Conheça A Metodologia PDCA E Melhore Seus Processos

Você já ouviu falar na metodologia PDCA? Ela representa uma metodologia de gerenciamento de processos, buscando a melhoria contínua.

Assim, essa metodologia ajuda as empresas a criarem produtos de boa qualidade, por meio de processos cada vez mais eficientes.

Uma boa maneira de controlar esses processos é com o uso da tecnologia. O sistema ERP da WebMais, por exemplo, facilita a gestão completa de indústrias e distribuidoras, gerando relatórios precisos e simplificando os processos. Agende uma demonstração e confira.

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O Que É O Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão para trazer melhorias contínuas aos processos e a qualidade de uma empresa.

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, ou, na tradução para o português: Planejar, Fazer, Checar e Agir.

O PDCA é um ciclo, ou seja, deve ser aplicado repetidamente para os seus benefícios serem usufruídos pelas organizações no longo prazo. Sendo assim, quando a equipe termina a etapa de agir, deve planejar novamente para buscar a melhoria contínua.

Em outras palavras, essa metodologia é usada tanto para solucionar problemas que não são facilmente visualizados como para otimizar processos, tornando-os cada vez mais eficientes. Então, como consequência, é possível melhorar os resultados da empresa.

Qual É A Função Do Ciclo PDCA?

A função principal do ciclo PDCA é fornecer uma estrutura sistemática e eficaz para a melhoria contínua de processos, produtos e serviços. Dessa forma, serve para qualquer área onde se deseja alcançar aprimoramentos consistentes.

Além disso, desempenha diversa funções, como:

• identificação de problemas e oportunidades de melhoria, focalizando a atenção nas áreas que realmente precisam;
• planejamento estruturado com todos os detalhes, desde os recursos até datas;
• implementação controlada, minimizando riscos e evitando ações impulsivas;
• monitoramento e verificação;
• aprendizado e análise de causa;
• tomada de decisão baseada em dados;
• melhoria contínua;
• adaptação a mudanças;
• padronização de processos, resultando em maior consistência e eficiência.

Por isso tudo, o PDCA é importante, pois permite que a empresa consiga identificar problemas, testar soluções e implementá-las de maneira eficaz.

Como O Ciclo PDCA Surgiu?

O Ciclo PDCA foi criado na década de 1920, por Walter A. Shewhart, mas se popularizou na década de 1950. Isso porque William Edward Deming, considerado um dos gurus da gestão de qualidade, começou a falar sobre o conceito.

Por isso, a partir dessa época, o ciclo PDCA também passou a ser chamado de Ciclo Deming.

A princípio, a metodologia PDCA foi desenvolvida como uma ferramenta administrativa. Mas, ao longo do tempo, ele vem sendo aplicado para aprimoramento contínuo de qualidade de resolução de problemas organizacionais nas mais diversas áreas.

Como Funciona O PDCA?

Na prática, o ciclo PDCA deve se tornar uma rotina nas empresas. Isso porque, como falamos, ele deve ser aplicado repetidamente – sempre que um ciclo se encerra, outro deve começar.

Primeiramente, é preciso planejar o que será feito em cada ciclo. Nesta etapa, é importante eleger um ponto a ser melhorado e traçar metas com prazos, além de definir quais recursos serão necessários para a fase de execução.

Depois, é hora de partir para a ação e colocar em prática os planos traçados para atingir as metas. Em seguida, a equipe deve verificar os resultados que estão sendo obtidos, na etapa de checagem.

Os resultados obtidos servem de base para insights para os novos planos e, assim, o ciclo PDCA começa novamente.

Por Que Utilizar O PDCA No Seu Negócio?

A metodologia PDCA é uma das ferramentas de gerenciamento de qualidade mais eficaz e mais simples. Por isso, ele é tão utilizado!

Uma das principais vantagens de usar o PDCA é a melhoria contínua, como já falamos aqui. Mas, além disso, a metodologia, quando bem aplicada, traz muitos outros benefícios para uma organização:

• facilita a tomada de decisão;
• promove o aprendizado contínuo e a criação de inteligência sobre o próprio negócio;
• garante um diagnóstico apurado sobre os processos;
• ajuda a identificar falhas;
• torna os processos mais ágeis;
• simplifica a comunicação;
• incentiva o trabalho em equipe;
• evita que sejam implementadas soluções de baixa eficácia;
• padroniza processos, linguagem e comunicação;
• diminui a incidência de falhas e, consequentemente, a necessidade de retrabalho.

