Conheça A Automação Financeira E Veja Na Prática Como Implementar
A falta de automação financeira no setor de uma empresa pode resultar em processos morosos e muitos erros. Além disso, pode gerar dificuldades na obtenção de informações financeiras precisas e atualizadas, além de outros problemas.
Mas, felizmente, existe uma solução: o uso do ERP da WebMais. Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita e veja na prática como o software otimiza os processos e traz mais eficiência para sua gestão financeira.
Agora, quer descobrir como os sistemas certos podem transformar sua empresa? Se você está interessado em encontrar a resposta, continue a leitura deste artigo para obter informações valiosas sobre os benefícios e as melhores práticas dessa poderosa ferramenta de gestão.
O Que É Automação Financeira?
A automação financeira é a aplicação de tecnologia para realizar tarefas repetitivas relacionadas ao setor de finanças de forma automática.
Ou seja, é um conceito com objetivo de substituir ou otimizar o trabalho manual do setor por meio de sistemas avançados de automatização, como um software ERP.
Para Que Serve Automação Financeira?
A automação financeira serve para agilizar e otimizar as tarefas relacionadas à gestão financeira de um negócio por meio das ferramentas certas que trazem diversos benefícios.
Em outras palavras, tem como finalidade melhorar a eficiência, a precisão e o controle das atividades financeiras de uma empresa, evitando os erros comuns e garantindo rapidez.
Como A Automação Financeira Funciona?
A automação financeira envolve a substituição de atividades manuais por processos automatizados. Além disso, oferece recursos para a inclusão e análise de dados, indo além de simples processos automáticos.
Após a implementação, a automação financeira simplifica operações como:
- geração de boletos;
- identificação de títulos;
- emissão de notas fiscais;
- conciliação de valores.
Essa automação é essencial para fornecer informações ágeis e confiáveis, orientando as equipes de vendas e marketing nas estratégias para captar clientes e melhorar as vendas.
Dados como clientes inadimplentes/adimplentes, vendas sazonais e rendimentos do período podem ser facilmente levantados por meio de um sistema automatizado com parâmetros definidos.
Por Que Investir Em Automação Financeira?
Os dados de uma empresa precisam ser exatos. A automação financeira garante isso ao reduzir a dependência de tarefas manuais, o que diminui a probabilidade de erros humanos.
Sem mencionar que os processos se tornam mais rápidos e eficientes. Assim, se economiza recursos e tempo dos profissionais para se concentrarem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
E não podemos esquecer que facilita o acesso e compartilhamento de informações, uma vez que são armazenadas eletronicamente e acessadas pelos membros a qualquer hora, em qualquer lugar. Assim, facilita a tomada de decisão.
O Que É Um Sistema De Automação Financeira?
Um sistema de automação financeira é uma tecnologia que automatiza e simplifica os processos relacionados à gestão financeira de uma empresa.
Basicamente, é o uso de software e ferramentas para agilizar tarefas financeiras, melhorar a precisão dos registros financeiros e fornecer insights em tempo real sobre a situação atual.
Os sistemas de automação financeira são projetados para economizar tempo, reduzir erros humanos e tomar decisões financeiras mais informadas. Por isso, vale a pena conhecer melhor o seu conceito na prática!
Quais Os Benefícios Da Automação Financeira?
Agora que sabe o que é automação financeira, que tal conhecer mais de suas vantagens para qualquer tipo de empresa? Confira abaixo.
Informações Atualizadas
A integração de todos os setores, atividades e equipes resulta em uma gestão imediata e embasada em informações atualizadas em tempo real, pois tudo trabalha em conjunto.
Minimização Da Margem De Erros
As planilhas manuais ou eletrônicas oferecem suporte, mas elas podem levar a erros humanos comuns e inevitáveis.
Por isso, a automação financeira alimentada em um sistema eficiente conserva os dados com margens de erros menores com atualização imediata para todos uma única vez.
Redução De Custos
A adoção da automação elimina a necessidade de trabalho manual demorado, reduzindo a quantidade de funcionários necessários para executar as tarefas repetitivas.
Essa substituição possibilita uma reavaliação do quadro de pessoal, permitindo ajustar as funções conforme o perfil de cada colaborador.
Melhorias De Controle
A automação financeira traz eficiência ao controle financeiro, permitindo maior autonomia na análise e acesso às informações. Relatórios e gráficos personalizados podem ser gerados sem interromper o trabalho dos colaboradores.
Assim, a conciliação financeira se torna ágil com a integração bancária, facilitando a identificação de valores divergentes.
Equipe Integrada
A implementação de um sistema de automação facilita a comunicação e a integração entre os membros da equipe, pois os lançamentos são feitos com agilidade para identificar seus responsáveis.
