- O que é o arquivo XML?
- Para que serve o XML da nota fiscal eletrônica
- Quais informações constam no XML da NF-e
- Diferença entre XML, NF-e e DANFE
- Como abrir e visualizar um arquivo XML
- Como gerar o arquivo XML da NF-e
- É obrigatório armazenar o XML da nota fiscal?
- Dicas para gerenciar seus arquivos XML
- Como o ERP WebMais facilita o controle de arquivos XML
- Conclusão
O arquivo XML é o formato digital que guarda todas as informações de uma nota fiscal eletrônica (NF-e). Ele é emitido e validado pela SEFAZ e funciona como um comprovante legal da operação comercial.
Um Sistema ERP facilita o controle e a gestão desses arquivos, centralizando informações e automatizando processos fiscais.
Ao contrário do DANFE, que é somente uma representação impressa, o XML é o documento fiscal oficial, contendo dados detalhados da nota, como impostos, produtos e identificação das partes envolvidas.
Dessa maneira, nos próximos tópicos, você vai descobrir para que serve o arquivo XML, quais informações ele contém e como gerenciá-lo corretamente.
O que é o arquivo XML?
O arquivo XML (Extensible Markup Language) é um formato digital usado para armazenar e compartilhar dados de maneira estruturada.
Ele organiza as informações em blocos padronizados, facilitando a leitura e o intercâmbio entre diferentes sistemas.
No Brasil, o arquivo XML é a versão digital obrigatória de documentos fiscais como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Cada nota fiscal emitida gera automaticamente um arquivo XML, que é assinado digitalmente e validado pela SEFAZ. Dessa forma, o documento garante autenticidade, rastreabilidade e validade jurídica nas transações comerciais.
Além disso, o formato XML é amplamente utilizado porque permite integrar informações entre empresas, contadores e órgãos fiscais, mantendo a segurança e a integridade dos dados.
Para que serve o XML da nota fiscal eletrônica
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica tem papel essencial na gestão fiscal e contábil das empresas.
Pois, ele garante que todas as informações da transação comercial fiquem registradas de forma padronizada e segura.
Esse formato digital permite que diferentes sistemas troquem dados com precisão, reduzindo erros e otimizando o controle das notas fiscais. Dessa forma, o arquivo XML se torna indispensável para a conformidade legal e a eficiência operacional.
Entre suas principais funções, destacam-se:
- Comprovação fiscal: o arquivo XML serve como documento legal que comprova a emissão da nota fiscal eletrônica.
- Auditoria e fiscalização: facilita o acesso da Receita Federal e de órgãos fiscais às informações da nota.
- Armazenamento eletrônico: possibilita o arquivamento digital e seguro das NF-es, eliminando a necessidade de papéis.
- Integração contábil: automatiza o envio de dados para sistemas de gestão e contabilidade, evitando erros manuais.
- Rastreabilidade: permite consultar e validar notas emitidas ou recebidas, garantindo transparência nas operações.
Além disso, o arquivo XML é fundamental em casos de reenvio de notas fiscais, consultas fiscais e processos de garantia, já que contém todas as informações exigidas pela SEFAZ.
Quais informações constam no XML da NF-e
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica reúne todos os dados que comprovam e identificam uma transação comercial.
Assim, ele funciona como o documento fiscal oficial, com validade jurídica reconhecida pela SEFAZ.
Dessa forma, o arquivo XML permite rastrear e validar cada operação, garantindo transparência e segurança tanto para o emitente quanto para o destinatário.
Entre as principais informações contidas no arquivo, estão os dados do emitente, do comprador, dos produtos, dos impostos e dos valores totais da nota fiscal.
Sendo assim, veja na tabela abaixo o que compõe o arquivo XML da NF-e:
| Campo | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Dados da Nota Fiscal | Chave de acesso, modelo, série, data e natureza da operação. | 35190812345678000190550010000012345678901234 |
| Emitente | Razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço da empresa emissora. | 12.345.678/0001-90 |
| Destinatário | Nome, CNPJ ou CPF, endereço e telefone do comprador. | 98.765.432/0001-12 |
| Produtos e Serviços | Descrição, código, quantidade, valor unitário e total. | 10 unidades de Produto X – R$ 1.500,00 |
| Impostos | Detalhes de ICMS, IPI, PIS e COFINS, com base de cálculo e alíquotas | ICMS 18% – R$ 270,00 |
| Valores Totais | Soma de produtos, descontos, frete, seguro e total da nota. | Valor total: R$ 1.650,00 |
| Transporte | Transportadora, modalidade de frete, peso e placa do veículo. | Transportadora XPTO – Frete CIF |
| Cobrança | Forma de pagamento e condições de cobrança. | Boleto bancário – 30 dias |
| Informações Adicionais | Observações e dados complementares da nota. | Pedido nº 4567 – Cliente: ABC Ltda. |
| Assinatura Digital | Certificado que garante a autenticidade e integridade do documento. | Assinatura SEFAZ válida |
Além disso, cada arquivo XML é gerado e assinado digitalmente, o que assegura que as informações não sejam alteradas após a emissão da nota fiscal.
