Controle de estoque para distribuidoras: o que é e como não errar

As distribuidoras desempenham um papel extremamente importante para a economia. Elas adquirem uma quantidade grande de produtos, diretamente com os fabricantes, a fim de repassá-los aos clientes que não conseguem comprar direto com a fábrica. 

Como os fabricantes geralmente exigem uma quantidade mínima de compra — muitas vezes maior do que um pequeno comerciante precisa ou tem capacidade de comprar —, cabe à distribuidora garantir que o empresário tenha acesso às mercadorias desejadas e adequadas para o seu negócio.

Uma vez que faz a ponte entre as empresas e os fabricantes, e é responsável por aumentar a circulação de produtos no mercado, as distribuidoras precisam ter controle absoluto sobre tudo o que entra, fica e sai dos seus armazéns. Do contrário, a logística e o processo de distribuição dos itens podem ser prejudicados.

Não sabe qual a importância do controle de estoque para as distribuidoras, nem o por quê da gestão do setor ser fundamental para o sucesso das operações? Não tem problema! O post de hoje foi escrito justamente para solucionar essas e outras dúvidas. 

Neste artigo você poderá compreender melhor o que é e qual é importância do controle de estoque para as distribuidoras, e como é possível realizar uma gestão eficaz para garantir o sucesso na armazenagem e distribuição de produtos. Também irá conferir como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento, e o que é preciso levar em consideração ao investir na ferramenta tecnológica certa. 

Esperamos que goste. Boa leitura!

Controle de estoque: o que é?

O controle de estoque é uma atividade administrativa que busca prever a quantidade de itens que precisam ser adquiridos para a produção e venda. Serve para melhorar a organização dos armazéns, reduzir os custos com  armazenagem e impedir a compra desnecessária de produtos.

No caso das fábricas e indústrias, o estoque geralmente compõe insumos e matérias-primas para produção. No caso das distribuidoras e demais empresas, compõem produtos acabados (mercadorias) para distribuição e revenda.   

Importância do controle de estoque para as distribuidoras 

Como são responsáveis por coletar os produtos dos fabricantes e distribuí-los para as pequenas e médias empresas, as distribuidoras precisam realizar um bom controle de estoque para garantir que a carteira de clientes terá acesso aos itens que precisam sempre que necessário.

A distribuidora que não se preocupa com a logística nem com o controle de estoque pode lidar com uma série de problemas ao longo do tempo, entre eles: atrasos no processo de distribuição de itens, extravios de produtos e queda na circulação de mercadorias. 

Também pode sofrer com a perda de clientes se não mudar o mindset para inovar e melhorar a gestão de processos e produtos.  

Influência do gerenciamento do estoque nas vendas  

Acima vimos que o controle de estoque é importante para a distribuidora assegurar a disponibilidade dos produtos para as pequenas e médias empresas, certo? Mas engana-se quem pensa que a gestão do setor é útil apenas para isso. 

O controle de estoque também serve como uma estratégia para a distribuidora aumentar as vendas, reduzir os custos com armazenagem e até fidelizar clientes.  

Quando a distribuidora realiza a gestão do estoque corretamente ela garante o controle amplo sobre tudo aquilo que compra, vende e mantém estocado. E o que isso quer dizer? 

Ela consegue saber exatamente quais mercadorias possui nas prateleiras, quais itens tem maior giro de estoque, e quais são os períodos do ano em que os clientes realizam mais compras.

Esse conhecimento permite que a distribuidora prepare o seu estoque com antecedência para atender o mercado. Não só isso, elabore estratégias para reduzir os custos com aquisição e armazenamento de produtos que não possuem giro. 

Para saber quais são as mercadorias com mais saída de estoque, a distribuidora pode levar em consideração o histórico de vendas de períodos como, por exemplo, trimestre, semestre ou ano. 

