Potencialize sua empresa com a metodologia 5s

Saiba O Que É 5s E Como Implementar Na Sua Empresa

Imagem de Sanon Matias

O 5s é um método de controle de qualidade muito utilizado pelas empresas que desejam alcançar um alto nível de performance.

Por meio dele, é possível direcionar esforços para cinco áreas diferentes – e as melhorias em cada uma delas trazem resultados positivos para a organização.

Então, se você quer saber mais sobre o programa 5s e entender como é possível adotar o programa no seu negócio, continue lendo este artigo!

Mas, antes, temos uma dica para complementar seus resultados. Nosso ERP ajudará a sua gestão na coleta, controle e leitura dos principais dados da empresa, facilitando a gestão eficiente. Agende uma demonstração gratuita hoje mesmo!

Agora, aproveite a leitura do artigo. 

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O Que É O 5s?

O 5s é um método de organização de empresas muito utilizado. Ele busca fazer com que um negócio funcione com todos os recursos que precisa, mantendo a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

Qual A Origem Do Programa?

O 5s nas empresas foi criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, em um momento difícil para a economia do país.

Desde então, a metodologia começou a ser aplicada em grandes empresas com o objetivo de reerguer o Japão e torná-lo uma potência.  

E os esforços trouxeram resultados positivos – o Japão conseguiu avançar e hoje é uma das grandes potências mundiais. Esse sucesso inspirou muitas empresas, principalmente nos quesitos organização e disciplina.

Quais São Os 5 Sensos Do 5s?

O método 5s tem esse nome porque se baseia em 5 pilares:

  • Seiri: Senso de Utilização
  • Seiton: Senso de Organização
  • Seiso: Senso de Limpeza
  • Seiketsu: Senso de Padronização
  • Shitsuke: Senso de Disciplina

A seguir, conheça o significado de cada um deles!

Seiri: Senso De Utilização

Este pilar trata da organização dos recursos a serem utilizados pela equipe na realização de suas atividades. A ideia é enxugar ao máximo esses recursos, dos materiais de escritório até equipamentos e tecnologias.  

Isso reduz custos, libera espaço e torna a gestão das atividades mais eficiente. Mas, antes de eliminar um recurso, se faça a seguinte pergunta: isso é realmente necessário para a empresa?  O que não for, pode ser deixado de lado.

Seiton: Senso De Organização

O programa 5s defende a ideia de que uma empresa precisa ser organizada para funcionar bem. Um ambiente de trabalho organizado facilita a concentração e melhora o bem-estar das pessoas, tornando-as mais produtivas.

A organização no método 5s é vista como um dos seus principais pilares. Sendo assim, deve estar em todas as áreas da empresa, mesmo naquelas em que não são realizadas atividades profissionais, como refeitórios, espaços de convivência e sanitários.

Seiso: Senso De Limpeza

Segundo o método 5s, a limpeza é muito mais do que uma questão de higiene. Isso porque ela impacta diretamente o local de trabalho, contribuindo com a criação de um ambiente saudável e de alto desempenho.

Manter o local de trabalho limpo é responsabilidade de todos, não apenas da equipe com essa função.

É importante conscientizar todo o time sobre a importância da limpeza e estimular que boas práticas sejam mantidas para conservar os ambientes limpos.

Seiketsu: Senso De Padronização

A padronização de processos contribui muito para o alcance de bons resultados na empresa. Quando todas as pessoas seguem as mesmas regras e boas práticas, a incidência de erros diminui, assim como a necessidade de retrabalho. 

Afinal, todos estão realizando suas atividades de formas já comprovadamente eficazes. Dessa forma, a sua produção mantém sempre o mesmo ritmo, por exemplo. 

Além disso, a padronização garante a manutenção dos três primeiros S – utilização, organização e limpeza.

Shitsuke: Senso De Disciplina

A autodisciplina é o último pilar do programa 5s. Segundo a metodologia, os demais pilares dependem deste, que faz com que todos os S sejam aplicados de forma contínua. 

