Entenda O Que É O Estoque De Segurança E Aprenda A Calcular

Você sabia que o estoque de segurança está diretamente relacionado ao sucesso das suas vendas?

Para garantir que não faltem produtos ou para reduzir o volume de itens com pouca saída, que ocupam espaço, é fundamental saber o que é e como calculá-lo.

Nesse texto, vamos explicar melhor esse conceito. Também vamos ver como algumas empresas podem se beneficiar dele ao aplicar no momento ideal, que você descobrirá quando é e quais cuidados deve ter.

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O Que É O Estoque De Segurança E Qual A Sua Importância?

O estoque de segurança, ou estoque mínimo, corresponde a parte dos produtos armazenados que servirá para uso em momentos de exceção em sua indústria ou distribuidora.

Os produtos que compõem esse estoque são vendidos ou utilizados apenas quando há um imprevisto, como uma margem de segurança para a sua empresa.

A boa notícia é que é possível calcular a quantidade de itens necessários para a sua empresa.

Sendo assim, para indústrias e distribuidoras, ter um estoque de segurança é importante para garantir uma gestão mais eficiente dos seus produtos e não perder oportunidades no mercado.

Qual A Função Do Estoque De Segurança?

A função de um estoque de segurança é garantir que a empresa tenha uma quantidade mínima de estoque para uso em caso de imprevistos.

Ou seja, ajuda a cobrir a demanda até o próximo lote chegar. Por exemplo: quando há um aumento inesperado da procura por determinado produto, esse estoque de segurança garante que a empresa não deixe de atender os clientes.

Também auxilia no controle de custos, já que fazer pedidos de urgência costumam ter um custo maior para a empresa. A sua função não para por aí. Abaixo, você confere para o que ele realmente serve!

Proteção Contra Picos De Demanda

Quando a gestão do estoque é feita de forma adequada, você tem uma melhor proteção contra os picos de demanda do mercado.

Isso porque, como vimos anteriormente, ele é um estoque “extra” da sua empresa, além do estoque já previsto.

Sendo assim, quando há um aumento repentino ou não previsto, você possui o estoque de segurança, podendo atender a demanda extra naquele período, até o seu estoque normalizar.

Estoque De Buffer (Estoque Pulmão) Para Prazos De Entrega Mais Longos

O estoque de segurança é útil também em casos onde há um atraso no fornecimento de mercadorias ou matérias-primas.

Assim, serve como uma proteção para sua empresa caso haja algum imprevisto com o seu fornecedor ou transportador.

Dessa forma, mesmo que haja atrasos nas entregas, você tem os produtos em estoque para atender seus clientes até que a carga chegue.

Prevenção Contra Flutuações De Preços

Outro benefício de se ter um estoque de segurança é poder se prevenir melhor contra as flutuações de preços do mercado.

Vamos exemplificar. Quando a matéria-prima que você utiliza na sua produção encarecer por um período, você pode utilizar o seu estoque de segurança para tentar driblar esse aumento.

Dessa forma, basta esperar a normalização dos preços para fazer as compras necessárias.

Por Que É Preciso De Itens Extras No Seu Estoque?

Manter itens extras no estoque é uma prática essencial para evitar rupturas e garantir o atendimento contínuo às necessidades dos clientes.

Ter um estoque de segurança adequado ajuda a proteger a empresa contra flutuações inesperadas na demanda, atrasos no fornecimento, e outros imprevistos que possam comprometer o fluxo de operações.

Sendo assim, ter itens extras no estoque é uma segurança para que sua empresa possa continuar a operar sem interrupções, mesmo quando surgem problemas.

Esse conceito é fundamental para a continuidade dos negócios e pode fazer a diferença entre uma operação tranquila e a perda de clientes devido à indisponibilidade de produtos.

Vantagens de calcular o estoque de segurança

Separamos uma lista com os benefícios que o cálculo do  estoque de segurança traz para a sua empresa. Veja agora!

1 – Facilitar na gestão de estoque

O cálculo do estoque de segurança contribui para o planejamento de compras e, consequentemente, facilita a gestão dos itens armazenados.

