Como Fazer Cadastro De Clientes E Tudo Que Não Pode Faltar

Fazer o cadastro de clientes é uma forma de centralizar todas as informações de pessoas físicas ou jurídicas que já tiveram contato com a sua empresa.

Assim, o time tem acesso fácil a informações sobre esse público. Além disso, também pode usar o banco de dados para ter insights interessantes e divulgar os seus produtos ou serviços.

São diversos os benefícios que um cadastro de clientes completo pode trazer para a empresa. Neste artigo, além de conhecê-los, você vai saber o que não pode faltar no seu cadastro. Também conferirá as nossas dicas para usar essas informações para vender mais.

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Boa leitura!

O Que É Cadastro De Cliente?

O cadastro de clientes é o registro de uma série de informações sobre todas as pessoas que já tiveram contato com a sua empresa. E isso vale para pessoas físicas ou jurídicas. Essas informações são inseridas em um sistema que armazena e organiza os dados.

Aos poucos, a empresa vai criando a sua base de dados, com informações pessoais e até mesmo as preferências de cada cliente. Dessa forma, é possível planejar melhor as suas ações de marketing, vendas e até mesmo o lançamento de novos produtos.

Por Que É Importante Ter Um Cadastro De Cliente?

O cadastro de clientes é uma ferramenta importante para o relacionamento entre a marca e seu público. Isso porque é por meio dele que a empresa consegue fidelizar clientes, fazer novas vendas e oferecer um atendimento personalizado.

Consultando o cadastro, o profissional de vendas pode saber quais produtos um cliente costuma comprar, quais itens buscou e não encontrou e quais comprou apenas uma vez. Assim, pode entrar em contato sempre que um item do seu interesse estiver à disposição.

Além dos benefícios para a empresa, isso também deixa o cliente mais satisfeito. Ou seja, é uma relação em que todas as partes envolvidas saem ganhando.

Quais As Vantagens De Ter Um Cadastro De Clientes Sempre Atualizado?

Falando em benefícios, vamos listar aqui as principais vantagens de começar a fazer o cadastro de clientes na sua empresa!

Atendimentos Mais Personalizados

Consultar o cadastro de clientes é o primeiro passo para oferecer atendimentos personalizados.

Tendo em mãos informações como histórico de compra, produtos preferidos e datas de aniversário, por exemplo, o time da empresa pode planejar ações, mensagens e até descontos exclusivos.

Assim, fica mais fácil fechar a venda e oferecer uma experiência positiva ao cliente.

Conhecer Profundamente O Perfil Do Cliente

O cadastro do cliente pode-se tornar uma ferramenta poderosa para a sua empresa. A partir dos dados coletados, é possível conhecer profundamente o perfil do cliente.

Esses dados ajudam a identificar preferências, padrões de comportamento, hábitos de consumo, entre outros. Com dados demográficos e histórico de compras, dá para entender quais produtos e serviços são mais relevantes para cada cliente.

Com base nessas informações, você pode criar perfis de clientes e separá-los em grupos com características semelhantes. A partir disso, você consegue criar novas estratégias de venda para os seus produtos.

Ajudar A Conquistar Novos Consumidores

Clientes satisfeitos tendem a indicar a marca para amigos, parentes e até mesmo pessoas da sua relação profissional, a depender do tipo de produto ou serviço.

Por isso, usar o cadastro de clientes como forma de oferecer um atendimento personalizado é uma forma indireta de atrair novos consumidores.

Reativar Clientes Antigos

A reativação de clientes antigos também é uma forma de usar o cadastro para aumentar as vendas da empresa.

Com o histórico de compras à disposição, a equipe de vendas consegue ver quando o cliente fez a sua última compra e entrar em contato para oferecer reposições.

Nesse momento, o time pode fazer ofertas, enviar descontos e até mesmo apresentar novos produtos, fidelizando o cliente.

E como a venda não termina quando o cliente adquire o produto, o cadastro de clientes também pode ser utilizado para impulsionar a sua estratégia de pós-venda.

Tendo registradas todas as informações sobre o cliente e as compras que fez, o time pode entrar em contato para colher feedbacks, por exemplo.

Além disso, é possível oferecer dicas de utilização e colocar em prática algumas estratégias de fidelização.

