Entenda O Que É Wms, Principais Vantagens E Funcionalidade

WMS (Warehouse Management System) é um Sistema de Gerenciamento de Armazém projetado para otimizar o controle de estoque por meio da automatização. Usa várias tecnologias para acompanhar o fluxo de produtos e fornecer relatórios atualizados e precisos sobre cada um.

O controle de estoque é fundamental para todas as empresas, em especial as distribuidoras. 

Isso porque, elas precisam assegurar que os pequenos e médios empresários terão acesso às mercadorias desejadas e nas quantidades certas para o seu negócio. É aí que entra o WMS.

Mas, por lidarem com um volume grande de produtos e uma variedade de itens, fazer uma gestão eficaz e livre de erros pode ser um desafio. Além disso, uma boa gestão de armazém pode ser o grande diferencial para uma distribuidora. 

O WMS é uma forma das distribuidoras superarem os obstáculos e fazerem o controle dos seus estoques de um jeito prático e simples.

Então, nesse post, você vai saber mais sobre esse software e entender como ele ajuda a otimizar a gestão de estoque. Vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o WMS e como ele pode ser útil para organizar e gerenciar o seu armazém.  

Depois de ler o artigo, aproveite para conhecer nosso WMS na prática. Experimente agora e entenda como a ferramenta vai transformar seu armazém – e os resultados da sua empresa.

Agora, vamos para a leitura!

O Que É WMS?

WMS (Warehouse Management System) é um Sistema de Gerenciamento de Armazém projetado para otimizar o controle de estoque por meio da automatização.  

Ele consegue fazer isso, pois utiliza diversas tecnologias diferentes para acompanhar o fluxo de produtos. Entre as mais comuns, podemos encontrar códigos de barras, redes locais sem fio e dispositivos móveis (smartphones, tablets, notebooks, etc).  

Após os dados serem lançados no sistema, o WMS faz a sincronização de todas as informações cadastradas. Então, os dados permitem o fornecimento de relatórios atualizados sobre o status das mercadorias. 

O software é extremamente útil para diminuir erros no recebimento de itens, armazenagem e envio para transporte. Isso porque, ele trabalha com dados em tempo real e contribui para a administração de processos, produtos e equipes.

Além disso, ele também serve para mitigar os custos com logística e evitar estoque parado.

Para Que Serve O WMS?

Como você sabe, a gestão de estoque inclui algumas atividades específicas de rotina. Elas incluem a organização dos materiais, gerenciamento da equipe e da produtividade, por exemplo.

Por isso, é preciso saber quais as principais funções de um WMS. Para resumir, elas têm relação direta com essas tarefas.

Então, é possível dizer que a principal função desse tipo de ferramenta é gerenciar toda essa gama de processos. Um bom exemplo é a separação de pedidos, que pode ser otimizada com o software.

Mas não é só isso. O sistema WMS também permite visualizar e analisar os níveis de produtividade da sua equipe. Além disso, gargalos são identificados com mais facilidade, agilizando o processo de produção e evitando o retrabalho.

Outra das finalidades do software inclui aplicar o fluxo de vendas na disposição de produtos no estoque. Assim, a empresa diminui a perda de itens por conta de prazos de validade e outras datas importantes.

Para finalizar, o WMS também possibilita melhor controle de inventário. Isso porque, por meio dele, o acompanhamento das entradas e saídas de itens é simplificado e a contagem de itens é otimizada.

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Como Funciona Um Software WMS?

O WMS é conectado a um banco de dados que armazena todas as informações sobre os produtos. Então, quantidade, dimensões, peso, preço, data de validade, fornecedor, lote e até o histórico de compras estão sempre em dia. 

Por conta disso, é possível registrar automaticamente toda e qualquer movimentação. Mas, para isso, é preciso usar tecnologias auxiliares, como scanners e leitores de códigos de barras.

Hoje em dia, uma alternativa interessante aos códigos de barras são as etiquetas RFID (Radio Frequency Identification). Elas permitem que os produtos sejam identificados à distância e podem ser reconhecidas até por tablets e smartphones.

Com essas tecnologias, o sistema WMS consegue, por exemplo:

• Registrar todas entradas e saídas de produtos no estoque;
• atualizar o inventário em tempo real e sem chances de erros;
• sugerir métodos de organização do estoque de acordo com as principais demandas da empresa;
• fornecer relatórios completos com dados sobre o status dos produtos e seu histórico de movimentações.

Quais as Principais Funcionalidades de Um Software WMS?

Até pouco tempo atrás, os softwares WMS eram mais rígidos, pois ofereciam poucas funções. 

