Veja 5 Dicas Para Melhorar o Contas A Pagar

Gerenciar as contas a pagar é uma prática essencial para qualquer empresa. Afinal, todas as transações, contratações de serviços e compras requerem pagamentos.

Então, a administração eficiente dessas contas proporciona ao empresário um maior controle sobre a saúde financeira do negócio.

Assim, é possível facilitar o entendimento das finanças, especialmente ao planejar novos investimentos ou identificar onde cortar custos.

Quer saber mais sobre a importância de gerenciar as contas a pagar e descobrir dicas valiosas para uma gestão eficiente? Continue lendo este artigo!

Além disso, se preferir, podemos ajudar você a melhorar a administração das suas contas a pagar agora mesmo.

Isso porque, com o módulo financeiro do ERP WebMais, você automatiza e agiliza suas obrigações financeiras de maneira eficaz. Agende uma demonstração gratuita e confira!

O Que É Contas A Pagar?

As contas a pagar são todos os compromissos financeiros assumidos pela empresa, ou seja, todo pagamento que precisa ser feito.

Esses pagamentos podem ser aqueles feitos a colaboradores, fornecedores, de contas de consumo, impostos, entre outras coisas.

Em resumo, todo dinheiro que sai do caixa deve ser registrado pelo setor de contas a pagar.

Dessa forma, o setor de contas a pagar deve estar sempre atento aos prazos de pagamento, evitando assim juros e multas desnecessárias.

Porém, é necessário um bom planejamento financeiro e controle rigoroso das despesas da empresa por meio de um software.

Quais Os Objetivos Do Processo De Contas A Pagar?

Com essa explicação, já podemos entender que a gestão de contas a pagar é muito importante para uma empresa.

Mas qual é o objetivo de fazer esse controle? Em resumo, a ideia principal é manter a gestão base da empresa. Assim, é importante que se saiba como gerenciar as contas a pagar.

Então, se aplicado corretamente, esse processo de gestão diminui ou elimina eventuais problemas.

Além disso, fazer o controle das contas fixa fornece o entendimento de que os valores a serem gastos estão sempre relacionados aos que se recebe.

Dessa forma, evita-se a ocorrência de gastos excessivos, que podem comprometer o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

Ao gerenciar as contas a pagar, é possível prever os gastos futuros e se planejar para eles, garantindo estar sempre em dia com suas obrigações financeiras.

Por fim, um controle eficaz das contas a pagar aumenta a credibilidade da organização com fornecedores e parceiros, demonstrando organização e compromisso com prazos e pagamentos.

3 Exemplos De Contas A Pagar

Ainda não entendeu o que é contas a pagar e a sua importância? Então vamos ver alguns exemplos para você aprender na prática.

Impostos E Tributos

No contexto das contas a pagar, os impostos e tributos referem-se às obrigações financeiras e fiscais a serem cumpridas junto aos órgãos governamentais.

Sendo assim, essas despesas são parte integrante das operações comerciais e devem ser devidamente registradas e pagas nos prazos estabelecidos.

Portanto, é fundamental realizar o registro adequado de todos os impostos e tributos devidos pela empresa. Isso envolve:

• Acompanhamento das datas de vencimento;
• Cálculo dos valores a serem pagos;
• Preparação dos documentos necessários para a quitação, como guias de recolhimento e comprovantes de pagamento.

Manter o controle rigoroso dessa parte impacta na saúde financeira por evitar multas, juros e penalidades por parte dos órgãos governamentais devido ao descumprimento das obrigações fiscais.

Contratos Com Fornecedores

Os contratos com os fornecedores estabelecem as condições de pagamento, prazos e demais obrigações financeiras entre as partes envolvidas.

Mas, ao negociá-los, é importante buscar acordos que sejam vantajosos para a empresa, buscando o equilíbrio entre custo-benefício.

Dessa forma, o contas a pagar pode proporcionar condições de pagamento mais favoráveis com os fornecedores, com prazos mais longos, descontos por antecipação ou outras vantagens importantes no fluxo de caixa.

Uma vez finalizado o acordo, a equipe responsável pelo setor de contas a pagar deve acompanhar os prazos e as condições de pagamento acordadas.