3 Fatores Importantes Na Metodologia PDCA

Há três fatores importantes para a melhoria da execução da metodologia PDCA: uma liderança atuante, um conhecimento técnico e o conhecimento aplicado.

Então, vamos entender um pouco mais sobre cada um a seguir.

Liderança Atuante

Uma liderança atuante no aplicação do ciclo PDCA pode ajudar a estabelecer os objetivos e metas para o ciclo. Dessa forma, a equipe saberá onde se quer chegar.

Além disso, o líder atuante pode ajudar a monitorar e medir os resultados de maneira eficaz, checar se o planejamento está ocorrendo e fazer possíveis melhorias nos processos.

Conhecimento Técnico

O conhecimento técnico é de extrema importância para a boa execução da metodologia PDCA. Isso porque, assim, a equipe conseguirá implementar todas as etapas do ciclo e identificar possíveis problemas no decorrer da execução.

Conhecimento Aplicado

Ter experiência no ciclo PDCA pode facilitar o gestor e toda a sua equipe a conduzir a metodologia de maneira mais eficiente. Isso porque ele facilita o entendimento sobre o funcionamento das etapas e como proceder em cada uma delas.

Mas, pode ser interessante fazer um treinamento com a equipe, caso ela não tenha experiência em metodologias de melhorias contínuas.

Quais São As Etapas Que Compõem O Ciclo PDCA?

Como vimos, PDCA é uma sigla para Plan, Do, Check e Act que, em português, quer dizer Planejar, Fazer, Checar e Agir. Em outras palavras, essas são as 4 etapas do ciclo PDCA.

Vamos descobrir um pouco mais sobre cada uma delas?

P: Plan ou Planejar

O planejamento é a etapa mais importante do ciclo PDCA e, se for necessário, é a que deve tomar mais tempo.

Isso porque é fundamental que ela seja aprofundada e análise diferentes pontos. Então, nesta etapa, você deve entender o que precisa ser melhorado e escolher um ponto inicial.

Depois de analisar o problema e levantar dados sobre ele, deverá traçar um plano de ação. Ele funciona como um roteiro para o que será feito na próxima etapa, a de execução.

Além disso, o planejamento deve ter metas bem objetivas e claras, para que as pessoas envolvidas na etapa seguinte saibam exatamente que tipo de resultado estão buscando.

Afinal, quem sabe onde se quer chegar pode fazer melhores escolhas ao longo do caminho.

D: Do ou Fazer

Essa é a etapa onde o time executa tudo o que foi planejado na fase anterior.

Mas lembre-se: pe importante ter toda a estratégia documentada para as pessoas poderem consultar em caso de dúvidas e registrar os seus avanços. Além disso, acompanhar de perto a implementação também ajuda a fazer uma melhor verificação na etapa posterior.

C: Check ou Checar

Verificar o que está sendo executado é tão importante quanto executar. Por isso, a etapa de checagem ou verificação é tão importante para a eficácia do ciclo PDCA.

Isso porque, quando não se verifica o que está sendo feito, é muito mais difícil entender quais ações estão trazendo realmente resultados. Essa checagem também aponta as ações que podem estar fazendo o seu time perder tempo e fazer esforços à toa.

A melhor forma de medir o progresso do time e a eficácia de cada ação é definindo indicadores de desempenho. Eles devem ser analisados logo após a execução de cada plano.

Assim, a partir dessa análise é possível tomar decisões mais acertadas em todos os próximos ciclos.

No longo prazo, o hábito de mensurar os resultados das ações faz com que o time e os gestores criem inteligência sobre a empresa e o mercado. Em outras palavras, sabem o que funciona e o que não funciona em cada situação.

Assim, as decisões tendem a ser muito mais ágeis e efetivas e os processos mais produtivos.

A: Act ou Agir

A última etapa corresponde ao processo de analisar os resultados obtidos e o ter insights a partir dos dados coletados na checagem.

Então, a partir disso, é possível concluir o que foi positivo para ser replicado no próximo ciclo PDCA.