Dessa forma, o XML se torna essencial para controle fiscal, auditorias e conferência contábil, permitindo o armazenamento seguro e a rastreabilidade completa das transações.
Diferença entre XML, NF-e e DANFE
O arquivo XML, a NF-e e o DANFE estão diretamente relacionados, mas cumprem funções diferentes no processo fiscal. Entender essa diferença é essencial para garantir conformidade e evitar problemas com a Receita Federal.
De forma simples, o XML é o documento digital oficial da nota fiscal, enquanto a NF-e é o conceito jurídico e tecnológico que representa a nota fiscal eletrônica. Já o DANFE é somente o resumo impresso do XML, usado para consulta e transporte da mercadoria.
Para facilitar o entendimento, a tabela abaixo evidencia as principais diferenças entre eles:
| Característica | Arquivo XML | NF-e | DANFE |
|---|---|---|---|
| O que é | Arquivo digital oficial da nota fiscal, com validade jurídica. | Documento fiscal eletrônico completo que existe no ambiente digital. | Representação gráfica e simplificada da NF-e. |
| Formato | Arquivo eletrônico (.xml) com todos os dados fiscais e assinatura digital. | Documento digital que dá origem ao XML autorizado pela SEFAZ. | Impresso em papel ou gerado em PDF. |
| Validade jurídica | Possui validade fiscal e legal. | Possui validade fiscal e legal. | Não possui valor fiscal, apenas informativo. |
| Função principal | Comprovar e registrar oficialmente a operação fiscal. | Formalizar a nota fiscal eletrônica no ambiente da SEFAZ. | Acompanhar o transporte e facilitar a conferência visual da nota. |
| Armazenamento obrigatório | Deve ser guardado por, no mínimo, cinco anos. | Não precisa de armazenamento físico, pois é digital. | Não é obrigatório armazenar, mas pode ser guardado para controle. |
Ou seja, enquanto o DANFE serve somente para conferência e transporte, o arquivo XML é o documento fiscal oficial exigido pela Receita Federal.
Dessa forma, somente o XML possui validade jurídica, pois contém a assinatura digital e a autorização da SEFAZ.
Além disso, o armazenamento correto do arquivo XML é uma exigência legal tanto para o emitente quanto para o destinatário da nota fiscal.
Como abrir e visualizar um arquivo XML
Abrir e visualizar um arquivo XML é simples e pode ser feito de várias maneiras, dependendo da necessidade e do nível de detalhe desejado. Esse formato foi criado para ser acessível e compatível com diferentes tipos de programas e sistemas.
Dessa forma, é possível consultar as informações da nota fiscal de forma segura, sem precisar de conhecimento técnico avançado:
- Pelo navegador: clique com o botão direito no arquivo e selecione “Abrir com > Google Chrome” ou “Abrir com > Microsoft Edge”. O navegador exibirá as informações de forma organizada e legível.
- Em um editor de texto: utilize o Bloco de Notas ou o Notepad++ para visualizar a estrutura completa do arquivo. Essa opção é útil para quem precisa verificar detalhes técnicos do XML.
- No Excel: importe o arquivo para o Microsoft Excel para transformar os dados em uma tabela, facilitando análises contábeis e comparações de valores.
- Em leitores de DANFE: use programas específicos que mostram o DANFE associado ao XML. Essa visualização é ideal para conferir rapidamente notas fiscais emitidas.
- Em sistemas de gestão: plataformas como ERPs interpretam automaticamente o arquivo XML, exibindo todas as informações da nota fiscal de forma estruturada e integrada à gestão da empresa.
Além disso, é fundamental garantir que o arquivo XML esteja autorizado pela SEFAZ, pois somente esses documentos têm validade fiscal e podem ser utilizados em auditorias e conferências.
