Algo que deve fazer parte de toda rotina empresarial, independente do tamanho ou nicho do negócio, é a auditoria de estoque. Isso porque ela garante a conformidade do que está escrito e da realidade.
Afinal, o estoque é o lugar onde entram e saem mercadorias com frequência. Portanto, não monitorá-los pode ser um erro fatal para qualquer um que deseja ter sucesso em suas operações.
Imagine que um documento fiscal é perdido e o item não entra no sistema da empresa. É possível que ele seja extraviado ou estrague, o que significa perdas financeiras.
Por isso, ensinaremos como auditar esse setor na sua empresa de forma eficiente. Uma das maneiras de começar isso é com uma demonstração gratuita do ERP da WebMais. Ele conta com módulos e automatizações para evitar erros na verificação dos registros.
Para conferir outras dicas, continue a leitura!
O Que É Auditoria De Estoque?
Podemos definir a auditoria de estoque como a verificação e avaliação sistemática dos registros de estoque para saber a confiabilidade dos dados relacionados ao setor.
Em outras palavras, o auditor de estoque analisa se as quantidades de produtos físicos coincidem com os números anotados no sistema contábil da empresa. Além disso, ele também verifica se as práticas de controle concordam com as políticas estabelecidas.
Quais Os Objetivos Da Auditoria De Estoque?
Um dos objetivos da auditoria é garantir que os valores encontrados refletem exatamente na quantia física real de armazenamento. Mas não para por aí.
Isso porque a auditoria também identifica possíveis erros, desvios ou fraudes relacionados ao armazém. Por consequência, isso ajuda a proteger a empresa de perdas financeiras decorrentes dessas situações.
Além disso, o foco é assegurar as práticas contábeis e fiscais aplicáveis. Dessa forma, se mantém a eficácia dos controles de estoque para deixá-lo em conformidade, assim como identificar oportunidades de melhoria.
Quando Fazer Auditoria De Estoque?
Não há um momento exato para fazer a sua auditoria de estoque. Dessa forma, ela pode ser realizada em vários cenários e com diferentes frequências. Isso depende da necessidade e objetivo. Mas, de qualquer forma, algumas ocasiões incluem:
- Anualmente: quando feita ao ano faz parte do processo de encerramento do exercício financeiro. Assim, mostra a precisão dos registros contábeis e a preparação das demonstrações financeiras;
- Mudanças significativas: se a empresa passar por fusões, aquisições ou mudanças na direção, pode ser apropriado auditar para avaliar a integridade e exatidão dos dados;
- Quando há suspeitas de erros ou fraudes: qualquer suspeita pode ser necessária para identificar e corrigir tais irregularidades;
- Intervalos regulares: é possível fazer a auditoria de estoque trimestral ou semestralmente, para atualizar as informações nos sistemas.
Mas, seja qual for a periodicidade escolhida, é recomendável que seja efetuada no mínimo duas vezes por ano, independente do tamanho ou segmento da organização.
Quem Deve Fazer A Autoria De Estoque?
O relatório de auditoria de estoques pode ser realizado internamente ou por uma empresa de auditoria externa independente.
Na primeira opção, é preciso uma equipe de auditores internos para conduzir o processo. É importante que não esteja envolvida nas operações de estoque e tenha experiência para obter eficácia na audição.
Além disso, de forma alternativa, uma empresa contratada será responsável por fazer todo o serviço de monitoramento. Além disso, também faz a identificação dos pontos críticos e decisões para manter o nível ideal de armazenagem.
De todo modo, é importante que o profissional seja qualificado e experiente para garantir a precisão e confiabilidade dos resultados da auditoria. Ele precisa:
- Contar e verificar cada item do estoque;
- Comparar as informações com o inventário físico;
- Revisar as políticas e procedimentos, além das ferramentas usadas;
- Preparar relatórios detalhados.
Qual A Diferença Entre Auditoria De Estoque Interna E Externa?
A principal diferença entre a auditoria de estoque interna e externa é a forma como é conduzida. Em resumo, as suas particularidades são:
- Interna: os funcionários internos, com a participação dos gestores, auditam os dados. Geralmente, é realizada em intervalos regulares;
- Externa: uma empresa especializada é contratada para avaliar o controle interno de outro negócio. Geralmente, é feita uma vez por ano e é opção para fins regulatórios ou de conformidade.
Quais Os Processos De Uma Auditoria De Estoque?
Bom, ainda falta descobrir quais são os processos de uma auditoria de estoque eficiente. Nos próximos tópicos você descobrirá cada um em detalhes!
Inspeção Dos Itens
A primeira etapa da auditoria de estoque envolve a inspeção física de todos os itens no estoque. Assim, essa avaliação mostrará se os registros contábeis correspondem à realidade física.
Os auditores verificam a documentação referente à compra das mercadorias e às saídas dos produtos, além de contar, um a um, todos os itens estocados.
Itens Deslocados
Durante a inspeção física, os auditores também verificaram se existem itens deslocados no estoque. Além disso, também é preciso ver aqueles que estão no lugar errado ou não estão devidamente identificados no sistema de controle de estoque por não ser da sua propriedade.
É normal prestar esse tipo de serviço a parceiros, mas essa movimentação deve ser registrada. O auditor considerará esses empréstimos, trocas ou aluguéis.
Valor Do Estoque
Aqui, é determinado o valor total do estoque em termos financeiros. Então, os auditores usam as informações coletadas durante a inspeção física e os registros contábeis para determinar o valor do estoque.
Eles analisam se foram corretamente avaliados e classificados no sistema de controle de estoque e se há itens obsoletos ou vencidos que precisam ser baixados.
Como Fazer Auditoria De Estoque?
Para fazer uma auditoria de estoque você precisa planejá-la, definindo objetivos, escopo, procedimentos e a equipe responsável para realizá-la.
Após isso, os profissionais devem verificar os dados contábeis, apontando se estão completos, precisos e atualizados. Então, será preciso conferir notas fiscais, ordens de compra, relatórios de transferência de estoque e anotações de inventário.
Em seguida, vem a inspeção física com a contagem de itens, verificação das descrições, a confirmação dos números de lote e a análise das datas de validade.
Também é avaliado os controles internos para entender se as políticas são seguidas à risca e se há riscos de erros ou fraudes para minimizá-los. Dessa forma, aqui são revisados a movimentação de estoque, as autorizações de transferência de mercadorias e a avaliação dos procedimentos.
Não podemos esquecer da revisão do valor do estoque e outros dados importantes. Eles incluem avaliar valores de mercado dos itens, verificar margens de lucro, analisar movimentos de preço e revisar métodos de avaliação do estoque usados pela empresa.
Por fim, é feito um relatório com o resumo dos resultados e com as recomendações para melhorias nos controles internos, caso seja necessário.
Conclusão
Agora você sabe o básico sobre a auditoria de estoque e pode montar a sua própria equipe ou contratar uma empresa especializada para verificar os seus registros.
De qualquer forma, não deixe de inspecionar se os itens físicos correspondem ao que está em seus sistemas. Afinal, negligenciar essa parte pode custar caro para a sua empresa!
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