Passo A Passo Para Implantação De Erp

A implantação de ERP traz diversos benefícios: redução de erros e retrabalho, melhor comunicação interna, segurança na nuvem, facilitação da tomada de decisões, controle integrado de processos, redução de custos, aumento da eficiência operacional, e maior produtividade da equipe. Isso resulta em melhor relacionamento e fidelização dos clientes.

Os sistemas de gestão são cada vez mais necessários dentro das empresas, pois fornecem informações valiosas para os gestores na tomada de decisão.

Mas, o processo de implantação de ERP ainda gera diversas dúvidas entre as empresas.

Afinal, se não for bem planejada, esta etapa pode gerar muita dor de cabeça para ambos os lados.

Em outras palavras, o processo de implantação de software ERP precisa ser discutido amplamente entre o gestor e a empresa que fornecerá o serviço. Assim, é possível obter o resultado esperado com a ferramenta.

Assim, pensando nisso, separamos algumas dicas para auxiliar a sua indústria ou distribuidora na etapa de implantação de ERP.

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Afinal, O Que É ERP E Qual O Seu Papel Nas Empresas?

O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, é um software de gestão capaz de integrar todos os setores e informações de uma empresa.

Com ele, processos se tornam mais ágeis, erros são eliminados e retrabalhos reduzidos. Além disso, o sistema conta com relatórios e indicadores mais precisos e um fluxo de informações mais ágil.

Em resumo, é um software que será implementado na rotina da empresa e integrado com outros programas utilizados pelo negócio.

Os colaboradores passarão a utilizá-lo para aumentar a eficiência produtiva de toda a empresa.

Mas, para os gestores, o ERP gera um controle maior e mais amplo das atividades exercidas em vários setores.

Assim, é possível saber de forma mais precisa os resultados do negócio, além de identificar pontos de melhoria e avaliar os custos e desempenho de cada área, etc.

Porém, como o sistema de gestão empresarial é utilizado por todos na empresa, é necessário um envolvimento de toda a equipe no processo de implantação.

Confira, ainda neste artigo, nossas dicas para que você tenha sucesso na implantação de ERP na sua indústria ou distribuidora.

Como Funciona um Sistema ERP?

Atualmente, na rotina de uma empresa, a implantação de ERP ajuda o gestor a administrar os mais diversos pontos sobre o negócio. Isso inclui as contas a pagar e a receber, e vai até o controle do fluxo de produção.

Isso porque o sistema ERP armazena todas as informações sobre a empresa. Mas não é só isso. O software as organiza de modo a proporcionar uma visão completa sobre tudo o que acontece na organização.

Assim, o gestor tem todos os dados que precisa para tomar decisões com base em dados e focar nas questões mais estratégicas, em busca dos melhores resultados.

Em resumo, o ERP armazena e organiza dados para entregar à empresa tudo o que ela precisa para uma gestão otimizada.

Por Que Adotar Um Erp?

A decisão de implantação de ERP pode ser um marco importante para o crescimento e a otimização da sua empresa. Isso porque oferece diversos pontos positivos.

Primeiramente, existe a visão unificada de todas as operações por meio de um banco de dados centralizado sobre todas as áreas – desde o estoque até a produção –, em tempo real.

Além disso, o ERP automatiza diversos processos manuais e repetitivos, como geração de relatórios, controle de estoque e gestão de pedidos.

Assim, libera tempo e recursos para que seus colaboradores possam focar em atividades mais estratégicas.

Além disso, a implantação de ERP também reduz custos por diminuir erros manuais, otimizar o estoque (sem falta ou excesso de mercadorias) e melhorar a gestão financeira.

É possível também que o sistema cresça junto à empresa. Você pode adicionar módulos conforme a sua necessidade, sem precisar investir em novas ferramentas a cada etapa do crescimento.

Quando Implantar um Sistema ERP?

O ideal é que as empresas contem com esse tipo de apoio tecnológico desde a sua fundação. Assim, já dá os seus primeiros passos no mercado de forma mais organizada.

Mas, nem sempre os empreendedores têm esse entendimento quando estão começando e deixam esse tipo de solução para depois.

Portanto, se você quer saber quando é hora de fazer a implantação de ERP na empresa, a resposta é: quanto antes!

