O cadastro de produtos é um procedimento crucial em qualquer operação de varejo, seja ela física, online ou mista.
Isso se dá, pois, essa tarefa vai muito além de somente listar itens, é a fundação para a organização fiscal, a gestão de estoque e, principalmente, para a decisão de compra do seu cliente.
Assim sendo, um cadastro falho pode gerar inúmeros problemas: desde multas por erros fiscais até a perda de vendas devido a informações incompletas ou confusas no e-commerce.
Neste guia completo, você entenderá o que é o cadastro de produtos, porque ele é crucial e, mais importante, aprenderá os 7 passos práticos para otimizar seu catálogo, garantindo que seu negócio opere com máxima eficiência e desempenho de vendas.
O que é e por que o cadastro de produtos é essencial para seu negócio?
De forma resumida, o cadastro de produtos é o processo de registrar e organizar todas as informações técnicas, comerciais e logísticas de um item no sistema de gestão da empresa.
Ou seja, ele funciona como o RG (Registro Geral) de cada mercadoria.
Papel no varejo/e-commerce
Um cadastro bem estruturado é o ponto de partida para todos os setores:
- Vendas e e-commerce: garante que o cliente visualize descrições precisas, fotos de qualidade e informações corretas sobre preço e disponibilidade.
- Logística e estoque: permite o controle de entradas, saídas, localização no armazém e definição de estoque mínimo/máximo.
- Fiscal e contábil: fornece os dados necessários para o cálculo correto de impostos e a emissão de notas fiscais (NFs).
A importância do cadastro de produtos: gestão, estoque e experiência do cliente
Um cadastro eficiente tem impactos diretos e positivos em toda a sua operação:
- Controle de estoque: reduz divergências, evita a falta de produtos (ruptura) ou o excesso de capital parado (estoque obsoleto).
- Gestão financeira e precificação: a correta classificação fiscal assegura o cálculo de custos e impostos, permitindo que a margem de lucro seja definida de forma precisa.
- Experiência do cliente: informações claras e detalhadas aumentam a confiança do consumidor, reduzem a taxa de devolução e melhoram o ranqueamento do produto em marketplaces e motores de busca.
Campos essenciais para o cadastro de produtos
Para que seu cadastro seja realmente eficiente, ele deve ir além do nome e preço. É preciso detalhar três categorias cruciais de informação.
Dados mercadológicos (vendas e marketing)
Estes são os dados que o cliente final enxerga e que impulsionam a decisão de compra:
- Nome do produto: deve ser claro ao incluir informações essenciais do produto;
- Descrição detalhada: informações técnicas (material, composição) e benefícios (uso, ocasião). Além disso, para o e-commerce, é fundamental usar palavras-chave (SEO).
- Imagens e vídeos de alta qualidade: vários ângulos e, se possível, vídeos demonstrativos.
- Variações: Se o produto tiver cores, tamanhos ou modelos diferentes, eles devem ser cadastrados como variações do item principal.
Informações de logística e estoque
Estes dados garantem que o produto chegue ao cliente:
- Código de identificação: código de barras (EAN/GTIN) ou código interno (SKU).
- Peso e dimensões: cruciais para o cálculo de frete e para a organização do armazém.
- Localização no estoque: posição exata do produto.
- Estoque mínimo e máximo: pontos de controle para acionar compras ou promoções.
Dados fiscais e tributários
Estes são os dados de maior criticidade e que evitam problemas com o Fisco:
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código de oito dígitos que identifica a natureza do produto para fins de tributação. Um erro no NCM pode gerar multas.
- CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): usado para mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária.
- Origem da Mercadoria: código que indica se o produto é nacional, estrangeiro, etc.
- Regime Tributário (ICMS, IPI, PIS/COFINS): definição das alíquotas e regras de tributação aplicáveis a cada item.
7 passos para um cadastro de produtos eficiente
Para transformar a teoria em prática e atingir um cadastro de excelência, siga estes 7 passos de otimização:
1. Metodologia: defina responsáveis e padronize os processos
O cadastro não pode ser uma tarefa “de todo mundo”.
Por isso, defina um colaborador ou equipe responsável pela entrada e validação dos dados.
E, por fim, crie um manual de padronização (Metodologia) com regras claras para nomes, descrições e preenchimento de campos obrigatórios.
2. Categorização inteligente: use estruturas de categoria e palavras-chave
Estruture seu catálogo com categorias e subcategorias claras (ex: Eletrônicos > Áudio > Fones de Ouvido).
Use as palavras-chave que seus clientes usam na busca para nomear as categorias e preencher os campos de descrição.
3. Detalhes focados: escreva descrições ricas e utilize variações
Evite descrições curtas e genéricas. Concentre-se nos benefícios do produto e nas informações técnicas que o cliente precisa saber.
Como também, garanta que todas as variações (cor, tamanho, voltagem) estejam corretamente vinculadas ao produto principal.
4. Identificação: implemente código de barras e códigos internos
Utilize sempre o Código de Barras (GTIN) para produtos comprados de fornecedores e um código interno (SKU) padronizado para controle interno.
Aqui, a padronização dos códigos é essencial para a integração com marketplaces e sistemas de coleta (coletores de dados).
5. Validação: utilize ferramentas para validar dados fiscais
Não confie somente na informação do fornecedor.
Utilize ferramentas de validação fiscal para confirmar o NCM e a tributação de seus produtos.
Isso minimiza o risco de erros no cálculo de impostos e a emissão de notas fiscais incorretas.
6. Monitoramento: gerencie estoque mínimo e máximo
Defina pontos de controle para cada produto.
O estoque mínimo indica o momento ideal para fazer um pedido de compra, evitando a ruptura.
Já o estoque máximo evita o excesso de itens e otimiza o capital de giro.
7. Manutenção: mantenha os dados atualizados e revise periodicamente
O cadastro de produtos não é um processo único.
Preços, tributação, fornecedores e até descrições podem mudar.
Por isso, implemente uma rotina de auditoria para revisar e atualizar os dados, garantindo que as informações em seu sistema reflitam a realidade.
Como um sistema ERP otimiza seu processo de cadastro de produtos
Tentar gerenciar um catálogo extenso de produtos manualmente, com planilhas, é ineficiente e propenso a erros (especialmente os fiscais).
Por esse motivo, um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) é a ferramenta ideal para automatizar, padronizar e integrar o cadastro.
Assim sendo, o ERP WebMais pode auxiliar seu negócio das seguintes formas:
- Automação e agilidade: permite o cadastro massivo de produtos e a importação de dados de fornecedores, reduzindo o tempo e o erro de digitação.
- Integração de dados: conecta o cadastro do produto aos módulos de Estoque, Financeiro, Vendas e Fiscal, garantindo que uma única fonte de informação seja usada em toda a empresa.
- Controle fiscal integrado: o ERP armazena as informações de NCM e tributação, usando-as automaticamente no momento da emissão de notas fiscais e na geração de relatórios, diminuindo o risco de multas.
- Melhor gestão financeira: permite a emissão de relatórios gerenciais e a análise de sazonalidade e margem de lucro por produto, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Conclusão
O cadastro é um ativo estratégico.
Garanta conformidade e otimização com a tecnologia ERP, eliminando erros manuais.
Leve seu catálogo ao próximo nível: fale com nossos especialistas, conheça os planos ou solicite sua demonstração gratuita do ERP WebMais.