No entanto, com o avanço da tecnologia, eles foram ganhando novos features e, hoje, oferecem uma série de funções que tornam o trabalho do gestor de estoque muito mais fácil. 

Conheça as principais!

Controle de Segurança de Mercadorias

A tecnologia RFID permite que o controle de mercadorias seja muito mais eficaz. Isso porque, com ela, os produtos podem ser monitorados de forma remota.

Integração com ERP

A maioria dos sistemas WMS pode ser integrada com ERPs e sistemas de gerenciamento de negócios. 

A principal vantagem dessa função é a sincronização dos dados de ambas as ferramentas. Assim, ela pode incluir informações sobre contabilidade de estoque e faturamento.

Mapeamento Por Picking

O picking é como se chama o processo de separação dos produtos dentro do seu estoque. Ele é muito importante para o sucesso do seu controle de estoque e para a eficiência na entrega dos pedidos aos clientes.

Então, o WMS entra como responsável pela gestão eficiente do picking. Mas, para isso, ele compara o número de pedidos com os itens em estoque.

Esse choque de dados vai resultar em formas mais eficientes de reabastecer os produtos do armazém. Além disso, a movimentação de itens também é otimizada, principalmente na hora da separação.

Análise Da Curva ABC

O ERP WebMais aplica as regras da curva ABC para que o seu estoque seja organizado de forma inteligente, facilitando o fluxo de materiais e acelerando os carregamentos.

Basicamente, com o relatório de curva ABC, você entende quais produtos são mais vendidos e somam a maior parte do seu faturamento. 

Eles podem ser colocados próximo das docas de carregamento, enquanto os produtos que tem menor saída devem ficar em um local mais distante.

Mas é claro que essa organização não é apenas física. Antes de tudo, ela é estruturada no Sistema ERP. Nele, um mapa do armazém é desenhado para facilitar a organização.

Com os itens mapeados e organizados de forma inteligente, o WMS permite gerenciar as entradas e saídas e as movimentações internas. O resultado será o rastreamento completo dos produtos.

Geração de Relatórios

O WMS pode gerar relatórios completos sobre o estoque em poucos segundos. Além disso, em casos de integração com ERPs, eles podem trazer inclusive informações sobre outras áreas da empresa.

Assim, fica muito mais fácil ter uma visão mais ampla e analítica sobre as operações. Esses dados permitem que a gestão tome decisões mais inteligentes e estratégicas.

Integração Com Outras Áreas

O WMS pode ser acessado remotamente por computadores ou dispositivos móveis. Dessa forma, gestores de outras áreas da empresa que não estão diretamente ligadas à gestão de estoque conseguem ter acesso às informações de inventário. 

Um bom exemplo é o setor de compras. Mais uma vez, o WMS facilita o acesso a dados valiosos e permite a tomada de decisões mais assertivas.

Transferência Entre Estoques

Caso a empresa tenha mais de um estoque, é possível fazer a integração de todos eles usando um sistema WMS. Assim a gestão terá mais controle sobre o armazém.

Como o WMS Pode Auxiliar Nos Negócios?

Já sabe o que é o sistema WMS e qual sua finalidade? Então, é hora de entender como ele vai facilitar a gestão da sua empresa.

Para começar, vamos relembrar que os dados sobre recebimento, armazenagem e saída de mercadorias ficam armazenados no sistema. Além disso, com o WMS rodando, as tarefas serão executadas de forma automatizada.

Dessa forma, a ferramenta consegue proporcionar uma série de vantagens para os negócios.

Abaixo, veja quais são elas!

Maior Controle de Estoque

O sistema permite ter informações sempre atualizadas e facilita o acesso aos dados, emitir relatórios e monitorar atividades. Sendo assim, a empresa consegue garantir um controle muito mais amplo sobre o departamento. 

Otimização de Espaços

A empresa pode utilizar as informações cadastradas no sistema para alocar melhor todos os produtos. Com isso, é possível aproveitar os espaços de forma mais inteligente.  

Diminuição de Perdas e Avarias

Como uma ferramenta de WMS implantada, o seu negócio ganha o controle sobre toda movimentação do estoque e otimização dos espaços. Dessa forma, é possível diminuir perdas e até mesmo evitar avarias de produtos. 

Redução de Custos Com Mão de Obra

O WMS não requer intervenção humana na realização de tarefas. Isso porque o sistema possui inteligência para realizar operações. Sendo assim, a empresa pode reduzir custos relacionados à contratação de mão de obra ou gastos mensais com funcionários. 