Seu negócio já está rodando e ainda não utiliza esse sistema? Saiba que esse tipo de solução evita que as coisas saiam do controle no futuro.

Além disso, o ERP impede que você enfrente problemas (ou até mesmo prejuízos) por falta de dados, conhecimento sobre o negócio ou por falhas na comunicação.

Assim, se você já passou por esse tipo de problema, a implantação de ERP é uma grande aliada para solucioná-los!

Quais As Vantagens de Fazer A Implantação De Um ERP?

Veja, a seguir, quais os principais benefícios dos quais a empresa usufrui com a implantação de ERP!

Redução De Erros 

Como esse tipo de sistema automatiza diversas atividades, a incidência de erros em processos internos diminui significativamente. Isso torna o trabalho mais seguro e evita perda de tempo com retrabalho.

Melhoria Na Comunicação

A implantação de ERP integra informações de todas as áreas da empresa, facilitando a comunicação e a troca de informações técnicas entre os setores.

Isso também garante o registro permanente, pois o sistema tem um histórico de todas as movimentações realizadas.

Segurança Da Informação

Quando o ERP armazena as informações da empresa em nuvem, como é o caso do ERP WebMais, todos os dados ficam muito mais seguros.

Isso porque, a segurança passa a ser oferecida pelos servidores de cloud computing, que costumam ter times robustos e super especializados em segurança.

Além disso, as informações armazenadas em nuvem, não correm o risco de ser perdidas em casos de perda ou quebra de equipamentos.

Facilita Tomada De Decisões

A implantação de ERP permite que o gestor tenha acesso rápido e fácil a relatórios completos sobre todas as áreas da empresa.

Essas informações permitem uma tomada de decisão mais inteligente e realista, sempre orientada por dados.

Maximização De Controle

A integração entre os setores permite uma gestão de ponta a ponta. Ou seja, o gestor terá uma visão ampla sobre tudo o que acontece na empresa.

Além disso, pode ficar de olho para pontos específicos e ficar atento aos detalhes de cada operação.

Redução De Custos

Os módulos de gestão financeira após a implantação de ERP permitem que a gestão da empresa tenha cada vez mais conhecimento sobre a sua real situação, assim como as suas necessidades.

Dessa forma, é possível avaliar melhor quais custos podem ser cortados e quais podem ser reduzidos sem que a qualidade das entregas diminua.

Aumento Da Produtividade

O resultado de tudo isso é um time mais produtivo, que segue processos estabelecidos. A equipe também começa a entender a lógica por trás das decisões da empresa e conhece os seus pontos fortes e fracos.

Relacionamento De Qualidade Com Cliente

Por fim, a implantação de ERP também é benéfica para a relação da empresa com seus clientes.

Isso porque permite que o trabalho seja feito com mais agilidade e qualidade, melhorando a experiência daqueles que recebem os produtos.

Quais Os Processos Que O Erp Pode Otimizar Numa Empresa?

A implantação de ERP pode otimizar diversas atividades em sua empresa, trazendo todos os benefícios já citados. Dentre eles, estão:

• gestão de finanças: automatização de contabilidade, gestão de contas a pagar e a receber, controle de orçamento e relatórios financeiros;
• gestão de recursos humanos: administração de folha de pagamento, gestão de benefícios, recrutamento, integração de funcionários e acompanhamento de desempenho;
• gestão de estoques e logística: controle de estoque, previsão de demanda, gestão de armazéns, rastreamento de remessas e otimização de rotas de entrega;
• gestão de produção e operações: planejamento da produção, programação de ordens de trabalho, controle de qualidade e manutenção de equipamentos;
• gestão de vendas e CRM: gestão de leads, acompanhamento de clientes, automação de vendas, análise de vendas e desempenho;
• gestão de compras e fornecedores: controle de cotações, gestão de fornecedores, pedidos de compra e gestão de contratos;
• gestão de projetos: planejamento de projetos, alocação de recursos, monitoramento de progresso e gestão de custos;
• gestão de ativos: acompanhamento de ativos da empresa, manutenção preventiva e avaliação de depreciação;
• gestão de compliance e regulamentações: monitoramento de conformidade com regulamentações, geração de relatórios para auditorias e gestão de riscos;
• gestão de relacionamento com o cliente (CRM): manutenção de dados do cliente, rastreamento de interações e gestão de campanhas de marketing.

