Optante Simples: o que é e como consultar

Ser optante pelo Simples Nacional é uma forma prática e vantajosa de reduzir a carga tributária e simplificar o controle fiscal da sua empresa.

Esse regime é ideal para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que buscam agilidade na gestão financeira e menor burocracia.

Neste guia completo, você vai entender o que é uma empresa optante pelo Simples, quais são os benefícios, critérios de enquadramento e como consultar sua situação.

O que é uma empresa optante do Simples?

Uma empresa optante do Simples é aquela que escolhe participar do regime tributário simplificado criado pela Lei Complementar nº 123/2006. Esse sistema foi desenvolvido para facilitar o pagamento de impostos e reduzir a burocracia para micro e pequenas empresas.

Nesse modelo, os tributos federais, estaduais e municipais são reunidos em uma única guia, chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). 

Assim, o empreendedor paga todos os impostos de forma unificada, com menos etapas e menor risco de erros fiscais.

Além disso, ser optante do Simples ajuda a manter a empresa em conformidade com a legislação, tornando a gestão tributária mais prática e eficiente. Por isso, esse regime é um dos mais escolhidos por quem busca economia, simplicidade e regularidade fiscal.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado criado pela Lei Complementar nº 123/2006 para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Ele foi desenvolvido para reduzir a burocracia e facilitar o pagamento de impostos para quem é optante do Simples.

Nesse modelo, o empresário paga até oito tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Assim, a empresa centraliza suas obrigações e mantém uma rotina contábil mais organizada.

Além disso, o Simples Nacional incentiva a formalização e o crescimento dos pequenos negócios, permitindo que empreendedores mantenham suas atividades em conformidade fiscal e com custos reduzidos.

Quais são os benefícios do Simples Nacional?

O Simples Nacional oferece diversas vantagens para quem é optante do Simples, tornando a gestão tributária mais prática e menos burocrática. 

Esse regime foi criado para simplificar o pagamento de impostos, reduzir custos e estimular o crescimento das micro e pequenas empresas.

Além disso, o Simples facilita a formalização de negócios e amplia o acesso a benefícios fiscais e competitivos no mercado. Veja os principais:

Pagamento de impostos em guia única

As empresas optantes pelo Simples recolhem até oito tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Assim, o controle financeiro é mais simples e os riscos de atraso são reduzidos.

Redução no valor dos impostos

Em comparação com outros regimes, como Lucro Presumido e Lucro Real, o Simples possui alíquotas menores e progressivas conforme o faturamento. Isso permite que empresas menores paguem proporcionalmente menos tributos.

Menos obrigações fiscais

As obrigações acessórias são reduzidas. Dessa forma, o optante do Simples entrega menos declarações e mantém uma contabilidade mais enxuta, reduzindo custos administrativos.

Redução de encargos na folha de pagamento

Empresas enquadradas no Simples, em muitos casos, ficam isentas da Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) sobre a folha. Por isso, o regime incentiva contratações formais e ajuda a equilibrar o custo trabalhista.

Simplicidade na contabilidade

O regime unifica os cálculos tributários e elimina a necessidade de apurar cada imposto individualmente. Assim, a gestão contábil se torna mais ágil e menos propensa a erros.

Acesso facilitado a crédito

Por estar em situação fiscal regular, a empresa optante do Simples tem mais facilidade para obter financiamentos e crédito bancário, com condições diferenciadas.

Vantagens nas licitações públicas

Empresas optantes do Simples têm preferência em processos de licitação, ampliando oportunidades de negócios com o governo.

Incentivo à exportação

As receitas de exportação não entram no limite de faturamento anual, estimulando as pequenas empresas a expandirem seus mercados para o exterior.

Benefícios previdenciários

A contribuição unificada do Simples inclui o INSS, permitindo que sócios e administradores tenham acesso a aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade.

Por fim, o optante do Simples ganha mais tempo para focar na operação e crescimento da empresa, sem perder a conformidade com a legislação tributária.

Quais são os critérios para ser optante pelo Simples Nacional?

Para ser optante do Simples Nacional, a empresa precisa atender a critérios relacionados ao faturamento, tipo de atividade, estrutura societária e regularidade fiscal.

Esse regime é exclusivo para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que desejam simplificar a gestão tributária e reduzir a carga de impostos.

Receita bruta

O limite de faturamento anual é de até R$ 4,8 milhões.