Ilustração com 5s e cada um dos S traduzidos

No entanto, a aplicação desses pilares não deve ser encarada pelo time como uma simples obrigação, mas como uma filosofia de trabalho.

Com a disciplina, a empresa pode usufruir de benefícios. Alguns são: maior qualidade nas entregas, menor incidência de erros, mais facilidade para encontrar problemas, menos desperdício e aumento da confiança dos colaboradores.

Por Que Implementar O Programa 5s No Seu Negócio?

Com mais organização, limpeza, disciplina, padronização e otimização de recursos, é natural que a metodologia 5s nas empresas traga muitos benefícios para os negócios que a adotam. Conheça os principais:

  • maior produtividade: adotando o programa 5s, as pessoas da empresa conseguem focar os seus esforços nas atividades principais do negócio, se tornando mais produtivas;
  • bem-estar dos colaboradores: trabalhando em ambientes mais saudáveis, as pessoas se sentem mais motivadas e engajadas. Isso, sem dúvida, reflete na qualidade do trabalho;
  • mais segurança na operação: quando o time segue padrões e trabalha de forma organizada, se distancia de acidentes, falhas e erros;
  • melhoria contínua: a adoção dos pilares do 5s garante benefícios a longo prazo, fazendo com que a empresa esteja sempre melhorando seus processos.

Qual A Relação Do 5s Com A Iso 9001?

O ISO 9001 é uma norma de gerenciamento da qualidade que traz uma série de diretrizes a serem seguidas pelas empresas. Dessa forma, podem ter um sistema de gerenciamento efetivo.

Mas, para as empresas serem certificadas, devem implementar um sistema de gestão de qualidade. A ideia é garantir que os seus produtos e serviços atendam às exigências do mercado e dos clientes, além de estar sempre melhorando os seus processos.

Uma das etapas que devem ser cumpridas pelas organizações que desejam obter o selo ISO 9001 diz respeito ao ambiente para a operação de processos. Então, para a empresa atingir os padrões exigidos, o programa 5s pode ser aplicado!

Como Implantar O Programa 5s Na Sua Empresa?

Se você quer usufruir de todos os benefícios do método 5s na sua empresa, é hora de partir para a implementação. Confira o passo a passo que preparamos!

Equipe De Implantação

O primeiro passo para implantar o 5s na organização é criar uma equipe com pessoas de diferentes setores. 

Elas serão responsáveis por orientar as demais, conscientizar sobre a importância dos pilares e conduzir os novos processos. Além disso, farão o acompanhamento dos resultados.

Planejamento

A equipe de implantação deve criar um cronograma de ações a serem desenvolvidas e dividir as tarefas entre as pessoas da empresa. Mas, é importante que todos se comprometam com suas atividades e com os prazos estabelecidos.

Fotos E Registro

Antes de colocar as ações em prática o método 5s, registre a situação atual da empresa. Vá em todas as áreas, principalmente nas que precisam de maiores melhorias. 

Ilustração com passo a passo para implantar o 5s na sua empresa

Isso é importante para que, depois, seja possível comparar as situações e medir os resultados. Portanto, não deixe nenhum setor para trás. 

Divulgação

A divulgação cria uma base sólida e garante que todos estejam alinhados com os objetivos do programa. Então, para dar certo, é preciso conscientizar. Em outras palavras, todos os envolvidos, desde a alta administração até a equipe de linha de frente, precisam compreender por que o 5S é importante.

Durante a divulgação, é importante destacar como o Programa 5s está alinhado com os objetivos da empresa. Explique como pode levar a melhorias significativas nos processos.

Para funcionar, mostre exemplos reais de como a implementação bem-sucedida do 5s transformou outras empresas. Isso ajuda a ilustrar o potencial do programa e inspira confiança na equipe.

Também ofereça treinamento inicial para todos os funcionários, para que eles entendam como aplicar os conceitos do 5s em suas áreas de trabalho específicas.