Ou, se preferir, identificar quais produtos precisam ser adquiridos em grande quantidade em determinadas épocas (Natal, fim de ano, dia dos pais, dia das crianças, estações climáticas, enfim). Estudando, dessa forma, como funciona a sazonalidade no controle do estoque. 

Erros a serem evitados na gestão de estoque

Agora que você já sabe qual é a importância do controle de estoque para as distribuidoras e como ele pode influenciar nas suas vendas, veja os erros que precisam ser evitados a todo custo ao fazer a gestão:

#1. Não utilizar uma metodologia para controlar o estoque

Utilizar uma metodologia para controlar o estoque é uma das ações mais necessárias para realizar uma boa gestão. Se não possui um método, a distribuidora pode não saber qual é a quantidade exata de produtos que adquiriu, tem estocado ou comercializou.

Métodos como PEPS (Primeiro que Entra Primeiro que Sai), UEPS (Último que Entra Primeiro que Sai), Custo Médio e Just in Time são importantes e servem para calcular o giro das mercadorias. 

#2. Não realizar inventários periodicamente 

Assim como utilizar uma metodologia para controlar o estoque é importante, a distribuidora também precisa fazer inventários periodicamente para ter conhecimento sobre tudo o que possui no seu armazém.

Realizar o inventário de estoque ajuda o gestor e a equipe a descobrir qual é a quantidade exata de produtos que tem disponível, que itens já perderam validade e quais mercadorias precisam ser repostas para suprir a demanda.    

#3. Não integrar as informações entre os departamentos

Se o departamento comercial e o setor de estoque trabalham de forma integrada — isto é, com tecnologias que permitem a conciliação de dados —, a chance de ocorrer problemas durante a aquisição e venda de produtos é menor.

Entretanto, se não possuir uma tecnologia que permita integrar as informações entre esses departamentos, a distribuidora pode acabar cometendo equívocos desnecessários. Os mais comuns são comprar itens que já possui estocado ou vender mercadorias que estão em falta.

#4. Não estabelecer metas para reduzir erros de estoque e custos operacionais

Outro erro que precisa ser evitado na gestão é não estabelecer metas realistas para reduzir falhas de estoque e custos operacionais. 

Erros na separação de pedidos, armazenagem e distribuição podem resultar em atrasos e prejuízos enormes. Também, impactar os resultados da distribuidora bem como prejudicar as vendas e sua credibilidade no mercado. 

Dicas para um gerenciamento eficaz

Está cometendo erros na gestão e isso está impactando os resultados da sua distribuidora? Não se desespere! Abaixo separamos 5 dicas que vão ajudar você a reverter essa situação e começar a realizar um controle mais eficiente. Confira!    

#1. Gestão orientada aos dados

Se você quer realizar uma boa gestão de estoque, precisa fazer esse controle com base em dados e informações. Assim sendo, o primeiro passo é buscar embasamento em números atualizados e que estão disponíveis para consulta e geração de relatórios analíticos. 

#2. Defina níveis de estoque conforme o planejamento comercial 

Nenhuma distribuidora quer sofrer com estoque parado, nem com a falta de produtos, não é mesmo? Então, que tal definir níveis de estoque conforme o planejamento comercial para assegurar que você possui a quantidade necessária de itens para atender a demanda?  

#3. Tenha um plano de contingência 

Existem períodos no ano em que o comércio de produtos fica mais agitado. Datas comemorativas como Natal, dia das crianças e fim de ano são alguns exemplos, e nessas épocas pode ocorrer de empresas solicitarem produtos em quantidades maiores. 

Então, quando uma grande venda acontecer, o que você pode fazer para que os demais clientes não fiquem desabastecidos? Pois bem, é necessário ter um plano de contingência. Por exemplo, montar um estoque reserva para suprir a demanda de pedidos nessas situações ou possuir uma cartela diversificada com produtos similares.

#4. Integração entre os setores comerciais e estoque

Para uma gestão eficaz é preciso ter acesso rápido às informações. Assim sendo, invista na integração entre os setores comerciais e estoque para aumentar a confiabilidade de dados, reduzir as falhas na comunicação e otimizar o controle. 

