Para Que Serve A Nota De Devolução? Entenda Como Usar
Como o nome indica, sempre que houver retorno de mercadorias, você deve emitir uma nota de devolução.
Atualmente, ela deve ser emitida tanto quando a empresa recebe de volta itens que foram vendidos como quando precisa devolver alguns produtos aos seus fornecedores. Assim, garante a regularidade da operação.
Então, neste artigo, vamos falar tudo sobre essa nota. Você entenderá como ela funciona, para que serve, quais são os principais tipos, a diferença em relação a outras notas e como fazer a emissão desse documento.
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Depois disso, boa leitura!
O Que É A Nota De Devolução?
A nota de devolução é o documento que anula o processo de compra quando a venda não é concluída. Além disso, também é utilizada quando há a necessidade de anular uma nota fiscal que já passou do prazo de cancelamento.
O mais comum é que ela seja emitida quando as mercadorias vendidas não são entregues ou quando há recusa de recebimento do comprador.
Tanto o destinatário como o emitente podem emitir uma nota de devolução para anular transações de compra e venda.
Caso a venda tenha sido para uma pessoa jurídica e não tenha se concretizado, a empresa emitente da nota de origem é a responsável por isso – e deve usar um CFOP de entrada.
Mas quando o destinatário é uma pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal de devolução é feita por ela.
Para Que Serve A Nota De Devolução?
Atualmente, a emissão da nota de devolução é um requisito legal que garante a conformidade com as obrigações fiscais.
Isso porque ela formaliza o retorno das mercadorias e permite o ajuste dos impostos incidentes na operação original.
Essa transparência também influencia na relação comercial com clientes e fornecedores, pois cria um ambiente com motivos para as devoluções, o que facilita a resolução de eventuais pendências.
Também contribui para a gestão eficiente do estoque, atualizando os registros de entrada e saída de produtos. Ou seja, há maior controle dos níveis de estoque e melhoria logística.
Qual É O Prazo Para Emitir Nota Fiscal De Devolução De Mercadoria?
O prazo para emissão da nota fiscal de devolução de mercadoria varia de acordo com o tipo de retorno e a legislação do estado em que a empresa está localizada.
No entanto, em geral, o prazo máximo para emitir a NF de devolução é de 30 dias após a data do retorno da mercadoria.
Considere esses pontos importantes:
- Devolução por motivo de vício do produto: o Código de Defesa do Consumidor (CDC) garante ao consumidor o direito de devolver o produto em até 7 dias após a compra, no caso de produtos não duráveis, e em até 30 dias para produtos duráveis;
- Devolução por motivo de arrependimento: o prazo varia de acordo com a loja ou plataforma de venda online. No entanto, o CDC garante o direito de devolver o produto em até 7 dias após a compra, mesmo que o produto não esteja com defeito;
- Devolução por motivo de troca: a loja estabelece o prazo. Mas, é comum que ofereçam um prazo de 30 dias para troca de itens.
Como A Nota De Devolução É Usada No Cancelamento De Compra?
A nota de devolução de mercadoria serve para anular total ou parcialmente uma operação que não foi concretizada. E isso vai além de registrar a volta dos itens ao estoque do vendedor.
Com a emissão do documento, o pagamento dos impostos relativos à nota original deixa de ser contabilizado pelos órgãos competentes. Ou seja, a empresa deixa de pagar os impostos sobre a venda que não foi concluída.
Quais Os Tipos De Nota De Devolução?
Existem dois tipos de nota fiscal de devolução e, a seguir, você saberá mais sobre cada um deles.
Devolução Com NF Emitida Pelo Destinatário
Quando o destinatário recebe a mercadoria e depois decide devolver, ele fica responsável por esse retorno e precisa emitir a nota de devolução dos produtos.
Esse novo documento deverá acompanhar as mercadorias em seu trajeto de volta, inclusive para evitar problemas em caso de fiscalização.
Ao emitir a nota de devolução, o destinatário deve selecionar a opção de devolução no campo de finalidade e registrar os dados relativos ao documento original, assim como o motivo do retorno.
Devolução De Mercadoria Com A Mesma NF
O destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever no verso do DANFE o motivo da devolução, datar e assinar. Depois, o emissor fará o documento de devolução com a mesma NF de origem.
Nesse caso, o emissor, ao receber os produtos de volta, deve emitir uma nota de entrada com todos os dados que identifiquem o documento de saída, para indicar que essas mercadorias voltaram ao estoque.
Quando A NF De Devolução É Necessária?
Como falamos no início do artigo, a nota de devolução de mercadoria se faz necessária em duas situações – quando há devolução de venda e devolução de compra.
Devolução De Venda
A devolução de venda acontece quando o cliente decide não receber as mercadorias. Nesse caso, a emissão da nota de devolução tem o objetivo de anular o pagamento de impostos e manter a empresa em dia com a legislação.