Diminuição de Erros

Como o sistema é todo automatizado, as chances de erros na hora de contabilizar o estoque e registrar são praticamente nulas. Assim, o WMS reduz a quantidade de erros nos seus processos.

10 Benefícios Que o WMS Oferece

Acima, vimos o que é WMS, como funciona e como ele contribui para os negócios. Então, que tal conferir 7 benefícios que essa superferramenta pode oferecer para a sua distribuidora? 

1 – Melhora a Organização do Seu Estoque

Como falamos, o WMS é um sistema que coleta informações sobre o estoque e faz a sincronização dos dados da empresa. Com isso, ele pode entregar relatórios atualizados sobre a movimentação de produtos. 

Então, ao poder acompanhar de perto o status de cada mercadoria, o gestor tem mais facilidade para controlar o estoque. Como consequência, manter a organização será uma tarefa mais simples.

2 – Facilita a Entrada dos Pedidos 

Os sistemas WMS utilizam tecnologias modernas para monitorar a movimentação das mercadorias. Assim sendo, a sua distribuidora pode verificar com mais facilidade quais são os espaços disponíveis no armazém. Isso facilita a entrada e locação de pedidos.  

3 – Otimiza a Inspeção e Rastreabilidade dos Itens

Uma vez que as informações são lançadas no sistema, em tempo real, você é capaz de otimizar a inspeção e rastreabilidade dos itens. Essa tarefa é fortalecida pelo acesso facilitado aos dados, sempre que necessário.

Por exemplo, você pode pesquisar um determinado produto no software e verificar dados importantes. Entre eles, o lote em que se encontra e qual é a quantidade disponível de itens nas prateleiras.    

4 – Reduz o Tempo de Espera

Já que o WMS ajuda a otimizar as inspeções e a rastreabilidade dos itens, a sua distribuidora consegue reduzir o tempo de espera dos produtos.  

Isso quer dizer que o tempo de operações pode ser menor com o apoio da tecnologia. E claro, essas operações são variadas: trocar uma mercadoria de lugar, coletar um determinado item para um cliente ou até mesmo dar a entrada de novos pedidos. 

5 – Aumenta a Produtividade

Contar com um WMS torna os processos da empresa muito mais ágeis. Isso porque, como vimos, é mais fácil localizar e despachar as mercadorias. 

Além disso, o sistema facilita o compartilhamento de informações entre a equipe e mostra a localização exata de cada um deles. O resultado? Processos mais eficientes e produtivos.

6 – Otimiza o Percurso dos Pedidos

Quando a  empresa tem mais de um depósito, o WMS otimiza o percurso do pedido, pois informa a localização exata do item a ser despachado. Assim a empresa sabe qual é o depósito mais perto do cliente e garante um envio mais ágil.

7 – Aumenta a Qualidade do Material Estocado

Por indicar o melhor lugar para armazenar cada produto, o WMS ajuda a manter as propriedades de cada item e evitar sua deterioração, avarias e defeitos.

8 – Auxilia Na Comunicação Interna

Com o estoque totalmente mapeado, todos os colaboradores sabem onde cada produto está. Assim, a separação dos itens é facilitada.

Além disso, o separador identifica cada item retirado de forma automática no sistema. Com isso, todo o processo é agilizado, já que é possível saber tudo sobre a entrada e saída de produtos. Nada se perde e a rastreabilidade ganha eficiência.

Por fim, essas informações sobre o estoque também ajudam no treinamento de novos funcionários.

9 – Informações Em Tempo Real

Como você viu, o WMS facilita o rastreamento de produtos no seu estoque. Então, é justo dizer que o sistema permite acompanhar e analisar informações em tempo real.

Essa facilidade otimiza a gestão de estoque, já que permite criar estratégias e práticas diárias para um melhor controle dos produtos.

10 – Melhora Gerenciamento De Equipe

O último dos benefícios do WMS é a melhora na gestão da sua equipe de trabalhadores. Isso porque, todas as informações que você viu acima também facilitam a análise de processos diários.

Isso significa que será possível saber tudo sobre a realização de cada tarefa relacionada ao armazém. Esses dados abrem novas opções para gerenciar cada colaborador e cada time, otimizando a produtividade.

Quais Desvantagens Do WMS?

Será que esse tipo de sistema pode gerar problemas para a empresa? A resposta curta é sim. Afinal, nem tudo é perfeito.

Mas, ainda assim, as desvantagens do WMS podem ser comparadas com as diversas vantagens. Dessa forma, cada empresa analisa se a ferramenta se encaixa na sua realidade.

