Entenda O Que É o 5W2H, Como Funciona e Como Colocar em Prática Um Plano de Ação!

A ferramenta 5W2H é muito usada no gerenciamento de projetos. Ela permite traçar planos de ação eficazes de maneira simples, porém detalhada. 

Dessa forma, todas as pessoas envolvidas nas atividades sabem o que precisa ser feito, como as tarefas devem ser desenvolvidas e em que prazo deve ser entregue.

Quer conhecer melhor o 5W2H? Continue lendo.

Mas, antes, aqui vai uma dica para a gestão completa da sua empresa: o sistema ERP da WebMais! Agende uma demonstração gratuita e saiba mais.

O Que É 5W2H?

5W2H é uma ferramenta que funciona como um checklist de atividades, prazos e responsabilidades. 

O seu objetivo é definir o que será feito dentro de um determinado projeto, por quê, onde, quando, quem será o responsável, como a atividade será realizada e quanto custará.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais de cada uma das sete diretrizes da metodologia. Esses são os 5 Ws:

• What  (o que será feito)
• Why (por que será feito)
• Where (onde será feito)
• When (quando será feito)
• Who (por quem será feito)

E esses são os 2 Hs:

• How (como será feito)
• How much (quanto vai custar)

Como Surgiu a Ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H começou a ser utilizada no Japão, na década de 1950, depois que os especialistas Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitaram os Estados Unidos para conhecer o fordismo e suas aplicações de metodologias na indústria automobilística.

Depois de aplicada nas fábricas da Toyota, o plano de ação 5W2H tornou a montadora uma das mais eficientes do mundo, principalmente pelos seus três pilares: fazer o certo desde o início, corrigir erros e formar Ciclos de Controle de Qualidade (CCQ).

Quem Inventou a Ferramenta 5W2H?

Apesar de haver registros de que o 5W2H teve início no Japão, não se sabe ao certo quem foi o criador da ferramenta. É provável que ela tenha sido inventada por engenheiros da Toyota, já que a montadora foi a pioneira em sua aplicação.

O Que Significa Cada Uma das Diretrizes da Metodologia 5W2H?

Você já sabe que o 5W2H se baseia em perguntas para compor planos de ação. Mas como responder a cada uma delas? É o que vamos mostrar a seguir!

• What (o que será feito): o primeiro pilar do 5W2H consiste em traçar as ações necessárias para atingir um determinado objetivo — ele é o propósito das ações e deve ser o mais específico possível;
• Why (por que): aqui, a equipe deve encontrar as justificativas para levar à frente a ideia em questão;
• Where (onde): em que local o projeto será desenvolvido?
• When (quando): é aqui que você deve estabelecer prazos e criar um cronograma para a realização das tarefas, além de estipular a data de conclusão do projeto;
• Who (quem): cada atividade a ser realizada deve ter uma pessoa responsável por ela. Assim fica mais fácil acompanhar as demandas e controlar prazos;
• How (como): neste ponto, a equipe deve descrever de forma resumida as atividades que serão realizadas para chegar ao objetivo;
• How much (quanto): por fim, é preciso fazer uma estimativa de custos do projeto, para evitar surpresas e garantir os recursos necessários.

Para Que Serve o 5W2H no Dia a Dia?

A principal utilidade da ferramenta 5W2H é o controle de tarefas do dia a dia, ajudando na economia de recursos e de tempo, além da diminuição do desperdício. 

Isso acontece porque o 5W2H deixa muito mais claros os objetivos da empresa e a atribuição das atividades a serem realizadas para que eles sejam atingidos.

Na prática, cada uma das pessoas envolvidas no projeto sabe exatamente o que precisa fazer, de que forma, quando, onde, por que e quanto pode gastar. 

Quais as Vantagens de Aplicar o 5W2H?

A aplicação da ferramenta pode trazer ótimos benefícios para a empresa! Conheça os principais!

Time Mais Focado e Produtivo

O 5W2H não deixa dúvidas sobre quem deve executar cada atividade e nem sobre o que deve ser feito por cada pessoa do time. Assim, todos trabalham mais focados e, como consequência, são mais produtivos. 

