode usar ferramentas digitais atuais, como e-mails e mensagens automatizadas, para lembrar os clientes sobre faturas em atraso.

Elas também permitem oferecer opções de pagamento online conveniente.

Processo De Cobrança Via Negativação

A ação de cobrança via negativação é a inclusão da dívida não paga nos registros de agências de crédito, o que pode prejudicar o histórico de crédito do devedor.

Nesse sentido, visa motivar o devedor a pagar a dívida para evitar impactos negativos em sua capacidade de obter crédito no futuro. Um bom exemplo é quando o inadimplente é registrado no Serasa ou em outras instituições desse tipo.

Ação De Recuperação De Dívidas

Por fim, a ação de recuperação de dívidas é ter um departamento ou equipe dedicada exclusivamente à tarefa de entrar em contato com devedores e acompanhar ativamente o pagamento de dívidas em atraso.

No dia a dia, essa abordagem é focada na recuperação de dívidas como parte central das operações da empresa.

Assim, ela pode ter um departamento interno dedicado à recuperação de dívidas, trabalhando para entrar em contato com inadimplentes e garantir que as faturas em atraso sejam pagas.

A importância do controle no processo de cobrança

É fundamental que você tenha um controle rígido das suas contas a receber, para então desenvolver e manter processos de cobrança efetivos.

Conhecer a previsão dos recebimentos é tarefa importante para manter o controle de caixa, e para a empresa realizar ações de cobrança de forma eficiente.

Assim, podemos evitar  atrasos na entrada dos recursos financeiros. Dessa forma, podemos sugerir que os gestores dispensem uma atenção especial quanto ao controle das finanças.

Evitam, assim, que uma má organização do departamento financeiro influencie negativamente nos processos de cobrança e recebimentos.

Para se obter um controle eficiente dos recebíveis é preciso que o departamento financeiro tenha um processo estruturado de lançamento de vendas e receitas.

O controle desse processo se torna muito mais rápido e fácil quando a empresa pode contar com um sistema de gestão que integre todos os setores.

Efeitos de um mal controle de cobranças

Sabemos que a inadimplência é um grande desafio para todos os tipos de empresas, sejam elas grandes ou pequenas, e pode afetar profundamente a saúde financeira.

Por isso você precisa, além de traçar metas para receber os pagamentos em atraso, evitar ao máximo que esse tipo de situação ocorra.

Uma gestão de cobranças feita de forma incorreta ou equivocada, pode trazer sérios problemas para a sua empresa.

Isso afeta principalmente a sua lucratividade, o faturamento e todo o seu planejamento financeiro. Isso porque não é possível saber quando terá o valor de volta.

Além disso, o relacionamento com o seu cliente pode ficar seriamente abalado, principalmente se não forem utilizadas boas práticas de ação de cobrança. Caso contrário, além do dinheiro, você pode perder o cliente.

Como estruturar e controlar o processo de cobrança?

O controle dos processos de cobrança é imprescindível para todas as empresas, independente do tamanho e do segmento de atuação.

Se o seu negócio trabalha com receita recorrente, esse controle se torna ainda mais importante, pois afeta todo o fluxo de caixa e a rentabilidade do seu negócio.

As empresas têm diferentes necessidades e formas de organizar seus processos internos. Quando o assunto é crédito e cobrança não é diferente.

Porém, mesmo com mercados e modelos de negócio diferentes, é possível tomar cuidados em comum para evitar perdas e diminuir a incidência de inadimplência entre seus clientes.

Todos sabemos que cobrar é difícil e ser cobrado é desagradável. Por isso, é essencial que as empresas estruturem processos de cobrança organizados, minimizando assim qualquer mal-estar para com o cliente e mantendo a eficiência do processo.

Vamos conferir algumas dicas práticas para atingir esse objetivo, divididas em duas etapas.

Pré-cobrança

Na etapa de prevenção dos seus processos de cobrança, use as seguintes técnicas:

1. Prevenção: antes mesmo de precisar realizar uma ação de cobrança, opte por tomar medidas preventivas, realizando uma análise eficaz de crédito do cliente. Essa etapa ajuda a antecipar possíveis “maus pagadores”, concedendo crédito e condições de pagamento aos clientes conforme sua capacidade de quitação. 
2. Controle das contas a receber: para os processos de cobrança funcionarem bem é necessário conhecer e controlar suas contas a receber. Dessa forma, mantenha um processo claro e organizado de faturamento, registrando as informações de receitas futuras de forma eficaz e enviando as cobranças para o cliente com antecedência, garantindo assim sua programação de pagamento e evitando esquecimentos.  
3. Monitoramento do departamento financeiro: antes de ter que realizar efetivamente a ação de cobrança, é preciso que o gestor monitore o processo e acompanhe as contas bancárias para conferir a baixa ou não dos pagamentos no vencimento. 
4. Tenha um processo para cada meio de pagamento: existem muitas formas de pagamento e não adianta querer trabalhar apenas com cheques e dinheiro se a grande parte dos seus clientes utilizam cartão, por exemplo. É sempre útil diversificar essa opção, mas você precisa definir as regras para cada uma delas.

