O Que São Despesas Operacionais? Entenda E Veja Exemplos

As despesas operacionais se referem aos gastos essenciais para um negócio operar. Elas não estão relacionadas à produção, mas sim à manutenção do funcionamento da empresa. Exemplos: folha de pagamento, aluguel do imóvel, impostos, contas de água, luz e internet etc.

Conhecer as despesas operacionais é fundamental para que o gestor de uma empresa consiga equilibrar as contas e garantir a saúde financeira do negócio.

Elas incluem vários itens, desde os custos de produção até as despesas administrativas e de vendas.

Com esse conhecimento, é possível fazer uma boa gestão financeira, traçar planos com base em dados e rever os pontos que precisam de mais atenção antes que eles se tornem problemas difíceis de serem resolvidos.

Então, neste artigo, você vai entender o que são as despesas operacionais e conhecer os seus tipos.

Além disso, vai entender, também, os conceitos de despesas não operacionais e pré-operacionais.

E se você quer identificar e controlar todas suas despesas, faça uma demonstração gratuita do ERP da Webmais, que pode auxiliar no gerenciamento eficaz de todas elas por meio de módulos e funcionalidades personalizadas.

Boa leitura!

O Que São Despesas Operacionais?

As despesas operacionais se referem aos gastos essenciais para que um negócio consiga operar. Elas não estão relacionadas à produção, mas sim à manutenção do funcionamento da empresa.

Exemplos de despesas operacionais:

• folha de pagamento;
• aluguel de imóvel;
• impostos e tributos;
• contas de água, luz e internet.

Quais São os 3 Tipos de Despesas Operacionais?

Atualmente, as despesas operacionais são classificadas em três tipos:

• despesas administrativas;
• despesas comerciais;
• outras despesas.

Saiba mais sobre cada um dos tipos a seguir!

1- Despesas Administrativas

Em resumo, as despesas administrativas são aquelas relacionadas à operação do negócio e que não estão associadas aos processos de vendas.

Assim, nessa categoria, estão os impostos, a folha de pagamento, contas de consumo, seguros, contabilidade, entre outras coisas.

Essas despesas são essenciais para manter a infraestrutura e a gestão adequada da empresa, garantindo seu funcionamento suave e a legalidade perante as autoridades competentes.

2- Despesas Comerciais

Já as despesas comerciais são aquelas relacionadas ao processo de vendas, incluindo o trabalho dos colaboradores, investimentos e materiais.

Alguns exemplos de despesas comerciais são comissões para vendedores, investimentos em marketing e propaganda, brindes, treinamentos etc.

Basicamente, são essenciais para impulsionar as atividades de vendas de uma empresa, envolvendo desde o pagamento de salários dos vendedores até a aquisição de materiais promocionais.

3- Outras Despesas Operacionais

Aqui nesta categoria estão as despesas que não se enquadram nas outras duas. Geralmente, são classificadas como outras despesas aquelas que são muito específicas de um determinado setor.

Por isso, podem incluir custos relacionados a licenças e autorizações necessárias para operar dentro de certos segmentos industriais, como taxas governamentais específicas da indústria ou regulamentações ambientais.

Além disso, podemos mencionar os eventos imprevistos, como litígios, multas ou outras contingências.

Nesse sentido, essas despesas podem variar significativamente entre diferentes empresas, dependendo da natureza de suas operações e dos desafios específicos enfrentados em seus respectivos setores.

Por Que Calcular As Despesas Operacionais?

As despesas operacionais representam os gastos necessários para manter as operações diárias em funcionamento, incluindo salários, aluguel, materiais de escritório, energia elétrica, entre outros.

Uma das razões mais importantes para calculá-las é a necessidade de planejamento financeiro.

Ao conhecer exatamente quais são os custos envolvidos na operação do negócio, os gestores podem elaborar orçamentos realistas e estabelecer metas financeiras alcançáveis.

Dessa forma, evita gastos desnecessários e alocação de recursos de forma eficiente, maximizando seu potencial de lucro.

Além disso, o cálculo é fundamental para precificar produtos e serviços adequadamente. Ao incorporar todos os custos operacionais na formação dos preços, a empresa garante que estará cobrando o suficiente para cobrir suas despesas e ainda lucrar.