Qual A Importância De Uma Consultoria Em ERP?

A consultoria em implantação de ERP tem foco nas necessidades da empresa. Ela mapeia os processos, ameaças e oportunidades para, a partir desse conhecimento, indicar as soluções tecnológicas mais adequadas para cada organização.

E isso vai muito além da indicação do nome de um sistema!

A consultoria personalizada ajuda você a entender quais funcionalidades são necessárias, quais problemas cada uma pode ajudar a resolver e como isso será feito.

Quais São Os Tipos De ERP?

Atualmente, o mercado de implantação de ERPs vem evoluindo em grande velocidade e, hoje, é possível encontrar versões gratuitas, freemium ou pagas:

• gratuitas: normalmente são sistemas mais limitados, mas é possível encontrar sistemas robustos que permitem a utilização gratuita por um período de teste;
• freemium: permite que o usuário tenha acesso a algumas funcionalidades de forma gratuita e oferece upgrades pagos para o acesso a módulos mais avançados;
• pagas: as ferramentas pagas são as mais completas, com grande disponibilidade de módulos e funções, além de suporte.

Como Deve Ser A Preparação Para Implantação De Um ERP?

Depois de decidir pela implantação de ERP, é preciso tomar alguns cuidados para que esse processo ocorra da melhor maneira possível.

Para isso, a empresa deve colocar em prática algumas ações para se organizar para a mudança:

• Avaliação dos processos atuais;
• Organização de dados;
• Definição de prioridades sobre o que precisa melhorar;
• Testes de ferramentas disponíveis no mercado.

Como Implantar Um ERP Com Sucesso?

Depois da escolha da opção ideal para sua empresa, vem o processo de implantação de ERP. Ele passa basicamente por cinco fases, são elas:

• Planejamento;
• Revisão do projeto;
• Treinamento dos colaboradores;
• Desenvolvimento de testes;
• Avaliação final.

Cada uma dessas etapas precisa ser bem conduzida para o projeto alcançar o sucesso esperado. Veja, a seguir, os detalhes de cada uma destas fases.

1 – Planejamento Estratégico

Nossa primeira dica é desenvolver um planejamento estratégico. Dentro desse planejamento, você pode elencar alguns colaboradores-chave para compor a equipe de implantação de ERP.

Por exemplo: você pode selecionar um funcionário do setor de vendas, atendimento, financeiro ou produção.

Assim, eles saberão qual a principal dor do setor e vão analisar a solução com foco no seu dia a dia. Eles ainda podem:

• Definir pontos críticos da implantação para cada setor;
• Verificar se às automações atenderão bem às suas necessidades;
• Analisar se algum processo deverá ser atualizado ou remodelado.

Além disso, com este planejamento, sua equipe poderá definir os principais objetivos com o software.

Os mais comuns são redução de custos de produção, melhorar tempo de entrega dos pedidos, otimizar rotinas financeiras, entre outros.

2 – Revisão Do Projeto

É importante que a sua equipe faça uma revisão completa de todos os recursos e funcionalidades disponíveis no ERP a ser implementado.

A avaliação de cada membro será um importante guia para analisar o funcionamento da solução que a sua empresa precisa.

Peça para avaliarem as automações e identificarem todas as possibilidades de dar mais agilidade aos processos.

Automatize o que pode ser automatizado e integre as funções que puderem ser integradas.

3 – Treinamento Dos Colaboradores

Treinamento é a peça-chave para que a implantação de ERP funcione de forma completa na sua indústria ou distribuidora.

Mas lembre-se: é importante que os treinamentos sejam todos gravados e disponibilizados para sua empresa.

Assim, caso alguém tenha alguma dúvida, fica muito mais fácil resgatar as informações no vídeo do treinamento. Isso evita ter que entrar em contato com o suporte da empresa fornecedora do sistema, acelerando o processo.

Além disso, em situações de mudanças da equipe, os vídeos de treinamentos podem ser utilizados para a ambientação do novo colaborador ao sistema utilizado.

4 – Desenvolvimento De Testes

É importante serem realizados testes antes do sistema ERP rodar integralmente no banco de dados da sua empresa.

