Logística para distribuidoras: como organizar o setor?

O tema logística, principalmente para distribuidoras, nunca esteve tão em alta como nos últimos meses. Com diversos países criando vacinas para combater o novo coronavírus, tem sido necessário movimentar inúmeros processos de logística, desde a compra de matéria-prima, embalagens para armazenamento e seringas até a distribuição entre países e depois entre os estados e, finalmente, cidades.

Para que todas estas etapas de fabricação, armazenamento e distribuição sejam executadas com eficiência, é necessário seguir um planejamento cauteloso, porque qualquer passo em falso pode causar prejuízos imensuráveis. 

É claro que nem todo processo de logística é tão sério quanto a distribuição de uma vacina que pode exterminar a ameaça de um vírus letal em todo o mundo. No entanto, mesmo assim este ainda é um assunto que merece muita atenção porque é parte fundamental da eficiência operacional de uma empresa e satisfação dos clientes.

Quer entender melhor sobre logística para distribuidoras, aprender quais as diferenças nos processos de logística e como implementar um processo organizado e eficiente? Então continue a leitura deste post!

O que é logística para distribuidoras, exatamente?

Chamamos de logística todas as etapas que envolvem movimentação, armazenamento, transporte e entregas de produtos. Dependendo do tamanho da empresa ou do setor em que ela se enquadra, a logística acaba sendo a estrutura central da operação, sendo fundamental para que todos os processos de fabricação e distribuição possam ser executados. 

Para que este conceito possa ficar mais claro, vamos dar exemplos. Imagine uma pequena loja de confecção de roupas em que a própria dona é a responsável pelas criações. A estrutura de logística necessária para que a produção e entrega estejam em dia é muito pouca, já que a empreendedora pode comprar os tecidos direto das lojas e a distribuição das peças pode ser feita pelo correio.

Agora vamos imaginar uma distribuidora de itens alimentícios: pães e bolos, especificamente. Esta empresa distribui para os mercados da região em que está situada. Neste caso, a logística compreende mais etapas, porque envolve desde a chegada dos produtos da fábrica, seu armazenamento e a entrega.

Ou seja, quanto mais complexo o negócio, como acontece com as empresas que distribuem os itens fabricados para várias partes do mundo, maiores são as etapas de gerenciamento de toda a estrutura. E, para lidar com as diferentes necessidades de logística, existem tipos específicos para cada situação. 

A importância da logística para distribuidoras 

Os processos de logística são o ponto-chave para o sucesso das empresas. Quando suas etapas são bem planejadas, garantem maior eficiência operacional para todo o negócio, ou seja, os produtos são desenvolvidos com qualidade e agilidade e as entregas são feitas com rapidez, garantindo a satisfação dos clientes.  

Além disso, uma boa gestão logística para distribuidoras ainda garante muitas outras vantagens para a empresa, como redução de custos operacionais e desperdício, o que contribui para que os preços continuem acessíveis para os clientes. 

A agilidade na produção e nas entregas ainda contribui para que a produtividade da empresa continue alta e proporciona uma importante vantagem competitiva.

Agora que o conceito e a importância da logística já ficaram claros, vamos entender melhor como funcionam e quais são os diferentes tipos que existem. 

Como funciona o processo de logística de uma distribuidora? 

Como dissemos acima, cada distribuidora precisa de uma cadeia logística diferente, algumas bastante complexas, outras nem tanto. Mas, de qualquer forma, todos estes processos devem estar coordenados e interligados para que o setor funcione de forma fluída e as matérias-primas possam ser compradas, transformadas em produtos e distribuídas para os compradores.  

Dentre todas as funções desempenhadas pelo setor logístico, elas são classificadas em dois grupos: atividades primárias e atividades secundárias.

As atividades primárias são aquelas que lidam com a logística de transporte, gestão de estoque e processamento de pedidos. Elas são fundamentais na busca do menor custo e melhor entrega de serviços. Já as secundárias executam atividades de apoio, como armazenamento, manuseio de materiais, embalagem, sistemas de gestão, entre outros. 

Vamos descrever cada função a seguir: 

Atividades primárias

Gestão de compras: 

A gestão de compras para distribuidoras envolve uma série de estratégias, que vão desde a negociação com um ou mais fornecedores até a análise de validade e depreciação do item antes de iniciar a distribuição. 

O contato com os fornecedores é importante porque é por meio da negociação que a distribuidora consegue melhores preços sem diminuir a qualidade da mercadoria. Porém, é necessário manter um relacionamento próximo com mais de um fornecedor, pois, caso o produto não possa ser vendido por algum motivo, outra marca pode suprir esta falta antes de impactar sua empresa. 

A gestão de compras também exige precisão nos processos, porque, em muitos casos, como a distribuição de produtos alimentícios, por exemplo, determinado item, se comprado em excesso, pode acabar estragando e causando prejuízo financeiro não apenas para a distribuidora como para a revenda também. 

