O que é ERP?

ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais em português. É um sistema de gestão que conecta os setores e processos de uma empresa, automatizando tarefas, centralizando dados e facilitando a visualização de resultados.

Embora seja uma ferramenta indispensável para a gestão empresarial, muitos empreendedores ainda não conhecem todo o potencial de um sistema ERP e como ele pode transformar sua empresa, trazendo mais eficiência, agilidade e rentabilidade.

Quer saber como? Continue lendo!

O que é sistema ERP

Um sistema ERP é um software de gestão empresarial que centraliza informações e integra os setores de uma empresa, como finanças, estoque, compras e produção. Ele organiza informações, conecta processos e automatiza tarefas, ajudando a empresa a operar de forma mais ágil e eficiente.

O ERP serve para organizar todas as informações de um negócio em uma única plataforma, substituindo planilhas e sistemas isolados para cada área. Isso melhora a comunicação entre os setores, aprimorando o fluxo de trabalho e a eficiência da equipe. 

Por exemplo, quando um vendedor registra um pedido, o software ERP reserva o estoque, gera a nota fiscal e envia o título ao contas a receber. 

Simultaneamente, o sistema detecta que o produto atingiu o estoque mínimo e notifica o setor de compras, que consulta o histórico de fornecedores para realizar uma cotação automática. 

Com o sistema ERP, tudo acontece de forma integrada e sem falhas.

Veja na imagem a seguir, todos os setores que podem ser integrados e conectados por um único sistema de gestão empresarial.

Por que o ERP é importante?

O ERP é uma ferramenta importante para empresas que querem melhorar a gestão e aumentar a eficiência. Ele integra diferentes áreas, centraliza informações e automatiza processos, eliminando erros e retrabalhos. Isso garante dados confiáveis e atualizados, prontos para apoiar a tomada de decisão. 

O sistema também oferece relatórios e análises detalhadas, ajudando os gestores a entender o desempenho da empresa, prever demandas e identificar oportunidades. Com essas informações, é possível tomar decisões mais rápidas e assertivas.

Como funciona o sistema ERP?

O sistema ERP funciona como um centralizador de dados empresariais, onde todas as informações e fluxos de trabalho da empresa ficam integrados em um único sistema. Ele conecta diferentes áreas do negócio, permitindo que elas trabalhem de forma colaborativa. 

De maneira simplificada, o funcionamento do ERP é assim:

• Operadores de diferente setores e sistemas integrados inserem os dados no ERP;
• O ERP armazena, organiza e atualiza esses dados automaticamente;
• Com as informações organizadas, o ERP gera relatórios estratégicos para apoiar decisões.

O sistema ERP é uma solução indispensável para empresas que buscam integração e eficiência. Ele centraliza dados, automatiza todo o processo e conecta departamentos, oferecendo uma visão completa e em tempo real do negócio. 

Saiba agora como o ERP funciona em diferentes aspectos, desde a centralização de informações até a personalização e segurança.

Confira como funciona o ERP:

Base de dados centralizada

Todos os módulos do ERP utilizam o mesmo banco de dados, o que garante consistência e elimina redundâncias. Informações inseridas em um módulo são automaticamente atualizadas nos outros, mantendo os dados sempre alinhados.

Automatização de processos

O ERP automatiza tarefas repetitivas, reduzindo a necessidade de intervenção manual. Por exemplo, ao realizar uma venda, o sistema atualiza o estoque automaticamente, economizando tempo e minimizando erros.

Fluxo de trabalho integrado

Diferentes departamentos podem se comunicar e colaborar diretamente pelo ERP. Por exemplo, ao criar um pedido de venda, o sistema pode gerar automaticamente uma ordem de compra para reabastecer o estoque e notificar o financeiro sobre a transação.

Acesso em tempo real

Os dados e relatórios no ERP estão sempre atualizados e acessíveis em tempo real. Isso permite decisões rápidas e bem-informadas, fortalecendo a gestão do negócio.