Além disso, a nota também serve para atualizar os dados do estoque, registrando a volta dos produtos que haviam saído anteriormente.
Devolução De Compra
Acontece quando há uma devolução de produtos de uma nota fiscal de compra. Um exemplo é quando um fornecedor envia para o cliente um produto danificado, vencido ou com erro no pedido.
Quem Emite A Nota Fiscal De Devolução?
Em geral, a nota fiscal de devolução pode ser emitida pelo emitente da NF original. Essa é a opção mais comum. O vendedor emite a NF de devolução para anular a venda original.
Em alguns casos, o comprador pode ser responsável por emitir a nota fiscal de devolução. Isso pode acontecer quando o comprador é um contribuinte do ICMS e o retorno é feito por motivo de erro na NF original.
Também existem casos específicos de um terceiro ser responsável por emitir a nota fiscal de devolução. Normalmente acontece quando a devolução é feita por uma transportadora, por exemplo.
O Que Fazer Quando O Cliente Não Emite Nota De Devolução?
Quando o cliente não emite a nota fiscal de devolução, a empresa pode tomar algumas medidas para regularizar a situação.
A primeira delas é entrar em contato com ele e solicitar a emissão da nota. É importante explicar a importância da NF para a regularização da situação fiscal da empresa.
Se mesmo assim não quiser emitir, você pode fazer isso em nome do cliente. Porém, esta é uma medida excepcional e deve ser utilizada apenas como último recurso.
Não se esqueça de documentar a recusa do cliente. Esse registro pode ser feito por meio de e-mail, carta ou qualquer outro meio que comprove a situação.
Quais As Diferenças Entre Nota De Devolução E As Outras?
A nota fiscal de devolução se diferencia de outras notas fiscais em diversos aspectos, como finalidade, tributação e CFOP.
Vamos entender:
Como Fazer Uma Nota De Devolução?
Para fazer uma nota de devolução, você geralmente precisa incluir as seguintes informações:
- Informações do fornecedor/vendedor: nome da empresa, endereço, número de contato e número de identificação fiscal (se aplicável);
- Informações do cliente: nome da empresa ou nome do cliente, endereço de entrega ou endereço de faturamento e número de contato;
- Detalhes da NF de devolução: número da nota de devolução (geralmente é sequencial para controle), data da emissão da nota, motivo (pode incluir números de referência de fatura ou pedido) e descrição dos itens devolvidos (incluindo quantidades e descrição do produto/serviço);
- Detalhes financeiros: valor total da devolução, método de reembolso (se aplicável) e condições de reembolso (por exemplo, crédito na conta do cliente, reembolso em dinheiro, etc.);
- Assinatura e carimbo de data;
- Data de emissão.
Como Emitir Uma Nota De Devolução?
A emissão da nota fiscal de devolução deve ser feita da mesma forma que a emissão da nota de venda.
No entanto, os campos devem ser preenchidos com diferentes informações. Na finalidade do documento, é preciso selecionar a opção de devolução. Em seguida, indicar se ela é uma nota de entrada ou saída.
No campo “nota referenciada”, você deve informar a chave de acesso da nota fiscal de compra.
Em seguida, deve preencher todos os dados referentes às informações do fornecedor ou cliente. Se for necessário, esse também é o momento de cadastrar informações sobre a transportadora.
Depois de preencher todos os campos solicitados pelo sistema, você deve salvar o documento e validá-lo por meio de um certificado digital. O próximo passo é a transmissão da nota de devolução para o sistema da Sefaz.
Qual O CFOP De Nota De Devolução?
O CFOP a ser utilizado na nota de devolução depende de cada situação.
Se você for o comprador e precisar emitir a nota para um fornecedor, esses são os códigos mais comuns:
- 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas para processos de industrialização;
- 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização;
- 5553, 5556, 6553 ou 6556: mercadorias para compor o ativo fixo ou para consumo da própria empresa.
E se você for vendedor e estiver emitindo a nota de devolução para produtos que estão voltando, esses são os códigos mais utilizados:
- 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: devoluções de revenda em outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
Conclusão
A nota de devolução é um documento muito importante para que a empresa se mantenha em dia com a Receita Federal e deve ser emitida sempre que um produto vendido for devolvido ao estoque, ou sempre que um produto comprado foi devolvido para o seu fornecedor.
Com este documento você também otimiza a gestão de estoque e fortalece as relações comerciais com seus clientes e fornecedores.
Para evitar erros no processo de emissão, o mais indicado é que você conte com um apoio de um ERP completo, como o da WebMais.
Assim, além de automatizar a emissão da nota de devolução e outros documentos fiscais, você consegue fazer a gestão desses documentos de forma mais ágil e organizada.
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