A medida que as indústrias crescem, surgem várias necessidades, principalmente em ter um melhor controle dos processos internos, como gerenciar e planejar a produção e organizar o setor financeiro. Neste ponto, as planilhas, usadas inicialmente, já não dão mais conta, e inicia a busca por um sistema ERP para indústria.
Com o avanço da tecnologia, muitas opções de sistemas de gestão acabaram surgindo no mercado e fica cada vez mais difícil escolher o software ideal para as suas necessidades.
Avaliar as opções disponíveis, que são muitas, e escolher o ERP certo para você não é um tarefa fácil. Por isso preparamos este artigo, para tirar todas as suas dúvidas e te ajudar a escolher o sistema ERP certo para a sua indústria.
O que é um Sistema ERP?
Antes de sairmos falando de todas as vantagens e de termos técnicos, é primordial que você entenda, de forma clara, o que é um sistema ERP. Vamos lá?
O ERP é um software de gestão empresarial que realiza a integração de todos os setores da sua empresa, como financeiro, produção, compras, vendas, estoque, entre outros.
Em resumo, podemos entender um sistema ERP como um software que une todas as informações da empresa em um único banco de dados, possibilitando a integração das áreas e disponibilizando informações essenciais para gestão do negócio. Integrando processos e propiciando uma visão geral da empresa.
Com isso, os setores poderão trabalhar em conjunto e terão acesso a todas as informações pertinentes a sua função de forma clara e rápida. Assim, você utiliza apenas uma plataforma para gerir a sua empresa, alcançando maior agilidade nas rotinas e facilitando a tomada de decisão.
Qual o objetivo de um sistema ERP para indústria?
O objetivo principal de um ERP é organizar as informações da sua indústria de forma centralizada e auxiliar na gestão dos processos internos. Assim, você terá um acesso rápido e confiável a todas as informações do seu negócio, possibilitando uma tomada de decisão baseada em dados concretos e muito mais assertiva.
Existem softwares ERPs com diversos níveis de abrangência e podem monitorar cada passo da operação de uma indústria, indo desde seu comercial, vendas, produção, formação de preço de venda, contas a pagar e receber, fiscal, chão de fábrica, expedição até pós-venda, etc.
Tudo irá depender das necessidades da sua empresa!
Quando ele é indicado?
Agora que você já entendeu o que é um ERP e o seu objetivo, pode estar se perguntando, qual o momento de procurar um software para ajudar na gestão da minha empresa? Um software para o segmento industrial pode ser considerado se você procura:
- Redução de erros;
- Automação de processos;
- Integração entre os setores;
- Padronização de rotinas;
- Controle de estoque preciso;
- Análise de dados mais completa e ágil.
Se você busca alguns, ou todos, estes itens para agregar na sua indústria, você pode contar com um sistema ERP para te auxiliar na gestão!
Tipos de ERP
Antes de você aprender os benefícios e as funcionalidades que um sistema de gestão oferece, vamos conversar um pouco sobre os tipos disponíveis no mercado.
Existem diversos tipos de softwares de gestão com funções e módulos específicos para cada segmento. Analisando apenas os ERPs especialistas em indústrias, eles podem variar de versões mais básicas a outras mais completas e robustas.
Temos a disposição praticamente 2 tipos de softwares de gestão, os prontos (ou de prateleiras) que são opções mais baratas para quem está começando. O grande problema é que não é possível realizar customizações conforme as suas necessidades.
Outro tipo são os ERPs de licenciamento, que utilizam tecnologias avançadas e acompanham a evolução do mercado, dando muita liberdade às empresas para fazerem desenvolvimentos específicos de acordo com suas necessidades e processos.
Benefícios de um sistema ERP para industria
Como já foi falado aqui, a adoção de um sistema de gestão especialista em indústrias pode trazer inúmeras vantagens para a sua administração. Entretanto, resolvemos listar outros benefícios para que você tenha clareza no momento da sua decisão!
Vamos lá?
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade, mantendo o mesmo número de funcionários, é buscado pela maioria dos gestores, principalmente do setor industrial.
