O Que É Aging List, Principais Funções e Finalidade

A aging list, ou lista de envelhecimento, na tradução livre para o português, é uma ferramenta que facilita o acompanhamento das contas a pagar e a receber de uma empresa. 

Ela detalha os gastos e saldos em ordem cronológica e é uma alternativa muito interessante para empreendedores que não têm muita intimidade com números e contas.

Neste conteúdo, você vai descobrir o que é a aging list e como ela pode ajudar a sua empresa a ter uma melhor organização financeira. 

Vamos falar ainda sobre as suas vantagens, mostrar como utilizá-la e listar as informações que devem constar no documento.

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O Que É Aging List?

Aging list é um relatório simples sobre contas a pagar e a receber de uma empresa. Nela, todas as entradas e saídas são listadas em ordem cronológica e em forma de tabela, o que permite uma análise mais fácil e rápida.

Para Que Serve A Aging List?

A aging list serve para ajudar a empresa a manter organizada a sua gestão financeira. Ela ajuda o gestor a entender quanto a empresa tem a receber dos seus clientes e quanto precisa pagar aos seus parceiros e fornecedores nos próximos dias. 

Assim, é possível ter uma perspectiva realista sobre o saldo financeiro ao final do período analisado, o que é essencial para um melhor planejamento da aplicação dos recursos. 

A aging list também é muito útil para complementar o fluxo de caixa, pois fornece informações importantes para esse controle.

Quais As Vantagens De Usar A Aging List Na Empresa?

Adotar a aging list como uma ferramenta para a organização de contas pode trazer diversos benefícios para a empresa. Saiba quais são os principais!

Controle Financeiro

O maior controle sobre as operações financeiras da empresa é a maior vantagem de fazer a aging list. Como ela é um relatório simples, porém completo, oferece uma visão ampla da situação da empresa sem demandar muito tempo para a sua análise.

Assim, o gestor consegue entender facilmente quais pagamentos estão em atraso, sejam eles entradas ou saídas de recursos do caixa da empresa. 

A partir da lista, também é possível prever perdas e ganhos, assim como a necessidade de usar o capital de giro ou solicitar crédito.

Controle De Inadimplência Dos Clientes

Como permite entender quais receitas estão em atraso, a aging list é também uma boa ferramenta para controlar a inadimplência de clientes. 

A partir dela, é possível identificar padrões de comportamento dos clientes em relação aos pagamentos e, assim, pensar em soluções que atendam as demandas dos consumidores sem prejudicar o caixa da empresa.

Melhoramento Da Gestão

Outra vantagem da aging list é que ela permite identificar falhas no setor de cobrança da empresa. Dessa forma, entrega aos gestores informações valiosas para que ele desenvolva estratégias mais inteligentes sobre os processos de vendas e cobranças.

Além disso, com a aging list o gestor também tem acesso fácil às datas de vencimento dos compromissos financeiros do negócio, evitando o atraso e a incidência de multas.

Relação Com Fornecedores

Com menos inadimplência e menos atrasos nos pagamentos, a empresa consegue manter uma relação melhor tanto com os fornecedores quanto com clientes. 

Isso facilita o trabalho de todas as partes envolvidas nas transações, além de abrir portas para eventuais vantagens nas negociações de preços.

Como Fazer Uma Aging List?

A aging list é normalmente feita em softwares para a criação de planilhas, já que tem o formato de tabela. O ponto mais importante para a criação do documento é entender quais campos farão parte da tabela. 

É importante que cada linha tenha a identificação do cliente ou fornecedor, data de vencimento, data de pagamento, valor e uma identificação que indique se a operação é uma entrada ou saída. 

Quais Informações Devem Constar Na Aging List?

Não existe uma regra que dite todas as informações que precisam constar em um aging list e você pode escolher os pontos que deseja registrar de acordo com as especificidades do seu negócio. 

Mas, de modo geral, essas são as informações que costumam estar presentes nesse tipo de documento:

• identificação do fornecedor ou cliente;
• datas de vencimento;
• datas de pagamento;
• divisão entre receitas e despesas;
• divisão por grupos: pagos, em aberto, a vencer, etc;
• divisão por períodos: em 30 dias, em 60 dias, etc;
• valores;
• especificações sobre os pagamentos: à vista, parcelado, no boleto, etc;
• taxas de juros;
• tipos de duplicata.

Quais As Melhores Ferramentas Para A Criação Da Aging List?

Existem dois tipos de ferramentas que permitem a criação da aging list. Sobre um deles já falamos aqui, que são os softwares para geração de planilhas, como o Excel, por exemplo.

Apesar desse tipo de sistema ser bastante utilizado para esse fim, ele pode se tornar inviável à medida que a empresa cresce, já que as planilhas podem se tornar muito complexas e exigir um alto nível de habilidade para criar e entender relatórios.

Diante disso, os softwares ERP surgem como a melhor solução, pois extraem dados relevantes para a empresa em tempo real e geram relatórios completos em poucos segundos.

Uma das grandes vantagens do sistema ERP é que ele permite a automatização de diversas atividades, trazendo mais agilidade e segurança para os processos.

Quais As Melhores Formas De Usar A Aging List Para Otimizar Os Processos Internos?

Dentro da empresa, as informações dispostas na aging list servem como base para uma série de análises que podem ser usadas para aprimorar os processos internos:

• ela auxilia na tomada de decisão;
• facilita a criação de relatórios financeiros;
• permite identificar padrões no comportamento dos clientes em relação a pagamentos;
• ajuda a controlar a inadimplência;
• permite que o gestor tenha uma visão detalhista sobre as movimentações financeiras;
• possibilita um controle mais rígido sobre entradas e saídas de recursos;
• ajuda a ter mais previsibilidade sobre o saldo financeiro no final do período analisado.

Qual A Diferença Entre Aging List E Fluxo De Caixa?

Tanto a aging list como o fluxo de caixa são relatórios que controlam a entrada e saída de recursos da empresa, mas há algumas diferenças entre eles. 

A aging list, na prática, funciona como um complemento para o fluxo de caixa, já que as informações que constam nesse relatório vão além daquelas informadas no cálculo comum do fluxo.

O fluxo de caixa, por sua vez, apresenta o valor total de pagamentos e recebimentos relativos a um determinado período, mas de forma resumida e compacta. 

Ou seja, a aging list é um relatório mais completo e detalhado, com muito mais especificações, que abrange dados como pendências e inadimplências.

Conclusão

Como você viu neste conteúdo, aging list é uma ferramenta importante para o controle financeiro da empresa, e  deve ser usada como uma complementação do fluxo de caixa. 

Com esses dois documentos, o gestor pode ter uma visão detalhada da situação financeira da empresa em um determinado período, porém de forma rápida e objetiva.

Para a confecção desses dois relatórios, o ideal é contar com uma solução tecnológica como o ERP Webmais, que coleta e agrega dados em tempo real, automatiza diversas etapas desses processos, diminui a incidência de erros e traz ainda mais segurança para as informações.