Saiba Tudo Sobre O Arquivo XML E Principais Dúvidas

Você sabia que o arquivo XML da NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes para uma empresa? Muita gente não sabe, mas ele é o formato digital da nota fiscal eletrônica emitida sempre que você vende um produto ou serviço.

Mas qual a diferença entre o arquivo XML e a nota fiscal? Como esse arquivo pode ser gerado e quais as informações que precisam constar nele?

Para tirar essas e outras dúvidas sobre o tema, preparamos este artigo. Acompanhe!

O Que É Arquivo XML NF-E?

O arquivo XML é o formato digital da nota fiscal eletrônica (NF-e). Dentro dele, estão todas as informações referentes ao documento, como emissor, destinatário e produtos ou  serviços que foram comercializados na operação.

XML significa Extensible Markup Language, que é uma linguagem de marcação recomendada para a criação de documentos organizados hierarquicamente. 

O arquivo XML, portanto, é uma representação gráfica da nota fiscal, escrita por essa linguagem e seguindo todos os critérios estabelecidos para a escrituração fiscal da NF-e.

Na prática, o código cria um arquivo digital que comprova as informações sobre a transação.

Para Que Serve O Arquivo XML NF-E?

A existência do arquivo XML é o que torna possível a emissão de notas fiscais eletrônicas. E a NF-e simboliza um grande avanço para os setores fiscais das empresas, que ganham em agilidade e diminuem os processos burocráticos em suas rotinas.

Além disso, é por meio do arquivo XML que as autoridades conseguem verificar os detalhes sobre cada documento, o que facilita o trabalho de fiscalização.

Quais As Vantagens Em Usar O XML Para NF-E?

O XML foi escolhido para a NF-e por sua versatilidade e portabilidade. Mesmo que seja escrito em um banco de dados, outro banco pode fazer a sua leitura sem a necessidade de utilizar plataformas específicas.

Para os empreendedores, o formato é vantajoso porque ajuda a diminuir os custos com a aquisição de equipamentos para a impressão dos documentos, facilita a organização dos arquivos e agiliza processos que antes demandavam um tempo considerável.

O arquivo XML também é vantajoso para o contador, que consegue acessar rapidamente as informações da nota fiscal e ganha agilidade em seu trabalho.

Quais Informações Devem Constar No XML?

No arquivo XML são armazenadas todas as informações que constam na nota fiscal eletrônica:

• modelo, série, número, data de emissão e valor total da NF-e;
• nome, razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da empresa emitente;
• nome, razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual do destinatário;
• descrição, quantidade, unidade comercial e valor dos serviços ou produtos;
• dados relativos ao ICMS;
• dados do transporte;
• dados de cobrança;
• informações adicionais, como a fonte de impressão DANFE e outras informações de interesse do contribuinte.

Quais As Diferenças Entre XML, NF-E E Danfe?

Esses três conceitos são confundidos por algumas pessoas. Eles estão todos relacionados, mas há algumas diferenças. 

A NF-e é a versão digital do documento e formaliza a venda de um produto ou serviço. Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada na NF-e, que acompanha o produto em seu transporte. 

O seu objetivo é facilitar a fiscalização e a conferência de informações pelos agentes fiscalizadores.

Já o arquivo XML é a nota fiscal de fato, e não uma representação dela. Sempre que é preciso apresentar uma nota para fins de fiscalização, é ele que deve ser apresentado, e não a NF-e ou o DANFE.

Como Gerar O XML Da NF-E?

Para gerar o arquivo XML, basta você emitir a nota fiscal eletrônica usando um software emissor – que pode ser fornecido pelo município, estado ou empresa privada, desde que integrado ao sistema do governo.

Para que a emissão seja válida, o software deve estar credenciado na Secretaria da Fazenda estadual e você deve ter um certificado digital.

É Preciso Armazenar O XML Da Nota Fiscal?

Os arquivos XML das notas fiscais devem ser armazenados por um período de cinco anos, de acordo com a legislação. As empresas que passarem por fiscalização e não tiverem esses documentos podem receber grandes multas, aplicadas por cada arquivo faltante.

Ou seja, se você emite muitas notas e não armazena os arquivos XML, o prejuízo pode ser muito grande.

No entanto, por ser um arquivo pequeno, o seu armazenamento não é difícil. O ideal é que ele seja feito em nuvem, para evitar perdas e conferir mais segurança. A impressão do documento não é necessária, afinal, trata-se de um arquivo totalmente digital.

Quais São As Obrigações Do Emitente E Do Destinatário Do Arquivo XML Da Nota Fiscal?

Existem algumas obrigações acessórias que estão relacionadas à emissão de uma NF-e, tanto para o emitente como para o destinatário:

• todo empreendedor que não for MEI precisa de um certificado digital;
• o arquivo XML deve ser armazenado por ambos por, pelo menos, cinco anos;

Caso o arquivo seja perdido, a Receita Federal não se responsabiliza por ele e pode aplicar multas.

Dicas Para Gerenciar Melhor Seus Arquivos XML

Como você viu durante a leitura do artigo, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica tem fundamental importância para a legalidade das operações da sua empresa e deve ser armazenado com muito cuidado para evitar penalidades aplicadas pela Receita Federal.

Por isso, o mais indicado é que você armazene esses arquivos na nuvem. Mesmo se optar por tê-los em seus computadores, não deixe de fazer backups regularmente. Essa é a melhor maneira de garantir o acesso a eles em casos de fiscalização.

Contar com um sistema emissor próprio facilita esse processo. Isso porque, eles podem ser integrados aos sistemas ERP da empresa, o que automatiza alguns processos e traz ainda mais segurança para você.

Conclusão

Além de ajudar na gestão dos seus arquivos XML, um bom sistema ERP permite que você tenha total controle sobre todas as áreas da sua empresa, desde as finanças até a gestão de pessoas.

Assim consegue ter uma visão realista sobre a situação do negócio, analisar dados e tomar decisões de forma mais inteligente.