Ignorar ou subestimar esses custos pode levar a uma precificação inadequada, resultando em prejuízos financeiros e até mesmo na inviabilidade do negócio a longo prazo.

Outra razão é a necessidade de avaliar a eficiência e a rentabilidade do negócio.

Ao monitorar regularmente esses custos, os gestores podem encontrar áreas onde há espaço para redução de despesas ou aumento da eficiência operacional.

Esse tipo de ação pode envolver a renegociação de contratos com fornecedores, a implementação de medidas de economia de energia ou até mesmo a otimização dos processos internos.

Nesse contexto, o cálculo das despesas operacionais também é essencial para tomar decisões estratégicas informadas.

Por exemplo, ao planejar investimentos em novos equipamentos ou tecnologias, os gestores precisam avaliar cuidadosamente o impacto desses gastos nas despesas operacionais e no desempenho financeiro geral da empresa.

Ainda, calcular as despesas operacionais ajuda a cumprir com as obrigações legais e fiscais.

Atualmente, no Brasil, é possível usar para pagamento correto de tributos, demonstração da capacidade financeira, previsibilidade e controle financeiro etc.

Como Calcular as Despesas Operacionais?

Calcular despesas operacionais é simples. Basta listar todas elas e somar os seus respectivos valores.

Você pode encontrar o valor total para as despesas operacionais ou calcular valores de cada categoria.

É importante lembrar aqui que, apesar de despesas operacionais serem recorrentes, nem sempre elas podem ser consideradas como custos fixos da empresa.

Isso porque algumas dessas despesas têm valores variáveis, como as comissões dos vendedores, contas de consumo e manutenção de máquinas. Afinal, pode variar conforme sazonalidades ou desempenho do negócio.

Por exemplo, despesas com publicidade podem aumentar durante os períodos de promoção ou lançamento de produtos.

Portanto, ao calcular as despesas operacionais, é essencial considerar a natureza variável de algumas delas.

O Que São Despesas Não Operacionais?

As despesas não operacionais, por sua vez, são todas aquelas que não estão relacionadas ao funcionamento da empresa ou à sua atividade principal.

Em outras palavras, podemos dizer que elas não estão ligadas ao que o negócio oferece aos seus clientes.

As despesas não operacionais não são fundamentais para a empresa continuar desenvolvendo as suas atividades.

Como exemplos de despesas não operacionais podemos citar:

• pagamento de juros de empréstimos;
• subvenção para investimentos;
• implantação de um novo empreendimento.

Assim como as despesas operacionais, todas as despesas não operacionais devem constar no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), demonstração contábil obrigatória e anual.

Por isso, mesmo que você não considere as despesas não operacionais relevantes para o seu orçamento, é preciso documentá-las.

O Que São Despesas Pré-Operacionais?

As despesas pré-operacionais são aquelas que a empresa têm com instalações, materiais e outras coisas que tornam possível a realização da sua atividade-fim.

Elas correspondem a necessidades que devem ser atendidas antes mesmo de o negócio começar a funcionar.

Como demandam gastos de recursos, são consideradas despesas. E, como ocorrem antes do início da produção, recebem o nome de pré-operacionais.

Veja alguns exemplos de despesas pré-operacionais em indústrias:

• obtenção de licenças e alvarás;
• compra ou aluguel de espaço físico;
• maquinário;
• ferramentas;
• instalação da estrutura;
• honorários de profissionais envolvidos na instalação da empresa;
• mobiliário;
• equipamentos de escritório, como computadores e telefones;
• materiais de escritório;
• EPIs;
• uniformes;
• entre outros.

A depender do tipo de negócio, o treinamento de colaboradores também pode ser considerado uma despesa pré-operacional.

Porém, você não deve confundir as despesas pré-operacionais com as despesas pagas antecipadamente, por mais que o desembolso de tenha acontecido antes de começarem as atividades produtivas.

O pagamento antecipado de uma despesa é somente uma decisão de gestão e não faz com que a despesa mude de categoria.

Você pagar salários adiantados, por exemplo, não torna a sua folha de pagamento uma despesa pré-operacional – ela continua sendo uma despesa administrativa!

