As 8 Ferramentas de Gestão mais utilizadas

Ferramenta de gestão é um recurso, método ou software usado para organizar, monitorar e melhorar processos empresariais. Ela ajuda gestores a tomar decisões mais estratégicas e aumentar a eficiência da empresa.

Essas ferramentas otimizam tarefas, reduzem erros e promovem melhores resultados. Quer descobrir as principais ferramentas que podem transformar sua gestão? Continue lendo e confira nossas dicas!

O que são Ferramentas de Gestão?

Ferramentas de gestão, como o ERP, ajudam empresas a tomar decisões estratégicas e eficientes. Elas organizam processos, reduzem riscos e aumentam a precisão nas ações, facilitando o alcance de melhores resultados e maior controle sobre os negócios.

Quais são as 8 ferramentas de gestão mais utilizadas?

Ferramentas de gestão são essenciais para melhorar processos e otimizar resultados. A seguir, confira as mais utilizadas.

SWOT ou FOFA

A análise SWOT, também chamada de FOFA em português, é uma ferramenta poderosa de gestão estratégica. Ela identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio.

Por que utilizar SWOT?

Essa técnica ajuda empresas a entenderem melhor o ambiente interno e externo. Assim, é mais fácil planejar ações que aproveitem pontos fortes e minimizem riscos.

Apesar de parecer complexa, sua aplicação é simples e prática. Com ela, gestores desenvolvem estratégias mais seguras e assertivas, aumentando as chances de sucesso.

Plano de negócios

O plano de negócios, ou business plan, é um documento essencial para planejar e estruturar um negócio. Ele descreve, claramente, o que a empresa faz ou pretende fazer.

Por que utilizar Plano de Negócios?

Empreendedores usam esse plano ao iniciar um negócio, mas ele também serve para gestão e marketing interno. Assim, ajuda a alinhar a equipe e as estratégias.

No plano, estão detalhes sobre objetivos, modelo de negócio e como alcançar metas. Além disso, inclui informações detalhadas e organizadas sobre o funcionamento da empresa.

Essa ferramenta é fundamental para reduzir riscos e guiar decisões estratégicas.

5W2H

A ferramenta 5W2H é prática, eficiente e direta para organizar ações e resolver problemas na empresa. Ela ajuda a identificar necessidades e propor soluções claras.

Com esse método, você cria um checklist de atividades preventivas e corretivas. Assim, consegue definir o que fazer, quem será responsável e como alcançar os objetivos.
O 5W2H é composto por perguntas simples: o que, por que, quem, quando, onde, como e quanto. Dessa forma, torna o planejamento mais objetivo e fácil de entender.

Por que utilizar 5W2H?

Essa ferramenta promove organização e agilidade, sendo ideal para empresas que buscam otimizar processos e atingir resultados.

Canvas

O Business Model Canvas, ou Quadro de Modelo de Negócios, é uma ferramenta estratégica para gerenciar e criar modelos de negócios. Ela permite visualizar um modelo de negócio em uma única página.

O Canvas contém nove blocos que ajudam a planejar e estruturar o negócio de forma clara e objetiva. Ele facilita a análise e a compreensão dos principais aspectos de uma empresa.

Por que utilizar Canvas?

Com essa ferramenta, é possível criar, adaptar e melhorar modelos de negócios, promovendo agilidade e inovação. O Canvas é ideal para gestores que buscam otimizar sua estratégia empresarial.

Six sigma

O Six Sigma é uma prática de gestão focada na melhoria da lucratividade das empresas. Ele busca aumentar a competitividade, reduzindo custos e otimizando operações.

Por que utilizar Six Sigma?

Essa metodologia visa aumentar a participação no mercado, proporcionando melhores resultados financeiros. A aplicação do Seis Sigma ajuda a melhorar processos e a eficiência nas empresas.

PDCA

O PDCA é uma metodologia conhecida para resolução de problemas e melhoria contínua. A sigla significa Planejar, Executar, Verificar e Agir.

Por que utilizar PDCA?

Essa ferramenta é essencial para o planejamento estratégico e tem sido usada por quase um século. Ela ajuda empresas a melhorar seus processos e resultados.
Com o PDCA, é possível planejar as ações, executá–las, analisar os resultados e, finalmente, agir para otimizar ainda mais. Essa metodologia é fundamental para uma gestão eficaz e contínua.

Matriz BCG

A Matriz BCG é uma ferramenta gráfica usada para analisar o portfólio de produtos e serviços.

Essa matriz ajuda a alocar recursos de forma eficaz em atividades de marketing, planejamento estratégico e gestão de portfólio. Ela analisa o ciclo de vida do produto e posiciona produtos ou unidades estratégicas.