Isso porque, com tudo bem organizado, é mais simples saber quando um produto irá faltar.

Além disso, esse cálculo obriga o gestor a saber qual a sua demanda diária, aumentando o controle que tem sobre o negócio como um todo.

A partir dessas informações, a gestão de estoque ganha eficiência e previsibilidade.

2 – Evitar a perda de vendas

Se você está com o estoque de segurança em dia na sua empresa, evita perder vendas por falta de algum produto.

Isso acontece muito em situações fora da rotina do negócio, em que há uma demanda inesperada.

Nesse caso, com o estoque de segurança, é possível suprir essa necessidade e garantir as vendas.

Além disso, ter os itens em reserva aumenta a credibilidade junto aos clientes, que sabem que podem confiar em você, inclusive em casos excepcionais.

3 – Evitar a queda no fluxo de produção

Para as indústrias e distribuidoras, a falta de um produto pode resultar em queda no fluxo de vendas. Isso compromete a empresa inteira e suas finanças no final do mês.

Com um estoque de segurança, essa situação é evitada, já que ele garante o armazenamento de itens para emergências.

Assim, mesmo que determinado produto falte no estoque tradicional, com o de segurança, o fluxo de produção fica garantido.

Por isso, é tão importante saber a quantidade de itens necessária para cobrir casos como esse.

4 – Reduzir o custo com armazenagem

Sabendo exatamente a quantidade de produtos a ser estocada, você evita ocupar um espaço desnecessário no estoque.

Com isso, reduz os custos com armazenagem, podendo aplicar esse valor que sobrou em áreas relevantes para a sua empresa.

Muitos gestores podem pensar que quanto mais itens estocarem, melhor. Isso porque sempre terão a quantidade de mercadoria demandada para emergências.

Mas, armazenar mais produtos do que o necessário causa aumento de custos, além de elevar o risco de desperdício.

O cálculo do estoque de segurança ajuda você a entender o quanto é preciso armazenar, evitando todo esse cenário.

5 – Facilitar o controle de produtos perecíveis

Se você trabalha com produtos perecíveis, sabe que um dos pilares da gestão de estoque é monitorar a data de validade desses itens. Isso também vale para quando falamos de estoque de segurança.

Assim, não é porque ele é destinado a emergências, que você armazenará uma quantidade grande de produtos sem ter um critério definido para isso.

Afinal, os itens perecíveis têm um prazo de validade mais curto e não podem ficar guardados por muito tempo.

Nesse sentido, o cálculo de estoque de segurança ajuda a saber a quantidade de produtos perecíveis a serem armazenados sem comprometer a validade deles.

6 – Garantir A Satisfação Dos Clientes

A satisfação do cliente é um dos principais objetivos de qualquer negócio. Quando um cliente faz um pedido, ele espera que o produto esteja disponível e seja entregue dentro do prazo prometido.

A ausência de produtos em estoque pode resultar em atrasos nas entregas, o que pode gerar frustração e insatisfação.

Afinal, um cliente insatisfeito é mais propenso a buscar concorrentes, resultando em perda de vendas e prejuízos para a empresa.

Manter itens extras no estoque garante que os pedidos possam ser atendidos prontamente, mesmo em situações onde a demanda supera as expectativas.

Além disso, demonstra profissionalismo e comprometimento com o cliente, fatores que fortalecem a fidelização e a imagem da marca no mercado.

A disponibilidade constante de produtos é um diferencial competitivo importante que pode alavancar a reputação da empresa e aumentar a confiança dos consumidores.

Quais São As Desvantagens Do Estoque De Segurança?

Assim como existem vantagens, também há algumas desvantagens no estoque de segurança.

Podemos citar, principalmente, os custos relacionados ao armazenamento desse estoque.

Além dos custos relacionados aos cuidados com a manutenção do estoque, também há custos relacionados à locação (caso não haja um espaço de propriedade da empresa).

Por fim, temos a manutenção de espaços físicos, já que quanto maior o estoque de segurança, maior é o espaço necessário.

Por isso, é muito importante que você tenha dados sobre a demanda média da sua empresa e um cálculo de estoque de segurança feito precisamente.