O Que Entra Em Despesas Operacionais Na DRE?

Na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), as despesas operacionais representam uma parte crucial na análise do desempenho financeiro de uma empresa.

Elas refletem os gastos necessários para manter as operações comerciais em funcionamento e gerar receitas. Por isso, ajudam a entender a eficiência operacional e a lucratividade de uma organização.

Para tanto, o que entra em despesas operacionais na DRE são:

• custos com pessoal, incluindo salários, benefícios e encargos sociais. O capital humano é um dos ativos mais valiosos de uma empresa e investir em uma equipe qualificada é fundamental para o bom funcionamento das operações;
• gastos com matéria-prima e insumos necessários para a produção de bens ou serviços. Isso engloba desde a compra de matéria-prima bruta até os custos de transporte e armazenamento. Para empresas de serviços, podem se traduzir em custos com tecnologia, software etc.;
• outras, como aluguel de instalações, despesas de manutenção e reparos, serviços públicos, despesas de marketing e publicidade, despesas administrativas, como contabilidade e consultoria, e despesas com viagens e representação.

Quais São as Diferenças Entre Despesas Administrativas e Operacionais?

Todas as despesas administrativas são despesas operacionais, mas nem todas as despesas operacionais são administrativas.

Para entender melhor, é só voltar ao segundo tópico deste texto, quando falamos com mais detalhes sobre os tipos de despesas operacionais.

As despesas administrativas são um dos tipos de despesas operacionais – aquelas relacionadas ao funcionamento, mas não às atividades de vendas.

Por Que Classificar Despesas Operacionais e Administrativas?

Quando você classifica corretamente as suas despesas, consegue analisá-las com mais detalhes. Isso permite que você tenha maior entendimento sobre a saúde financeira do seu negócio e também sobre o seu próprio funcionamento.

A partir daí, é possível ter uma visão ampla sobre toda a operação financeira da empresa e entender quais gastos podem ser revistos e quais precisam ser mantidos.

Esse conhecimento também ajuda a entender se o planejamento financeiro vem saindo conforme esperado ou se será preciso rever alguns pontos para manter as contas em equilíbrio.

Tudo isso permite que você faça uma gestão financeira mais eficiente, contribuindo com uma operação saudável e sustentável.

Como Organizar As Despesas Operacionais Da Empresa?

Uma boa gestão das despesas operacionais garante a saúde financeira e o crescimento sustentável do negócio. Organizá-las de maneira eficiente requer um conjunto de estratégias bem definidas e práticas sólidas.

Saiba Quais São As Despesas Da Empresa

Você tem total clareza sobre quais são as despesas da sua empresa? Isso envolve uma análise detalhada de todos os gastos relacionados às operações comerciais, incluindo custos com matéria-prima, mão de obra, aluguel, energia, transporte, entre outros.

Para obter essa visão completa, implemente sistemas de gestão que possibilitem o acompanhamento e registro detalhado de todas as transações financeiras da empresa.

Com essa compreensão, você estará melhor preparado para tomar decisões informadas e estratégicas.

Separe Despesas Fixas E Variáveis

Após listar todas suas despesas, separe-as em dois grupos principais: despesas fixas e variáveis.

As despesas fixas são aquelas que permanecem relativamente constantes, independentemente do volume de produção ou vendas, como aluguel, salários dos funcionários administrativos e com manutenção.

Por outro lado, as despesas variáveis estão diretamente relacionadas à produção ou ao volume de vendas, como matéria-prima, comissões de vendas e custos de envio.

A partir dessa classificação, os gestores podem identificar áreas onde é possível implementar cortes de custos ou ajustes estratégicos.

Por exemplo, despesas fixas excessivas podem indicar a necessidade de renegociar contratos de aluguel ou buscar fornecedores mais competitivos.

Já as despesas variáveis podem ser otimizadas por meio de negociações com fornecedores ou ajustes no processo produtivo.

Tenha Um Bom Planejamento

Um bom planejamento financeiro envolve a definição de metas financeiras claras, a elaboração de orçamentos detalhados e o estabelecimento de indicadores de desempenho para monitorar o progresso ao longo do tempo.

