Controle de pagamentos e recebimentos: porque aplicar na sua empresa

Ter uma boa gestão financeira é fundamental para o crescimento sustentável tanto para os grandes negócios, como para os pequenos. Esta temática é sempre muito relevante, principalmente quando  vivemos  períodos de instabilidade econômica,  uma vez que com isso alguns recursos se tornam limitados e o acesso ao crédito mais difícil. Para que a sua empresa consiga crescer e lucrar, é  necessário dispor de um bom planejamento tanto do controle dos pagamentos quanto de recebimentos efetuados. 

Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre a importância da gestão financeira nas empresas e de como as boas práticas na administração dos recursos podem ser decisivas entre o sucesso e o fracasso dos negócios. 

Com este controle bem feito, você garante um fluxo de caixa preciso e uma gestão financeira eficiente e assim, conquistar um grande aliado na manutenção e crescimento do seu negócio.

O que é controle de pagamentos e recebimentos

Podemos dizer que o controle de recebimentos, ou contas a receber, é o acompanhamento de todas as receitas que a sua empresa tem a receber dos clientes, podendo ser provenientes de pagamentos parcelados ou vencimentos futuros.

Portanto, o controle de contas a receber consiste no acompanhamento de todos os recebíveis que sua empresa tem por direito, sejam eles à vista ou a prazo, sendo fundamental ao gestor que conheça detalhadamente todo o seu ciclo financeiro.

Já em relação aos seus pagamentos, ou contas a pagar, elas são um compromisso que você assume com seus fornecedores e colaboradores que, se não for cumprido, pode trazer sérios problemas para o seu negócio, até mesmo colocar em risco a existência dele.

A importância de controlar pagamentos e recebimentos

Já falamos algumas vezes por aqui sobre a importância de tomar decisões baseadas em informações sólidas e realistas. Quando se trata de finanças, essa necessidade aumenta exponencialmente! É por isso que as empresas precisam conhecer seus recursos financeiros e o cenário econômico em que está inserido. Dessa forma, você como gestor, consegue administrar com muito mais confiança e agilidade os recursos da sua empresa. 

Nos pequenos e médios negócios, durante um período de crise muitas vezes os gestores focam seus maiores esforços em vendas. Criam novas estratégias, produtos e soluções pertinentes ao mercado. 

Dessa forma acabam focando boa parte da sua atenção e tempo na área comercial, afinal, ela é o coração da empresa! E isso é ótimo, boas estratégias e inovações se afloram e nascem em momentos de recessão. Porém, algo que não pode ser deixado de lado é o controle financeiro, incluindo os seus pagamentos e recebimentos.

Benefícios do controle de pagamentos e recebimentos

Para que a sua gestão financeira seja eficiente, é necessário que o registro de todos os pagamentos e recebimentos seja efetuado minuciosamente. Com isso, você poderá tomar decisões baseadas em dados concretos, possibilitando uma visão sistêmica de toda a  situação do seu negócio, permitindo uma total compreensão sobre os ciclos de pagamentos e recebimentos. 

Depois de um completo entendimento sobre os ciclos financeiros e as principais dificuldades da sua empresa, é possível obter alguns benefícios, como negociar novos prazos com fornecedores, por exemplo.

Contudo, os benefícios de se ter um controle das contas da sua empresa vão muito além. Este instrumento trás muitas outras vantagens, como:

• Prever, planejar e conhecer a real situação financeira da empresa;
• Saber se a entrada de capital é suficiente para cobrir todos os custos;
• O gestor pode se antecipar e escolher a melhor solução para estancar perdas e realizar investimentos;
• Descobrir se há um descompasso entre o prazo para pagar fornecedores e receber de seus clientes;
• Programar as promoções e liquidações para que elas não gerem impacto negativo no caixa;
• Comparar os resultados, identificar tendências e saber o que o futuro reserva para sua empresa.

Agora que você já sabe dos benefícios de controlar os recebimentos e pagamentos, que tal aprender como realizar este controle?

Como controlar seus pagamentos?