Por que utilizar BCG?

A Matriz BCG é amplamente usada para entender como produtos ou unidades de negócio se relacionam com variáveis externas e internas. Isso permite uma gestão mais eficiente e bem planejada.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta que ajuda a definir prioridades em diversas alternativas de ação. Ela pode ser aplicada na gestão de projetos para tomar decisões de forma mais eficiente e organizada.

Por que utilizar Matriz GUT?

O objetivo principal é priorizar ações de maneira racional. Isso é feito considerando três fatores: gravidade, urgência e tendência.

Com a Matriz GUT, pode-se escolher a ação mais adequada, minimizando impactos negativos. Ela facilita a tomada de decisões, trazendo clareza ao processo e aprimorando a gestão de processos.

Os tipos de ferramentas de Gestão

Existem diversas ferramentas de gestão fundamentais para aumentar a eficiência e organização nas empresas. Elas ajudam a otimizar processos e a garantir o alcance dos objetivos. 

A seguir, apresentamos os principais tipos de ferramentas de gestão:

1. Planejamento

Ferramentas de planejamento são essenciais para definir as metas, os prazos e as estratégias a serem seguidas. 

Elas proporcionam uma visão clara do futuro da empresa, permitindo que todos os envolvidos alinhem seus esforços para atingir os objetivos desejados.

Além disso, essas ferramentas ajudam a identificar possíveis desafios e a preparar a empresa para lidar com eles de maneira eficiente, minimizando riscos e maximizando os resultados.

2. Controle

Ferramentas de controle podem ser usadas para monitorar o andamento das atividades dentro da empresa. 

Elas garantem que as tarefas sejam realizadas conforme o planejado, permitindo identificar qualquer desvio e tomar medidas corretivas rapidamente.

Além disso, essas ferramentas asseguram que os recursos sejam utilizados de forma eficaz, contribuindo para o sucesso da empresa ao manter tudo sob controle.

3. Processo

As ferramentas de gestão de processos são voltadas para a otimização do fluxo de trabalho e das operações diárias da empresa. 

Elas garantem que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente, sem desperdício de tempo ou recursos.

Essas ferramentas podem ser aplicadas para automatizar processos repetitivos, melhorar a comunicação entre equipes e agilizar as atividades. Isso aumenta o fluxo de trabalho, resultando em maior produtividade e qualidade nos resultados.

4. Projetos

Ferramentas de gestão de projetos são essenciais para coordenar e monitorar iniciativas específicas. 

Elas ajudam a planejar, organizar e acompanhar o progresso de cada etapa, garantindo que os projetos sejam finalizados dentro do prazo e orçamento estabelecidos.

Essas ferramentas oferecem uma visão clara do status de cada projeto, facilitando a alocação de recursos e a identificação de riscos, o que é crucial para o sucesso de qualquer empreendimento.

5. Tomada de decisão

Ferramentas de tomada de decisão ajudam os gestores a escolherem as melhores opções para o negócio. Elas coletam e analisam dados para fornecer insights valiosos, auxiliando nas decisões estratégicas.

Essas ferramentas são importantes para aumentar a assertividade nas decisões, pois a empresa pode a partir disso, reduzir os riscos e melhorar o desempenho.

Ao reunir informações de diferentes fontes, elas ajudam a escolher a melhor solução para cada situação.

Por que utilizar ferramenta de gestão?

As ferramentas de gestão, sejam softwares ou técnicas, são essenciais para melhorar os resultados de sua empresa. Elas ajudam a otimizar processos, sistemas e projetos, aumentando a eficiência.

Essas ferramentas garantem uma rotina administrativa mais segura e organizada. Elas ajudam a evitar imprevistos e permitem que os obstáculos sejam facilmente identificados e resolvidos.

Ao utilizá-las, a empresa conquista mais controle e maior assertividade nas decisões. Assim, os resultados são mais previsíveis e a gestão se torna mais eficaz.

Qual a importância das ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão, como softwares e técnicas, são fundamentais para otimizar resultados e processos. Elas ajudam a melhorar a eficiência e a organização de projetos e sistemas.

Sua principal importância está na garantia de uma rotina administrativa mais segura e sem imprevistos. Além disso, facilitam a identificação e resolução rápida de obstáculos.

Com essas ferramentas, a gestão se torna mais eficaz, controlada e assertiva, permitindo que os gestores tomem decisões mais precisas e confiáveis.

Para que servem ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são técnicas e modelos essenciais que ajudam as empresas a controlar, monitorar e melhorar seus processos. 