O contraponto às vantagens é o preço. Em alguns casos, ele pode ser um pouco mais elevado, de acordo com as necessidades da empresa. Além disso, é comum que os benefícios ultrapassem a questão dos custos depois de algum tempo de uso.

As desvantagens incluem custos de implantação, com o próprio software e com a integração entre WMS e ERP. Por fim, pode ser que seja preciso comprar equipamentos e novas tecnologias, bem como horas para treinamento da equipe.

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Qual Empresa Utiliza O WMS?

O WMS parece uma ótima ferramenta para melhorar a sua empresa, correto? Mas quais são os tipos de negócio que devem utilizar esse sistema?

Para resumir, todas as empresas que precisam gerenciar fluxos de entrega, entrada e saída de produtos, estoque, separação e expedição devem usar WMS. Então, os melhores exemplos são distribuidoras e indústrias, além das transportadoras.

Quais As Diferenças Entre Os Sistemas WMS, TMS E YMS?

Você já ouviu falar em TMS e YMS? E sabe quais as diferenças entre eles e o WMS? Primeiramente, vamos começar com o básico: todas essas siglas representam sistemas informatizados que atuam nos processos de estoque e distribuição.

Para relembrar, o WMS é um software que fortalece a gestão do seu armazém, da entrada até a saída dos produtos. Isso é feito por meio de processos tecnológicos que coletam e gerenciam informações e dados sobre o estoque.

Já o TMS atua no transporte das mercadorias. Assim, calcular os fretes, definição de transportadoras e mapeamento das entregas são de responsabilidade dessa ferramenta. A sigla significa Transportation Management System.

Por fim, temos o YMS, que é o Yard Management System. No português, yard significa pátio, e o nome tem relação direta com as funções desse sistema: controlar e agendar operações, planejar tráfego dos veículos e medir o tempo dos processos.

Na busca pela otimização de todos os processos, é possível integrar essas ferramentas, até certo nível. Mas, para resumir, vamos relembrar:

TMS: cuida dos transportes, tanto na entrada quando na saída de produtos;

WMS: responsável por toda a gestão do armazém;

YMS: gerencia a movimentação dos produtos dentro da empresa, do estoque até o transporte.

Como A Falta Do WMS Pode Impactar A Gestão Do Estoque?

Sem um sistema WMS, a sua gestão de estoque pode ser impactada de forma significativa. Para entender melhor, confira quais são os principais problemas gerados pela falta dessa ferramenta.

Mas, antes de continuar, já adiantamos que o maior problema que a falta do software causa tem relação com a produtividade da empresa. Todos os seus processos de estoque são prejudicados sem a tecnologia e, assim, a empresa perde potencial competitivo.

Agora, vamos entender melhor como isso acontece.

Queda De Qualidade

Primeiro, a sua empresa perde qualidade. Isso porque, ao usar o WMS, você terá processos mais efetivos. A automação que o sistema proporciona garante maior tempo hábil para a execução das tarefas do estoque.

Assim, o time pode realizar as atividades com mais atenção. Isso aumenta a qualidade da entrega dos produtos e, como consequência, a aprovação dos clientes.

Por fim, a qualidade das atividades também garante mais segurança no ambiente. Isso significa que o trabalhador e o produto estarão mais protegidos.

Falta De Padronização

As operações padronizadas aumentam a eficiência dos processos de estoque. E a automação do WMS permite que isso ocorra com grande facilidade.

Então, as atividades de entrega, por exemplo, ganham qualidade, impactando no resultado. Mas não é só isso: todas as tarefas são padronizadas.

Se isso ocorrer de forma eficiente, as chances de uma equipe se perder no processo são quase que eliminadas totalmente. Essa desconexão entre os times gera entregas de baixa qualidade.

Baixa Produtividade

Todos esses erros no processo do armazém fazem com que a produtividade seja reduzida – e muito! Então, a falta do WMS também afeta esse quesito.

Isso porque, como o foco do sistema é na estratégia, todos os processos podem ser afetados de forma negativa. Uma empresa não pode prosperar sem um planejamento eficiente, e isso inclui a aplicação prática.

Em resumo, a sua empresa ainda vai produzir de forma aceitável, mas não competitiva. Logo, o WMS é essencial para se manter no mercado.

WMS e ERP São a Mesma Coisa?

Nessa altura do texto você deve estar pensando: “Ok! Entendi que o WMS é um sistema que pode ajudar no gerenciamento do meu estoque. Mas, e quanto aos outros softwares de gestão, tipo o ERP? Eles não são a mesma coisa?” 