Com a implementação de um sistema ERP, é possível um incremento na produtividade tanto das máquinas como dos colaboradores. Com essa ferramenta você poderá controlar toda a sua produção e com isso identificar onde seus recursos estão sendo subutilizados, para então aplicar formas de utilizar todo seu potencial.
Além disso, muitos processos administrativos podem ser automatizados, logo sua equipe irá se focar em atividades mais estratégicas, podendo gerar um maior retorno para sua empresa.
Redução de custos
A redução dos custos operacionais é o foco de muitas empresas, e acaba sendo um dos principais benefícios do uso de um ERP. Se a implantação foi bem feita, o sistema possibilita a redução dos gastos da sua indústria e reduz também as perdas no processo produtivo.
O sistema irá permitir uma redução nas despesas administrativas com vendas e negociações, até um controle minucioso no seu estoque e linha de produção, identificando perdas nesses processos e oportunidades de melhoria. As possibilidades são muitas, já que com uma visão sistêmica do seu negócio, você conseguirá identificar falhas e alterar seus processos de forma muito mais fácil e rápida.
Redução de erros
O uso de um ERP industrial deixa a sua gestão menos propícia ao erro, já que um bom software de gestão deverá ter validações, desenvolvidas por especialistas e baseadas em melhores práticas, que não irão permitir que você preencha dados errados, por exemplo.
Além disso, há também a eliminação de retrabalho, pois os erros causados por processos manuais são reduzidos. Como consequência, também há a redução de custos, uma vez que o tempo que uma pessoa perderia corrigindo os dados é reduzido drasticamente e ela poderá se dedicar a outras atividades.
Segurança dos dados
Já na questão de segurança, o sistema ERP em nuvem traz muito mais tranquilidade para uma indústria, pois todos seus dados ficam salvos em servidores robustos e com backups. Desta forma, você não irá perder informações caso seu computador tenha algum problema, como poderia ocorrer se utilizasse planilhas e, se por uma infelicidade aconteça algum desastre no seu escritório, o que poderia destruir os documentos físicos.
Além disso, normalmente os sistemas ERP investem mais em segurança para proteger seus dados de espionagem e hackers que possam tentar sequestrar ou danificar suas informações sigilosas.
Padronização dos processos
Utilizando um sistema de gestão integrado na sua indústria, todos os dados seguirão um padrão, garantindo a integração entre os setores e a uniformidade dos dados.
Como toda a gestão estará concentrada em um único software, ficará mais fácil o aprendizado de todos os seus colaboradores. Com isso, você terá um cenário muito mais adaptado para implantar sistemas de qualidade de produção e também se adequar a normas ISO.
Rastreabilidade
A rastreabilidade dos produtos é essencial para as indústrias. É através dela que o gestor sabe o andamento dos pedidos, por exemplo. Utilizando um ERP próprio para indústrias, este controle fica muito fácil, podendo ser acessado a qualquer momento e com informações em tempo real.
O rastreio inicia no recebimento das matérias-primas e segue até a entrega ao cliente, tendo a disposição informações como lote, validade e número da NF-e. Assim, caso precise realizar um recall você tem todas as informações de localização dos itens em questão.
Redução no ciclo de vendas
Com a sua indústria a todo vapor e o seu setor comercial automatizado e integrado aos demais departamentos, será possível reduzir o tempo de venda, bem como o tempo de produção e entrega dos produtos. Com isso, você conseguirá atender um número maior de clientes ou produtos, aumentando seus ganhos.
Caso seu objetivo não seja aumentar a demanda e sim melhorar a eficiência, você pode analisar e verificar se é cabível um corte de máquinas ou até mesmo de pessoal, reduzindo seus custos e mantendo o mesmo potencial de atendimento.
Funcionalidades essenciais de um ERP para indústria
Como você já pôde perceber, utilizando um sistema de gestão empresarial na sua indústria você terá muitos benefícios.
O ERP é composto de vários módulos, mas qual deles são essenciais para as indústrias?