Nesse caso, o setor garante o recebimento das faturas ou boletos, confere e registra corretamente no sistema contábil da empresa para evitar atrasos e problemas com a cadeia de suprimentos.

Salários Dos Funcionários E Encargos Trabalhistas

O pagamento dos salários é uma obrigação da empresa para com seus colaboradores, garantindo a remuneração pelo trabalho realizado.

Além disso, há os encargos trabalhistas relacionados, como o FGTS, INSS, PIS, etc.

O time de contas a pagar precisa acompanhar as datas de pagamento dos salários e dos encargos trabalhistas, para garantir que os valores sejam devidamente provisionados e pagos nos prazos estipulados.

Também faz parte das responsabilidades se atualizar em relação à legislação trabalhista.

Isso porque os encargos precisam ser calculados corretamente e eventuais alterações nas leis serem adequadamente implementadas nos processos de pagamento.

Sendo assim, gerenciar eficientemente salários e encargos trabalhistas no setor de contas a pagar contribui para a satisfação dos colaboradores, o cumprimento das obrigações legais e um bom relacionamento com os órgãos governamentais.

Quais As Vantagens De Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Controlar as contas a pagar da empresa é uma forma de identificar todas as obrigações financeiras que ainda precisam ser cumpridas com antecedência.

Dessa forma, o setor de finanças consegue se planejar para cumprir com todos os seus compromissos sem prejudicar o caixa da organização.

Assim, evita-se surpresas desagradáveis no final do mês. É esse controle que permite entender quanto será preciso desembolsar para fazer todos os pagamentos.

Além disso, ele também garante, junto ao controle de contas a receber, que a empresa terá dinheiro para honrar seus compromissos.

Em momentos de crise, esse domínio se torna ainda mais importante. Isso porque ele não se relaciona somente ao pagamento de boletos, mas à gestão eficiente dos recursos disponíveis e uma tomada de decisão estratégica, orientada por dados.

Abaixo você conhece, em detalhes, as principais vantagens que um bom controle de contas a pagar oferece. Acompanhe e saiba como sua empresa será beneficiada.

Diminuição De Custos Desnecessários

A primeira vantagem de um contas a pagar bem feito é a diminuição de custos desnecessários.

Imagine que a sua distribuidora de cosméticos está com o estoque em baixa, sendo preciso repor.

Com as informações de entrada e saída de produtos, você sabe que os próximos meses serão de baixa nas vendas.

Por isso, é hora de adaptar a sua compra de materiais, para suprir apenas a demanda de vendas que está por vir.

Além disso, você também terá um controle maior sobre a precificação dos itens que serão vendidos, facilitando o equilíbrio entre investimentos e lucros.

Por fim, a gestão de contas a pagar também mostra quais são os gastos que já não são mais necessários para a empresa.

Assim fica mais fácil de cortá-los. E também é possível se planejar com mais precisão para gastos futuros.

Otimiza O Tempo Das Equipes

Com os dados em dia, é possível que a gestão entenda as obrigações financeiras da empresa.

Dessa forma, é mais fácil planejar e executar cada atividade ao longo dos meses e anos.

Isso porque as equipes responsáveis não perdem mais tempo na busca incessante por documentos – como contratos e recibos.

A ideia é facilitar a organização de todos os custos do negócio, de forma simples e eficiente. 

Outra vantagem disso tudo é que as contas podem ser pagas no débito automático. Afinal, isso poupa ainda mais o tempo dos times de trabalho. Assim, é possível focar nas atividades que realmente precisam de atenção especial.

Melhor Reputação Da Empresa

Todas as empresas querem ser bem-vistas pelo mercado. Por isso, é preciso ficar de olho no pagamento das dívidas.

Tanto clientes quanto fornecedores percebem esse tipo de característica. Então, é bom ficar de olho!

Isso porque, pagando tudo nas datas corretas, a sua marca será lembrada como uma boa pagadora.

Além disso, você evita multas e juros. Tudo isso facilita a criação de relações importantes para o seu negócio – o famoso network.

Como você sabe, ele é importante para a sua empresa ser reconhecida em qualquer ambiente profissional da sua área de atuação.

Além do mais, é preciso ter boas recomendações na hora de buscar investimentos com bancos, como crédito ou empréstimos.