Assim, você tem uma maior certeza de que erros não ocorrerão e de que as integrações estejam funcionando plenamente.

Com base nesses testes, você e sua equipe de implantação de ERP poderão verificar se todos os procedimentos estão de acordo com o esperado e se há necessidade de alguma alteração.

5 – Avaliação Final

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento.

Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do ERP:

• uma semana;
• três meses;
• um semestre.

Assim, você terá uma visão se houve ou não um bom retorno do seu investimento. 

Também é preciso comparar os números reais com valores de referência prévios — estabelecidos nos objetivos do projeto.

Isso revelará se as ferramentas de software fazem o que foi proposto, que é agregar valor ao seu negócio.

Quais São As Formas De Implantação De Um Sistema Erp?

A implantação de ERP pode ser realizada de diversas maneiras, cada uma com suas vantagens e desvantagens.

A escolha da forma ideal depende das necessidades específicas da empresa, do seu porte, orçamento e expertise técnica.

A primeira das formas é tradicional no local (On-premise), onde o software é instalado nos servidores da própria empresa, proporcionando maior controle e segurança sobre os dados.

Porém, é necessário um alto custo inicial com aquisição de hardware e software, além dos custos com atualizações e suporte.

Outra opção é ERP na nuvem (SaaS, ou Cloud), em que o acesso é via internet, em um ambiente gerenciado pelo fornecedor. Os seus custos são mensais e recorrentes com assinatura do serviço.

Também há implantação de ERP híbrida, que combina elementos locais (On-premise) e na nuvem, usando o que há de melhor em cada uma delas. Assim, fornece flexibilidade para atender às necessidades específicas do negócio.

Dicas Para Reduzir Os Riscos De Implementação

Mesmo com muitas vantagens, a implantação de ERP pode envolver riscos que, se não gerenciados adequadamente, podem comprometer o sucesso do projeto.

Na fase de planejamento, defina objetivos claros e faça um levantamento completo dos seus processos de negócio para escolher um sistema que atenda às suas particularidades e facilite a implementação.

É importante manter todos os stakeholders informados sobre o projeto ERP, incluindo funcionários, clientes e fornecedores. Isso ajudará a garantir que todos estejam a bordo e que apoiem a mudança.

Os colaboradores precisam ser treinados para usar o novo sistema. O treinamento deve ser abrangente e fácil de entender, com demonstrações e outros tipos de ensino.

É claro que riscos sempre vão existir, por isso é importante, para cada um, desenvolver um plano de mitigação.

O plano deve descrever as ações que serão tomadas para reduzir a probabilidade ou o impacto do risco.

Dicas Para Evitar Custos Extras De Implementação De Erp

É importante ver a implantação de ERP como um investimento, mas é possível evitar custos extras que podem comprometer o retorno. Dentre as principais dicas, listamos:

• Defina expectativas realistas para o projeto de implantação de ERP;
• Treine sua equipe sobre como usar o novo sistema, pois usuários sem conhecimento podem não usar com sabedoria;
• Teste o sistema ERP completamente antes de colocá-lo em produção;
• Evite incluir funcionalidades que não serão utilizadas, pois isso pode aumentar o custo da licença e da implantação de ERP;
• Seja flexível com seus prazos e orçamento;
• Identifique e elimine qualquer desperdício de tempo ou recursos.

Quais Os Indicativos De Que O Seu Erp Não Está Adequado Ao Negócio?

Você pode notar, ao longo do tempo, que, mesmo após a implantação de ERP com um bom planejamento, é possível que o software deixe de fazer sentido para o seu negócio.

Você percebeu que os processos estão se tornando mais lentos ou mais complicados do que deveriam? Pode ser um sinal de que o seu ERP não está otimizando as operações de forma adequada.

Ou ainda, se o seu software não se integra bem com outros sistemas utilizados pela empresa, você pode enfrentar problemas de sincronização de dados, redundâncias ou falhas na comunicação entre departamentos.

A dificuldade em encontrar ou acessar informações importantes dentro do sistema, também pode indicar que a estrutura de dados ou a interface do usuário não são adequadas para as necessidades da organização.