Personalização e configuração

O ERP pode ser ajustado para atender às necessidades específicas de cada empresa. É possível ativar ou desativar módulos, personalizar fluxos de trabalho e criar relatórios específicos, tornando o sistema mais adaptado ao negócio.

Segurança e controle de acesso

Com medidas rigorosas de segurança, o ERP protege dados sensíveis da empresa. Apenas usuários autorizados, com permissões baseadas em senhas ou cargos, conseguem acessar informações específicas, garantindo controle total sobre os dados.

Vale lembrar que as funcionalidades podem variar dependendo da tecnologia e das necessidades de cada cliente, tornando o sistema flexível e eficiente.

As vantagens do ERP vão além da automação de tarefas e integração de setores. Ele otimiza processos, reduz erros e facilita a gestão de informações, tornando as operações mais eficientes e seguras.

Confira os benefícios de um sistema ERP:

• Automatização de processos 
• Aumento da produtividade
• Redução de riscos e erros: 
• Integração entre áreas: 
• Gestão financeira avançada:
• Acompanhamento de processos: 
• Melhor tomada de decisões: 
• Redução de custos operacionais: 
• Escalabilidade: 
• Adaptação rápida a mudanças legais

Exemplos de ERP em diferentes setores

Agora você já sabe o que é ERP, como ele funciona, conhece os tipos e impacto nas empresas. Então, é hora de conferir exemplos de como o software atua em diferentes setores.

ERP para indústria de alimentos

Um sistema ERP para esse setor possui processos específicos para esse segmento. Isso porque é preciso aplicar controle rigoroso na produção, garantindo a qualidade e segurança dos produtos.

ERP para Construção Civil

No setor de construção civil, o ERP auxilia no gerenciamento de projetos, no controle de custos, na organização de compras e na logística, proporcionando mais eficiência e integração nas operações.

ERP para indústria química

Processos complexos e regulamentos rigorosos fazem parte do cotidiano das indústrias químicas. Então, é necessário um ERP com uma rastreabilidade completa, desde a entrada de matéria-prima até a venda.

ERP Para e-commerce

No caso dos e-Commerces, é comum que o ERP seja focado na gestão de vendas, gestão de estoque e atendimento ao cliente. Alguns deles podem ser integrados com um ERP mais robusto, permitindo gerir os demais processos da empresa.

ERP em uma distribuidora de bebidas

Os principais desafios das distribuidoras de bebidas incluem o controle de lotes, as datas de validade e a logística de distribuição. Os ERPs para esse segmento costumam atender bem a essas necessidades.

Quais são os principais módulos do ERP?

Embora existam muitos ERPs no mercado, com dezenas de módulos disponíveis, os principais módulos de ERP que atendem à maioria das empresas são:

• Comercial
• Compras
• Gestão De Clientes
• Produção
• Financeiro
• Logística
• Estoque
• Administrativo

Principais tipos de ERP:

Os ERPs podem ser classificados de várias formas, com base em suas funcionalidades e finalidades. Entre os tipos de sistema ERPs mais comuns, estão:

• ERP desktop ou ERP legado
• ERP em nuvem
• ERP de desenvolvimento próprio
• ERP engessado
• ERP omnichannel
• ERP backoffice
• ERP verticalizado

Quais empresas podem usar um ERP?

Qualquer empresa, independentemente do porte ou do setor, pode usar um ERP para otimizar sua gestão e integrar processos.  Desde pequenos negócios até grandes corporações, o ERP pode ser adaptado às necessidades de cada tipo de organização. 

Confira como ele funciona para diferentes tamanhos de empresas:

ERP para pequenas empresas

O ERP para pequenas empresas, tem como objetivo descomplicar a rotina do negócio. Ele faz isso ao agilizar as atividades, integrar processos e minimizar o controle manual. 

Aproximadamente 29% das pequenas empresas fecham em até 5 anos após abrirem, por conta da má gestão. O ERP ajuda a mudar esse cenário, garantindo dados mais precisos e confiáveis. Isso dá mais segurança para a tomada de decisões e facilita o crescimento em menos tempo.