Elas permitem acompanhar projetos, equipes e a qualidade das operações de forma mais organizada e eficaz.

Além disso, essas ferramentas desempenham um papel fundamental no trabalho estratégico. Elas não apenas facilitam a tomada de decisões, mas também ajudam a otimizar os recursos disponíveis, garantindo maior eficiência.

Com isso, as ferramentas de gestão permitem que as empresas superem obstáculos de forma ágil e assertiva. Como resultado, elas proporcionam um desempenho superior, ajudando a alcançar melhores resultados de maneira contínua e sustentável.

Vantagens de utilizar ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão oferecem diversos benefícios para as empresas. Confira as principais vantagens:

1. Melhoram as estratégias de crescimento no mercado: com as ferramentas certas, é possível analisar dados e ajustar as estratégias de forma eficaz, acelerando o crescimento.
2. Organizam tarefas e tornam o setor operacional mais eficiente: elas ajudam a organizar processos, garantindo que as tarefas sejam realizadas de maneira ágil e sem erros.
3. Criam oportunidades favoráveis para o relacionamento com o cliente: com ferramentas de gestão, a comunicação com o cliente melhora, criando um vínculo mais forte e duradouro.
4. Aumentam a produtividade dos colaboradores: as ferramentas automatizam tarefas repetitivas, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.

Com esses benefícios, as ferramentas de gestão são essenciais para otimizar processos, melhorar a competitividade e promover o sucesso contínuo da empresa.

Como escolher a ferramenta de gestão para a sua empresa?

Escolher a ferramenta de gestão certa é essencial para o sucesso do seu negócio. Isso ajuda a aumentar a eficiência, melhorar processos e alcançar os objetivos estratégicos. 

Para fazer a escolha ideal, considere os seguintes pontos:

Tamanho da empresa

Primeiramente, avalie o tamanho da sua empresa. Ferramentas de gestão devem ser dimensionadas para atender às necessidades específicas de pequenas empresas, médias ou grandes. 

A ferramenta certa pode facilitar o controle de todas as áreas da empresa de forma mais eficiente.

Objetivos estratégicos

Além disso, considere os objetivos a longo prazo da sua empresa. A ferramenta de gestão escolhida deve estar alinhada com esses objetivos, ajudando a atingir as metas estabelecidas de forma mais eficaz e rápida. 

Isso facilita a implantação de planos de crescimento e inovação.

Cultura organizacional

Não menos importante, a cultura organizacional desempenha um papel crucial na escolha. A ferramenta de gestão precisa ser compatível com como sua equipe trabalha, para garantir que todos se adaptem com facilidade. 

Ferramentas muito complexas podem ser desafiadoras se a cultura for mais simples ou flexível.

Tamanho e complexidade das decisões

Além disso, considere o nível de complexidade das decisões que você precisa tomar. 

Ferramentas de gestão mais sofisticadas podem ser necessárias para empresas que lidam com decisões mais complexas ou múltiplos projetos ao mesmo tempo. 

Isso assegura que a tomada de decisão seja rápida e assertiva.

Fase de crescimento ou desafio

Por fim, avalie a fase de crescimento da empresa. Se a empresa está passando por uma expansão, uma ferramenta que escale facilmente pode ser mais vantajosa. 

Já em fases de reestruturação ou superação de desafios, é importante escolher uma ferramenta que ajude a simplificar os processos e a organização interna.

Ao considerar esses pontos, você poderá escolher a ferramenta de gestão que mais se adapta à realidade da sua empresa. 

Dessa forma, você estará mais preparado para alcançar resultados eficazes e crescer de maneira sustentável.

Conclusão

Além de trazerem uma visão ampla sobre o negócio, as ferramentas de gestão ajudam o gestor na tomada de decisão em relação a vários aspectos. 

Eles vão desde a criação de um produto até a sua divulgação, passando pela gestão de pessoas e de processos internos. 

Com elas, também é possível identificar pontos fracos e traçar planos de ação para implementar melhorias. Além disso, essas ferramentas também ajudam a entender como explorar os seus pontos fortes. 

A boa notícia é que você não precisa escolher somente uma ferramenta de gestão para a sua empresa. 

Diferentes métodos podem ser combinados, principalmente em negócios maiores, com diferentes setores. 

Assim, você consegue aproveitar as vantagens de cada uma das ferramentas! Uma boa dica é o ERP WebMais. Completo e preparado para otimizar toda a sua empresa, o sistema também oferece segurança e agilidade na hora de gerar relatórios precisos. Peça agora uma demonstração gratuita!