Aprimorar Produtos

A possibilidade de manter contato com os clientes e colher feedbacks ajuda a empresa a entender quais são os pontos positivos e negativos dos seus produtos.

Essas informações servem como base tanto para o aprimoramento dos produtos que já são trabalhados como para a criação de novos produtos. Eles buscam satisfazer necessidades dos clientes que ainda não foram atendidas.

Fidelizar Clientes

Com o cadastro de cliente fica mais fácil fazer o pós-venda personalizado para os seus clientes. E um pós-venda bem feito é o que fideliza o consumidor.

Possuindo as informações sobre as preferências e histórico de compras dos clientes, você pode personalizar suas ofertas e promoções. Dessa forma, é mais fácil atender às necessidades e desejos específicos de cada cliente.

Esse tipo de atendimento pode aumentar a chance do cliente voltar a comprar com você e se sentir valorizado pela empresa. Além disso, aumenta a probabilidade do seu cliente recomendar a empresa para outras pessoas.

Impulsionar Sua Estratégia De Pós-Venda

Uma vez que um cliente faz uma compra, as empresas podem usar as informações do cadastro para manter contato com o cliente. Assim, podem fornecer suporte adicional, como assistência técnica, garantias.

Com base nas informações do cadastro de clientes, as empresas também podem enviar e-mails personalizados e ofertas exclusivas para incentivar os clientes a fazer compras adicionais. Isso pode ajudar a aumentar as vendas e a fidelidade do cliente.

Além disso, o cadastro de clientes permite que as empresas enviem pesquisas de satisfação para avaliar a experiência do cliente após a venda. Dessa forma, é possível identificar áreas de melhoria e a fazer ajustes para melhorar a experiência do cliente no futuro.

Criar Uma Boa Rede De Contatos

Em primeiro lugar, manter um cadastro de clientes atualizado permite uma comunicação eficiente, possibilitando o envio oportuno de informações importantes, como promoções e atualizações de produtos, por meio de canais como e-mail, mensagens de texto e outros.

A personalização das mensagens também se torna viável, uma vez que você pode adaptar suas mensagens segundo as preferências e histórico de compras, para tornar as mensagens mais relevantes e atraentes, assim criando uma boa rede de contatos engajados.

Quais Os Cuidados Ao Fazer E Utilizar Seu Cadastro De Cliente?

Como vimos, o cadastro de clientes é um lugar que reúne informações pessoais sobre o seu cliente. Por isso, é de extrema importância que se tenha cuidado ao fazer e ao utilizá-lo.

Vamos ver um pouco mais sobre esses cuidados, inclusive sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que deve ser observada para recolher esses dados!

Nunca Deixe O Cadastro Desatualizado

Para que você possa utilizar os dados dos clientes de maneira efetiva, é importante nunca deixar o cadastro desatualizado. Por isso, é importante que você sempre valide os dados com o cliente.

Assim, você sempre tem os contatos sempre atualizados, e saber quais os melhores canais para contatar o seu cliente.

Ter a base de contato atualizada também ajuda a realizar as etapas de pós-venda. Isso porque você conseguirá ter acesso à todas as informações sobre aquele cliente em um único lugar.

Não Subestime Os Dados

Anote observações e comentários junto do cadastro do cliente! Nunca subestime essas informações, elas podem ser cruciais na hora de fechar um negócio!

Por exemplo, se o cliente pedir para que você entre em contato por telefone, não deixe de contatar por meio de uma ligação.

Entre sempre em contato pela forma mais eficiente para o cliente, isso pode ser o que trará mais confiabilidade para o seu atendimento.

Cuidado com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, entrou em vigor no país em 2020. Então, desde agosto de 2022, são aplicadas multas para as empresas que as descumprem. O objetivo da lei é proteger os dados dos cidadãos, evitando que eles sejam divulgados sem autorização.

A lei traz uma série de normas sobre a coleta e tratamento de dados por empresas e é preciso conhecer bem os seus termos para evitar problemas.

Entre as principais mudanças estabelecidas pela LGPD estão a necessidade de autorização do titular para a coleta de informações e a empresa precisar deixar claras as finalidades da coleta.

Não Abandone Seu Cadastro

Como vimos, o cadastro está cheio de dados preciosos sobre os seus clientes. Então não deixe o cadastro abandonado, utilize as informações ao seu favor.

