O que é controle de lote e validade e porque ele é importante para as suas vendas?

Manter a qualidade dos produtos é fundamental para todas as indústrias e distribuidoras, principalmente as que operam com produtos delicados e perecíveis. Para isso, é necessário ter um controle rigoroso do lote e da validade de todos os produtos, sejam eles matérias-primas ou o próprio produto acabado. 

Existem alguns segmentos em que este controle é obrigatório e em outros não, mas ele pode ser uma prevenção para grandes prejuízos, afinal, ninguém gosta de perder dinheiro, certo? 

Neste artigo, você saberá tudo sobre a importância do controle de lote e validade, como implementar em seu negócio e seus benefícios para garantir não só a qualidade dos produtos, mas também a credibilidade da sua empresa no mercado.

O que é o controle de lote e validade

O controle de lote e validade faz parte do processo de rastreabilidade. Com ele você tem condições de mapear cada lote de matéria-prima recebido, saber em quais produções eles foram utilizados e por sua vez, saber para quem você vendeu cada item produzido, suas datas de validade e a quantidade que cada cliente comprou, ou seja, um rastreio completo de todas as entradas e saídas. 

Implementar este controle traz inúmeros benefícios para a sua empresa, principalmente se você opera com produtos que necessitam de uma maior atenção, como os setores alimentícios e de cosméticos. Dentre as vantagens, a garantia da não comercialização de produtos fora dos padrões de qualidade e consumo.

Porque realizar o controle de lote e validade?

O controle de lote e validade deve ser realizado por todas as empresas que necessitam de condições especiais de armazenagem do seu estoque. Isso evita muitos problemas, como a entrega de produtos vencidos aos seus clientes ou então que ele estrague em seu estoque, ambos causando grandes prejuízos tanto financeiros como na credibilidade do seu negócio. 

Realizando o controle de lote e validade, você terá a sua disposição uma série de informações e será capaz de responder perguntas como:

• Quais ordens de produção utilizaram determinado lote de um insumo?
• Qual fornecedor e em que nota fiscal chegou um lote de um determinado insumo e qual era a sua validade?
• Quais produtos podem vencer e que talvez caiba uma queima de estoque?
• Quais clientes compraram um determinado lote de um determinado produto?
• Qual fornecedor e em que nota fiscal chegou um lote de um determinado insumo e qual era a sua validade? 

É importante utilizar as tecnologias disponíveis no mercado. Se a sua produção ou comercialização ainda é pequena, você pode realizar este controle por meio de planilhas. Nelas você precisa listar a data da venda/compra, número da nota fiscal, nome do cliente, quantidade da venda/compra e data de validade. 

Caso queria realizar o controle de forma automatizada, você pode utilizar um sistema ERP que possua esta função, assim seu controle se dará de forma mais precisa e a busca muito mais rápida.

Como funciona o controle de lote e validade?

Quando você realiza a divisão dos seus produtos por lotes, eles acabam tendo o mesmo código de barras, porém lotes e datas de validade diferentes. De posse destas informações, fica muito mais fácil rastrear os produtos e descobrir quais matérias-primas foram utilizadas em cada lote de produção. 

Para que o controle de lotes faça sentido, o Sistema ERP utilizado pela empresa precisa comportar informações como datas de validade, fabricação e número da nota fiscal, assim, fica mais fácil rastrear desde a chegada de matéria prima até ponto final de venda. 

Com base nestas informações, você pôde ver o quão este controle é importante para a sua empresa, não é mesmo?

Quando o controle de lote e validade é recomendado?

Algumas indústrias e distribuidoras são obrigadas a realizar o controle do seu estoque por lote e validade, principalmente quando falamos no segmento alimentício e cosmético. Entretanto outros setores, mesmo não sendo necessário, esta prática pode trazer muitos benefícios e convém ser adotada. 

Por meio deste controle, as distribuidoras são capazes de identificar rapidamente quais produtos foram vendidos, os clientes (principalmente empresas) que compraram estes produtos, os fornecedores e suas datas de validade.

Já em relação as indústrias que precisam controlar também as matérias-primas, esta gestão por lotes é muito útil. Ela permite que os insumos que estão mais próximos do vencimento sejam consumidos ou utilizados antes que aqueles cuja data de vencimento está mais distante. Esse controle por data de vencimento diminui os riscos de perdas e, consequentemente, os prejuízos.

Além disso, existem outras situações em que o seu negócio pode se beneficiar com este controle. Por exemplo, em uma devolução de mercadoria, que apenas o número do lote ou da nota fiscal, você tem um acesso rápido a todo o histórico de produção deste produto, podendo avaliar, inclusive, se existem avarias ou danos em todo o lote ou se o problema ocorreu apenas com o item devolvido.

Boas práticas no controle de lote e validade

Além de  tudo que já conversamos até aqui, existem algumas boas práticas que podem auxiliar bastante no controle do seu estoque por lote e validade, veja:

• Faça sempre a conferência das informações dos produtos recebidos no momento em que entram na sua empresa. Às vezes problemas acontecem e a você pode receber itens avariados, vencidos ou com lote divergente do que foi informado. Por isso, conferir os dados dos produtos que chegam é fundamental;
• Não coloque dois lotes diferentes do mesmo produto perto, porque o funcionário pode se equivocar na hora de separá-los;
• Aloque os lotes que vencem primeiro mais próximos das posições de picking;
• Acompanhe todos os dados das movimentações em tempo real;
• Faça uma checagem periódica do seu estoque.

Importante: no momento da venda, registre o número do lote de cada item. É isso que te resguardará em qualquer caso de bloqueio ou recall, permitindo a rápida identificação dos locais onde os produtos estão e a sua retirada de circulação.

Como este controle pode te ajudar a evitar prejuízos

Ao realizar um controle de lote e validade, você sabe exatamente a quantidade de itens em estoque, bem como se estão perto de vencer ou não. De posse destas informações, você pode criar ações e promoções específicas para que eles sejam comercializados antes de vencerem, evitando perdas e prejuízos. 

Também é importante ficar sempre atento a validade das matérias-primas que você pretende adquirir, para que não venham a estragar em seu estoque. Insumos mais delicados é aconselhável adquirir somente quando você pretende utilizar e nas quantidades corretas, para que não venham a se deteriorar enquanto estão armazenados em seu estoque.

Venda mais controlando lote e validade dos seus produtos

Se você ainda não conta com um controle de lote e validade eficaz, a sua empresa pode estar perdendo vendas, e consequentemente dinheiro. Mas como? Simples! Com esta gestão você garante a qualidade dos produtos entregues, a credibilidade da sua marca, bem como a satisfação dos seus clientes. 

Clientes satisfeitos compram mais, falam bem de você e também podem indicar sua empresa a outras pessoas, logo, você aumenta seu faturamento e pode até expandir sua área de atuação para outras cidades e regiões. 

Como a WebMais auxilia no controle de lote e validade?

O sistema de gestão da WebMais é ideal para que você tenha este controle de forma precisa e eficaz. A rastreabilidade dos produtos acontece com poucos cliques através de relatórios específicos em que você tem acesso a todo o histórico de produção, bem como para qual cliente o produto foi entregue e quais foram os seus fornecedores. 

Para que você visualize na prática como funciona o controle de lote e validade no ERP WebMais, assista este vídeo tutorial.

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