Assim, é possível garantir que está investindo de forma eficiente no espaço físico necessário para o estoque.

Diferença entre estoque de segurança e o mínimo

Embora pareçam ser coisas diferentes pela existência dos dois nomes, não há diferença entre os termos “estoque de segurança” e “estoque mínimo”. São apenas duas formas de nomear o mesmo tema.

Quais Os Aspectos Considerar Ao Fazer O Cálculo?

O cálculo do estoque de segurança está associado a variáveis como: a lead time do fornecedor, a demanda do produto e o nível do serviço.

A seguir, falaremos um pouco mais sobre eles em detalhes.

Lead Time Do Fornecedor

Lead time é o tempo de reposição dos pedidos na loja. Se for muito alto, maior é o risco de atrasos na entrega, o que pode levar a uma interrupção da produção e perda de vendas.

É importante porque se trata do tempo que o cliente espera para receber o seu item em questão.

Se for muito longo, é interessante ter o estoque de segurança para evitar frustrações.

Demanda Do Produto

Está relacionada à procura do item e à quantidade de consumidores que desejam comprá-lo.

Para identificar esses dados, é interessante analisar os relatórios de vendas anteriores e considerar a sazonalidade.

Desse modo, se houver grande busca em determinados períodos, é identificada a necessidade de adquirir o estoque mínimo para esses momentos especiais.

Nível De Serviço

O nível de serviço não faz parte da fórmula, mas também deve ser observado. Ele mede a quantidade certa de produtos que a sua loja precisa estocar, juntamente com a qualidade deles.

Afinal, nem sempre armazenar muitas mercadorias é uma boa estratégia. A margem de lucro deve ser sempre considerada em seu mix, medindo a real importância de cada um.

Como Calcular O Estoque De Segurança?

Existem vários métodos diferentes para calcular a quantidade ideal dos itens do nosso estoque de segurança, vamos conferir alguns:

Estoque Fixo De Segurança

O estoque fixo de segurança não possui fórmula específica para o seu uso, normalmente o responsável pelo planejamento determina a quantidade fixa para o estoque.

Esse método pode ser usado com o objetivo de diminuir a quantidade de itens no estoque.

Mas, é importante lembrar que, caso haja um aumento na demanda, você poderá não conseguir atendê-los.

Cálculo Baseado No Tempo

Já o cálculo baseado no tempo é feito considerando a demanda real do produto e a demanda prevista com base em dados estatísticos. É importante lembrar que esse método não prevê incertezas do negócio.

Então, você pode arriscar ter uma quantidade de estoque indesejada se os produtos não estiverem saindo conforme o previsto.

A Fórmula Geral

Esse é o método utilizado normalmente no cálculo do estoque de segurança. O seu cálculo é bem simples.

Para descobri-lo, multiplica-se a demanda média diária pelo tempo de entrega. A fórmula utilizada para isso é a seguinte:

• Demanda média diária x Tempo de entrega  = Estoque de segurança

Vamos aplicá-la a uma situação prática? Imagine que a sua indústria ou distribuidora tem uma demanda média diária de 100 produtos e o tempo para que esses itens sejam entregues é de 5 dias úteis.

Nesse caso, o estoque de segurança corresponde a:

• 100 x 5 = 500 (esta é a quantidade de itens necessária para compor o estoque de segurança)

Fórmula De Heizer & Render

O uso da fórmula de Heizer e Render é ideal quando o seu fornecedor possui variações no fornecimento.

Para isso, o cálculo usa o desvio padrão da distribuição do lead time. Porém, ele não considera as possíveis mudanças na demanda.

Na fórmula de Heizer e Render, o cálculo do estoque de segurança é feito com o fator de serviço desejado (pontuação Z). Ele deve ser multiplicado pelo desvio padrão no tempo de entrega (𝜎𝑑𝐿𝑇).

Essa última variável é o grau e a frequência em que o tempo de entrega médio difere do tempo de entrega real.

Fórmula De Greasley

A fórmula de Greasley considera o tempo de espera e as flutuações de demanda, o que fornece uma maneira mais precisa de calcular o estoque de segurança.