Sendo assim, pagando tudo em dia, a empresa terá o nome limpo, o que é importante para novas negociações.

Evita Fraudes

O controle de contas a pagar identifica irregularidades e permite implementar medidas preventivas.

Isso é possível devido à promoção de transparência em suas operações financeiras, dificultando a ação de indivíduos mal-intencionados.

Sem mencionar que há uma equipe para lidar com essa parte. Portanto, uma pessoa é encarregada de aprovar pagamentos, enquanto outra é responsável por registrar e reconciliar as transações.

Essa separação de responsabilidades aumenta a segurança e diminui as oportunidades de fraude.

Dessa forma, o contas a pagar ajuda a identificar irregularidades, aumentando a proteção contra fraudes financeiras.

Outro ponto positivo é que esse setor verifica minuciosamente os documentos e autorizações.

Então, é possível garantir que as transações sejam legítimas e devidamente autorizadas para evitar o pagamento de faturas falsas ou não autorizadas.

Redução De Multas E Juros Por Atrasos De Pagamento

Além de manter o nome da empresa limpo, pagar tudo em dia traz outro benefício: menos juros e multas por atraso nos pagamentos.

Os valores que seriam aplicados para quitar esses adicionais por contas atrasadas podem ser a chave para o seu negócio prosperar.

Afinal, tudo isso pesa no seu fluxo de caixa, comprometendo os lucros da empresa no fim do mês.

Graças ao controle de contas a pagar é possível cumprir com os prazos de pagamento acordados, avaliar os descontos por pagamento antecipado e estabelecer políticas de pagamento personalizadas para sua empresa conseguir pagar.

O Que Se Faz No Setor De Contas A Pagar?

O setor de contas a pagar é responsável por fazer todo o controle dos valores movimentados pela empresa.

Isso porque as pessoas que lá trabalham devem organizar e gerenciar todas as saídas do caixa, além de registrar e analisar tudo o que é feito.

Em alguns casos, o setor de contas a pagar também se responsabiliza pela aprovação de novos investimentos.

Mas afinal, o que faz um profissional de contas a pagar? O dia a dia desse setor pode confundir muitas pessoas, mas é possível controlar as atividades de forma eficiente.

Vamos entender um pouco dessa rotina. As tarefas do contas a pagar incluem:

• Lançar e classificar NFs e pedidos de compras;
• Conferir pedidos e notas fiscais;
• Enviar controle de cheques e ordens de pagamento aos bancos;
• Pedir a baixa dos títulos quitados e a conciliação de pagamentos de fornecedores.

Agora, vamos falar um pouco mais sobre as principais funções. Acompanhe abaixo.

Gerenciar Compromissos Financeiros

Gerenciar compromissos financeiros é uma tarefa complexa que exige organização e precisão.

Envolve a coordenação de várias atividades para assegurar que a empresa cumpra suas obrigações financeiras sem comprometer sua saúde econômica. 

O gerenciamento eficaz inclui:

• Planejamento Financeiro: previsão de pagamentos futuros e planejamento de fluxo de caixa para garantir que haverá fundos disponíveis para honrar os compromissos;
• Controle de Orçamento: monitoramento das despesas em relação ao orçamento estabelecido, evitando gastos excessivos e desvios significativos;
• Priorização de Pagamentos: estabelecimento de prioridades para os pagamentos, de modo que as obrigações mais críticas sejam atendidas primeiro.

Garantir Cumprimento De Prazos

Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento é crucial para manter uma boa reputação comercial e evitar penalidades. Isso envolve:

• Automatização de Processos: utilização de software de gestão financeira para automatizar lembretes de vencimento e pagamentos programados;
• Monitoramento Contínuo: verificação regular dos prazos de vencimento e status das faturas para evitar atrasos;
• Comunicação Eficaz: manter uma comunicação aberta com os fornecedores para negociar prazos, se necessário, e informar sobre quaisquer possíveis atrasos.

Negociação De Condições De Pagamento

A negociação de condições de pagamento favoráveis é essencial para melhorar o fluxo de caixa da empresa. Pode incluir:

• Prazo de Pagamento Estendido: negociar prazos mais longos para pagamentos pode ajudar a empresa a gerir melhor seu fluxo de caixa;
• Descontos por Pagamento Antecipado: alguns fornecedores oferecem descontos se o pagamento for feito antes do vencimento. Aproveitar esses descontos pode resultar em economias significativas;
• Termos Flexíveis: ajustar os termos de pagamento conforme necessário para melhor se adequar às necessidades financeiras da empresa.

