5W2H: entenda o método e aprenda a usar na prática

Você já se deparou com um projeto que parecia simples, mas acabou se tornando um desafio por falta de clareza sobre quem faria o quê, quando e como?

É justamente para evitar esse tipo de problema que existe o método 5W2H, uma ferramenta prática e direta, usada para transformar ideias em planos de ação objetivos e mensuráveis.

Neste artigo, você vai entender o que é o 5W2H, como funciona, para que serve e como aplicá-lo na sua empresa.

O que é o método 5W2H

O 5W2H é uma metodologia de Gestão Empresarial que organiza ideias em ações práticas e mensuráveis. Com ela, gestores conseguem estruturar planos de ação de forma simples, eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

De maneira objetiva, o 5W2H baseia-se em sete perguntas essenciais, usadas para detalhar qualquer tarefa, projeto ou processo.

Abaixo, veja a tabela que resume cada um dos elementos do método 5W2H e sua função no planejamento:

Além de tornar o planejamento mais claro, o 5W2H facilita a Gestão Empresarial porque promove alinhamento entre as equipes e reduz falhas de comunicação.

Assim, os gestores têm uma visão completa de cada ação, desde o propósito até os recursos envolvidos.

Origem do 5W2H

A ferramenta 5W2H começou a ser utilizada no Japão, na década de 1950, depois que os especialistas Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitaram os Estados Unidos para conhecer o fordismo e suas aplicações de metodologias na indústria automobilística. 

Após aplicada nas fábricas da Toyota, o plano de ação 5W2H tornou a montadora uma das mais eficientes do mundo, principalmente pelos seus três pilares: 

1. Fazer o certo desde o início
2. Corrigir erros
3. E formar Ciclos de Controle de Qualidade (CCQ).

Para que serve o 5W2H

O 5W2H permite transformar ideias em planos de ação estruturados, garantindo clareza, eficiência e resultados mensuráveis.

Com ele, gestores conseguem visualizar cada etapa de um projeto e alinhar as responsabilidades da equipe de forma prática.

Além disso, o 5W2H pode ser aplicado em diferentes situações, especialmente quando o objetivo é melhorar processos e aumentar a produtividade. Sendo assim, entre suas principais finalidades estão:

• Planejamento estratégico: organiza as ações e define metas claras para cada etapa do plano de ação.
• Melhoria de processos: identifica falhas, gargalos e oportunidades de otimização nas rotinas operacionais.
• Tomada de decisão: oferece dados e informações objetivas para decisões mais seguras e assertivas.
• Alocação de recursos: determina o orçamento necessário, evitando desperdícios e custos desnecessários.
• Definição de responsabilidades: especifica quem é o responsável por cada atividade, garantindo acompanhamento e cobrança eficientes.
• Acompanhamento e controle: possibilita monitorar o andamento dos projetos e realizar ajustes rápidos sempre que necessário.

Em resumo, o 5W2H é o ponto de partida para tirar o planejamento do papel e colocar a estratégia em prática com organização e clareza.

Como aplicar o 5W2H: passo a passo

Aplicar o 5W2H é simples e altamente eficaz. Com esse método, é possível transformar objetivos em ações práticas e bem definidas.

Para começar, é importante definir o propósito da ação e entender o cenário atual da empresa.
Em seguida, basta seguir o passo a passo a seguir para montar um plano de ação completo e eficiente.

1. Defina o objetivo principal

Antes de preencher a planilha do 5W2H, determine qual resultado você deseja alcançar. Metas claras facilitam a análise e o acompanhamento das ações.

• Analise a situação atual do processo ou projeto.
• Identifique os problemas, oportunidades e recursos disponíveis.
• Estabeleça um objetivo mensurável e alcançável.

2. Monte a planilha do 5W2H

Crie uma tabela simples, em Excel ou dentro do seu sistema de gestão, com sete colunas, uma para cada pergunta do método. Essa etapa organiza as informações e evita que pontos importantes sejam esquecidos.

3. Responda às sete perguntas do método

A aplicação prática do 5W2H depende de respostas objetivas e realistas. Cada pergunta representa um aspecto essencial do planejamento.