Mas, ela não considera o estoque ainda em produção e que não está pronto para venda.

Nessa fórmula, o estoque de segurança é calculado multiplicando o de médio (Davg) com o fator de serviço desejado (pontuação Z).

Também inclui-se o desvio padrão no prazo de entrega (𝜎𝐿𝑇). É importante lembrar que a demanda média é a quantidade total de um material necessário a cada dia durante um período fixo.

Qual O Estoque De Segurança Ideal?

Não existe um estoque de segurança ideal que se aplique a todas as situações. Cada empresa tem suas particularidades. Sendo assim, a resposta varia conforme o contexto que cada uma se encontra.

Fatores como variabilidade da demanda, a incerteza no tempo de entrega do fornecedor, a disponibilidade de matérias-primas, entre outros, impactam diretamente na quantia determinada.

De qualquer forma, podemos concluir que o mais adequado é aquele atrelado às estratégias adotadas para cada mix, que protege contra as incertezas do mercado e da cadeia de suprimentos.

Quando Fazer Um Estoque Mínimo De Segurança?

Esse tipo de estoque serve para trazer maior segurança para a empresa, assegurando que ela tenha disponibilidade dos produtos para garantir o atendimento da demanda.

Porém, há alguns momentos que devemos nos preocupar mais com o estoque de segurança, quando há a possibilidade de interrupção na entrega de produtos ou matérias-primas.

Podemos citar aqui os casos de greves ou interrupções, sejam elas em fábricas ou na distribuição; ou em casos de instabilidade política nos países que fornecem os produtos.

Nesses cenários, é importante que a empresa tenha o estoque de segurança, para garantir o andamento dos seus processos. No geral, o momento certo para se estabelecer depende de alguns fatores.

Bons exemplos são a complexidade da cadeia de suprimentos da empresa, os riscos envolvidos e os custos associados ao estoque adicional.

Por isso, é definido após uma análise cuidadosa dos dados históricos de demanda e de demora no recebimento dos itens, considerando também a variabilidade dessas informações.

Por conta disso, é importante fazer revisões periódicas. Adotar essa estratégia é particularmente relevante em indústrias onde a demanda é sazonal e imprevisível, ou onde o lead time é sujeito a perturbações regulares.

Ou ainda, para lançamentos de produtos, até entender como o público se comporta.

Quais São Os Desafios Para Fazer Um Estoque De Segurança?

O controle é o principal desafio na hora de fazer um estoque mínimo ou de segurança. Sem isso, é provável que atrapalhe o andamento da loja e gere custos extras desnecessários.

No entanto, controlar pode ser difícil perante as incertezas das demandas. As principais são: tempo de entrega do fornecedor, falta de visibilidade na cadeia de suprimentos e de integração entre os sistemas de planejamento.

Nesse caso, sua loja deve evitar:

• Ausência de acordo de prazos para entregas;
• Informações descentralizadas sobre o produto;
• Falta de um software de gestão integrada (ERP).

Quais Os Pontos De Atenção Com O Estoque De Segurança?

Como vimos até aqui, ter um estoque de segurança traz vantagens para sua empresa. Mas, sem dúvida, é preciso ter atenção na hora de planejar e, principalmente, na manutenção desse estoque.

Vejamos alguns pontos de atenção necessários com o estoque de segurança:

• Sazonalidade dos produtos: um dos pontos de atenção é ter em mente a sazonalidade dos produtos na hora de planejar o estoque. Isso porque existem situações em que a demanda aumenta ou decai conforme as datas comemorativas ou período do ano;
• Obsolescência e validade: é importante se atentar aos produtos que possuem prazo de validade. Dessa forma, você não acaba perdendo os produtos no estoque por obsolescência e prazos expirados;
• Previsão e cálculo do estoque: primeiramente é preciso saber qual a previsão da demanda média da sua empresa para então poder fazer o cálculo do estoque de segurança;
• Tamanho do espaço físico: também é muito importante prestar atenção na disponibilidade de espaço físico que você tem disponível para o armazenamento do estoque.

