nota de devolução: como funciona e omo emitir

O Que É Nota De Devolução, Como Funciona E Como Emitir

Imagem de Sanon Matias

A nota de devolução é o documento que deve ser emitido sempre que houver devolução de mercadorias, como o nome indica. 

Ela pode ser emitida tanto quando a empresa recebe de volta itens que foram vendidos como quando precisa devolver alguns produtos aos seus fornecedores.

Neste artigo, vamos falar tudo sobre a nota de devolução. Você vai entender como ela funciona, para que serve, quais são os principais tipos e como fazer a emissão desse documento. 

Boa leitura!

O Que É A Nota De Devolução e Para Que Serve?

A nota de devolução é o documento que anula o processo de compra quando a venda não é concluída. Ela também é utilizada quando há a necessidade de anular uma nota fiscal que já passou do prazo de cancelamento.

O mais comum é que ela seja emitida quando as mercadorias vendidas não são entregues ou quando há recusa de recebimento do comprador.

Tanto o destinatário como o emitente podem emitir uma nota de  devolução para anular transações de compra e venda. 

Caso a venda tenha sido para uma pessoa jurídica e não tenha se concretizado, a empresa emitente da nota de origem é a responsável por isso – e deve usar um CFOP de entrada.

Mas quando o destinatário é uma pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal de devolução é feita por ela. 

Como A Nota De Devolução É Usada No Cancelamento De Compra?

A nota de devolução de mercadoria serve para anular total ou parcialmente uma operação que não foi concretizada. E isso vai além de registrar a volta dos itens ao estoque do vendedor.

Com a emissão do documento, o pagamento dos impostos relativos à nota original deixam de ser contabilizados pelos órgãos competentes. Ou seja, a empresa deixa de pagar os impostos sobre a venda que não foi concluída. 

Quais Os Tipos De Nota De Devolução?

quais os tipos de nota de devolução

Existem dois tipos de nota fiscal de devolução e, a seguir, você vai saber mais sobre cada um deles.

Devolução com nota emitida pelo destinatário

Quando o destinatário recebe a mercadoria e depois decide devolver, ele fica responsável por esse retorno e precisa emitir a nota de devolução dos produtos. 

Esse novo documento deverá acompanhar as mercadorias em seu trajeto de volta, inclusive para evitar problemas em caso de fiscalização.

Ao emitir a nota de devolução, o destinatário deve selecionar a opção de devolução no campo de finalidade e registrar os dados relativos ao documento original, assim como o motivo da devolução.

Devolução com a mesma nota fiscal

O destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever no verso do DANFE o motivo da devolução, datar e assinar. Depois, a mesma nota de origem será utilizada para que o emissor faça o documento de devolução. 

Nesse caso, o emissor, ao receber os produtos de volta, deve emitir uma nota de entrada com todos os dados que identifiquem o documento de saída, para indicar que essas mercadorias voltaram ao estoque. 

Quando A Nota De Devolução É Necessária?

Como falamos no início do artigo, a nota de devolução de mercadoria se faz necessária em duas situações – quando há devolução de venda e devolução de compra.

Devolução De Venda

A devolução de venda acontece quando o cliente decide não receber as mercadorias. Nesse caso, a emissão da nota de devolução tem o objetivo de anular o pagamento de impostos e manter a empresa em dia com a legislação.

Além disso, a nota também serve para atualizar os dados do estoque, registrando a volta dos produtos que haviam saído anteriormente.

Devolução De Compra

Acontece quando há uma devolução de produtos de uma nota fiscal de compra. Um exemplo é quando um fornecedor envia para o cliente um produto danificado.

Como Emitir Uma Nota De Devolução?

A emissão da nota fiscal de devolução deve ser feita da mesma forma que a emissão da nota de venda. 

No entanto, os campos devem ser preenchidos com diferentes informações. Na finalidade do documento, é preciso selecionar a opção de devolução. Em seguida, indicar se ela é uma nota de entrada ou saída.

No campo “nota referenciada”, você deve informar a chave de acesso da nota fiscal de compra. 

Em seguida, deve preencher todos os dados referentes às informações do fornecedor ou cliente. Se for necessário, esse também é o momento de cadastrar informações sobre a transportadora.

Depois de preencher todos os campos solicitados pelo sistema, você deve salvar o documento e validá-lo por meio de um certificado digital. O próximo passo é a transmissão da nota de devolução para o sistema da Sefaz.

Qual O CFOP De Nota De Devolução?

qual o cfop de nota de devolução

O CFOP a ser utilizado na nota de devolução depende de cada situação.

Se você for o comprador e precisar emitir a nota para um fornecedor, esses são os códigos mais comuns:

  • 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas para processos de industrialização;
  • 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização;
  • 5553, 5556, 6553 ou 6556: mercadorias para compor o ativo fixo ou para consumo da própria empresa.

E se você for vendedor e estiver emitindo a nota de devolução para produtos que estão voltando, esses são os códigos mais utilizados:

  • 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
  • 2202: devoluções de revenda em outros estados;
  • 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
  • 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

Conclusão

A nota de devolução é um documento muito importante para que a empresa se mantenha em dia com a Receita Federal e deve ser emitida sempre que um produto vendido for devolvido ao estoque, ou sempre que um produto comprado foi devolvido para o seu fornecedor.

Para evitar erros nesse processo, o mais indicado é que você conte com um apoio de um ERP completo

Assim, além de automatizar a emissão da nota de devolução e outros documentos fiscais, você consegue fazer a gestão desses documentos de forma mais ágil e organizada.

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