• What (O que será feito): descreva a tarefa ou meta. Exemplo: implementar um novo sistema de controle de estoque.
• Why (Por que será feito): explique o motivo e a importância. Exemplo: reduzir perdas e melhorar o controle de produtos.
• Where (Onde será feito): indique o setor ou local de execução. Exemplo: área de armazenagem e expedição.
• When (Quando será feito): defina um cronograma detalhado. Exemplo: de 1º a 30 de novembro.
• Who (Quem fará): aponte os responsáveis diretos. Exemplo: equipe de logística e TI.
• How (Como será feito): descreva o método ou as etapas de execução. Exemplo: migrar dados e treinar a equipe no novo sistema ERP.
• How much (Quanto custará): estime custos e recursos financeiros. Exemplo: investimento de R$ 3.000,00 em licença e capacitação.

4. Alinhe o plano com a equipe

Após preencher todas as informações, compartilhe o plano com os envolvidos. O sucesso do 5W2H depende da colaboração e do entendimento de todos.

• Reúna a equipe responsável.
• Esclareça metas, responsabilidades e prazos.
• Ajuste o planejamento conforme o feedback recebido.

5. Monitore e avalie os resultados

Com o plano em execução, acompanhe o progresso das ações. Esse acompanhamento garante que as etapas sejam cumpridas dentro do prazo e do orçamento.

• Estabeleça indicadores de desempenho.
• Verifique a eficácia das ações e faça correções, se necessário.
• Registre aprendizados e boas práticas para futuras aplicações.

6. Promova a melhoria contínua

Por fim, use os resultados do 5W2H para aperfeiçoar seus processos internos. A análise pós-implantação permite identificar oportunidades de melhoria e replicar o que deu certo.

• Reavalie o projeto periodicamente.
• Documente as lições aprendidas.
• Aplique o método novamente para novos desafios.

Exemplos práticos de 5W2H

Veja abaixo alguns exemplos de aplicação do método 5W2H em situações reais de gestão:

Exemplo 1: implantação de um novo sistema de gestão

• What: implantar o ERP.
• Why: integrar setores e centralizar informações.
• Where: em toda a empresa.
• When: em 60 dias.
• Who: gestor de TI e consultor.
• How: instalar, configurar e treinar usuários.
• How much: investimento de R$ 5.000,00.

Exemplo 2: redução do desperdício de matéria-prima

• What: implementar controle de consumo.
• Why: diminuir custos de produção.
• Where: setor de corte.
• When: até o final do trimestre.
• Who: engenheiro de produção.
• How: medir consumo e ajustar processos.
• How much: custo de R$ 800,00 em sensores.

Exemplo 3: aumento da produtividade da equipe comercial

• What: adotar sistema de CRM.
• Why: Acompanhar leads e otimizar vendas.
• Where: Departamento comercial.
• When: Em 30 dias.
• Who: Gestor de vendas.
• How: Integração com ERP.
• How much: R$ 1.200,00 mensais.

Vantagens do 5W2H para sua empresa

Aplicar o 5W2H traz ganhos significativos para o negócio, pois o método melhora o planejamento, a execução e o controle das ações.

Assim, ao utilizar essa ferramenta de forma contínua, sua empresa passa a ter mais eficiência operacional e maior previsibilidade nos resultados. 

Sendo assim, veja abaixo as principais vantagens dessa metodologia de gestão:

• Planejamento claro e estruturado: o 5W2H define todas as etapas de um plano de ação, garantindo que todos saibam o que deve ser feito, por que e como.
• Clareza nas responsabilidades: cada membro da equipe tem papéis bem definidos, evitando sobreposições e retrabalhos.
• Otimização de tempo e recursos: ao detalhar custos e prazos, o método evita desperdícios e melhora o aproveitamento de recursos financeiros e humanos.
• Melhoria na comunicação interna: o 5W2H promove o alinhamento entre setores e aumenta a colaboração entre as equipes.
• Controle das tarefas: permite acompanhar o progresso das ações e realizar ajustes sempre que necessário.
• Apoio à tomada de decisão: fornece dados objetivos sobre custos, prazos e resultados, facilitando decisões mais assertivas.
• Identificação de gargalos: ajuda a detectar falhas e pontos de melhoria nos processos internos antes que causem prejuízos.
• Foco em resultados: direciona os esforços para o alcance das metas, tornando as ações mais objetivas e estratégicas.

