O cadastro de produtos é uma das etapas essenciais de um gerenciamento de estoque e de vendas em qualquer empresa. Mas, é ainda mais importante para aquelas com grandes movimentações, como indústrias e distribuidoras.
Embora o processo pareça ser um grande desafio, pode ser simplificado com as tecnologias certas para fornecer informações detalhadas sem trabalhos repetitivos.
O ERP WebMais, por exemplo, é o aliado certo para garantir a eficácia na gestão por oferecer a possibilidade de registrar seus itens. Agende uma demonstração gratuita para comprovar a sua eficiência!
Agora, vamos mostrar para você como funciona para aproveitar as vantagens de automatizar os registros dos seus produtos. Confira!
O Que É Cadastro De Produtos?
O cadastro de produtos é o método de registro das informações sobre uma mercadoria em um banco de dados. Nesse caso, pode ser em uma planilha simples ou em um sistema avançado.
O objetivo é catalogar, classificar e organizar os produtos para ter controle de vendas e de estoque. Afinal, quando bem feito, permite rastrear itens armazenados, prazo de validade, margem de lucros, etc.
Como Funciona O Cadastro De Produtos?
O processo de cadastro de produtos começa com a coleta de dados referentes ao produto. A relevância é a chave, incluindo a descrição detalhada, preço, imagens, códigos de barras, categorias, fornecedor, estoque, etc.
Geralmente, é possível obtê-los a partir do que diz o fabricante, das especificações técnicas ou de análises realizadas pelo próprio negócio.
Tudo o que for apurado deve ser inserido em um sistema de gestão de estoque ou ERP. A partir disso, pode associá-los a pedidos de compra, vendas, remessas e outras operações, para manter o registro completo das transações em todo o seu ciclo.
Por Que Fazer Cadastro De Produtos É Importante?
A facilidade na busca e compra é um dos principais motivos para fazer o cadastro de produtos. Afinal, é possível encontrar sem demora o que os clientes buscam por meio de características e categorias registradas.
Dessa forma, também é ótimo para controlar o estoque ao saber quantas unidades há armazenadas, ajudando na gestão e evitando a falta ou excesso de itens.
Nesse contexto, é uma forma de melhorar a comunicação com os fornecedores. A empresa pode compartilhar informações em tempo real, como números e especificações técnicas, para garantir o estoque mínimo sem a necessidade de entrar em contato manualmente.
Também há chance de precificar corretamente. Isso porque, com o cadastro de tudo, é possível definir preços de forma mais precisa, considerando os custos de produção, margem de lucro, impostos, entre outros fatores.
Como Fazer Um Cadastro Eficiente De Produtos?
Agora você sabe que cadastrar produtos é indispensável para qualquer negócio, mas fazer isso de forma eficiente é outra história. Por isso, mostraremos algumas dicas valiosas para você aprender na prática.
Invista em Automação De Cadastro
Um sistema de cadastro de produtos é a chave para o sucesso dessa estratégia, hoje em dia, principalmente se há muitos itens a serem vendidos.
A maioria dos pequenos e médios empreendedores ainda usa planilhas de papel em uma prancheta, mas chegou a hora de aposentá-las. As tecnologias atuais estão aí para facilitar o dia a dia empresarial.
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é a melhor solução para essa tarefa. Os módulos permitem o registro e a visualização de todo o seu inventário em poucos cliques.
Defina Uma Metodologia
Para tudo funcionar em ordem, é preciso decidir qual metodologia será usada para tornar o processo eficaz.
Até a chegada de softwares intuitivos, não havia automação nos negócios e tudo era inserido e compartilhado manualmente, o que era demorado e improdutivo.
Atualmente, a tecnologia permite obter o máximo dos colaboradores para desempenharem suas atividades de forma satisfatória, deixando de lado o trabalho repetitivo.
Aliás, a metodologia também envolve a escolha de um profissional responsável para registar as entradas. Desse modo, é interessante treiná-lo para entender a ferramenta escolhida e preencher os dados corretamente.