• Microempresa (ME): até R$ 360 mil por ano.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões por ano.

Além disso, empresas que exportam podem faturar até R$ 4,8 milhões adicionais no mercado externo. Assim, é possível crescer sem sair do regime.

Atividade permitida

A empresa precisa exercer atividades econômicas permitidas pela legislação do Simples, conforme o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

Alguns setores, como instituições financeiras e locação de mão de obra, são vedados.

Estrutura societária

O CNPJ não pode ter outra pessoa jurídica como sócia.

Além disso, nenhum sócio pode residir no exterior nem participar de outra empresa como titular.

Porte da empresa

O Simples Nacional é destinado exclusivamente a micro e pequenas empresas.

Negócios de médio ou grande porte devem optar por outros regimes tributários, como Lucro Presumido ou Lucro Real.

Regularidade fiscal

Para ser optante do Simples, a empresa deve estar em dia com o INSS e com as Fazendas Públicas Federal, Estadual e Municipal.

Assim, mantém a conformidade exigida pela Receita Federal.

Outros requisitos

• Natureza jurídica: deve ser sociedade empresária, sociedade simples ou empresário individual.
• Capital social: não pode haver participação em outra empresa.
• CNAE válido: a atividade precisa constar entre as permitidas no portal oficial do Simples Nacional.

Como saber se a empresa pode optar

O empreendedor pode verificar a elegibilidade no Portal do Simples Nacional.

Por fim, a opção pode ser feita no momento da abertura da empresa ou anualmente, no início de cada exercício fiscal.

Quais são as desvantagens do Simples Nacional?

Embora o Simples Nacional traga benefícios significativos, o regime também apresenta limitações que o optante do Simples deve avaliar antes de aderir. 

Em alguns casos, ele pode não ser a opção mais vantajosa, especialmente para empresas com margens de lucro elevadas ou com operações complexas.

Limite de faturamento anual

O teto de faturamento do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões por ano. Se a empresa ultrapassar esse limite, é obrigada a migrar para outro regime, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real, que possuem alíquotas maiores e processos mais complexos.

Além disso, alguns estados aplicam sublimites menores para ICMS e ISS, o que pode obrigar a empresa a recolher parte dos tributos fora do regime simplificado.

Impossibilidade de aproveitar créditos de impostos

As empresas optantes do Simples não podem recuperar créditos de ICMS, IPI, PIS e Cofins.

Por isso, negócios que compram insumos de outras empresas ou vendem para grandes organizações podem perder competitividade, já que seus clientes deixam de aproveitar esses créditos.

Restrições de atividades econômicas

Nem todas as atividades podem participar do Simples Nacional.

Setores como instituições financeiras, corretoras de valores e empresas de segurança privada são vedados.

Além disso, alguns serviços com alta lucratividade podem ter alíquotas mais elevadas, tornando o Lucro Presumido mais vantajoso.

Carga tributária variável

Em determinadas situações, o optante do Simples pode pagar mais impostos do que em outros regimes.

Como as alíquotas são progressivas e aumentam conforme o faturamento, empresas com alta receita e margem de lucro podem ser impactadas por uma carga tributária maior.

Obrigações contábeis mantidas

Apesar da simplificação, o Simples Nacional não dispensa a contabilidade regular.

O empresário ainda deve emitir notas fiscais, controlar receitas e despesas e entregar declarações obrigatórias, como a DEFIS e o PGDAS-D.

Limite nas exportações

As exportações seguem o mesmo limite de faturamento anual do regime, o que pode restringir a expansão de empresas que buscam novos mercados.

Por fim, o optante do Simples precisa avaliar cuidadosamente os impactos tributários e operacionais antes de optar pelo regime. Assim, evita surpresas fiscais e garante que a escolha beneficie realmente o negócio.

Quais empresas não podem optar pelo Simples Nacional?

Nem todas as empresas podem ser optantes do Simples Nacional.

A legislação define restrições relacionadas ao faturamento, à estrutura societária e ao tipo de atividade econômica.

Empresas que não atendem a esses critérios devem adotar outros regimes tributários, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real.

Restrições por faturamento

O limite de receita bruta anual é de R$ 4,8 milhões.

Negócios que ultrapassam esse valor não podem permanecer como optantes do Simples e precisam migrar para outro regime.

Além disso, empresas que excedem o limite de faturamento proporcional no primeiro ano de atividade também ficam impedidas de optar pelo Simples.