Outro indicativo é se você precisou fazer muitas customizações para a ferramenta atender às suas necessidades específicas. Significa que não é flexível o suficiente ou não possui recursos essenciais.

O suporte também é um ponto a ser considerado. Caso enfrente problemas técnicos e não consiga obter suporte rápido e eficiente do fornecedor, é hora de fazer uma nova implantação de ERP.

Por fim, temos o alto custo de manutenção em relação aos benefícios proporcionados. Se você perceber isso, pode ser hora de reavaliar se o sistema ainda é adequado para o seu negócio.

Quais São Os Custos Da Implantação De Um Sistema ERP

O custo da implantação de ERP depende de uma série de fatores. O primeiro deles é o modelo do sistema.

A compra de licenças permanentes exige um investimento inicial maior, enquanto o serviço por assinatura tem um custo menor, porém recorrente.

Essa compra pode abranger preços de 4 a 6 dígitos, que dependem da quantidade de funcionalidades, suporte e quantidade de usuários.

Já o software por assinatura, também conhecido como SaaS (Software As A Service), costuma ser mais barato. Em geral, exige investimentos mensais que vão de 2 a 4 dígitos.

Como Um Erp Mantêm A Segurança Das Informações?

Felizmente, os sistemas ERP modernos oferecem diversos recursos e funcionalidades para proteger os dados contra acessos não autorizados, violações e outras ameaças.

Isso porque permite definir diferentes níveis de acesso para cada usuário, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar e modificar os dados.

Essa ação pode ser feita por meio de funções, perfis, senhas e outros mecanismos de autenticação.

Por meio dessa proteção, é possível registrar todas as atividades dos usuários, permitindo monitorar quem acessou quais dados e quando.

Em caso de incidentes de segurança, facilita a investigação e a identificação de comportamentos suspeitos.

Também os dados armazenados e transmitidos pelo ERP podem ser criptografados para torná-los indecifráveis para quem não possui a chave de criptografia. Isso protege os dados mesmo se eles forem interceptados por hackers.

Para complementar a segurança, o software pode ser protegido por firewalls. São sistemas de detecção de intrusão e outras medidas de segurança de rede para bloquear acessos não autorizados e ataques cibernéticos.

Quanto Custa A Implantação Do Sistema Erp?

Os custos da implantação de ERP podem variar muito.

Por exemplo, empresas maiores geralmente gastam mais do que pequenos negócios, pois possuem processos mais complexos e exigem mais customizações do software.

Nesse caso, quanto mais funcionalidades tiver, maior será o custo. Por isso, escolha somente aquelas que você realmente precisa.

O modelo de implantação de ERP também influencia.

Quando é On-premise, geralmente, é mais caro, pois exige a compra de hardware e software, além da contratação de mão de obra especializada para instalar e manter.

Já o ERP SaaS é mais barato, pois não precisa de nada disso.

Além disso, diferentes fornecedores cobram preços diferentes por seus softwares e serviços de implementação. É importante pesquisar e comparar preços de diferentes opções antes de decidir.

Como Escolher O ERP Ideal?

Veja alguns pontos que você deve considerar na hora de escolher o melhor ERP para a sua empresa:

• Custo-benefício;
• Complexidade de implementação;
• Funcionalidades disponíveis;
• Possibilidade de customização;
• Suporte;
• Credibilidade da empresa desenvolvedora.

Conclusão

Neste artigo, você conferiu as nossas dicas de como fazer uma boa implantação de ERP na empresa. Em resumo, mostramos que:

• É importante definir metas e objetivos razoáveis;
• Os membros da equipe devem receber responsabilidades pela implementação;
• O teste é importante em todos os departamentos;
• A avaliação do ERP deve ser constante para maximizar o retorno do seu investimento.

Durante a implementação, não temos dúvidas de que você enfrentará diversos empecilhos, mas isso não deverá ser motivo para desanimar.

É necessário persistência e comprometimento com a implementação do ERP para que ele possa gerar resultados incríveis.

Por isso, todas as equipes – até mesmo a alta direção da empresa – deverão estar envolvidas.

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Esperamos que este artigo auxilie bastante no seu processo de implantação de ERP. Se você está pensando em migrar seu sistema atual, confira nosso artigo sobre migração de ERP.