Padronize As Informações
É preciso selecionar as informações que serão incluídas em todos os itens, como nome, descrição, categoria, marca, preço, peso, dimensões, entre outras.
Isso simplifica as consultas futuras, evita falhas e fornece insights para tomar decisões estratégicas. Em outras palavras, otimiza toda a gestão por criar um espaço inteligente de catalogação.
Sem mencionar que cria a oportunidade de fornecer mais características do produto ao cliente. Assim, há criação de segurança para ele efetuar a compra logo.
Mantenha Os Dados Atualizados
Gerenciar não é um trabalho único. Há necessidade de atualizar frequentemente as informações preenchidas e, se possível, em tempo real, para evitar a perda de conteúdos.
Assim, tenha o hábito de anotar todas as mercadorias assim que forem recebidas do fornecedor.
E lembre-se dos dados mais simples, como o diâmetro ou tamanho. Isso porque podem gerar equívocos em algum momento do processo de vendas, como problemas na contratação do frete.
Aposte Na Categorização
A preocupação em classificar os itens baseados em sua performance tornará a administração mais eficiente. Afinal, é possível saber os que vendem mais, os que tem mais rotatividade e aqueles que trazem mais lucros.
Esses insights criam perfis de vendas que podem ser incluídos nos relatórios gerenciais, principalmente para comprar em grande volume aqueles que trazem mais retornos para a empresa.
E quando se compram quantidades a mais, ganha-se poder de negociação com os fornecedores, pagando menos e obtendo facilidade no pagamento.
Como A Tecnologia Pode Auxiliar No Cadastro De Produtos?
Empresas que trabalham com grande movimentação de mercadorias não podem ficar sem um sistema para cadastrar os produtos. A execução manual leva a erros e problemas futuros com questões administrativas e tributárias.
Porém, não são somente esses os benefícios da tecnologia. A seguir, você confere alguns motivos para usá-la e integrá-la nos setores do seu negócio.
Facilidade Do Monitoramento De Produtos
Uma plataforma completa fornece informações sobre mercadorias em falta, permite o controle dos pedidos realizados, identifica os melhores fornecedores e evita falhas nos itens pedidos e recebidos.
Além disso, permite saber quais são aqueles mais buscados no estabelecimento, evitando a ruptura de estoque.
Gestão Das Finanças
O cadastro de produtos feito por um sistema auxilia na gestão financeira por meio da emissão de relatórios, como a Demonstração do Resultado e Exercício (DRE). Eles indicam se o negócio está tendo lucro ou prejuízo.
Também emite dados sobre o fluxo de caixa relacionado às mercadorias e realiza a gestão de orçamentos e outras funcionalidades importantes.
Emissão De Relatórios
O software emite relatórios que ajudam na tomada de decisão. Então, olhe para recursos como categorias e consultas em diferentes níveis, análises de vendas, de devoluções, de margem de lucro e gráficos em série e por período.
A grande vantagem é a rapidez na obtenção dessas informações. Isso porque a ferramenta trabalha de forma instantânea e os dados são disponibilizados em um painel de controle de fácil acesso.
Controle De Estoque
Outro ponto positivo é com relação ao controle de estoque, pois há informações precisas sobre a localização de cada produto, entradas, saídas, etc.
Por atualizar em tempo real, reduz erros e é possível controlar datas de validade dos lotes. Além disso, também é possível identificar a necessidade de criar promoções para vender produtos mais rapidamente.
Essa ação é muito útil em épocas de alta demanda, como na Black Friday.
Conclusão
Realizar o cadastro de produtos com eficiência pode ser um desafio diário em empresas que não costumam usar ferramentas avançadas para registros e controles.
Isso pode ser ainda pior em indústrias e distribuidoras, onde a movimentação de mercadorias é grande. Mas, felizmente, agora você já sabe como cadastrar suas mercadorias com facilidade.
Para isso, conte com o ERP WebMais para reduzir o tempo de cadastros, evitar falhas manuais e otimizar os processos dos funcionários.
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