Restrições societárias

A legislação veda a adesão ao Simples Nacional em situações específicas, como:

• Quando outra pessoa jurídica é sócia da empresa;
• Quando há sócio residente no exterior;
• Quando o mesmo sócio participa de outra empresa e, somadas, as receitas brutas ultrapassam o teto de R$ 4,8 milhões.

Essas restrições existem para garantir que somente micro e pequenas empresas se beneficiem do regime simplificado.

Restrições de atividade econômica

Empresas que exercem atividades financeiras ou de alto risco não podem ser optantes do Simples. Entre elas estão:

• Bancos, corretoras e cooperativas de crédito;
• Empresas de locação ou cessão de mão de obra;
• Fabricantes de cigarros, bebidas alcoólicas e combustíveis;
• Empresas de securitização ou factoring;
• Sociedades por ações (S.A.).

Além disso, cooperativas (exceto as de consumo) e filiais de empresas estrangeiras também estão impedidas de aderir ao regime.

Outras restrições fiscais

A empresa não pode ter dívidas ativas com o INSS ou com a Receita Federal.

Assim, manter a regularidade fiscal é essencial para garantir o direito de adesão e permanência no Simples Nacional.

Por fim, é fundamental contar com o apoio de um contador especializado, que poderá avaliar se a empresa cumpre todos os requisitos legais para ser optante do Simples.

Como saber se minha empresa é optante pelo Simples Nacional?

Saber se sua empresa é optante do Simples Nacional é simples e pode ser feito online. A consulta está disponível gratuitamente no site oficial da Receita Federal.

Basta acessar a página “Consulta Optantes pelo Simples Nacional”, inserir o CNPJ da empresa e clicar em “Consultar”.

Em poucos segundos, o sistema exibirá o status cadastral, informando se o negócio está ativo, excluído ou desenquadrado do regime.

Além disso, a consulta evidencia a data de opção e, se for o caso, o motivo da exclusão, ajudando a manter o controle tributário da empresa.

Por fim, é importante realizar essa verificação periodicamente para garantir que o optante Simples continue conforme as exigências legais e possa usufruir dos benefícios fiscais do regime.

Passo a passo para consultar se uma empresa é optante pelo Simples Nacional

Saber se o CNPJ é Optante Simples é rápido e gratuito. Veja o passo a passo e confirme o status em poucos minutos.

1. Primeiro, acesse o Portal do Simples Nacional: no menu, entre em Simples Serviços para abrir as opções.
2. Em seguida, clique em “Consulta Optantes”: a página de pesquisa será exibida para iniciar a verificação.
3. Depois, informe o CNPJ da empresa: digite somente números e confira se não há erros.
4. Resolva o CAPTCHA e selecione “Consultar”: o sistema processa os dados e retorna o resultado.
5. Analise o retorno do sistema: você verá Optante, Não optante ou Excluído/Desenquadrado.
6. Por fim, registre as informações principais: anote data de opção, eventuais exclusões e motivos.

Além disso, confirme se há indicação de MEI quando for o caso. Assim, você mantém o controle fiscal e evita surpresas.

O que verificar na consulta

• Status atual: Optante, Não optante ou Excluído.
• Datas relevantes: início da opção e períodos de exclusão.
• Observações: indicação de MEI e mensagens do sistema.

Boas práticas

Use sempre sites .gov.br para segurança. Faça a consulta periodicamente para manter o Optante Simples em dia.

Como se inscrever no Simples Nacional?

Para se tornar optante do Simples Nacional, a empresa precisa cumprir os requisitos legais e formalizar o pedido no portal da Receita Federal.

O processo é simples, totalmente digital e pode ser feito com conta Gov.br ou código de acesso.

Pré-requisitos para a inscrição

Antes de solicitar o enquadramento, verifique se sua empresa:

• Possui CNPJ ativo e está enquadrada como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).
• Tem inscrição municipal e estadual, quando exigida.
• Está em dia com as obrigações fiscais, sem débitos na Receita Federal, nos Estados ou Municípios.

Além disso, é importante confirmar se a atividade econômica (CNAE) é permitida no regime.