Não necessariamente! Embora ambas as tecnologias auxiliem na gestão, a finalidade entre uma e outra é distinta.  

O WMS é um software especializado em otimizar a operação logística. Por outro lado, o ERP é um sistema integrado que abrange diversas áreas do negócio como vendas e faturamento. 

Em termos mais simples, o ERP é uma ferramenta que procura atender mais de um setor da empresa. Já o WMS é direcionado exclusivamente para suprir as necessidades dos armazéns e centros de distribuição. Conseguiu entender a diferença?  

Ah! Um bom ERP pode estar adaptado ao WMS, sendo alimentado por ele e atualizando informações sempre que necessário, sabia? 

Esse é o caso do WebMais. Agende uma demonstração e conheça o sistema ERP especializado em distribuidoras e indústrias e que possui o recurso de WMS integrado.

Qual É O Preço De Um Software WMS?

O preço de um WMS varia de acordo com cada projeto. Isso porque, a tecnologia atende distribuidoras de todos os portes e não seria justo cobrar o mesmo valor para todas.

Além disso, a precificação do WMS depende de alguns fatores, como o tamanho do armazém, da equipe e até os processos que serão de fato aplicados ao cotidiano. 

A WebMais, por exemplo, oferece os serviços de implantação, treinamento e suporte sobre a ferramenta para rastreabilidade de estoque.

Qual O Melhor WMS Para Loja Online?

É possível utilizar o WMS para otimizar os processos da sua loja online. Mas como o sistema possibilita isso? Em resumo, os princípios são os mesmos vistos acima. 

Mas, existem algumas lógicas que se aplicam apenas aos marketplaces e lojas online. Isso porque eles se tornaram uma grande febre, se popularizando como grandes canais de venda atuais. 

A ideia é conectar vendedores e compradores com simplicidade, mas sem perder a segurança. Isso porque existem critérios a serem seguidos para manter a qualidade dos produtos e da entrega.

Se a sua taxa de pedidos incorretos for alta, por exemplo, a sua loja online com certeza receberá muitas críticas negativas. Então, é justo dizer que todos os processos produtivos e de entrega devem ser prioridade. 

Um bom WMS pode te ajudar a entregar de forma rápida e eficiente, além de facilitar a gestão do armazém. Por isso, é interessante considerar esse tipo de ferramenta. 

O WMS da WebMais oferece essas e outras facilidades na sua gestão de armazém. Agende uma demonstração gratuita e entenda como o sistema vai otimizar os resultados da sua loja online.

Como O WMS Atua Nos Processos Logísticos?

Você já se perguntou como o WMS atua nos processos logísticos da sua empresa? Como vimos acima, essa tecnologia facilita bastante toda a sua gestão de armazém.

Para começar, o recebimento dos produtos já é otimizado. Isso porque o software confere cada item ainda antes de serem armazenados.

O processo de armazenamento também é fortificado. É que, com o WMS, os colaboradores sabem como separar cada produto, onde colocá-los e muito mais.

Na hora do picking, a ferramenta também entra em ação. Então, a separação dos produtos ocorre de forma mais eficiente.

No caso das distribuidoras, o sistema também facilita a produção. É que os insumos e matérias-primas necessárias são destacadas no estoque. Assim, é possível saber o que precisa ser comprado, evitando paradas na produção.

Por fim, o WMS atua na expedição dos produtos e gerenciamento do estoque. Através de relatórios atualizados, cada item pode ser encontrado mais facilmente, e a entrada e saída estão sempre em dia.

Como Escolher Um Sistema WMS Adequado Para Sua Empresa?

Qual a melhor forma de escolher o sistema WMS perfeito para a sua empresa? Existem alguns critérios a serem seguidos.

O primeiro deles – e um dos mais importantes, é a própria estrutura da ferramenta. Ela é armazenada em nuvem? Isso facilita o acesso e reduz custos com equipamentos.

Além disso, o software oferece relatórios completos, atualizados e de forma automatizada? Se sim, saiba que ele já é um bom candidato. Porém, é preciso ficar de olho em mais detalhes:

Em resumo, foque nas funcionalidades do WMS. Assim, se você tomar essa decisão com base no preço, poderá se frustrar no futuro.

Conclusão

Gostou do tema? Esperamos que agora você saiba como usar o Sistema de Gerenciamento de Armazém para agilizar o controle de estoque.

Mas ainda queremos facilitar o seu trabalho. Por isso, queremos te apresentar o ERP da WebMais, que conta com um WMS integrado para otimizar seu estoque.

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