Então, ao criar seu plano financeiro, considere não apenas as despesas atuais da empresa, mas também as projeções de crescimento e as possíveis flutuações no mercado.

Além disso, reserve uma parcela dos recursos para contingências e imprevistos, garantindo assim a flexibilidade necessária para lidar com situações adversas.

Utilize Tecnologias Especializadas Em Gestão Financeira

Existem diversas ferramentas e softwares disponíveis no mercado que podem auxiliar os gestores na análise, controle e otimização das finanças da empresa.

Essas tecnologias permitem automatizar processos repetitivos, reduzir erros humanos e fornecer insights valiosos por meio de relatórios e análises detalhadas.

Uma das ferramentas mais poderosas disponíveis para organizar as despesas operacionais de uma empresa é o sistema ERP, que se integra à gestão e otimiza vários processos.

Com ele, você pode ter acesso em tempo real a todos os dados da sua empresa, incluindo as despesas operacionais. Ou seja, permite encontrar áreas de desperdício, analisar tendências de gastos e decidirem melhor sobre a alocação de recursos.

Experimente o ERP da WebMais para aproveitar essa ampla gama de funcionalidades personalizadas para o seu negócio!

Exemplos Reais De Despesas Operacionais

As despesas operacionais são a alma do dia a dia de qualquer negócio, desde um pequeno comércio até uma grande corporação.

São os custos que garantem o funcionamento e a manutenção das operações, permitindo gerar seus produtos ou serviços e os entregar aos clientes.

Para entender melhor como essas despesas impactam o dia a dia, vamos aos exemplos reais de:

1. Despesas operacionais fixas:

• Salários e encargos: a base da equipe! Remuneração dos colaboradores, incluindo férias, 13º salário, INSS e FGTS;
• Aluguel e condomínio: o espaço físico da empresa, seja um escritório, loja ou fábrica. Inclui custos com condomínio, IPTU e seguros;
• Serviços públicos: água, luz, internet e telefone garantem o funcionamento da empresa;
• Depreciação de ativos: o desgaste natural dos equipamentos e softwares ao longo do tempo;
• Manutenção e reparos: manter tudo funcionando! Custos com reparos de equipamentos, máquinas e softwares.
• Impostos e taxas: obrigações fiscais, como ICMS, ISS, PIS e Cofins;
• Serviços profissionais: assessoria contábil, jurídica, de marketing e outros serviços terceirizados;
• Telefonia e internet: comunicação é fundamental! Planos de celular, internet banda larga e serviços de comunicação.

2. Despesas operacionais variáveis:

• Matéria-prima e insumos: os elementos básicos dos seus produtos. Inclui desde alimentos em um restaurante até componentes eletrônicos em uma indústria;
• Embalagens e materiais de consumo: protegendo e transportando seus produtos. Embalagens, etiquetas, materiais de escritório e outros;
• Fretes e logística: entregando seus produtos aos clientes. Custos com transporte, armazenagem e seguro;
• Comissões e bonificações: recompensando o bom desempenho da equipe. Pagamentos a vendedores e outros colaboradores com base em metas atingidas;
• Marketing e publicidade: divulgando sua marca e seus produtos. Campanhas online, offline, eventos e materiais promocionais;
• Treinamentos e desenvolvimento: investindo no potencial da equipe. Treinamentos, cursos e workshops para aprimorar as habilidades dos colaboradores.

Conclusão

Quando falamos em finanças empresariais, quanto mais informações você tiver sobre a empresa, melhor. E aqui não estamos falando somente das despesas operacionais, mas de todas as outras despesas e também das receitas.

Ter acesso detalhado às despesas fixas e variáveis, bem como às fontes de receita, permite uma análise mais precisa da saúde financeira do negócio.

Além disso, entender os padrões de gastos e fluxos de entrada de dinheiro ajuda a identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.

É dessa forma que você consegue garantir uma boa gestão financeira e abrir portas para o crescimento e expansão do seu negócio!

Quer experimentar como um sistema de gestão empresarial pode ajudá-lo a alcançar esses objetivos? Faça uma demonstração gratuita do ERP da WebMais e descubra como ter um controle financeiro mais eficiente e transparente.