Portanto, ao escolher o método mais adequado, a empresa garante agilidade, segurança e confiabilidade no controle das notas fiscais eletrônicas.
Como gerar o arquivo XML da NF-e
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é gerado automaticamente após a emissão da NF-e no sistema emissor autorizado pela SEFAZ. Esse processo garante que todas as informações fiscais da operação sejam registradas e validadas digitalmente.
Dessa forma, o arquivo XML passa a ter validade jurídica e se torna o documento oficial da transação comercial. A seguir, veja as principais formas de gerar o XML de uma nota fiscal.
Gerar o arquivo XML em um sistema emissor de NF-e
Essa é a maneira mais prática e segura de criar o arquivo XML. O sistema emissor realiza automaticamente todas as etapas exigidas pela SEFAZ.
Passo a passo:
- 1. Emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e): preencha os dados de produtos, clientes, valores e impostos.
- 2. Assinar digitalmente: use um certificado digital (A1 ou A3) para autenticar a emissão da nota.
- 3. Enviar para validação: o sistema envia o documento à SEFAZ para autorização.
- 4. Receber o XML autorizado: após a validação, o sistema gera o arquivo XML oficial da nota fiscal.
Além disso, o arquivo pode ser baixado posteriormente pelo Portal Nacional da NF-e ou pelo site da SEFAZ do estado de origem, utilizando a chave de acesso e o certificado digital da empresa.
Gerar o arquivo XML a partir de planilhas ou esquemas
Também é possível gerar um arquivo XML manualmente, especialmente quando os dados já estão estruturados em planilhas ou sistemas personalizados.
Passo a passo:
- 1. No Excel ou planilha eletrônica: ative a guia “Desenvolvedor” e configure o mapa XML com os campos da planilha.
- 2. Exporte o arquivo: clique em “Exportar” ou em “Salvar como” e escolha o formato Dados XML.
- 3. Em uma IDE ou ferramenta específica: abra o esquema XML (extensão .xsd), selecione o elemento raiz e gere o arquivo XML a partir do modelo.
- 4. Usando ferramentas online: envie a planilha para um conversor (como Zamzar ou Convertio), selecione XML como formato de saída e faça o download do arquivo gerado.
Embora essas opções sejam úteis, o método mais confiável para a NF-e é sempre o sistema emissor, pois ele realiza a validação fiscal e a assinatura digital obrigatória.
Por que o XML é gerado automaticamente na NF-e
O arquivo XML da nota fiscal é criado assim que a SEFAZ autoriza a emissão da NF-e. Esse processo é automatizado para garantir a integridade dos dados e a conformidade com as exigências fiscais.
Além disso, o XML gerado permite que empresas, contadores e órgãos fiscais consultem e armazenem as informações de forma segura e padronizada.
É obrigatório armazenar o XML da nota fiscal?
Sim. A legislação obriga emitentes e destinatários a manter o arquivo XML por pelo menos 5 anos.
O armazenamento adequado evita multas em auditorias e garante o acesso rápido às informações fiscais quando necessário.
Dicas para gerenciar seus arquivos XML
- Armazene em nuvem: mantenha segurança e acesso remoto.
- Crie backups automáticos: reduza riscos de perda de dados.
- Padronize pastas e nomes: facilite buscas e auditorias.
- Use um ERP integrado: centralize o controle e otimize a gestão fiscal.
Além disso, é importante revisar periodicamente os arquivos e garantir que estejam válidos e íntegros.
Como o ERP WebMais facilita o controle de arquivos XML
O ERP WebMais integra automaticamente os arquivos XML à rotina da indústria. Ele baixa, valida e armazena notas fiscais de forma segura e prática.
Com ele, sua empresa pode:
- Automatizar o controle de notas e documentos fiscais.
- Eliminar retrabalho com importação e conferência manual.
- Ter rastreamento completo das operações.
Assim, o WebMais simplifica a gestão fiscal e garante conformidade total com a SEFAZ.
Conclusão
O arquivo XML é o núcleo digital da nota fiscal eletrônica e essencial para a conformidade fiscal das empresas. Ao compreender sua importância e utilizar ferramentas adequadas, é possível otimizar processos e evitar riscos legais.
Com o ERP WebMais, sua empresa ganha eficiência, automação e segurança no controle dos arquivos XML (tudo em um único sistema de gestão integrado).
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