#5. Use a tecnologia a seu favor

Por último, mas não menos importante, use a tecnologia a seu favor. Recorra a ferramentas modernas e inovadoras que otimizam a gestão de estoque e reduzam a chance de erros. Não sabe que ferramentas são essas? Que tal utilizar um software de controle de estoque para distribuidoras?

Com um sistema você consegue automatizar o controle de estoque e otimizar a separação dos pedidos, atualizando as quantidades de produtos em tempo real e garantindo as entregas. Legal, não é? 

Funcionalidades indispensáveis para um software de controle de estoque para distribuidoras

Nessa parte do texto você deve estar pensando: “Ok, um software de controle de estoque para distribuidoras pode ser um poderoso aliado para a minha gestão. Mas, como posso escolher a ferramenta certa em meio a tantas opções no mercado?”

Pois bem, você precisa verificar se o software escolhido possui funcionalidades interessantes e se essas funções ajudam a otimizar o gerenciamento. Também precisa averiguar se a empresa responsável pela tecnologia oferece diferenciais competitivos em relação às concorrentes. 

Alguns dos principais recursos, indispensáveis em um bom software de controle de estoque para distribuidora, são: 

• Controle de rotas: para facilitar o processo de carregamento, acompanhamento da entrega e cálculo do frete sobre as vendas;
• Contagem de estoque e inventário: para otimizar a contagem de produtos em estoque, e assegurar que a distribuidora compre o que é necessário para repassar aos clientes. 
• Painéis gerenciais: painel de comando intuitivo para visualizar, de forma simples e prática, dados importantes como indicadores financeiros, comerciais, relatórios de compra, entre outros. 

Além de contar com as funcionalidades acima, você ainda precisa levar em consideração alguns pontos importantes antes de fazer a contratação de um sistema. 

Por exemplo, precisa analisar se a ferramenta atende às suas necessidades e processos, se acompanha as principais tendências de mercado e se oferece o que há de melhor em tecnologia. Também verificar se a empresa responsável pelo sistema oferece assistência técnica e suporte no esclarecimento de dúvidas.

Hoje, optar por sistema em nuvem é uma das alternativas mais interessantes para as distribuidoras porque possui um custo menor quando comparado a outras tecnologias. Não só isso, porque oferece maior estabilidade e proporciona maior segurança de dados e informações.  

Como a WebMais auxilia na gestão do estoque da sua distribuidora?

A WebMais é uma empresa especializada no desenvolvimento de software, e seu sistema ERP foi desenvolvido para impulsionar a gestão de estoque da sua distribuidora. 

A ferramenta consegue integrar e manter as informações entre os departamentos atualizadas — sobre quando uma compra ou venda são realizadas —, garantindo assim uma maior fidelidade de dados. 

Também permite que o gestor acompanhe vários indicadores, em tempo real, uma vez que o acesso a relatórios pode ser feito em poucos cliques, de qualquer local que tenha conexão com a internet.

Outro grande benefício da ferramenta é que ela permite aprimorar a gestão de compras da sua distribuidora. De que forma? Você pode emitir relatórios de necessidade de compra (que indicam os produtos relacionados em vendas ou que atingiram o estoque mínimo), evitando assim as compras de urgência.

Alguns dos diferenciais oferecidos pela tecnologia são:

• Alocação de solicitação e ordem de compra por centro de custo;
• Controle de estoque disponível x solicitação de compra;
• Efetivação total de solicitação e ordem de compra controlando saldo parcial;
• Envio personalizado de ordem de compra;
• Inclusão de anexos (documentos, imagens, PDF e etc);
• Integração com a entrada da nota;
• Ordem de compra;
• Solicitação de compra.

Viu só como fazer o controle de estoque para distribuidoras não precisa ser complicado? Basta investir em uma tecnologia para automatizar processos, integrar setores e reduzir retrabalhos.