Essa interação fluida e eficiente promove um ambiente de trabalho mais produtivo, em que as informações são compartilhadas de maneira rápida e precisa, evitando retrabalhos e atrasos nas atividades.
Segurança De Dados
Uma das preocupações frequentes é a segurança dos dados financeiros, especialmente quando se trata de planilhas eletrônicas sujeitas a riscos como exclusões acidentais ou falhas no armazenamento.
Com a automação financeira, você conta com um ambiente seguro para inserção e manutenção dos dados, além de backups automáticos que evitam a perda de informações cruciais.
Além disso, a segurança sistêmica é uma prioridade, inibindo a ação de invasores e reduzindo significativamente as chances de vazamentos, fraudes e compartilhamento não autorizado de informações sensíveis.
Quais São Os Principais Controles Financeiros?
Para entender melhor como funciona a automação financeira, é importante conhecer os principais tipos de controles para a sua gestão.
Eles permitem o registro preciso das transações financeiras, a reconciliação de informações, o acompanhamento de ativos e passivos, a manutenção de um fluxo de caixa saudável e a tomada de decisões corretas.
Assim, cada um desses controles é essencial na manutenção da estabilidade financeira e no crescimento sustentável de uma organização. Veja quais são eles!
1. Controle E Conciliação De Caixa
O controle e a conciliação de caixa são elementos essenciais da gestão financeira de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou esfera de atuação.
Esses processos certificam o registro preciso de todas as entradas e saídas de dinheiro, o que é importante para decidir sobre as ações e sustentar a saúde financeira da empresa.
Na prática, o controle de caixa envolve o registro diário de todas as transações que envolvem dinheiro em espécie, como vendas em dinheiro, despesas pagas em dinheiro, retiradas de caixa etc. A principal finalidade é manter um registro completo e atualizado do saldo de caixa.
Por exemplo, uma pequena loja de varejo realiza vendas diárias em dinheiro e recebe pagamentos de fornecedores em dinheiro. O gerente da loja registra todas as entradas e saídas em moedas em um livro de caixa para o saldo ser calculado no final de cada dia.
Já a conciliação de caixa, por sua vez, é o processo de verificar se o saldo de caixa registrado no livro de caixa coincide com o saldo real. Isso é feito comparando as transações registradas com o dinheiro físico disponível na empresa.
Ou seja, no final do mês, o contador da loja de varejo verifica o saldo de caixa no livro de registros e faz uma contagem física do dinheiro no caixa. Se os valores coincidirem, a conciliação é bem-sucedida. Se houver diferenças, é necessário investigar e corrigir os erros.
Para ajudar em ambos os controles, é possível fazer automação financeira com um software, como o ERP WebMais, que importe os extratos bancários eletrônicos, conciliando os dados rapidamente.
2. Controle E Conciliação Bancária
O controle e a conciliação bancária são processos semelhantes ao controle de caixa, mas envolvem as transações realizadas em contas bancárias da empresa.
O controle bancário envolve o registro detalhado de todas as transações relacionadas à conta bancária da empresa, como depósitos, retiradas, transferências, cheques emitidos e recebidos.
Desse modo, é viável ter um controle completo sobre os fundos bancários e também para evitar fraudes ou erros.
Por exemplo, uma empresa recebe pagamentos de clientes em depósitos em sua conta bancária e paga fornecedores emitindo cheques. O departamento financeiro registra todas as transações em um sistema de contabilidade, mantendo um registro atualizado.
Nesse sentido, a conciliação bancária é o processo de reconciliar as informações registradas no sistema de contabilidade com os registros bancários fornecidos pelo banco. Essa verificação evita discrepâncias entre os registros internos e os das instituições.
Faça a integração bancária com bancos para fazer a automação financeira, conciliando de forma automática as informações anotadas internamente com os extratos bancários. O ERP WebMais oferece mais essa possibilidade.
3. Controle De Contas A Receber E Recebidas
O controle de contas a receber acompanha os valores que espera receber dos clientes. Por isso, envolve o registro de todas as vendas a crédito, a emissão de faturas e os pagamentos pendentes.
Vamos exemplificar. Uma empresa de serviços emite faturas para seus clientes mensalmente e registra as vendas a crédito em um sistema de contabilidade. Ela mantém um registro das datas de vencimento e dos valores a receber de cada um deles.
Por outro lado, o controle de contas recebidas envolve o registro das entradas de dinheiro relacionadas ao pagamento das faturas pelos clientes, como pagamentos em dinheiro, cheques, transferências bancárias e outras formas de pagamento.
Assim, quando um cliente paga uma fatura emitida pela empresa de serviços, o departamento financeiro registra o pagamento no sistema de contabilidade e verifica se ele corresponde ao valor da fatura.
Ambos os tipos de controle ajudam a empresa a manter um fluxo de caixa saudável e a garantir que os clientes paguem suas dívidas de forma oportuna.