Os sistemas para pequenas empresas são geralmente mais simples e acessíveis, atendendo necessidades básicas de forma prática e eficiente.

ERP para empresas médias

As médias empresas já estão mais consolidadas. Por isso, o sistema ERP ideal é o que ajuda na gestão do crescimento ritmado. 

O termo correto é “ERP escalável”. Esse tipo de software pode ser adaptado à realidade da empresa, mas não impede que processos, dados e tarefas sejam limitados. Dessa forma, com o crescimento, o sistema pode ser adequado para a nova realidade do negócio. 

É aqui que o ERP começa a tomar uma forma mais específica, conforme as necessidades da empresa.

ERP para empresas de grande porte

Grandes empresas trabalham diariamente com volumes gigantescos de informações e precisam gerenciar muitos funcionários, produtos, negociações, fornecedores, processos e, é claro, tudo isso envolve muito dinheiro.

Dessa forma, é praticamente impossível que uma empresa de grande porte não utilize um ERP completo, de qualidade e seguro. Isso porque o menor dos erros pode causar uma reação em cadeia catastrófica para o negócio. Por tudo isso, é normal que esse tipo de ERP seja mais robusto, completo e traga funções específicas que a maioria das empresas menores não usa. Então, como resultado, os preços desses sistemas complexos acabam sendo mais altos.

Quais são as etapas de implantação do ERP?

A implantação de um ERP é um processo estratégico que envolve várias etapas para garantir que o sistema seja configurado e utilizado de forma eficiente. 

Seguir esses passos minimiza falhas e garante que o ERP atenda às necessidades de cada empresa.

1 – Planejamento e preparação

Essa é a etapa inicial que envolve definir os objetivos do projeto e alinhar as expectativas. Aqui, é necessário criar um cronograma detalhado e definir quem serão os usuários-chaves que serão treinados.

2 – Mapeamento e análise

Durante o mapeamento e análise, são levantados os processos e necessidades da empresa para garantir que o ERP atenda às demandas específicas do negócio. Nesta etapa será possível identificar personalizações e ajustes, caso seja necessário.

3 – Configuração e adequação do sistema

Após a análise, o sistema é configurado para se adequar aos processos e fluxos de trabalho da empresa. Isso inclui parametrizar módulos, definir permissões e ajustar funcionalidades.

4 – Desenvolvimento e customização do ERP

Quando necessário, o ERP é personalizado para atender demandas específicas que não estão disponíveis na configuração padrão. Isso pode incluir a criação de relatórios, integrações com outros sistemas ou funcionalidades exclusivas.

5 – Migração de dados

Os dados existentes, como informações de clientes, fornecedores e estoque, são transferidos para o novo sistema. Essa etapa requer cuidado para evitar inconsistências ou perdas de informações.

6 – Treinamento da equipe

Todos os usuários do sistema são treinados para utilizar o ERP de forma eficiente. O treinamento é essencial para garantir que a equipe entenda como o sistema funciona e consiga utilizá-lo no dia a dia.

7 – Implantação

O ERP é colocado em funcionamento, substituindo os sistemas anteriores. Durante essa fase, o desempenho é monitorado para garantir que tudo esteja funcionando conforme planejado.

Seguir essas etapas ajuda a garantir uma implementação bem-sucedida e alinhada aos objetivos do negócio.

Implantação do ERP online vs. presencial

A implantação de um ERP pode ser feita de duas formas: presencial ou online. Ambas têm suas vantagens e desafios, e a escolha depende das necessidades e da estrutura da empresa. 

Confira as principais diferenças entre elas:

Implantação presencial

Nesse caso, a equipe de implementação do ERP atua diretamente na empresa. Assim, a configuração, testes e treinamentos ocorrem já no local, com a presença de um analista de implantação. Dessa forma, ele agiliza a comunicação direta e pode resolver eventuais problemas com mais facilidade. Porém, esse modelo costuma ser mais caro.