Gestão de estoque: 

Este é um importante processo logístico, porque assim que as compras são feitas, elas não são imediatamente distribuídas, não é mesmo? Para itens pesados ou comprados em grandes quantidades é preciso prever a mão de obra ou maquinário necessário para sua acomodação. 

Além disso, alguns produtos específicos podem ser perecíveis ou exigirem cuidados especiais como refrigeração, por exemplo. E a logística deve antever estas necessidades para adequar seus serviços a elas.

Outra função desta atividade que precisa de um planejamento preciso está relacionada às quantidades. Uma gestão de estoque eficiente armazena o mínimo possível de itens que a distribuidora precisa. Ou seja, assim que o pedido é feito, a quantidade já deve estar disponível para ser entregue, dessa forma os custos de armazenamento são minimizados, mas a distribuição é feita com o máximo de agilidade. 

Gestão de transporte: 

Quando pensamos em logística em geral, logo vem à cabeça aquela fila de caminhões parados em pátios esperando. Este é um exemplo, porém a gestão de transporte pode envolver diferentes tipos de necessidades. Nos casos de contêineres, que são bastante pesados, o transporte marítimo é a melhor solução. Em outros casos, como o suprimento de vacinas durante a pandemia, por exemplo, os serviços aéreos são ideais por conta da rapidez.

A logística desta atividade exige três tomadas de decisão diferentes: custo, velocidade e consistência. Os custos e a velocidade estão intrinsecamente relacionados, porque quanto mais rápido, mais caro, como no caso do transporte aéreo. 

Já a consistência é o que irá prever quais tipos de atrasos e problemas podem ocorrer durante o transporte e determinar um prazo de entrega que os considere na hora de determinar o prazo de entrega. 

Atividades secundárias        

As atividades secundárias, como diz o nome, são aquelas que auxiliam as atividades primárias, servindo de apoio para que tudo ocorra da melhor maneira possível.  

O processo de armazenamento, por exemplo, à primeira vista pode não parecer tão estratégico assim, mas é ele que irá fornecer o local onde os produtos ficarão estocados. Além disso, é necessário avaliar estoque, fluxo de produtos e distribuição, para o caso de empresas que tenham vários galpões de armazenamento e precisem determinar o melhor formato de distribuição.

O manuseio de materiais também deve ser muito bem planejado, porque deve considerar três etapas: recebimento do material, manuseio interno e distribuição. Este processo deve executar o mínimo possível de movimentações para evitar os custos relacionados a essa função e possíveis danos aos produtos. 

Quanto às embalagens, elas devem proteger o produto que carregam de avarias e ações do tempo, mas também devem ocupar o mínimo de espaço envolvendo o menor custo.   

Dependendo do setor da distribuidora, existem ainda outras atividades secundárias como gestão de produtos, por exemplo, mas independente disso, uma tomada de decisão fundamental para levar maior eficiência para a logística é um sistema de gestão. 

Principais tipos de logística

Assim como existem vários processos diferentes, também existem os diversos tipos de logística criados para lidar com todas as necessidades das distribuidoras.

Vamos descrevê-las a seguir:

Logística de abastecimento

Esta logística é aquela responsável por garantir o funcionamento das empresas. Ou seja, é a logística de abastecimento que planeja a compra de materiais, além de gerenciar os fornecedores e o fluxo do estoque.   

Logística de produção

Já este tipo de logística se responsabiliza por garantir que a produção esteja em dia. Nas indústrias, por exemplo, é a logística de produção que monitora se a matéria-prima está sendo transformada em produto final. Ela coordena todas as etapas de fabricação para identificar a necessidade de movimentação de insumos e impedir que algum processo esteja parado por falta de material. Além disso, é neste processo que o planejamento de produção acontece, sendo fundamental para os cálculos de material para evitar desperdícios.   

Logística de distribuição

Este é o tipo de logística que movimenta os armazéns e planeja as entregas, analisando melhores rotas, meios de transporte, motoristas e rastreamento, de forma que os produtos possam sair da empresa ou centro de distribuição e chegar até o destino final no menor tempo possível. Além disso, é a logística de distribuição que controla o estoque, monitorando os fluxos de carga e descarga e também os períodos de validade.  

Logística reversa

Este tipo de logística tem se tornado cada vez mais comum com o aumento da procura por compras on-line. Antigamente, bastava ir até uma loja, comprar um produto e, se fossem identificadas avarias ou problemas, bastava voltar à empresa e pedir uma troca ou até mesmo solicitar devolução.

Agora este processo mudou. Os negócios estão investindo em logística reversa para facilitar a troca ou devolução do produto e, assim, contribuir com a satisfação do cliente. Ou seja, é necessário entrar em contato com a empresa, detalhar os motivos de troca e executar as etapas de acordo com os processos da empresa, como levar até o correio, por exemplo. 