Painel de bordo
O painel de bordo ou dashboard, é uma solução para os usuários terem um conhecimento rápido dos dados importantes para eles, exibidos em apenas uma tela.
Ele também pode ser utilizado como forma de realçar dados específicos, de maneira prática e intuitiva!
Compras
Gestão de compras é fundamental para qualquer empresa. Neste módulo, estão disponíveis funcionalidades que irão lhe ajudar a obter maior controle no momento de realizar compras de insumos, matérias-primas e/ou serviços.
O processo de compra poderá ser acompanhado por status, desde a necessidade de compra até o momento da entrega. Outro recurso muito importante para as indústrias é o cálculo da demanda de compra de matéria-prima, que auxilia na geração do estoque.
Materiais
Em tempos de alta competitividade e redução das margens de lucro, a administração de materiais é o grande diferencial de pequenas e médias empresas.
Neste módulo do Sistema ERP, que integra o MRP I e o MRP II, é possível controlar o abastecimento de materiais, sejam eles, para fabricação de produtos, entrada de matéria-prima, material de expediente, material de limpeza, contratação de serviços e etc.
Produção
Qualquer operação produtiva requer planos e exige controles. Este módulo, contempla controles de processos produtivos, como engenharia de produto, ordens de produção, apontamentos e etc.
Esses processos permitem que sua indústria otimize o processo produtivo, facilitando a reposição do estoque esgotado e controlando o consumo de matéria-prima.
Comercial
Fazer a gestão comercial de uma indústria é essencial para o crescimento da mesma. Os recursos deste módulo simplificam o processo de vendas de toda a sua equipe.
Você pode acompanhar todo processo, desde a emissão de um orçamento até confirmação de recebimento da mercadoria pelo cliente. Além da gestão operacional, informações para tomada de decisões também estão disponíveis.
Financeiro
Neste módulo, você terá controle total das finanças da empresa, integrando processos junto ao seu banco, reduzindo a inadimplência, provisionando seu caixa, controlando pagamento de comissões, acompanhando o saldo dos caixas e bancos e muito mais.
Os recursos de fluxo de caixa e notificação de cobrança são um dos mais importantes para que as indústrias tenham controle sobre as finanças.
Controladoria
Atividades de controladoria garantem confiabilidade, precisão, velocidade e segurança na tomada de decisões.
Aqui, os principais objetivos são as definições sobre controles operacionais, extração de informações para tomadas de decisões, entrega de obrigações legais e integração com software de terceiros.
Expedição
O prazo de entrega, é o principal ponto na relação com o cliente. Neste módulo, estarão disponíveis funcionalidades para facilitar o processo de carregamento, acompanhamento da entrega e cálculo do frete sobre suas vendas.
Como avaliar se um ERP atende minha indústria?
Com um mercado cada vez mais competitivo, a tomada de decisões e o desempenho dos colaboradores são de extrema importância. Logo a escolha de um bom sistema ERP é primordial para sair na frente dos concorrentes, melhorando a gestão e atraindo novos clientes.
Preparamos 4 dicas essenciais para você verificar se o sistema de gestão atende você e sua indústria:
Verifique se o fornecedor entende o setor industrial
Antes de mais nada, faça uma lista com todas os processos que você quer otimizar e automatizar na sua indústria e, após isso, comece a sua busca. Verifique se seu novo parceiro possui experiência no mercado industrial para que possa te ajudar e entender as dores da sua empresa de maneira mais assertiva e se possui todos os módulos que você precisa.
Procure por uma implantação de qualidade
O processo de implantação de um sistema é muito delicado, por isso este item requer uma atenção redobrada. Certifique-se que a implantação será conduzida por um profissional que tenha um completo entendimento do setor industrial, desde a manufatura até as leis e normas fiscais.
Um profissional capacitado poderá perceber pontos de melhoria que você desconhecia e assim corrigir falhas ou melhorar processos que passavam despercebidos pela sua equipe.
Escolha uma tecnologia de ponta
É importante que o software de gestão integrada seja de fácil uso e intuitivo, diminuindo erros na inserção de dados e compreensão das informações. Verifique também a questão da segurança das informações e backups.
