Tudo o que você precisa saber sobre controle de entrega

Entenda Como Realizar Controle De Entrega Eficiente

Imagem de Sanon Matias

Gerenciar o processo com um bom controle de entrega de produtos é essencial para garantir a satisfação dos clientes e o sucesso da empresa.

Sendo assim, esse planejamento mais cuidadoso envolve desde a coleta dos pedidos até a confirmação da entrega, passando pela roteirização e distribuição. Tudo é controlado para ter êxito.

Uma solução para dar conta de todas as etapas é com o ERP da WebMais. Isso porque ele centraliza todos os dados em um só lugar para facilitar a comunicação entre setores. Agende uma demonstração gratuita.

Após isso, continue a leitura para conhecer as melhores práticas nesse processo, para aplicar na sua empresa e obter todos os benefícios – citados a seguir!

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O Que É Controle De Entregas?

O controle de entrega é um registro com informações importantes sobre cada entrega, como detalhes dos produtos, contatos dos clientes e status das encomendas.

Então, é fundamental preencher o documento com precisão e disciplina para garantir um acompanhamento eficiente das atividades de entrega e ter uma boa gestão das operações logísticas.

Quais Informações Devem Constar No Controle De Entrega?

Para garantir um preenchimento preciso do controle de entrega, é essencial estar atento aos detalhes e conhecer exatamente as informações relevantes de acordo com o tipo de negócio.

No varejo, por exemplo, uma planilha pode conter campos como:

  • identificação do pedido;
  • data da transação;
  • denominação do item;
  • denominação do comprador;
  • informações de contato do comprador;
  • local de entrega;
  • empresa de transporte;
  • código de rastreamento;
  • data estimada de entrega;
  • data efetiva de entrega;
  • comprovante fiscal;
  • situação do pedido.

Para atividades burocráticas, como envio de documentos, é possível incluir campos como:

  • identificação do registro do documento;
  • data de entrada na área de expedição;
  • requerente;
  • endereço de destino;
  • destinatário;
  • informações de contato do destinatário;
  • nome do entregador;
  • data de conclusão da entrega;
  • hora da entrega;
  • recebido por: (nome do destinatário);
  • situação da entrega.

Quais São Os Principais Processos De Uma Entrega?

A eficiência do controle de entrega depende de processos de gestão importantes, como:

  1. coleta: a transportadora recolhe os pacotes a serem entregues;
  2. roteirização: definição do trajeto que o veículo seguirá para entregar as encomendas nos endereços corretos;
  3. transporte: deslocamento dos produtos até o centro de distribuição;
  4. distribuição: otimização das entregas em cada região, agilizando o processo;
  5. confirmação da entrega: garantia da entrega do pedido com sucesso ao cliente final.

Quais Os Benefícios Do Controle De Entrega

Seja um comprador B2C ou B2B, todos esperam que as entregas sejam realizadas com sucesso e no menor tempo possível. O controle de entrega oferece isso e muitos outros benefícios; veja!

Maior Segurança Nas Entregas

O controle em tempo real e o monitoramento geolocalizado aumentam significativamente a segurança das entregas. Isso porque eles permitem identificar problemas rapidamente, como furtos ou extravios, e reduzem a probabilidade de assaltos.

Assim, essas tecnologias proporcionam tranquilidade 24/7 e permitem uma resposta imediata para resolver qualquer incidente durante o transporte da carga.

Satisfação Do Cliente

Por meio da segurança, confiabilidade na operação, visibilidade operacional, pontualidade e outros benefícios, o controle de entrega melhora a satisfação dos clientes, atendendo todas suas expectativas.

Além disso, como sabemos, um cliente satisfeito se torna fiel e recomenda suas soluções para outras pessoas. Dessa forma, todos os envolvidos saem ganhando.

Processo De Entrega Mais Eficiente

O sistema de controle oferece otimização de rotas, agilizando as entregas e reduzindo custos de combustível. Isso porque ele utiliza análises e algoritmos para encontrar a rota mais eficiente, considerando tráfego, distância e motoristas disponíveis.

Dessa forma, uma avaliação embasada em dados reais resulta em entregas mais rápidas e econômicas, além de reduzir a carga administrativa.

Ilustração com gestor montado em um foguete ao lado de 3 vantagens de fazer o controle de entrega

Como Criar Uma Planilha De Controle De Entrega?

Planilhas digitais, como o Microsoft Excel e o Google Planilhas, são opções populares para criar um controle eficiente. Elas oferecem praticidade e permitem um acompanhamento detalhado das entregas, além de possibilitar a geração de indicadores de desempenho.

Caso você não saiba criar uma planilha do zero, é possível encontrar modelos prontos na Internet gratuitamente. Esses modelos geralmente possuem:

  • aba de cadastro: registro das informações dos produtos e fornecedores;
  • aba de pedidos: são registrados os detalhes das entregas, como produtos, datas, clientes, fornecedores e observações adicionais;
  • aba de relatório: apresenta uma visão geral, com gráficos com o número total de pedidos, entregas realizadas no prazo e as atrasadas.

Como Fazer Um Controle De Entregas?

Para fazer um controle de entrega eficiente, é necessário seguir alguns passos.

Seja Realista Nas Suas Metas

Ao estabelecer metas de entrega, é importante definir objetivos ambiciosos, porém realistas. O controle de entrega deve incluir um planejamento que considere o cronograma compatível com as capacidades logísticas da empresa, como suas habilidades e limitações.

Vamos exemplificar. Imagine que uma empresa define uma meta de entregar pacotes em um determinado prazo, mas não possui recursos suficientes ou uma infraestrutura adequada para atender a essa demanda. Isso pode levar a frustrações tanto para a empresa quanto para os clientes.