Análise De Fluxo De Caixa

Atualmente, a análise de fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para garantir que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir suas obrigações financeiras. Envolve:

• Projeção de Fluxo de Caixa: Previsão das entradas e saídas de caixa para identificar possíveis períodos de déficit ou superávit;
• Análise de Tendências: Monitoramento de padrões de fluxo de caixa ao longo do tempo para tomar decisões informadas;
• Ajustes Estratégicos: Fazer ajustes nas políticas de contas a pagar e a receber com base na análise do fluxo de caixa para otimizar a liquidez.

Prevenção De Perdas Financeiras

Prevenir perdas financeiras é uma prioridade no setor de contas a pagar. Isso pode ser alcançado por meio de:

• Controles Internos Rigorosos: implementação de procedimentos rigorosos para aprovação de pagamentos e verificação de faturas;
• Auditorias Regulares: condução de auditorias internas e externas para identificar e corrigir possíveis falhas;
• Monitoramento de Fraudes: utilização de tecnologias e processos para detectar e prevenir fraudes nas transações financeiras.

Quais As Diferenças Entre Contas A Pagar E A Receber?

Você sabia que existem diferenças entre contas a pagar e contas a receber? As contas a pagar são todas as saídas que acontecem no caixa da empresa.

Já as contas a receber são o oposto: se referem a todo dinheiro que entra no caixa, seja devido a vendas ou outras operações.

As principais situações incluem:

• Rendimentos de aplicações financeiras;
• Recuperação tributária, entre outros.

Sendo assim, a gestão de contas a pagar está diretamente relacionada à gestão das contas a receber.

Isso porque, assim, o gestor consegue entender a real situação financeira da empresa e garante que o caixa tenha recursos suficientes nas datas dos pagamentos.

Natureza Das Transações

Contas a Pagar:

Refere-se às obrigações financeiras que a empresa tem para com terceiros, como fornecedores e prestadores de serviços.

Essas obrigações surgem a partir de compras a crédito de produtos, mercadorias ou serviços, que precisam ser pagas em uma data futura acordada entre as partes.

O gerenciamento eficiente das contas a pagar é essencial para manter a solvência e a reputação da empresa no mercado.

Contas a Receber:

Refere-se aos créditos que a empresa tem a receber de seus clientes pelas vendas de produtos ou serviços.

Esses créditos representam o montante que os clientes devem à empresa, resultante de transações comerciais a prazo.

O controle eficaz das contas a receber é crucial para garantir que a empresa tenha recursos financeiros disponíveis para suas operações diárias e para evitar problemas de fluxo de caixa.

Classificação Contábil

Contas a Pagar:

São classificadas como passivos no balanço patrimonial, ao representarem dívidas da empresa.

No contexto contábil, um passivo é uma obrigação presente da empresa, resultante de eventos passados, que exigirá a saída de recursos no futuro.

Portanto, as contas a pagar refletem compromissos financeiros que a empresa deve cumprir, impactando diretamente sua posição financeira.

Contas a Receber: 

São classificadas como ativos, por representarem valores que a empresa espera receber no futuro.

Na contabilidade, um ativo é um recurso controlado pela empresa como resultado de eventos passados e do qual se espera que resultem benefícios econômicos futuros.

Assim, as contas a receber representam recursos financeiros que entrarão na empresa, contribuindo para a sua liquidez e capacidade de investimento.

Finalidade Na Gestão Financeira

Contas a Pagar: O objetivo principal é garantir que todas as dívidas sejam pagas pontualmente, mantendo boas relações comerciais e evitando penalidades financeiras.

Um gerenciamento eficaz das contas a pagar permite que a empresa aproveite descontos por pagamento antecipado, evite multas por atrasos e preserve sua credibilidade junto a fornecedores e parceiros comerciais.

Além disso, ajuda a manter o controle sobre as obrigações financeiras e a planejar melhor o fluxo de caixa.