Tendo cuidado com esses pontos, você terá mais facilidade no manejo do seu estoque de segurança, garantindo o melhor aproveitamento do seu investimento.

5 Dicas Para Otimizar Seu Estoque?

A gestão eficiente do estoque é crucial para o sucesso de qualquer empresa, equilibrando oferta e demanda, garantindo disponibilidade de produtos e minimizando custos operacionais.

Com a evolução tecnológica e um mercado competitivo, otimizar a gestão do estoque é uma necessidade estratégica.

Aqui estão 5 dicas essenciais para otimizar seu estoque e melhorar a eficiência operacional da sua empresa:

1 – Faça Previsão Das Demandas

Uma previsão precisa da demanda é crucial para evitar excessos e faltas no estoque.

Utilizar dados históricos de vendas, tendências de mercado, e até mesmo fatores sazonais pode ajudar a projetar a quantidade de produtos que será necessária em um determinado período.

Ferramentas analíticas avançadas e software de previsão de demanda podem ser extremamente úteis nesse processo, permitindo que a empresa ajuste seus níveis de estoque de acordo com as expectativas futuras.

Além disso, é importante manter um canal de comunicação aberto com os clientes e fornecedores para entender melhor suas necessidades e ajustes de mercado.

Quanto mais precisa for a previsão de demanda, menor será a necessidade de manter um estoque de segurança elevado, reduzindo custos e otimizando o uso de espaço de armazenamento.

2 – Se Atente À Reposição

A reposição eficiente de estoque é uma prática essencial para manter a continuidade das operações.

Implementar um sistema de monitoramento que alerte sobre os níveis de estoque críticos pode prevenir a falta de produtos e garantir que o estoque de segurança esteja sempre atualizado.

A periodicidade e os métodos de reposição devem ser bem definidos, levando em consideração o tempo de entrega dos fornecedores e a variabilidade da demanda.

Sendo assim, automatizar o processo de reposição através de sistemas integrados pode aumentar a precisão e a eficiência, minimizando a intervenção humana e o risco de erros.

3 – Trabalhe Com Empresas De Confiança

Escolher fornecedores confiáveis com histórico de entregas pontuais e de qualidade é crucial para a gestão de estoque e reduz riscos na cadeia de suprimentos.

Estabelecer parcerias sólidas com fornecedores pode também abrir portas para negociações mais vantajosas e maior flexibilidade nos prazos e condições de pagamento.

A avaliação contínua do desempenho dos fornecedores, através de indicadores de performance, ajuda a manter altos padrões de qualidade e serviço.

Sendo assim, estabelecer contratos com cláusulas de penalidades por atrasos e não conformidades pode ser uma medida preventiva para garantir a confiabilidade das entregas.

4 – Negocie Prazos De Pagamento

A negociação de prazos de pagamento é uma estratégia eficaz para melhorar o fluxo de caixa e reduzir a pressão financeira sobre a empresa.

Estender os prazos de pagamento aos fornecedores pode permitir que a empresa mantenha níveis de estoque mais altos sem comprometer o capital de giro.

No entanto, é importante equilibrar essa prática para não prejudicar as relações com os fornecedores.

Negociações bem-sucedidas requerem uma análise detalhada das condições do mercado e da saúde financeira da empresa.

Demonstrar um histórico de pagamentos pontuais e construir um relacionamento de confiança com os fornecedores pode facilitar a obtenção de condições de pagamento mais favoráveis.

Além disso, buscar condições de desconto para pagamentos antecipados pode ser vantajoso para ambas as partes.

5 – Utilize Sistemas Tecnológicos

A implementação de sistemas tecnológicos é crucial para a gestão eficiente do estoque.

Softwares de gestão empresarial, como ERP, podem integrar todas as operações da empresa, desde o controle de estoque até as finanças e vendas.

Esses sistemas oferecem uma visão holística do negócio, facilitando a tomada de decisões baseada em dados precisos e em tempo real.

A automação dos processos através do uso de tecnologias avançadas, como a inteligência artificial e o machine learning, pode otimizar a previsão de demanda, a reposição de estoque e a gestão de fornecedores.