Para saber se estão no caminho certo, estabeleça um sistema para receber feedback contínuo dos funcionários e avaliar o progresso da implementação. Assim se cria um ambiente de melhoria contínua e ajustes conforme necessário.

Reunião

A equipe deve promover uma reunião com todas as pessoas que trabalham na empresa. Nesse momento, devem apresentar o programa e suas vantagens, compartilhar dados e falar sobre a importância da participação e dedicação de todos.

Análise Dos Pontos Críticos

É vital analisar cuidadosamente os pontos críticos e, em seguida, utilizar os sensos do 5s para aplicar a metodologia de maneira eficaz.

Isso envolve identificar áreas de ineficiência, desperdício de recursos, falta de organização e outros desafios que afetam a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviços.

Uma vez que os problemas tenham sido identificados, é hora de aplicar os sensos do 5s para resolvê-los.

Comece eliminando itens, documentos ou processos que não são necessários, criando um ambiente mais enxuto. Após isso, garanta que tudo o que for essencial esteja disposto de maneira lógica e acessível, facilitando o fluxo de trabalho.

Mantenha o local de trabalho limpo e livre de desordem para melhorar a segurança e contribuir para a produtividade. Então, para isso, também crie procedimentos padronizados para ter consistência e qualidade. E claro, incentive os funcionários a manter todos os tópicos.

Implantação

Depois, é hora de colocar a mão na massa e de fato implantar o programa 5s. As responsabilidades devem ser divididas entre todos os envolvidos.

Além disso, em cada fase, os times devem se reunir para definir atividades, metas e alinhar expectativas.

Acompanhamento

A equipe de implantação fica responsável por acompanhar o andamento das atividades nas áreas onde as melhorias estão acontecendo.  

Isso é feito por meio de visitas. Então, nelas, os membros da equipe devem elencar os pontos positivos e negativos, além de sugerir melhorias que acham importantes.

Feedbacks

Nos retornos às áreas para as visitas de acompanhamento, os membros da equipe de implantação devem prestar atenção em alguns pontos. 

Eles são o grau de alcance do programa, aspectos positivos e negativos, metas alcançadas e importância da implementação para a empresa.

Há Certificação Para Outros Programas Como 8s?

O 5s e o 8s são programas com o objetivo de trazer para a empresa alguns valores voltados para a gestão da qualidade. Mas, mesmo assim, ainda não são normas técnicas. Por isso, não há certificações reconhecidas por nenhum órgão acreditador para esses métodos.

Ilustração de gestor e consultor sobre 5s apertando as mãos

Entretanto, é possível obter certificados de implementação do programa. Eles são entregues por algumas empresas que oferecem consultoria sobre os métodos. 

Apesar de não terem valor oficial, esse tipo de certificado pode agregar valor ao negócio e funcionar como uma maneira de reconhecimento e motivação. Mas é claro, isso também incentiva os próprios funcionários.

Exemplos De Aplicação Do 5s

O 5s é altamente versátil e pode ser adaptado para melhorar a organização, a eficiência e a qualidade em diversos aspectos de qualquer negócio. Algumas áreas do seu uso envolvem:

  • produção;
  • armazenamento;
  • logística;
  • administração;
  • atendimento ao cliente;
  • saúde e segurança no trabalho;
  • vendas e marketing;
  • recursos humanos;
  • controle de processos;
  • gestão de ativos e de projetos etc.

Então, para entender na prática como a metodologia 5s pode ser uma das melhores escolhas para indústrias de qualquer segmento e porte, vamos apresentar três exemplos reais e de sucesso. 

Toyota

O principal exemplo de aplicação do 5s é o da montadora japonesa Toyota, primeira empresa a adotar o programa. Isso aconteceu quando, logo após a Segunda Guerra Mundial, os seus representantes visitaram os Estados Unidos para estudar a linha de montagem da Ford. 

Em suas visitas, eles perceberam muitas pilhas e peças entre as operações e como isso atrapalhava a produção. 