Quando Utilizar O PDCA?

O PDCA pode ser usado para diferentes fins, em empresas dos mais variados setores.

Mas, o mais comum é que a ferramenta seja aplicada no aprimoramento de processos, para monitorar aqueles que envolvem muitos colaboradores e tarefas complicadas.

Além disso, ele também pode ser aplicado na criação de novos produtos, para controlar a qualidade do que está sendo construído.

Assim, você define padrões de qualidade, monitora se o produto está conforme os padrões desejados e otimiza os processos produtivos.

Por fim, outra forma de utilizar o PDCA é na padronização das operações, trazendo economia de tempo e mais produtividade para toda a equipe.

Exemplos De Ciclo PDCA

Se você ainda não entendeu como funciona o ciclo PDCA na prática, vamos te explicar com três exemplos em situações diferentes, mas com o mesmo foco: melhorar algum setor empresarial.

Melhoria De Processos De Compras

Uma empresa precisa melhorar os seus processos de compras e decide implementar o plano PDCA para isso.

Na etapa de planejamento, ela define quatro ações a serem colocadas em prática pelo time, definindo prazos para a sua realização e pessoas responsáveis por cada uma delas.

Já na etapa de execução, o time coloca essas ações em prática. Depois, todos se juntam para analisar os resultados, ou seja, fazer a checagem.

Neste ponto, a equipe deve se perguntar se as ações colocadas em prática realmente trouxeram as melhorias esperadas.

As pesquisas de compras foram feitas com mais agilidade? As aprovações aconteceram de maneira mais rápida? A relação com os fornecedores melhorou?

Mas é importante ficar de olho, pois as perguntas a serem respondidas aqui vão depender das metas estipuladas na etapa de planejamento!

Por fim, na etapa de ação, o time deve buscar entender qual das ações teve o maior impacto no resultado positivo, por exemplo, ou qual teve menos relevância.

Melhoria De Processos De Produção

Agora, suponhamos que uma indústria quer melhorar os processos de produção. Foi identificado um problema nessa etapa, com baixa eficiência e aumento de defeitos nos produtos. 

Então, o objetivo é melhorar a qualidade e eficiência desse processo. A equipe de gestão define metas claras para a melhoria, como reduzir os defeitos em 20% em três meses.

No seu plano, são implementadas mudanças nesse processo para incluir a reorganização da linha de montagem, treinamento de funcionários em novas técnicas e a aquisição de novos equipamentos.

Em “check”, são coletados dados sobre o número de defeitos, tempo de produção, custos, entre outros, para avaliar o impacto. Os resultados são comparados com as metas estabelecidas na fase de planejamento.

Se a experiência foi positiva, as mudanças podem ser consolidadas como parte do novo processo padrão. Se não, a equipe identifica as razões, faz ajustes nas e inicia o ciclo PDCA novamente.

Melhoria No Atendimento Ao Cliente

Nesse exemplo, a empresa quer melhorar o atendimento ao cliente, pois foi identificada uma queda na satisfação dos consumidores, com muitas reclamações sobre a lentidão no atendimento.

A equipe de gestão define uma meta de reduzir o tempo médio de resposta a consultas de clientes em 30% em três meses.

Então, para dar certo, são feitas algumas mudanças no treinamento adicional para a equipe de suporte. Além disso, ocorre a implementação de um sistema de gerenciamento de solicitações de clientes mais eficiente e a adição de canais de atendimento, como chat online.

Na hora de avaliar, são vistos os dados com relação ao tempo de resposta a consultas de clientes, a satisfação do cliente e o volume de reclamações.

Na etapa de agir, se as metas foram alcançadas, as estratégias são incorporadas permanentemente ao processo de atendimento ao cliente. Se não, são reajustadas e reinicia o ciclo PDCA.

Como Fazer O PDCA?

Como sabemos, o PDCA usa as suas siglas como etapas (Planejar, Executar, Verificar e Agir). Ele pode ser aplicado tanto no contexto de melhoria da empresa quanto de um projeto específico. Não entendeu? Então vamos explicar melhor.