O Que É Armazenagem?

A armazenagem é o processo logístico que reúne o trabalho relacionado a estocagem, distribuição, manuseio e embalagem dos produtos. Logo, não diz respeito apenas ao estoque, mas a toda gestão das mercadorias.

O seu papel é usar o espaço disponível de maneira inteligente para aproveitar cada canto, permitindo agilidade em toda a operação.

Por isso, compreende o ambiente físico e tudo que está nele, como equipamentos e tecnologias usadas.

Entender esse conceito é importante porque, se bem feito, mantém a área de estocagem otimizada para receber o estoque de segurança.

O Que É A Logística De Armazenagem?

A logística de armazenagem busca a melhor opção para estocar os produtos considerando alguns fatores como: agilidade, segurança e custo. Isso porque a condição que os itens são mantidos reflete no nível de serviço prestado ao cliente.

Essa área não busca apenas a satisfação dos consumidores, mas também a diminuição com os custos, que podem ser altos.

De qualquer forma, esse trabalho ajuda a manter o estoque de segurança em condições ideais.

É que ele deixa os produtos menos propensos a danos ou perdas por meio de um controle rigoroso; o que também diminui gastos com esses tipos de problemas.

Como Gerenciar O Estoque No Setor Varejista?

Gerenciar o estoque no varejo é complexo e repetitivo, exigindo previsões, controle de movimentações, negociação de prazos e planejamento financeiro. A chave para facilitar é a tecnologia.

Ela é uma grande aliada na hora de otimizar a gestão, pois evita problemas manuais de registro, que podem comprometer as finanças do negócio.

O uso de ferramentas como o ERP ajudam a integrar todos os dados em tempo real, de forma automatizada. Assim, a tecnologia torna sua logística mais eficiente e livre de obstáculos.

Como um sistema ERP pode ajudar?

A adoção de um sistema ERP beneficia todas as áreas do seu negócio, inclusive a gestão e o controle de estoque.

Uma plataforma como essa possui diversos tipos de relatórios para ajudar a sua indústria ou distribuidora nesse gerenciamento.

Alguns exemplos nesse sentido são os relatórios de necessidade de compra, movimentação de estoque e curva ABC de faturamento.

Além desses, um ERP robusto também oferece relatórios que indicam se o armazenamento de determinado item atingiu o estoque de segurança.

Conheça O ERP WebMais

O ERP WebMais é uma solução completa de gestão empresarial que integra todas as áreas da empresa em uma única plataforma.

Esse sistema foi desenvolvido para atender às necessidades de empresas de diversos setores, proporcionando maior controle e eficiência na gestão de estoque.

Entre as principais funcionalidades do ERP WebMais estão:

• Gestão de Estoque: Monitoramento em tempo real dos níveis de estoque, controle de entradas e saídas, e alertas automáticos para reposição;
• Previsão de Demanda: Ferramentas avançadas de análise e previsão que ajudam a planejar as necessidades de estoque com base em dados históricos e tendências de mercado;
• Integração de Fornecedores: Módulos que permitem uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos, facilitando a comunicação e a negociação com fornecedores;
• Financeiro e Contábil: Controle completo das finanças da empresa, com integração entre contas a pagar, a receber, e contabilidade;
• Vendas e CRM: Gestão de todo o ciclo de vendas, desde o atendimento ao cliente até o pós-venda, com ferramentas de CRM para melhorar o relacionamento com os clientes.

A adoção do ERP WebMais pode transformar a gestão do estoque e de toda a operação da empresa, proporcionando uma base sólida para o crescimento e a competitividade no mercado.

Conclusão

Chegando ao final desse artigo, você já percebeu o quanto é importante ter um estoque de segurança na sua empresa, né? Além disso, já sabe qual a sua função e o momento para a criação de um.

Também aprendeu alguns métodos para o cálculo do seu estoque de segurança e pontos importantes para você ficar de olho na hora de manter o seu estoque de segurança.

A sua empresa já trabalha com estoque de segurança ou quer implementá-lo em seus processos? Então conheça o ERP WebMais.

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