Implantação online

Na implantação online, tudo é feito remotamente, da configuração até os testes e treinamentos. As duas grandes vantagens desse modelo de implementação é que ela é mais flexível e mais barata. Mas, os desafios de comunicação podem ser mais frequentes. É recomendado que a empresa tenha setor de TI.

Sistema ERP Local x Sistema ERP Online

Ao escolher um sistema ERP, é importante entender as diferenças entre o ERP na nuvem e o ERP local. Cada um apresenta características que podem influenciar diretamente nos custos, acessibilidade, manutenção e segurança do sistema.

 Confira a tabela abaixo para comparar os benefícios de cada opção e descobrir qual atende melhor às necessidades da sua empresa.

Benefício	ERP na Nuvem	ERP Local
Custos com infraestrutura	Não	Sim
Acesso remoto ilimitado	Sim	Não
Manutenção automatizada	Sim	Não
Agilidade para modificação	Sim	Não
Proteção contra desastres	Sim	Não

Integração do ERP com outros sistemas

O ERP é um sistema integrado de gestão, ou seja, ele integra todos os setores de uma empresa, mas e se outras tecnologias ainda forem necessárias? Como saber o que é função do ERP e onde ele não atua? A resposta é simples: o ERP pode ser integrado também a ferramentas de terceiros para atender demandas específicas.

Essa integração acontece, geralmente, por meio de APIs (Application Programming Interfaces), que funcionam como pontes de comunicação entre o ERP e outros sistemas. Em resumo, a API conecta diferentes tecnologias, permitindo que elas troquem informações e trabalhem juntas.

Por exemplo, ao integrar seu ERP com um e-commerce, os pedidos realizados na loja virtual podem ser enviados automaticamente para o ERP. O sistema atualiza o estoque, registra os pedidos e prepara os dados financeiros e logísticos.

Além das APIs, é possível integrar um ERP por meio de DLLs personalizadas. No entanto, esse tipo de integração exige conhecimento técnico ou o suporte de uma equipe de TI experiente.

Com essas possibilidades, o ERP se torna uma solução ainda mais flexível, garantindo que sua empresa aproveite o melhor de diferentes ferramentas de gestão.

Quando surgiu o conceito de ERP?

O conceito de ERP surgiu na década de 1990, e se consolidou como uma solução para integrar diferentes áreas das empresas em um único sistema. 

Sua evolução foi a partir dos sistemas MRP (Material Requirements Planning), criados nos anos 1970 para planejamento de insumos, e do MRP II (Manufacturing Resource Planning), nos anos 1980, que ampliaram o controle para mão de obra e maquinário.

Com o avanço tecnológico e a necessidade de integrar processos administrativos e produtivos, o ERP incorporou módulos como finanças, vendas e recursos humanos, ganhando destaque pela capacidade de unificar dados e otimizar processos. 

Desde então, tornou-se uma ferramenta indispensável para empresas que buscam eficiência e competitividade.

A Evolução do ERP através das décadas

Nos anos 2000, o ERP II expandiu a integração dos processos, agora para fornecedores, clientes e parceiros. Também começaram a aparecer sistemas ERP com módulos de CRM, SCM e BI integrados. 

A popularização da internet também impactou no uso, e os primeiros ERP na nuvem surgiram. Mas foi só na década de 2010 que essa tecnologia ganhou força, por oferecer mobilidade e personalização superiores. Inovações tecnológicas permitem com que a década de 2020 seja marcada pela Internet das Coisas e pela análise de Big Data.
Além disso, outras tendências são a integração da Inteligência Artificial e o Machine Learning. O futuro do ERP promete melhorar ainda mais o uso dessas tecnologias, além de aplicar a integração omnichannel, mais automação, personalização e flexibilidade.

Conclusão

Agora você já sabe o que é ERP! Também viu os tipos de ERP, como o sistema funciona e como ele atua em empresas de diferentes tamanhos e segmentos. Para finalizar, que tal entender como um sistema ERP robusto, completo e de qualidade funciona, de forma prática? Agende uma demonstração gratuita do ERP da WebMais e veja na prática como um sistema de gestão empresarial pode simplificar o seu dia a dia.