Controlar e gerir o fluxo de pagamentos do seu negócio é uma tarefa muito importante, e que pode significar a diferença entre um caixa saudável ou uma situação preocupante. É preciso estar atento às despesas e gastos da empresa, bem como seus vencimentos e programar o fluxo de pagamentos, para garantir que se tenha recursos em caixa para quitar as contas em dia. 

Veja algumas dicas práticas sobre como controlar pagamentos de forma eficaz: 

Conheça e liste seus custos fixos e variáveis: importante tarefa para projetar pagamentos e conhecer os custos da empresa! Como você já deve saber, é fundamental conhecer todas as suas despesas para poder reduzir os custos, certo? Mas, saber onde é investido o dinheiro da empresa vai muito além da tarefa de cortar despesas. Conhecer os custos do negócio significa conhecer qual deve ser a receita mínima da empresa, para que essa atue sem prejuízos. 

Organize vencimentos: É muito importante que a sua gestão financeira esteja atenta aos vencimentos das despesas e compras. Em primeiro, lugar para garantir que haverá recursos para o pagamento das contas na data devida. E esse controle pode ser realizado em parceria ao fluxo de caixa, controlando previsão de recebimentos e pagamento. Mas, é importante estar atento aos vencimentos para evitar ônus desnecessários de juros e multas. Quem nunca esqueceu de pagar uma conta na data e mesmo tendo dinheiro em caixa acabou pagando juros e multas? Se isso já aconteceu com você fique atento! 

Antecipe pagamentos que oferecem desconto: alguns fornecedores incentivam seus clientes a pagarem suas faturas antecipadamente oferecendo para isso um desconto. Caso você tenha em mãos cobranças que aplicam desconto para pagamento antecipado sugerimos aproveitar esse benefício!

Como controlar seus recebimentos?

A gestão dos recebimentos também é tarefa vital para a saúde financeira da sua empresa, independente do seu modelo de negócio. Seja na venda de produtos ou serviços, seja através de encomendas ou vendas recorrentes, é preciso ter controle e conhecer quais serão as entradas no caixa da empresa. 

Dicas práticas sobre como controlar recebimentos:

Controle suas fontes de receita e sua cobrança: Para ter um controle eficiente das suas fontes de receita, você precisa conhecer e controlar suas vendas e também os recebimentos dos pagamentos. Para que esse controle aconteça de forma efetiva tenha definido um fluxo de faturamento e cobrança. Especifique as atividades que devem ser realizadas – exemplo: emissão da nota fiscal, emissão do boleto de cobrança, envio dos documentos ao cliente. Defina também como e quando cada uma dessas atividades deve acontecer. Evitando assim que suas vendas e cobranças passem despercebidas pelo financeiro. 

Não tenha medo de cobrar: Utilize da cobrança como ferramenta para evitar a inadimplência. Muitas empresas atrasam pagamentos, porém muitas vezes isso acontece não por falta de recursos ou por má fé, mas sim por esquecimento e desorganização. Dessa forma fique atento às datas de vencimentos das suas faturas a receber e faça as cobranças quando necessário.

Como a WebMais auxilia as empresas no controle dos pagamentos e recebimentos

Agora que você já sabe o quão importante é ter todos os recebimentos e pagamentos da sua empresa sob controle, é fundamental que você tenha conhecimento de que esta gestão só será efetiva se todos os dados forem verdadeiros e com um acompanhamentos praticamente diário. 

Para que não aconteçam erros, você pode optar por utilizar um sistema integrado que te auxilie a realizar este controle, como o ERP WebMais. 

O sistema de controle financeiro é uma plataforma que reúne todas as informações da sua empresa num único lugar. Com ele você tem uma visão sistêmica de todo o seu negócio, além de contar com funcionalidades para combater a inadimplência, reimpressão de títulos com cálculo de juros e multa automatizado, relatórios específicos e detalhados, tudo para que a sua administração seja mais leve e sem preocupações excessivas.

Com o sistema de gestão WebMais, você controla não só o financeiro, como também compras, vendas, estoque, entre outros setores da empresa. Quer saber mais? Agende uma demonstração e saiba como podemos otimizar a sua gestão.