Foi a partir daí que criaram etapas que originaram o método 5s. Primeiramente, reduziram seu estoque e organizaram tudo novamente, de modo que tivessem armazenados somente os materiais que realmente precisam por um curto período.

Atualmente, empresas de todo o mundo aplicam o método para organizar suas operações. Um dos exemplos mais comuns é a organização de estoques e espaços de armazenamento.

Em resumo, o exemplo da Toyota com o método 5S destaca a importância da eliminação de desperdícios, da organização eficiente, da padronização de processos, do envolvimento dos funcionários e da construção de uma cultura de melhoria contínua.

Coca-Cola

A Coca-Cola FEMSA Brasil, uma das principais empresas de bebidas do país, adotou com sucesso o método 5s como uma ferramenta transformadora em sua operação.

Inicialmente aplicado em uma linha piloto de produção, os resultados foram tão expressivos que rapidamente se expandiram para todos os setores da empresa.

Esse processo de implementação eficiente e abrangente trouxe melhorias notáveis na organização e no desempenho geral.

A supervisora da fábrica, Elaine Nascimento, compartilhou insights valiosos sobre os benefícios da metodologia 5s. Assim, ela destacou como essa abordagem teve um impacto positivo em várias áreas da empresa, incluindo a qualidade do serviço e a satisfação dos clientes.

Além disso, ressaltou que a implementação do 5s resultou em uma estrutura de trabalho mais organizada, diminuição dos riscos de segurança no trabalho e aumento da mobilidade das equipes.

Um dos aspectos notáveis desse sucesso é que a Coca-Cola demonstrou que o método 5s não é apenas eficaz, mas também adaptável a empresas de diversos tamanhos e setores.

Mesmo em um negócio com políticas de gestão rigorosas, a metodologia provou ser uma ferramenta valiosa para melhorar a organização, a eficiência e a qualidade.

Essa história de sucesso na Coca-Cola serve como um exemplo inspirador para outras marcas. Ela destaca como o comprometimento com a melhoria contínua e a aplicação de princípios simples, como os sensos do 5s, podem resultar em ganhos significativos.

Ilustração de gestores empurrando engrenagens

Também demonstra que o 5S é uma abordagem eficaz que pode ser adaptada e aplicada em organizações de todos os tipos, fortalecendo ainda mais sua relevância na gestão moderna.

Univale

A Univale, outra distribuidora de bebidas no Rio Grande do Sul, é um claro exemplo de uma empresa que abraçou com sucesso o Programa 5s. Agora, é uma parte essencial de sua cultura organizacional.

O coordenador do programa, Rodrigo Grave, enfatiza a importância dessa iniciativa, destacando como a mudança interna e a transformação cultural são fundamentais para o sucesso da implementação

Ele observa que muitos funcionários da Univale adotaram voluntariamente os princípios do 5s em suas rotinas de trabalho e em seus respectivos setores. Isso demonstra que a mudança começa em cada indivíduo e permeia toda a organização.

Os princípios de seleção, organização, limpeza, conservação e autodisciplina não apenas norteiam a metodologia 5s, mas também são valores que permeiam a Univale. Assim, resultam em um ambiente de trabalho mais produtivo e satisfatório.

A história da Univale é um exemplo inspirador de como a aplicação do 5S pode transformar a organização de uma empresa. Além disso, também enraizar uma cultura de melhoria contínua e responsabilidade pessoal.

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Conclusão

A metodologia 5s traz benefícios de longo prazo para as organizações, como maior produtividade, bem-estar para os colaboradores, redução de custos e diminuição de erros. 

Além disso, outro ponto positivo do programa é o baixo custo para sua implantação. Isso porque não é necessário investir em equipamentos, especialistas e materiais. 

O mais importante é a colaboração de todos e a conscientização do time sobre a importância das melhorias!

Mas, é possível facilitar o uso da metodologia 5s com o ERP da WebMais. Nossa ferramenta foi desenvolvida pensando em facilitar o dia a dia dos gestores de indústrias e distribuidoras.

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