Ter um sistema que reúna e filtre os dados facilita muito esse processo. E, a partir dos dados, é possível até criar novos negócios com clientes inativos.

5 Dicas Para Um Cadastro De Clientes Eficiente

Um cadastro de clientes eficiente é uma base sólida para construir relacionamentos duradouros e oferecer um serviço personalizado que atenda às necessidades deles. Saiba como conquistar isso!

1. Obtenha Os Dados Necessários Dos Clientes

Antes de começar a coletar informações dos clientes, é importante identificar quais dados são essenciais para o seu negócio e os objetivos que você deseja alcançar com o cadastro.

Os dados necessários podem variar de acordo com o tipo de negócio, mas geralmente incluem:

• nome, endereço, número de telefone e e-mail;
• idade, gênero, estado civil e localização;
• histórico de compras;
• preferências de produtos favoritos, canais de comunicação preferidos e horários de contato ideais.

2. Registre As Opções De Compras Dos Consumidores

Depois, as informações recebidas devem ser registradas em algum lugar. Se você está começando e tem poucos clientes, pode usar uma planilha simples.

Essa prática permite que você entenda as preferências de compra de seus clientes, forneça ofertas direcionadas e aprimore sua estratégia de marketing.

3. Fazer O Cadastro Em Uma Plataforma

Caso tenha um volume maior de dados, o mais indicado é contar com um sistema específico para isso. Bons exemplos são um CRM ou até mesmo um ERP mais completo, que ofereça essa funcionalidade.

Esse tipo de sistema, além de armazenar todos os dados, organiza as informações e permite que você encontre clientes usando filtros.

Assim, consegue criar listas de clientes com determinadas características em comum, o que facilita muito a execução de planos de marketing, por exemplo.

Além disso, esse tipo de sistema torna o próprio processo de cadastramento mais fácil e ágil.

4. Manter Os Dados Atualizados

À medida que os clientes interagem com sua empresa ao longo do tempo, suas informações pessoais e preferências podem mudar.

Manter esses dados atualizados é essencial para fornecer um atendimento personalizado, otimizar as estratégias de marketing e garantir que sua empresa esteja em conformidade com regulamentações de privacidade de dados.

5. Estabeleça Comunicação Efetiva, Mas Não Invasiva

Treine a sua equipe para colher todas essas informações de uma forma que não pareça invasiva.

É preciso deixar os clientes confortáveis para compartilhar informações pessoais e preferências, sem que eles achem que vão receber e-mails e ligações todos os dias.

Quais São Os Itens Que Não Podem Faltar Em Um Cadastro De Cliente?

Para um cadastro de clientes completo, é importante que você solicite os seguintes dados:

Pessoa física:

• nome e sobrenome;
• CPF;
• telefone;
• e-mail;
• endereço completo;
• profissão;
• data de aniversário;
• como conheceu a marca;
• data de inclusão no cadastro;
• observações e comentários.

Para cadastro de pessoas jurídicas, você deve ter, além das informações básicas sobre a empresa, os dados da pessoa responsável pelo contato com o seu negócio.

Pessoa jurídica:

• razão social;
• nome fantasia;
• CNPJ;
• endereço completo;
• atividade econômica;
• inscrição municipal;
• inscrição estadual;
• data de fundação;
• como conheceu a marca;
• quantidade de colaboradores;
• site;
• nome completo do responsável;
• cargo;
• telefone;
• e-mail;
• data de inclusão no cadastro;
• observações e comentários.

É importante deixar claro que essa lista não é uma regra e que ela pode ser personalizada segundo as especificidades do seu negócio.

Fique livre para acrescentar – ou até mesmo retirar – alguns campos do seu cadastro. Dessa forma, você deixa tudo completo e facilita o processo para o seu time e para o cliente.

Veja Como Gerenciar Os Dados Do Seu Cadastro De Clientes

Gerenciar eficazmente o cadastro de clientes é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Ao contar com ferramentas, processos e estratégias adequadas, você pode aproveitar ao máximo os dados dos consumidores. Vamos aprender como!

Conte Com Uma Ferramenta De Gestão

A tecnologia pode ser sua aliada nesse gerenciamento. Afinal, utilizar um CRM e/ou ERP é fundamental para centralizar e organizar os dados dos clientes.