Cobrança

Na hora de fazer a ação de cobrança, considere:

1. Oficialize o processo: disponha de um manual de cobrança. Determine nesse material como seus colaboradores devem agir e qual o plano de ação em caso de atrasos no pagamento. É importante ser sensível e manter o bom senso, efetuando cobranças regulares e efetivas, sem irritar ou ofender seu cliente.
2. Não demore a cobrar: parte da importância de ter o processo de contas a receber organizado é poder agir rápido e ser eficiente na cobrança. Muitos clientes deixam de realizar pagamentos por esquecimento ou falta de organização. Portanto, uma ação rápida no momento da cobrança pode ser benéfica para ambas as partes.
3. Registre todo o processo: é importante registrar todos os contatos e retorno do cliente. Alimentar uma planilha ou software com os dados e descritivo dos processos de cobrança, evitando assim qualquer mal-entendido interno ou com o próprio cliente.
4. Esteja disposto a negociar: já preveja no Manual de Cobrança algumas opções de negociações iniciais. Receber de forma mais parcelada ou em condições mais leves é melhor do que não receber nada. Por isso é importante manter-se disposto a negociar com clientes que passam por dificuldades financeiras, mas têm interesse e intenção de realizar os pagamentos assim que der.

Dicas extras

Existem ainda alguns cuidados que você deve tomar nos seus processos de cobrança, que influenciam tanto no seu fluxo de caixa como na sua maneira de contas a receber. São eles:

• descontos: algumas empresas optam por oferecer descontos progressivos, para incentivar o pagamento antecipado. Essa pode ser uma boa prática, mas deve estar contemplada no planejamento financeiro do seu negócio;
• taxas e custos de cobrança: todas empresas possuem custos atrelados a emissão de boletos e também ao uso do cartão de crédito ou débito, certo? Essas tarifas podem parecer pequenas, mas acumuladas podem interferir em seu caixa. Ainda, esse dinheiro pode levar até 30 dias para cair na sua conta, porém o cartão é garantia de recebimento.

Como utilizar uma régua de cobrança

A régua de cobrança é uma grande aliada para te ajudar no controle dos processos de cobrança, bem como da inadimplência. Com ela, você consegue mapear e documentar todos os passos a serem tomados na ação de cobrança ao recebimento.

Por exemplo, digamos que você estabeleceu um sistema de lembretes de pagamento via e-mail para o seu cliente e mesmo assim não teve o resultado esperado.

Por meio da régua de cobrança, é possível planejar o próximo passo, de forma que a técnica se torne cada vez mais objetiva e eficiente para solucionar o problema.

Ela pode, e deve, ser aplicada em qualquer tipo de negócio, independente do porte.

Seu uso tem muitos benefícios, como acompanhar de perto a evolução de cada cobrança até que o problema seja solucionado, garantindo que a sua empresa não sofra com prejuízos.

Como a Webmais auxilia sua empresa no controle do processo de cobrança

Os processos de cobrança são trabalhosos, e dependendo do tamanho da sua empresa, pode levar bastante tempo, exigindo, muitas vezes, colaboradores exclusivos para a função.

Para deixá-los mais ágeis, você pode contar com ferramentas que automatizam algumas tarefas, como o sistema ERP WebMais.

Com ele, você pode automatizar o envio de lembretes de cobranças por e-mail, antes e depois do vencimento, recebendo inclusive a confirmação de leitura.

Além disso, conta com relatórios que apresentam quem são os seus maiores devedores e a possibilidade de bloquear a venda a determinado cliente que esteja inadimplente com o seu negócio.

Com uma comunicação assertiva e processos de cobrança bem estruturados, temos certeza de que você e seus clientes manterão um relacionamento profissional mais saudável e rentável possível.

Conclusão

Os processos de cobrança são indispensáveis nas operações financeiras de qualquer empresa.

Hoje em dia, a capacidade de gerenciar contas a receber e lidar com a inadimplência é crucial para a saúde financeira e o sucesso de longo prazo.

Como é uma tarefa que exige organização, comunicação eficaz e, muitas vezes, a capacidade de negociar acordos, é preciso seguir as dicas dadas neste artigo para obter bons resultados.

Ter um sistema ERP, como o WebMais, pode simplificar esses processos de cobrança, automatizando tarefas, fornecendo insights e ajudando a manter o controle das finanças.

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