Claro que podem haver exceções, porém, normalmente a tecnologia web é a melhor escolha para a maioria das indústrias. Em um sistema em nuvem, é possível atualizar o ERP constantemente direto pelo servidor, sem a necessidade de interromper o trabalho da sua equipe. Além disso, normalmente os softwares com tecnologia web são capazes de armazenar suas informações com seguranças em robustos servidores da nuvem.
É interessante também se certificar que seja possível acessar os dados da sua indústria de qualquer lugar com acesso a internet. Assim você estará por dentro dos acontecimentos, desempenho e resultados da sua fábrica mesmo que esteja longe do chão de fábrica.
Avalie a disponibilidade do suporte
Qualquer sistema, seja mais ou menos robusto, pode passar por instabilidades ou então sua equipe pode ter alguma dúvida e precisar de alguma ajuda, não é mesmo? Por isso, avalie o suporte, o índice de satisfação dos usuários bem como os canais de contato (quanto mais melhor!).
Assim, você não tem o risco de ficar na mão.
Processo de implantação de um ERP para indústria
Como falamos em outro tópico, a fase de implantação é de extrema importância, já que se for mal conduzida pode trazer muita dor de cabeça para você e sua equipe.
Uma implantação bem sucedida depende de vários aspectos, entre eles:
Planejamento
A sua indústria deve se planejar para a implantação, definindo os responsáveis de cada setor que irão receber o treinamento. A empresa contratada também deve estar de posse de um cronograma, para organizar o treinamento e poder mensurar o andamento da implantação.
É importante destacar que a empresa deve analisar os impactos na rotina, gerenciar as mudanças no dia a dia dos colaboradores e caso já tenha passado por um processo deste tipo, conversar sobre as falhas do processo anterior para que não se repitam.
Comprometimento
Para que a implantação ocorra com sucesso, todos os colaboradores precisam estar comprometidos, principalmente a alta direção, já que a colaboração dos líderes influencia diretamente na opinião dos demais.
A expectativa do projeto do ERP de uma maneira geral vem da direção da empresa. Sem isso, os objetivos podem se perder. A motivação deve ser contínua, já que nem sempre o projeto apresenta resultados imediatos.
A grande complexidade dos projetos ERP obriga a alta administração a gerenciar de perto o projeto de implantação e as falhas no gerenciamento do projeto são os principais responsáveis pelo insucesso do projeto.
Envolvimento dos usuários
A participação do usuário deve ser encorajada, principalmente por estar ligada a maioria dos aspectos citados anteriormente: diminuir resistências, facilitar a análise dos processos da empresa e melhorar a comunicação do projeto.
Os futuros usuários do sistema devem ter um ambiente propício para treinamento. Ele deve ser calmo e adequado ao aprendizado. Os usuários devem possuir tempo disponível para serem treinados e estarem sempre motivados pela gerência e pelos líderes da empresa.
Implantação personalizada
Por último, destacamos que a implantação deve levar em conta todas as particularidades da sua indústria e também deve ser feita de forma individual, ou seja, um consultor dedicado exclusivamente ao seu negócio, só assim ele poderá verificar a melhor maneira de treinar e ajudar a sua empresa.
Checklist: O essencial para não errar na escolha
Estamos chegando ao final deste artigo e como passamos muitas informações, preparamos um checklist para que você não esquece de nenhuma informação no momento de procurar o ERP que se encaixe nas suas necessidades.
- Faça um levantamento do que você precisa;
- Saiba o tipo de ERP que você busca;
- Verifique quais módulos são necessários para sua indústria;
- Procure por um fornecedor especialista no setor industrial;
- Pergunte sobre como acontecerá os backups das suas informações e a proteção dos dados;
- Analise a disponibilidade e os canais de suporte;
- Estude como acontecerá a implantação, se ela será personalizada às suas necessidades;
- Motive e envolva sua equipe.
Seguindo esses passos, com certeza você fará uma escolha consciente e que irá ajudar ainda mais a sua gestão!
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