Prazos para solicitar a adesão

Os prazos variam conforme o estágio da empresa:

• Empresas já em atividade: devem solicitar a opção até o último dia útil de janeiro. A adesão, se aprovada, vale para todo o ano-calendário.
• Empresas em início de atividade: têm 30 dias após a obtenção da última inscrição (municipal ou estadual) para solicitar a inclusão, desde que não ultrapasse 60 dias da abertura do CNPJ.

Se o pedido for aceito, o enquadramento é retroativo à data de abertura.

Passo a passo para se inscrever no Simples Nacional

O pedido pode ser feito de duas formas: pelo portal e-CAC ou pelo portal do Simples Nacional.

Acesso pelo portal e-CAC (Gov.br)

1. Acesse o portal e-CAC com a conta Gov.br do responsável pela empresa.
2. Selecione o CNPJ da empresa e, no menu, clique em “Simples Nacional” → “Opção” → “Solicitação de Opção pelo Simples Nacional”.
3. Siga as instruções e confirme o envio.

A Receita Federal analisará automaticamente se há pendências fiscais antes de aprovar a adesão.

Acesso pelo portal do Simples Nacional (código de acesso)

1. Entre no Portal do Simples Nacional e gere seu código de acesso com os dados do CNPJ, CPF do responsável legal e o recibo do último Imposto de Renda.
2. Em seguida, acesse novamente o portal e clique em “Solicitação de Opção pelo Simples Nacional”.
3. Conclua o processo e aguarde a validação da Receita Federal.

Como funciona o cálculo de impostos no Simples Nacional?

O cálculo dos impostos para quem é Optante Simples segue um modelo progressivo e cumulativo, baseado na receita bruta acumulada dos últimos 12 meses.

Esse formato garante que a carga tributária aumente proporcionalmente ao crescimento da empresa.

Além disso, o Simples Nacional unifica até oito tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de pagamento: o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Assim, o empresário reduz a burocracia e mantém o controle financeiro mais simples.

Etapas do cálculo do Simples Nacional

1. Calcular a Receita Bruta Total dos últimos 12 meses (RBT12)

A RBT12 representa o faturamento acumulado da empresa nos 12 meses anteriores.

Esse valor define em qual faixa da tabela do Simples Nacional o negócio se enquadra.

2. Identificar a alíquota nominal e a parcela a deduzir

Com o RBT12 calculado, é necessário consultar o anexo correspondente à atividade da empresa.

O Simples Nacional possui cinco anexos, cada um com faixas de faturamento e alíquotas específicas:

• Anexo I: Comércio.
• Anexo II: Indústria.
• Anexo III: Prestação de serviços em geral.
• Anexo IV: Serviços com incidência de INSS patronal.
• Anexo V: Atividades de maior rentabilidade, como consultoria e auditoria.

Cada faixa tem uma alíquota nominal (percentual base) e uma parcela a deduzir, que serão usadas no cálculo final.

3. Calcular a alíquota efetiva e o imposto devido

A alíquota efetiva representa o percentual real de tributação da empresa. Ela é obtida pela fórmula:

Alíquota efetiva = [(RBT12 × Alíquota nominal) – Parcela a deduzir] ÷ RBT12

Com o resultado, aplica-se a alíquota sobre o faturamento mensal para encontrar o valor total do imposto a ser pago no DAS.

Exemplo prático

Uma empresa do Anexo III com faturamento anual de R$ 360 mil paga uma alíquota efetiva de cerca de 6% sobre o faturamento.

No entanto, se o faturamento atingir R$ 4,8 milhões, essa taxa pode ultrapassar 30%, dependendo do anexo.

Dica importante

O cálculo do Optante Simples deve ser acompanhado mensalmente, pois o enquadramento pode mudar conforme o faturamento.

Por fim, contar com o apoio de um ERP integrado e contador especializado ajuda a evitar erros e garante o pagamento correto dos tributos.

Conheça as tabelas do Simples Nacional

As tabelas do Simples Nacional definem quanto o Optante Simples deve pagar de impostos conforme o tipo de atividade e o faturamento acumulado dos últimos 12 meses (RBT12).

As alíquotas são progressivas: à medida que a receita aumenta, a tributação também cresce.

Além disso, cada empresa é enquadrada em um anexo específico, conforme o setor de atuação.

Conhecer o anexo correto é essencial para calcular o imposto com precisão e evitar erros fiscais.

Anexo I – Comércio

Destinado às empresas que atuam na compra e venda de mercadorias.

Anexo II – Indústria

Voltado para empresas industriais e de manufatura.