Contas a Receber: 

O foco é garantir que a empresa receba seus créditos no prazo, otimizando o fluxo de caixa e evitando inadimplências.

A gestão eficiente das contas a receber envolve o monitoramento constante dos pagamentos dos clientes, a implementação de políticas de crédito eficazes e a adoção de medidas de cobrança proativas.

Isso assegura que a empresa tenha os recursos necessários para financiar suas operações, investir em crescimento e manter a estabilidade financeira.

Como Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Agora que você já conhece a importância de controlar as contas a pagar, confira o passo a passo para um controle mais eficaz:

• Registre todas as operações financeiras da empresa por menor que sejam. Permite que você tenha uma visão completa do seu fluxo de caixa;
• Evite ter mercadorias paradas no estoque. Produto parado é dinheiro parado e isso pode prejudicar o seu caixa;
• Acompanhe diariamente o fluxo de caixa, para garantir que a empresa tenha recursos suficientes para cumprir com suas obrigações financeiras;
• Utilize centros de custo por categorias que permitem agrupar as despesas. Assim, identifica as áreas que podem ser otimizadas;
• Invista em tecnologia.

Hoje em dia, as empresas contam com sistemas completos que auxiliam no controle de contas a pagar a receber.

Eles automatizam algumas etapas do trabalho, diminuem a incidência de erros e fornece relatórios completos para uma tomada de decisão orientada por dados.

Por exemplo, alguns softwares permitem a integração com outros, como um ERP financeiro, o que pode facilitar o processo de lançamento das contas a pagar.

Além disso, algumas alternativas oferecem recursos de automação, como a geração de boletos e a conciliação bancária.

5 Melhores Dicas Para Organizar o Contas a Pagar

Agora, você confere as melhores dicas para organizar suas contas a pagar de forma eficiente. Então, acompanhe abaixo e aplique na sua empresa para alcançar os melhores resultados.

Priorize Pagamentos Importantes

Ao priorizar os pagamentos importantes, como contas de fornecedores essenciais, salários dos funcionários e impostos, você garante que os recursos críticos para a operação da empresa estejam sempre disponíveis.

Isso evita cortes de serviços essenciais, penalidades por atrasos e problemas de fluxo de caixa.

Além disso, ao estabelecer uma ordem de prioridade, você cria uma visão clara das obrigações financeiras da empresa, facilitando o planejamento e a tomada de decisões.

Registre Tudo Que Comprar

Manter um registro detalhado de todas as compras da empresa é crucial para uma gestão financeira eficiente.

Isso não apenas ajuda a monitorar os gastos e identificar possíveis desperdícios, mas também é fundamental para a contabilidade e o cumprimento de obrigações fiscais.

Ao registrar cada compra, desde pequenos suprimentos até grandes investimentos, você obtém uma visão completa dos custos operacionais da empresa. Esse conhecimento é essencial para a análise de desempenho e o planejamento financeiro.

Fique De Olho Nos Impostos Sobre As Compras

Os impostos são uma parte significativa dos custos de uma empresa, e monitorá-los de perto é essencial para evitar surpresas desagradáveis.

Ao conhecer os impostos associados às suas compras, você pode planejar melhor os gastos, identificar oportunidades de redução de custos e garantir o cumprimento das obrigações tributárias.

Isso inclui não apenas os impostos diretos sobre as compras, mas também possíveis taxas adicionais, como as relacionadas a transações internacionais.

Dessa forma, um controle preciso dos impostos sobre as compras ajuda a evitar problemas legais e financeiros no futuro.

Evite Atrasos E Multas

Manter os pagamentos em dia é crucial para evitar custos extras e manter um bom relacionamento com fornecedores e parceiros comerciais.

Isso porque atrasar pagamentos não apenas gera multas e juros, mas também pode prejudicar a reputação da empresa e dificultar futuras negociações.

Ao evitar atrasos, você demonstra responsabilidade financeira e preserva a credibilidade do seu negócio no mercado.

Além disso, manter um calendário de pagamentos organizado ajuda a antecipar despesas e evitar surpresas financeiras desagradáveis.

Negocie Quando Precisar

Quando enfrentar dificuldades financeiras ou imprevistos que afetem a capacidade de pagamento, não hesite em buscar acordos de renegociação com fornecedores e credores.

