Planilha De Vendas Ou Software? Entenda Tudo Sobre O Tema!

A planilha de vendas é uma ferramenta muito útil para o controle de todas as vendas de uma empresa.

Isso porque esse tipo de acompanhamento é fundamental para o negócio funcionar sem que haja desencontro de informações entre os setores comercial, financeiro, estoque, logística, entre outros.

Então, a utilização de uma planilha de vendas permite que a gestão tenha maior controle sobre tudo o que sai da empresa.

Além disso, ela permite acompanhar a evolução do trabalho em direção às metas e objetivos do negócio.

Neste artigo, você entenderá a importância desse acompanhamento para saúde do negócio e conferirá um passo a passo de como criar uma planilha de vendas atualizada.

Assim, poderá fazer um controle mais rigoroso sobre a operação da empresa e organizar melhor as informações sobre o desempenho do negócio.

A nossa dica para facilitar ainda mais essa gestão das vendas é utilizar o ERP WebMais. Com ele, o seu controle do que foi vendido ou permanece no estoque será mais prático, ágil e preciso. Experimente agora.

Vamos para a leitura!

O Que É Uma Planilha De Vendas?

A planilha de vendas é um documento que permite o controle de tudo o que é vendido por uma empresa.

Em resumo, ela registra informações sobre os produtos que saíram, seus valores e quantidades, entre outras coisas.

Dessa forma, a gestão da empresa consegue acompanhar a operação de vendas, monitorando os detalhes de cada uma e conferindo dados precisos e atualizados.

Eles poderão servir como base para um processo de tomada de decisão mais acertado.

Qual A Importância Do Controle De Vendas?

O controle de vendas é uma atividade essencial para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

É que o registro desse tipo de informação é importante para os gestores entenderem dados essenciais. Isso inclui quais produtos são mais vendidos, quais trazem mais retorno financeiro, quais estão encalhados nas prateleiras, entre outras coisas.

Além disso, o controle rigoroso das vendas facilita a gestão do estoque e evita erros na conferência do inventário.

Quando uma venda não é registrada, certamente o registro sobre a quantidade de itens no estoque estará incompatível com a realidade.

Dessa forma, tanto a relação da empresa com os seus clientes quanto as finanças e os processos de compras podem ser prejudicados.

Mas, o controle de vendas traz ainda outras vantagens:

• Melhor planejamento financeiro;
• gestão do fluxo de caixa otimizada;
• diminuição do risco de fraudes;
• otimização da rentabilidade;
• definição de processos mais assertivos.

Em resumo, a forma mais eficiente de realizar o controle de vendas integrado aos outros setores de uma empresa é com um sistema ERP integrado.

Assista uma demonstração gratuita e entenda como as grandes empresas aumentam as vendas através desse controle.

O Que Considerar No Planejamento De Vendas?

Para elaborar um planejamento de vendas eficiente que auxiliará a empresa a atingir seus objetivos de vendas, é preciso considerar alguns fatores.

Primeiramente, pense em suas metas. Quais são os objetivos de vendas da empresa para o período? Quais são as metas específicas que devem ser alcançadas para atingir esses objetivos?

Mas não se esqueça de analisar o mercado. Procure saber quais são as tendências (como IA, geração de valor, humanização nos relacionamentos etc.), quem é a concorrência e qual o perfil do cliente ideal.

Além disso, considere quais são as estratégias e táticas que serão utilizadas para atingir as metas e objetivos. Isso porque elas precisam estar alinhadas para obter resultados.

Por fim, lembre-se de monitorá-los. Então, defina como o retorno do planejamento de vendas será monitorado e avaliado.

Como Uma Planilha De Vendas Pode Ajudar A Gerenciar Suas Vendas?

Uma planilha de vendas auxilia a gerenciar as vendas de uma empresa de forma eficiente e eficaz.

Ela pode ser utilizada para registrar informações sobre as vendas, como produtos vendidos, clientes, vendedores, datas, valores e muito mais.

Você pode usar essa ferramenta para:

• registrar informações sobre as vendas, como produtos vendidos, clientes, vendedores, datas, valores etc. Assim, mantém um registro histórico das vendas, que pode ser utilizado para analisar o desempenho da empresa e identificar oportunidades de melhoria;
• acompanhar o desempenho das vendas, como o valor total de vendas, o número de vendas, a taxa de conversão e muito mais. Desse modo, é possível identificar tendências e áreas onde melhorias podem ser feitas;
• gerar relatórios de vendas, que podem ser utilizados para compartilhar informações com a equipe, clientes, e investidores;
• automatizar tarefas, como o envio de e-mails de follow-up, a geração de propostas, e o rastreamento de leads. Dessa forma, economiza tempo e melhora a eficiência.

Mas, não se esqueça de que, ao escolher uma planilha de vendas, é importante considerar as necessidades específicas da sua empresa. Atualmente, existem muitos modelos disponíveis online, ou você pode criar sua própria planilha.

O Que É Preciso Inserir Em Uma Planilha De Vendas?

Não existe uma regra sobre o tipo de informação que uma planilha de vendas deve trazer. Mas, alguns itens costumam fazer parte da grande maioria desses documentos. São eles:

• data da venda;
• número da nota fiscal;
• quantidade em estoque;
• preço de custo;
• valor da mercadoria;
• quantidade de itens vendidos;
• descrição do item vendido.

Além dessas opções, você pode acrescentar outras, de acordo com a necessidade do seu negócio.

Alguns outros exemplos de itens que podem fazer parte da planilha de vendas são as comissões dos vendedores.