Melhore A Comunicação Entre Os Setores

A comunicação eficaz entre os setores é essencial para o bom funcionamento das operações. Além disso, ela traz diversas vantagens, como a integração dos processos, a agilidade na rotina de trabalho e resolução de problemas mais rapidamente.

Por exemplo: se um motorista enfrenta um imprevisto no trajeto, a comunicação imediata com a equipe responsável pela roteirização das entregas permite ajustar as rotas e evitar atrasos.

Tenha Um Bom Controle De Estoque

Um bom controle de estoque mantém a disponibilidade dos produtos e evita o armazenamento excessivo de itens com baixa demanda.

Se for efetivo, é possível evitar problemas como vender produtos não disponíveis em estoque, o que pode resultar em atrasos na entrega e insatisfação do cliente.

Além disso, evita-se o acúmulo de produtos com pouca saída, reduzindo os custos de armazenagem e otimizando o espaço disponível.

Cuidado Com A Expedição

A expedição minuciosa das mercadorias assegura que o cliente receba sua encomenda sem danos. Durante esse processo, é importante prestar atenção a cada detalhe, desde a separação organizada dos pedidos até o controle de qualidade.

Ao realizar a expedição com cuidado, é possível identificar qualquer problema ou inconformidade antes que a encomenda seja enviada. Isso evita a entrega de produtos danificados, errados ou com informações incorretas.

Monitore Com Kpis

O gerenciamento de KPIs (indicadores-chave de desempenho) desempenha um papel importante na análise estratégica dos dados relacionados às entregas.

No geral, eles permitem identificar informações como o tempo de entrega de diferentes itens, a satisfação do cliente etc, facilitando a tomada de decisões ágil e informada. Ainda, auxiliam no diagnóstico dos pontos fortes e fracos do negócio, contribuindo para estabelecer metas a médio e longo prazo.

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Saiba Adequar Os Prazos De Entrega

A adequação dos prazos de entrega pode otimizar o serviço de controle de entrega. Aproveitar as oportunidades de alteração na rota programada e combinar entregas em locais próximos resulta em redução de custos operacionais.

Por exemplo, imagine que um motorista possui uma entrega agendada em uma região. Ao longo do trajeto, há outras encomendas para locais próximos, sendo possível reorganizar a rota para efetuar todas as entregas de uma só vez.

Faça Uma Cotação Do Frete Com Custo-Benefício

O controle de entrega não se limita apenas ao monitoramento das encomendas, mas também inclui a análise estratégica das opções de frete disponíveis.

Busque o melhor custo-benefício na cotação ao considerar não apenas o preço, mas também a modalidade e a qualidade do serviço oferecido pela transportadora.

Use uma plataforma específica para isso, para verificar as opções disponíveis, analisar os prazos de entrega, os serviços oferecidos, a reputação das transportadoras, entre outros aspectos relevantes.

Como Melhorar A Entrega Dos Produtos Aos Clientes?

Mesmo com todas as dicas sobre como fazer um controle de entrega, é sempre possível melhorar ainda mais esse processo com um bom planejamento que envolva:

  • controle de estoque eficiente para evitar a falta de produtos e garantir que as entregas sejam feitas de forma oportuna;
  • alinhamento com fornecedores para os produtos serem entregues no prazo correto, evitando atrasos nas entregas aos clientes;
  • registro detalhado de entradas e saídas para monitorar o estoque de forma precisa, identificar possíveis discrepâncias e agir rapidamente para corrigi-las;
  • otimização do layout do estoque para facilitar a localização rápida e precisa dos itens durante o processo de separação para entrega;
  • treinamento da equipe para garantir um fluxo de trabalho eficiente, minimizar erros e melhorar a produtividade geral do processo.

Quais Os Erros No Processo De Entrega E Como Evitar?

Sem um bom planejamento não há como evitar erros. Por isso, é comum a ocorrência de problemas no controle de entrega desse tipo. Nesse caso, conheça o que você pode enfrentar se não souber controlar com sucesso.

Comunicação Falha

A falta de comunicação adequada leva a prejuízos significativos. Se os diferentes setores não estiverem interligados por um sistema de comunicação eficiente, ocasiona erros.

Portanto, invista em um sistema de gestão integrado, como o ERP da WebMais. Ele fornece a centralização para compartilhamento de dados entre os diferentes departamentos, permitindo acesso às informações atualizadas sobre os pedidos, estoque, transporte, etc.

Atrasos Não Previstos

Embora seja impossível eliminar totalmente os atrasos, pois imprevistos podem ocorrer, o maior problema é a falta de atenção na fase de planejamento dos processos de entrega.

Ao incluir a previsão de atrasos e adotar estratégias adequadas, o gestor mitiga os impactos negativos. Considere condições climáticas adversas, congestionamentos ou atrasos de fornecedores, e planeje alternativas para lidar com essas situações.

Avarias Na Entrega Ou Produto Trocado

A ocorrência de danos durante a entrega ou a entrega de um produto errado prejudica todo o planejamento estratégico de retenção e fidelização de clientes. Assim, você terá níveis altos de insatisfação.

Portanto, mantenha um cuidado especial no processo de estocagem, armazenamento e transporte. Isso implica em implementar medidas de segurança adequadas, como embalagens resistentes, manuseio cuidadoso e verificação rigorosa dos produtos antes da entrega.

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Conclusão

O controle de entrega é fundamental para garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados pela empresa. Uma gestão eficaz nessa área pode resultar em maior satisfação dos clientes, redução de custos operacionais e melhoria nos prazos de entrega.

Para aprimorar ainda mais o controle de entrega em sua empresa, conheça o ERP da WebMais. Agende agora mesmo uma demonstração gratuita e descubra como nossa solução pode impulsionar o seu negócio.

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