Um CRM se concentra especificamente nas relações e interações com os clientes, enquanto um ERP abrange uma gama mais ampla de funções empresariais, incluindo finanças, estoque e cadeia de suprimentos.

A integração entre essas ferramentas é altamente recomendada para obter uma visão completa e atualizada dos clientes.

Aposte Na Automação

A automação é indispensável na gestão eficiente dos dados dos clientes. Com um CRM e ERP integrados, é possível automatizar processos como o registro de novos clientes, atualização de informações, acompanhamento de vendas e envio de e-mails de acompanhamento. Assim, economiza tempo e minimiza erros humanos.

Trate Os Dados

Mantenha os dados dos clientes atualizados e limpos. Para isso, verifique regularmente se as informações estão corretas, como endereços de e-mail, números de telefone e endereços. Além disso, classifique e categorize os dados para facilitar a segmentação e análise.

Invista No Pós-Venda

O pós-venda é uma oportunidade valiosa para manter e fortalecer os relacionamentos com os clientes. Utilize os dados do cadastro para personalizar o atendimento e oferecer suporte pós-compra.

Algumas dicas consistem em enviar mensagens de agradecimento, pedir feedback e acompanhar eventuais problemas ou necessidades.

Posso Fazer Um Sistema De Cadastro De Clientes Pelo Excel

Sim, é absolutamente possível criar um sistema de cadastro de clientes utilizando o Microsoft Excel. O Excel é uma ferramenta de planilha poderosa que pode ser usada para criar formulários simples de cadastro, manter registros de clientes e até mesmo automatizar algumas funções.

Passos Básicos

1. Estruturação dos dados: crie uma planilha no Excel. Determine quais informações deseja coletar de seus clientes, como nome, endereço, número de telefone, endereço de e-mail, data de registro etc. Crie uma lista de cabeçalhos de coluna para cada um desses campos.
2. Crie um formulário de cadastro: faça um formulário simples na mesma planilha onde os dados serão armazenados. Utilize caixas de texto, listas suspensas ou botões de opção para os clientes inserirem suas informações facilmente. Você pode posicionar esses controles na planilha para criar um formulário de cadastro amigável.
3. Validação de dados: configure regras de validação de dados, se necessário, para as informações inseridas serem precisas. Por exemplo, defina regras para o formato de e-mail ou para os números de telefone seguirem um padrão específico.
4. Automatize cálculos (opcional): se quer realizar cálculos com base nos dados de clientes, o Excel pode ajudar. Por exemplo, você pode calcular a idade dos clientes a partir de suas datas de nascimento automaticamente usando fórmulas.
5. Crie uma lista de clientes: conforme os clientes preenchem o formulário de cadastro, suas informações serão armazenadas nas células da planilha. Cada linha representa um cliente e cada coluna representa um campo de dados.
6. Classifique e filtre os dados: selecione a faixa de dados, acesse a guia “Dados” e clique em “Classificar e Filtrar” para facilitar a busca por informações específicas e a análise dos dados.
7. Relatórios e análises: gere relatórios e faça análises com base nos dados dos clientes criando tabelas dinâmicas ou usar funções de resumo do Excel para extrair insights úteis.

E o Excel?

Embora o Excel seja uma opção viável para criar um sistema de cadastro de clientes simples, ele pode não ser a escolha mais adequada se você estiver lidando com inúmeros clientes ou precisar de funcionalidades avançadas de gerenciamento, como automação.

Nesse caso, um software de CRM dedicado pode ser mais apropriado, principalmente se estiver integrado com um ERP, como o da WebMais.

Como Usar o Cadastro de Clientes Para Vender Mais?

Como falamos, os dados disponíveis no cadastro de clientes podem ser usados como base para desenvolver novos produtos.

A ideia é que resolvam necessidades do seu público, ofereçam um atendimento personalizado e ajudem na divulgação de novas campanhas de marketing e vendas.

É importante que o cliente receba ofertas de produtos pelos quais se interessa e um atendimento de excelência pela empresa. Isso porque as chances de fazer a compra aumentam, assim como a possibilidade de indicação da marca para pessoas conhecidas.

Quais Empresas Deve Fazer O Cadastro De Clientes?