PDCA Em Uma Empresa

Em uma empresa, a primeira sigla (Plan), envolve a definição de um problema ou objetivo a ser abordado. Isso vai desde aprimorar um processo, aumentar a eficiência, reduzir custos ou melhorar a qualidade, até resolver qualquer desafio empresarial.

Aqui, também devem ser planejadas as ações necessárias para atingir a meta, incluindo a alocação de recursos e a criação de um plano de ação.

Em “Do”, você deve implementar as estratégias determinadas na fase anterior. Adiante, em “Check”, colete os dados e compare com o que foi definido, analisando se as mudanças trouxeram resultados.

Por fim, aplique de uma vez por todas as ações, se elas trouxeram retornos positivos, ou tome medidas corretivas para moldá-las até alcançar o objetivo inicial.

PDCA Em Um Projeto

A aplicação do PDCA em um projeto é semelhante, mas foca na melhoria contínua do projeto em si. O início envolve a definição do escopo, os objetivos, prazos e recursos necessários. É preciso de um plano com as tarefas, cronogramas e responsabilidades.

Na execução (Do), o plano deve ser implementado como estabelecido. Então, após finalizá-lo, compare o progresso com o planejamento, observando se houve desvios ou problemas.

Com base nessa análise, faça ajustes, se necessário, para garantir a continuidade do projeto. E sempre monitore cada ação para realizar melhorias conforme avança.

4 Erros Comuns Ao Aplicar PDCA

Agora, vamos ver quatro erros comuns na aplicação do PDCA e que devemos evitar.

Descuidar Do Planejamento

Como vimos nas etapas da metodologia anteriormente, o planejamento é a parte mais importante. Isso porque só sabendo qual o objetivo que se quer alcançar é possível melhorar.

Quando não damos importância para a criação do planejamento, ou para a execução do que foi planejado, a tomada de informações sobre as fases seguintes são contaminadas. Afinal, não há como verificar se o planejamento deu certo.

Não Ter Pessoas Qualificadas Ou Não Qualificar

Normalmente a implementação da metodologia PDCA ocorre de cima para baixo na empresa, ou seja, os líderes implementam com suas equipes.

É importante avaliar se as pessoas que integram a equipe são qualificadas para executar a metodologia PDCA. Além disso, deve-se realizar treinamentos para qualificar cada vez mais as pessoas da equipe.

Deixar De Acompanhar O Projeto

Durante toda a execução do ciclo PDCA é preciso acompanhar o que está acontecendo, para verificar se o que foi planejado está fazendo sentido. Também fique de olho se precisa de alterações e, principalmente, tome notas de tudo que precisou ser alterado durante o projeto.

Falhar Na Escolha Das Métricas

Escolher bem as métricas a serem avaliadas é imprescindível. É a partir da avaliação delas que vamos entender se estamos alcançando os nossos objetivos ou se estamos nos afastando deles.

Também é com a avaliação das métricas que entenderemos exatamente onde precisamos melhorar no nosso processo.

Quais As Diferenças Entre Ciclo PDCA E Ciclo PDSA?

A principal diferença entre ciclo PDCA e ciclo PDSA é a verificação versus o estudo mais aprofundado antes de tomar medidas corretivas. Embora ambos os ciclos foquem na melhoria contínua, servem para contextos diferentes.

O PDCA enfatiza a etapa de “Verificar” (Check). Nela, você coleta dados e verifica se as ações tomadas estão atingindo as metas estabelecidas antes de agir de forma corretiva.

Já o O PDSA enfoca mais a etapa de “Estudar” (Study), na qual você aprofunda a análise dos dados para entender as causas raízes dos problemas antes de agir.

Ambos os métodos são divididos em quatro etapas, mas o PDSA significa Planejar (Plan), Executar (Do), Estudar (Study) e Agir (Act). Por isso, é bastante usado para pesquisa e inovação, sistemas complexos, problemas ambíguos e áreas da saúde.

Em contrapartida, o PDCA é muito usado em situações de gestão da qualidade e processos de fabricação, além de melhorias incrementais.

Outros Exemplos De Metodologias De Gestão De Processos

Além do ciclo PDCA existem outras metodologias que ajudam na gestão de processos, logo abaixo vamos conhecer um pouco mais sobre três deles.