Quando alguém não sabe o que fazer, por que e nem como, é natural que os impactos do seu trabalho sejam negativos ou que não atinjam as expectativas da empresa.

Ajuda no Planejamento de Recursos

Como o 5W2H também envolve o planejamento de custos, é possível prever quanto será gasto em cada atividade, afastando a possibilidade de surpresas desagradáveis.

Aumenta a Capacidade de Entrega no Prazo

Os times que trabalham com 5W2H sabem exatamente o que precisam fazer e, por isso, não perdem tempo com falta de informação. 

Dessa forma, é possível focar todos os esforços nas atividades necessárias, tornando o trabalho mais produtivo e diminuindo significativamente a entrega de trabalhos fora do prazo.

Quando Utilizar o 5W2H?

O 5W2H pode ser aplicado para muitas situações na vida corporativa. Alguns exemplos são a contratação de novos talentos, o corte de gastos, lançamento de um novo produto, abertura de uma nova filial, alterações em processos produtivos, manutenção de equipamentos, entre outros.

Como Adotar o 5W2H no Seu Negócio?

Implementar o 5W2H é muito simples. O primeiro passo você já deu, que é conhecer os pilares da metodologia e entender os seus benefícios. Agora, só colocar em prática os seguintes passos:

• levante os objetivos e documente tudo o que deverá ser feito para que eles sejam atingidos, atribuindo funções para cada membro da equipe. Se precisar, conte com o seu time para essas definições;
• insira no documento que criar os motivos para a realização de cada tarefa, além dos prazos para que sejam concluídas e o orçamento para cada uma;
• distribua as tarefas entre o time, orientando todos e tirando as dúvidas necessárias.

Como Usar o 5W2H no Planejamento Estratégico?

No planejamento estratégico, o 5W2H funciona como uma orientação para o gestor, que se baseia nos objetivos da empresa para determinado período para criar um plano de ação condizente com as expectativas da diretoria.

Essa é uma forma de delegar tarefas de forma organizada, deixando o time mais engajado e motivado, que possibilita direcionar o negócio de forma mais assertiva.

Quando o planejamento estratégico é feito com essa metodologia, também é possível promover melhorias contínuas na empresa, afinal, todos estão focados nas suas atribuições, sendo produtivos e cientes da importância do seu trabalho para os resultados do negócio.

Exemplos de 5W2H nas Empresas

Vamos conferir alguns exemplos práticos da aplicação do 5W2H nas empresas?

Exemplo 1: contratação de gerente de marketing

What: contratação de uma pessoa para gerenciar a área de marketing da empresa;

Why: a empresa pretende começar a criar campanhas para atrair mais clientes e tornar a marca mais conhecida;

Where: divulgação pelo LinkedIn e entrevistas na sede da empresa;

When: o novo gerente deve começar a trabalhar daqui a 45 dias;

Who: líder do time de Recursos Humanos;

How: enviando testes para todos os candidatos que correspondam às exigências e marcando entrevistas presenciais com aqueles que mais se destacarem;

How much: a empresa disponibilizou um orçamento de R$ 500 para a divulgação das vagas.

Exemplo 2: criação de e-commerce

What: criar um site para que a empresa possa vender seus produtos online;

Why: atingir clientes de outras localidades;

Where: online;

When: o site deve estar pronto em 90 dias;

Who: gerente da área de TI

How: contratação de uma empresa especializada em criação de e-commerce;

How much: R$ 7.000.

Conclusão

O 5W2H é uma metodologia simples, porém muito eficaz. Por meio dela, é possível gerenciar as atividades da sua empresa e garantir que cada funcionário saiba exatamente o que precisa fazer para que o negócio atinja os seus objetivos.

Para que a ferramenta possa atingir o seu máximo de potencial, não deixe de envolver os seus funcionários desde a etapa de planejamento, priorizar as ações que trarão mais resultados e reunir todas as informações necessárias para que as pessoas realizem as suas atividades.

Mensurar os resultados também é muito importante! É assim que você vai entender quais ações estão dando certo e quais precisam ser revistas!