Em resumo, o 5W2H fortalece a Gestão Empresarial ao unir planejamento e execução em um único método. Assim, sua empresa se torna mais produtiva, organizada e preparada para crescer com eficiência.

Dicas para aplicar o 5W2H de forma estratégica

Aplicar o 5W2H de forma estratégica exige ir além do simples preenchimento de uma planilha.

O segredo está em usar as sete perguntas do método para analisar, priorizar e comunicar ações que estejam alinhadas aos objetivos da empresa.

Além disso, a aplicação do 5W2H deve incentivar o engajamento da equipe e garantir o uso eficiente dos recursos disponíveis.

Dito isso, veja abaixo como aplicar essa ferramenta de maneira inteligente e eficaz:

Antes de começar

• Defina objetivos claros: saiba exatamente o que a empresa deseja alcançar. O 5W2H deve sempre apoiar metas estratégicas, e não ser um fim em si mesmo.
• Seja específico: respostas genéricas comprometem o plano. Em vez de “melhorar as vendas”, prefira “lançar um novo produto e aumentar a receita em 10%”.
• Priorize as ações: use critérios como urgência e impacto para determinar quais planos devem ser implementados primeiro.
• Conecte o 5W2H à estratégia da empresa: cada ação deve contribuir diretamente para os resultados corporativos e para os indicadores de desempenho.

Durante a execução

• Comunique o plano à equipe: apresente o 5W2H a todos os envolvidos, garantindo que cada pessoa compreenda sua responsabilidade e o propósito das ações.
• Engaje os colaboradores: inclua as equipes na construção do plano. Isso aumenta o comprometimento e reduz falhas de execução.
• Centralize as informações: mantenha o 5W2H atualizado dentro de um sistema de gestão ou ERP, garantindo visibilidade e controle em tempo real.
• Monitore o progresso: acompanhe a execução das tarefas e verifique se os prazos e custos estão sendo respeitados.

Após a implementação

• Avalie os resultados: analise se as ações geraram os impactos esperados. Use indicadores de desempenho para mensurar avanços.
• Ajuste o plano conforme necessário: o 5W2H deve ser dinâmico. Reavalie prazos, responsáveis e estratégias sempre que o cenário mudar.
• Promova a melhoria contínua: utilize as lições aprendidas para aprimorar processos e criar novos planos de ação mais eficientes.
• Combine com outras ferramentas: o 5W2H funciona muito bem com métodos como PDCA, Kanban, metas SMART ou matriz GUT, potencializando os resultados e fortalecendo a cultura de melhoria.

Aplicar o 5W2H de modo estratégico traz clareza, controle e engajamento para toda a organização.

Assim, a empresa mantém foco nos objetivos principais, melhora a comunicação interna e fortalece sua capacidade de execução.

Em resumo, o 5W2H é uma ferramenta simples, mas poderosa, que, quando bem aplicada, transforma o planejamento em resultados concretos.

Conclusão

O 5W2H é uma ferramenta simples e poderosa que transforma ideias em planos de ação claros e eficientes.

Ao aplicá-la, sua empresa ganha organização, foco e mais controle sobre as metas e responsabilidades.

Além disso, o método 5W2H contribui diretamente para a melhoria da gestão, pois, ajuda a alinhar objetivos, otimizar recursos e aumentar a produtividade.

Com ele, é possível garantir que cada etapa do planejamento seja executada com precisão e resultados mensuráveis.

Para dar o próximo passo e transformar o planejamento em desempenho real, conte com o ERP WebMais.

Nosso sistema permite gerenciar planos de ação, indicadores e processos em um único ambiente, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões estratégicas.

Confira os planos do ERP ou solicite uma demonstração gratuita do WebMais e veja como o sistema pode ajudar sua empresa a aplicar o 5W2H, na prática, com mais eficiência e resultados sustentáveis.