DMAIC

DMAIC é uma sigla para Define, Measure, Analyze, Improve, Control — em português Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Essa metodologia possui 5 etapas que ajudam as empresas a analisarem os dados para a tomada de decisões.

Vamos ver um pouco mais sobre as etapas:

1. definir: a equipe identifica quais os problemas e estabelece os objetivos e metas;
2. medir: nessa etapa acontece a coleta de dados e informações da situação atual, criando base de dados para análises futuras;
3. analisar: na terceira fase é onde acontece a análise dos dados coletados, para identificar as causas dos problemas e onde pode-se fazer melhorias;
4. melhorar: nesse estágio é implementado melhorias para solucionar o problema e  melhorar o desempenho do processo;
5. controlar: na última etapa é feito o monitoramento das implementações, para garantir o bom desempenho do processo.

Os principais benefícios do DMAIC são: facilidade do monitoramento, melhoria da qualidade, consistência no processo e maior eficiência no processo.

A3

A metodologia A3 foi desenvolvida pela Toyota e é baseada no relatório A3. Ele consiste em um diagrama feito em uma folha A3 – que tem o tamanho de duas folhas A4, daí o seu nome.

Existem algumas variações para se construir um relatório A3, é geralmente constituído pelas seguintes etapas:

1. título: crie um título para a proposta, problema ou melhoria a ser estudado;
2. definir: defina o que você está tentando resolver ou analisar, e qual o motivo que faz isso ser relevante para a empresa;
3. estado atual: nesta etapa você deve descrever tudo sobre qual o estado atual da situação, utilizando-se de textos, gráficos, fluxogramas, tudo o que for preciso;
4. objetivo: defina quais seus objetivos, qual os resultados esperados e onde quer chegar;
5. análise da causa raiz: você pode usar ferramentas como 5W2H, brainstorming ou outras ferramentas para chegar a raiz do problema;
6. proposta: com as análises e metas definidas é hora de propor ideias para solução do problema, mostrando como as ações vão solucionar as questões específicas;
7. plano de ação: nesta etapa você irá definir os responsáveis para cada tarefa no cronograma estabelecido;
8. acompanhar: agora é hora de monitorar o processo, checando os resultados, validando o sucesso e realizando possíveis melhorias e ajustes.

No início, o método A3 consistia em algumas etapas que deveriam identificar problemas e propor soluções apenas em uma folha A3. Mas, hoje em dia, não há mais essa limitação.

8D

Desenvolvido pela Ford durante as décadas de 60 e 70, o 8D — conhecido como 8 disciplinas — é uma metodologia para identificar e resolver problemas recorrentes.

Ele consiste nas seguintes etapas:

1. formar uma equipe: uma equipe multidisciplinar é formada para trabalhar no problema;
2. descrição do problema: o problema é descrito de forma clara, com detalhes de sua gravidade e frequência;
3. contenção do problema: desenvolvimento de um plano provisório para a contenção do problema;
4. identificação da causa raiz do problema: é importante definir qual é a causa raiz do problema para achar uma solução definitiva;
5. escolha da solução e verificação: é hora de escolher uma solução, aplicar e avaliar se foi (ou será) eficaz;
6. implementação de uma solução permanente: agora é hora de aplicar a solução permanente, sempre acompanhando e garantindo sua efetividade;
7. adoção de medidas preventivas: com o problema resolvido, é importante estabelecer uma gestão de risco, para evitar aparecimento de novos problemas;
8. comemorar os resultados: após todo o trabalho e os ganhos com os resultados, é importante comemorar e reconhecer o desempenho da sua equipe no processo.

Conclusão

Agora que você chegou no fim deste artigo, já sabe que PDCA é uma metodologia que visa a melhoria contínua. Ela busca diminuir a quantidade de falhas e a necessidade de retrabalho e, assim, trazer melhores resultados e mais qualidade para os produtos.

Além disso, a metodologia fornece informações valiosas para o time. A análise desses dados ajuda a identificar quais ações trazem mais retorno e quais são menos relevantes. Por isso, podem ser deixadas de lado – ou otimizadas para que tragam cada vez melhores resultados.

Com o ERP WebMais, você pode monitorar e medir seus processos de forma fácil e eficaz. Nossa solução permite que você identifique e corrija problemas rapidamente e melhore continuamente sua operação.

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