Anexo III – Serviços

Inclui empresas de serviços gerais, como academias, escritórios de contabilidade, agências de turismo e laboratórios.

Anexo IV – Serviços com CPP separada

Aplica-se a atividades como limpeza, vigilância e construção civil, que recolhem a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) fora do Simples.

Anexo V – Serviços técnicos e de maior complexidade

Abrange atividades de consultoria, auditoria, tecnologia e engenharia.

A tributação depende do fator R, que compara a folha de pagamento com a receita bruta:

• Fator R ≥ 28%: tributação pelo Anexo III.
• Fator R < 28%: tributação pelo Anexo V.

As tabelas do Simples Nacional são atualizadas periodicamente pela Receita Federal.

Por isso, é essencial que o Optante Simples acompanhe as mudanças e utilize sempre as faixas e alíquotas mais recentes.

Além disso, contar com o apoio de um contador ou de um sistema ERP facilita o cálculo e garante que os impostos sejam pagos corretamente.

Qual o limite de faturamento do Simples Nacional?

O limite de faturamento anual é de R$ 4,8 milhões.

Se a empresa ultrapassar esse valor, deve migrar para outro regime tributário no ano seguinte.

Quais impostos estão incluídos no Simples Nacional?

O Simples Nacional reúne em uma única guia, chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), os principais impostos federais, estaduais e municipais.

Esse modelo simplifica a rotina fiscal e reduz custos operacionais para o Optante Simples.

Além disso, o pagamento centralizado evita atrasos e facilita o controle financeiro da empresa. Veja a seguir os tributos que fazem parte do regime:

Impostos e contribuições federais

Esses tributos representam a maioria das obrigações fiscais de uma empresa. Com o Simples Nacional, o recolhimento é feito unificadamente e simplificada.

Impostos estaduais e municipais

Esses tributos variam conforme a atividade e o anexo em que o Optante Simples está enquadrado.

Como funciona o pagamento

O valor total é calculado com base na receita bruta acumulada dos últimos 12 meses (RBT12).

A alíquota efetiva é determinada conforme o anexo do Simples que corresponde ao tipo de atividade.

Assim, o Optante Simples paga todos os impostos de uma só vez, por meio do DAS, até o dia 20 de cada mês.

Além disso, o sistema ajusta automaticamente a alíquota conforme o faturamento, garantindo progressividade e justiça tributária.

O que considerar antes de optar por esse regime?

Antes de escolher o Simples Nacional, analise fatores como:

• Número de funcionários;
• Faturamento anual;
• Atividade econômica;
• Margem de lucro.

Empresas com alta folha de pagamento ou faturamento próximo ao limite devem simular o impacto tributário antes de optar.

Como deixar de ser optante pelo Simples Nacional?

Uma empresa pode sair do regime por opção própria ou obrigatoriedade legal.

Os principais motivos são:

• Faturamento acima do permitido;
• Exercício de atividade não autorizada;
• Débitos com o INSS ou Receita Federal;
• Inclusão de pessoa jurídica como sócia.

O que é uma empresa não optante pelo Simples?

São empresas que aderem a outros regimes tributários, como Lucro Presumido ou Lucro Real.

Nesses casos, o recolhimento dos tributos é feito separadamente, com maior complexidade contábil.

Qual a diferença entre empresa optante e não optante?

A principal diferença está na forma de recolhimento de impostos.

Empresas optantes pagam tributos em guia única, enquanto as não optantes precisam calcular e recolher cada imposto individualmente.

Dúvidas mais comuns sobre optante Simples

MEI é optante do Simples?

Sim. O MEI é uma categoria dentro do Simples Nacional.

Qual é a diferença entre o Simples Nacional e o SIMEI?

O SIMEI é o sistema simplificado de recolhimento exclusivo para microempreendedores individuais.

Uma empresa pode ser excluída do Simples?

Sim, se deixar de cumprir os requisitos legais.

Quais as possibilidades de deixar o regime?

Por excesso de faturamento, atividade vedada ou dívidas tributárias.

Como obter o extrato do Simples Nacional?

Pelo portal da Receita Federal, na área “Consulta Optantes”.

Conclusão

Ser optante do Simples Nacional é uma decisão estratégica para quem busca simplicidade e economia fiscal.

No entanto, é essencial manter o cadastro atualizado e acompanhar o faturamento para não perder os benefícios.

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