Toda empresa que quer aprimorar suas estratégias de vendas e atendimento ao cliente deve fazer o cadastro de clientes. A partir dos dados coletados, é possível fazer análises que servem para aprimorar as estratégias da empresa. 

Por isso, todas as empresas deveriam fazer o cadastro de clientes. Pois todas podem se beneficiar dos dados coletados para o cadastro.

3 Formas De Cadastrar Clientes

Há três abordagens que oferecem maneiras diferentes de cadastrar clientes, desde o uso de tecnologias modernas até campanhas de marketing online e sistemas de gestão empresarial.

A escolha da melhor entre elas depende das necessidades e recursos da sua empresa, bem como do grau de personalização desejado no relacionamento com os clientes.

Conheceremos cada uma a seguir!

Cadastro De Clientes 3.0

Esse tipo de cadastro é moderno e avançado para o gerenciamento de clientes, aproveitando tecnologias e tendências atuais.

Ele envolve a coleta de dados detalhados e a criação de perfis de clientes altamente personalizados, usando informações de várias fontes, como mídias sociais, análise de comportamento online e preferências individuais.

Para fazer, utilize as redes sociais e ferramentas de análise online para monitorar a atividade e os interesses dos consumidores.

Além disso, crie perfis deles com base nas informações coletadas, incluindo preferências de produtos, comportamento de compra e interações.

A partir disso, personalize as comunicações com base nos perfis criados para oferecer produtos e ofertas altamente relevantes. Mas nunca esqueça de manter o registro atualizado em um sistema avançado, pois essas interações podem mudar com o tempo.

Cadastro de Clientes Em Campanhas Online

Estamos falando do cadastramento de clientes por meio de campanhas de marketing online, onde eles são incentivados a se registrarem para receber ofertas ou participar de promoções especiais.

Crie uma campanha de marketing online atraente, como um anúncio em redes sociais, um concurso online ou um formulário de inscrição em seu website.

Incentive os clientes a se cadastrarem oferecendo algo em troca, como um desconto exclusivo, acesso antecipado a produtos ou conteúdo relevante.

Configure um formulário de cadastro online onde possam fornecer informações básicas, como nome, endereço de e-mail e, opcionalmente, outras informações relevantes.

Armazene os dados conquistados em um banco de dados seguro e utilize-os para enviar comunicações futuras e ofertas direcionadas.

Cadastro De Clientes Com Sistema De Gestão

Esta abordagem envolve o uso de um sistema de gestão, como um ERP (Enterprise Resource Planning) ou um CRM (Customer Relationship Management), para centralizar o cadastro e a gestão de clientes em uma empresa.

Adquira ou implemente um sistema de gestão (ERP ou CRM) que inclua funcionalidades de cadastro e gestão de clientes. Você pode experimentar gratuitamente o ERP WebMais para ver os benefícios e funcionalidades na prática.

Treine sua equipe para usar o sistema efetivamente, inserindo informações precisas e mantendo registros atualizados. Use-o para armazenar dados detalhados dos clientes, como histórico de compras, preferências e detalhes de contato.

Aproveite as funcionalidades do software para automatizar processos, como envio de e-mails de acompanhamento ou emissão de faturas. Também explore-o para segmentação com base em critérios específicos e personalizar suas interações e ofertas.

Qual O Melhor Sistema De Cadastro De Clientes?

Não existe um sistema de cadastro de clientes considerado o melhor. A escolha do sistema depende das necessidades da empresa.

Por isso, existem várias opções no mercado que podem ser úteis para empresas de diferentes tamanhos e setores. 

Antes de escolher um sistema de cadastro de clientes, é importante avaliar cuidadosamente as necessidades da sua empresa. E também avaliar diferentes opções para encontrar a que melhor atenda às suas necessidades e orçamento.

Conclusão

O cadastro de clientes é uma ferramenta importante para qualquer empresa, pois permite conhecer melhor o seu público. 

Você pode usar informações como base para o planejamento estratégico, planejamento de marketing, estratégias de vendas e até mesmo o desenvolvimento de novos produtos. 

É preciso tomar todos os cuidados necessários em relação à lei, além de utilizar um sistema que facilite esse processo. Dessa forma, a empresa só tem a ganhar quando mantém uma base de dados completa sobre os seus clientes! 

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