Para uma automação financeira eficaz, use um sistema que gere faturas eletrônicas e permita o acompanhamento automático dos pagamentos, incluindo os feitos online. O ERP WebMais oferece essa funcionalidade no módulo Financeiro.
4. Controle De Estoques
Controlar o estoque engloba o gerenciamento e registro de todos os produtos ou materiais armazenados. Essa ação assegura ter produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes, ao mesmo tempo em que evita o excesso de estoque, que pode resultar em custos desnecessários.
Explicaremos na prática. Uma loja mantém um registro detalhado de todos os itens em seu estoque, incluindo informações como descrição, quantidade, preço de custo e de venda. Com esses dados, é fácil saber quais deles estão disponíveis e quando é necessário fazer novos pedidos aos fornecedores.
E não somente isso. O controle de estoque também envolve a definição de políticas de reposição, a identificação de mercadorias obsoletas ou em excesso e a implementação de medidas para minimizar perdas devido a roubo, deterioração ou obsolescência.
Você pode automatizar essa área com um software que rastreie as entradas e saídas de produtos automaticamente à medida que as transações são registradas. O ERP WebMais permite a automação desse processo, facilitando o controle das movimentações.
5. Fluxo De Caixa
O fluxo de caixa oferece uma visão detalhada das entradas e saídas de dinheiro ao longo de um período específico, geralmente mensal ou anual.
Essa ferramenta ajuda a empresa a entender como o dinheiro está sendo gerado e gasto para, então, planejar suas finanças de forma mais eficaz.
Ou seja, na prática, um restaurante registra todas as suas receitas diárias, incluindo vendas em dinheiro e cartão de crédito, assim como todas as despesas, como aluguel, salários, fornecedores e despesas operacionais.
Ao analisar o fluxo de caixa mensal, é possível identificar períodos de maior ou menor entrada de dinheiro e planejar suas despesas de acordo.
Além disso, o fluxo de caixa é importante para tomar decisões informadas, como investir em novos equipamentos, expandir as operações ou lidar com eventuais dificuldades financeiras.
Para ser eficiente, você pode fazer a automação financeira com o ERP WebMais, que integra dados de contas a receber, contas a pagar e registros de caixa para calcular automaticamente o fluxo de caixa.
Como Implementar A Automação Financeira?
A implementação da automação financeira foca em melhorar a eficiência e a precisão das atividades em uma organização. Ela envolve muitas etapas. Vamos explorar cada uma delas com mais detalhes.
Mapear Os Processos
Faça uma análise detalhada dos processos financeiros existentes na organização. Isso envolve identificar o que está envolvido em atividades como:
- contas a pagar e a receber;
- conciliação bancária;
- gestão de fluxo de caixa;
- relatórios financeiros, etc.
O objetivo é compreender como esses processos são executados, encontrar gargalos e áreas de melhoria, além de determinar quais tarefas podem ser automatizadas.
Digitalizar Os Documentos Utilizados
Muita parte do setor financeiro ainda envolve o manuseio de documentos físicos, como faturas, recibos, extratos bancários, contratos, entre outros.
A digitalização desses conteúdos faz parte da automação financeira, pois permite que sejam armazenados eletronicamente e acessados de forma rápida e segura.
Como vantagem reduz a dependência de papel, agiliza os processos de busca e compartilhamento de informações, além de facilitar a integração com sistemas automatizados.
Treinar Adequadamente Os Profissionais Do Setor
A automação financeira requer profissionais capacitados para lidar com os novos processos e sistemas.
É essencial treinar os colaboradores para compreenderem como utilizar as ferramentas, entenderem as mudanças nos processos e se familiarizarem com as novas rotinas de trabalho.
O treinamento deve ser contínuo, acompanhando as atualizações dos sistemas e fornecendo suporte técnico para resolver possíveis problemas.
Escolher um bom sistema de automação
A escolha do sistema de automação é um passo crucial para ter sucesso na implementação. É importante buscar um software que:
- atenda às necessidades específicas da organização;
- seja flexível o suficiente para se adaptar a diferentes processos financeiros;
- seja fácil de usar;
- forneça segurança dos dados;
- ofereça recursos avançados (integração com outros sistemas, geração de relatórios personalizados, automação de tarefas repetitivas, entre outros).
Conclusão
A automação financeira é uma poderosa aliada para as empresas que buscam otimizar seus processos e melhorar a eficiência na gestão.
Ao automatizar tarefas manuais e repetitivas, os negócios podem economizar tempo, reduzir erros e obter informações financeiras precisas e atualizadas.
Nesse sentido, o ERP da WebMais oferece uma solução completa e integrada para a automação financeira. Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita e descubra como nossa solução pode impulsionar o sucesso do seu negócio.