Além deste tipo de logística reversa de pós-venda, ainda existe um outro tipo, que é o de pós-consumo. Algumas empresas são obrigadas a receber de volta embalagens ou até mesmo os produtos depois de seu uso, como acontece com latas de tinta e baterias de dispositivos eletrônicos. Desta forma, a organização pode fazer o descarte adequado dos materiais ou até mesmo economizar com matéria-prima.    

Logística de terceira parte (3PL)

Empresas que não tem um volume de entregas expressivas como geralmente acontece nas distribuidoras acabam preferindo este tipo de logística para não ter que investir nos próprios meios de transportes e os processos relacionados a isso. Como diz o próprio nome, a logística de terceira parte é a terceirização dos serviços de logística em que outra empresa fica responsável não apenas pelas entregas como também pelas trocas e devoluções. 

Este tipo de logística é muito comum entre os e-commerces. 

Saiba mais sobre os tipos de logística neste vídeo:

Como organizar a logística da sua distribuidora?

A logística para distribuidoras está diretamente ligada à produtividade, eficiência e satisfação dos clientes, sendo fundamental para que as empresas consigam manter a competitividade. Isso quer dizer que toda a cadeia logística deve ser analisada e monitorada constantemente para que ajustes e tomadas de decisão possam ser feitos antes que prejuízos aconteçam.

Mas como planejar e tornar toda esta área mais organizada? Algumas iniciativas podem trazer resultados vantajosos, confira 5 delas agora: 

1 – Integração de informações

Há pouco tempo cada etapa da logística era feita separadamente por ferramentas como a TMS, sistema de gerenciamento de transporte, ou WMS, sistema de gerenciamento de armazém. A transformação digital chegou comprovando que a integração de dados é o melhor caminho para obter uma visão holística do negócio. Quanto mais informações interligadas, que podem ir desde a aquisição da matéria-prima até a venda das mercadorias, maior a precisão dos relatórios e assertividade das tomadas de decisão.  

2 – Sistema inteligente de estoque

O processo de estoque da logística para distribuidoras precisa ter algumas informações precisas para que o negócio possa manter um funcionamento eficiente. Quanto de produtos é necessário ter disponível para que não ocupe espaço demais no armazém? De quanto em quanto tempo é necessário comprar mais suprimentos e em quais quantidades? 

Um sistema com um módulo específico para gestão de estoque tem muitas funcionalidades automáticas como estoque mínimo e programação de compras, duas informações importantes para o bom desenvolvimento da operação. Sem contar com outras funcionalidades bastante vantajosas como controle de estoque em poder de terceiros ou controle de produtos em período de vencimento, por exemplo.  

3 – Atenção às embalagens

O controle de embalagens é um processo importante para diferentes etapas da logística para distribuidoras. A primeira delas é a satisfação do cliente. Quanto mais íntegra a embalagem, melhor a experiência. Afinal, ninguém gosta de receber um produto que parece mal cuidado, não é mesmo? 

Segundo porque a embalagem é a forma de manter e proteger o produto. Vamos imaginar uma distribuidora de itens perecíveis. Uma embalagem mal elaborada pode deixar entrar insetos ou amassar e danificar os alimentos, duas experiências péssimas para quem compra o seu negócio.

E, em terceiro e último lugar, embalagens também custam dinheiro, isso quer dizer que elas devem ser eficientes em proteger os produtos, porém não devem custar caro e ainda devem ter um tamanho mínimo para não ocupar mais espaço do que o necessário no estoque.    

4 – Cumprimento de prazos

Rapidez é fundamental para a satisfação do cliente, mas prometer prazos maravilhosos e depois não conseguir cumpri-los acaba gerando frustração e reputação negativa do negócio. Ou seja, não perca de vista a vontade de ser ágil, mas não deixe de somar ao prazo imprevistos que podem acontecer, para evitar, assim, a perda de clientes por conta de atrasos nas entregas.

5 – A escolha dos parceiros certos

Sistemas de gestão com integração de dados são a melhor forma de otimizar todos os processos de logística e conquistar a eficiência e organização que sua empresa precisa. Mas como saber qual o melhor parceiro, aquele que realmente oferece a tecnologia que pode modernizar a logística para distribuidoras e indústrias?

Neste caso, algumas funções podem ser avaliadas, como:

• Plataforma 100% online; 
• Relatório de giro de estoque para avaliar a gestão de inventário e alcançar o equilíbrio com o ritmo de vendas;
• Controle de compras com lançamento automático no estoque e organização dos pedidos junto a fornecedores;
• Emissão de nota fiscal de entrada e saída para agilizar a gestão do transporte de produtos; 
• Controle de inventário sempre atualizado e integrado às compras, vendas e ao financeiro, permitindo baixas conforme os pedidos são confirmados e enviados. 

O sistema ERP da WebMais possui todas estas funções descritas acima e foi pensado especificamente para suprir todos os desafios do setor de logística para distribuidoras.  

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