A renegociação pode envolver prazos de pagamento estendidos, redução de juros ou até mesmo descontos em dívidas.

Essa abordagem proativa não apenas alivia a pressão financeira imediata, mas também fortalece o relacionamento com os parceiros de negócios.

Ao negociar de forma transparente e colaborativa, você demonstra comprometimento em honrar suas obrigações e busca soluções que beneficiem ambas as partes.

ERP Para Gestão De Contas A Pagar

ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão empresarial que integra diversas funções e processos, incluindo a gestão de contas a pagar.

Com um sistema ERP para essa finalidade, a empresa tem uma visão clara e unificada de todas as suas transações financeiras, tornando a gestão mais eficiente e precisa.

Dentre as principais vantagens de adotá-lo, além de evitar os problemas citados pela falta de um software específico, podemos destacar os benefícios a seguir.

Automatização de Processos

Um sistema de gestão integrada é muito benéfico por automatizar diversos processos relacionados às finanças.

Os principais incluem o lançamento de faturas e pagamentos, a emissão de boletos, a conciliação bancária, entre outros.

Basicamente, essa automatização reduz o tempo e o esforço manual, liberando a equipe para se concentrar em outras atividades importantes, como a gestão de vendas.

Além disso, como os dados são registrados apenas uma vez e automaticamente atualizados em todos os módulos do sistema, melhora a precisão das informações.

Redução de Erros

As informações são inseridas uma vez e automaticamente atualizadas em todos os módulos.

Assim, o ERP elimina a necessidade de registrar tudo manualmente em diversos sistemas ou planilhas. Desse modo, diminui a chance de erros de digitação, omissões e outros tipos de erros.

Por melhorar a comunicação entre departamentos, também ajuda a identificar e corrigir erros mais rapidamente.

Por exemplo, o ERP pode integrar os sistemas de vendas, marketing e produção, o que permite que os departamentos compartilhem informações e trabalhem de forma mais coordenada.

Melhoria da Tomada de Decisão

Com dados atualizados em tempo real, os gestores podem decidir com embasamento e conhecimento assertivo sobre investimentos e possíveis cortes.

Além disso, com relatórios precisos, podem identificar padrões e tendências financeiras, para prever problemas e tomar medidas proativas para evitá-los.

Sem mencionar que, ao automatizar tarefas, muitas daquelas que eram realizadas manualmente passam a não ser uma preocupação para o gestor, que pode se concentrar em atividades mais estratégicas.

Personalização de Processos

Um software pode ser personalizado para atender às necessidades específicas da empresa, como o dia a dia de uma indústria ou distribuidora exige por conta das demandas exclusivas.

Em outras palavras, significa que os processos financeiros podem ser adaptados conforme as políticas e procedimentos internos, tornando a gestão mais eficiente e precisa.

Integração com Outros Módulos

A integração de módulos no ERP é o processo de conectar diferentes áreas para poderem compartilhar dados e informações, trabalhando juntas de forma coordenada e eficiente.

É possível integrar o módulo de gestão de contas a receber, com os de gestão a pagar, gestão de estoque e o de gestão de vendas.

Por meio dessa união, cria-se uma visualização unificada e abrangente do negócio, com todas as informações em um só lugar.

A escolha do método de integração de módulos mais adequado depende das necessidades específicas da empresa.

Por exemplo, uma indústria pode precisar que o módulo de gestão de produção seja integrado ao módulo de finanças para os dados de produção serem usados para gerar relatórios financeiros precisos.

Conclusão

Gerenciar as contas a pagar da empresa é uma tarefa mais simples do que se imagina. Mas, ainda assim, é um processo de grande importância para os bons resultados financeiros do negócio.

Isso porque essa gestão é fundamental para entender tudo sobre a saúde financeira da empresa.

Além disso, a tomada de decisões estratégicas também é afetada. Por fim, evita-se que o caixa da empresa fique sem dinheiro.

Contar com a tecnologia ajuda o gestor a fazer esse controle de forma mais eficiente, com menos erros e com acesso a relatórios completos.

Eles permitem maior controle e trazem novos insights sobre oportunidades e investimentos.

Quer experimentar essa tecnologia, na prática? Então agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais e saiba como ele simplifica e otimiza sua gestão de contas a pagar.