Além disso, também é possível acrescentar descontos concedidos aos clientes, taxas de cobrança das maquininhas de cartão, quantidade de parcelas e formas de pagamento.

Como Criar Uma Planilha De Controle De Vendas?

Primeiramente, para fazer uma planilha de vendas no Excel, é preciso definir quais colunas serão inseridas. Como falamos, isso depende das particularidades de cada empresa.

A coluna de comissão de vendedores, por exemplo, não faz sentido para todos os negócios.

Entretanto, todas as planilhas devem ter algumas informações básicas, como custo, preço de venda e quantidade vendida.

A nossa dica é que, além de colunas, você também separe a sua planilha em algumas abas. Assim, fica mais fácil separar as informações e organizá-las.

Cadastro de Clientes

O ideal é que a sua planilha de vendas tenha uma aba específica para o cadastro de clientes. Essas são algumas colunas que você pode criar nessa aba:

• CPF;
• nome;
• telefone;
• e-mail;
• dados fiscais;
• produtos que costuma comprar.

Cadastro de Produtos

A aba dos produtos é o lugar no qual você irá registrar informações sobre os produtos disponíveis para vendas no seu estoque. Essas são algumas sugestões de colunas:

• nome;
• categoria;
• preço de custo;
• preço de venda;
• estoque atual;
• referência;
• NCM;
• CNAE;
• Código de Tributação Municipal.

Movimentação Dos Produtos

Esta é a aba principal da sua planilha de vendas, pois é nela que você vai registrar as saídas de produtos. Essas são algumas colunas que podem fazer parte da aba de vendas:

• data;
• cliente;
• produto vendido;
• valor da venda;
• desconto concedido;
• forma de pagamento;
• data de pagamento;
• vendedor.

Controle De Comissões

A aba de controle de comissões serve para calcular a comissão de cada um dos colaboradores do setor mediante os valores de suas vendas. Mas, com o uso de fórmulas, ela pode ser preenchida automaticamente.

As colunas que podem fazer parte desta aba são:

• nome do vendedor;
• data da venda;
• valor da venda;
• comissão a ser recebida.

Além disso, você também pode fazer esse controle automatizado por meio de um ERP. Isso porque a ferramenta de gestão realiza o controle das comissões e também o cálculo automático do valor a ser pago aos vendedores.

Outras Abas

Por fim, você pode criar outras abas para a sua planilha de vendas, inclusive utilizando automações já disponíveis no Excel. Esse é o caso da aba de projeção de vendas.

Essa ferramenta utiliza as informações de vendas de meses anteriores para projetar o volume para os meses seguintes. Dessa forma, o planejamento financeiro do negócio é otimizado.

Outras abas que podem estar presentes na sua planilha de vendas são:

• comparação de resultados;
• pedidos;
• gestão de estoque;
• lucro por venda;
• controle de vendas no cartão;
• custos e despesas.

Quais São Os Tipos De Planilhas De Vendas?

Outra opção é que, em vez de você criar uma grande planilha cheia de abas, crie planilhas diferentes, cada uma com o seu objetivo.

Esses são alguns tipos de planilhas de vendas que você pode criar para ajudar no controle da operação da sua empresa.

Planejamento De Vendas

Esse tipo de planilha de vendas permite que você insira o histórico de vendas da empresa e crie uma previsão de faturamento para os próximos períodos.

É importante que o documento tenha uma célula para que você insira o percentual de crescimento desejado para o ano, para os cálculos serem feitos com base nesse número.

Controle De Vendas E Clientes

Este tipo de planilha de vendas organiza os dados dos clientes e algumas informações sobre as etapas pelas quais cada um já passou dentro da negociação.

Em resumo, é uma forma de evitar esquecimentos e garantir que os dados não vão se perder entre os vendedores.

Prospecção De Clientes

A planilha de prospecção traz informações sobre clientes que já entraram em contato com a empresa, mas ainda não compraram.

Assim, pode trazer informações sobre ramo de atuação, produtos de interesse, objeções e formas de contato, além da etapa do funil em que cada um se encontra.

Produtividade Em Vendas

A planilha de vendas voltada para a produtividade mede resultados de ações realizadas pelo time, além do rendimento de cada membro da equipe individualmente.

Esse tipo de acompanhamento é importante para a identificação de gargalos e para o planejamento de melhorias.

Despesas E Relatório De Visitas

Aqui devem ser registradas todas as despesas que a empresa tem com o seu processo de vendas, pois o objetivo é entender quanto custa para um lead ser convertido em cliente.

Diagnóstico De Vendas

A planilha de diagnóstico de vendas é usada para uma autoavaliação do departamento e suas práticas.

Assim, você entende quais são os pontos fortes e fracos e a necessidade de adotar novas ferramentas para facilitar o fluxo de trabalho.

Comissão de vendas

Uma planilha de comissão de vendas calcula e registra as comissões dos vendedores de uma empresa.

Dessa forma, pode ser utilizada para automatizar o processo de cálculo de comissões, o que pode economizar tempo e esforço para a equipe de vendas e financeiro.

Qual O Melhor Tipo De Planilha De Vendas?

Atualmente, o melhor tipo de planilha de vendas é aquele que atende às necessidades específicas da sua empresa. Mas, existem muitos tipos diferentes, cada uma com seus próprios recursos e funcionalidades.

Porém, não existe o melhor tipo de planilha de vendas, elas se complementam. Então, para escolher o melhor tipo para sua empresa, considere os seguintes fatores:

• tamanho do negócio;
• complexidade do processo de vendas;
• recursos disponíveis para compra de planilhas.

Se você não tiver certeza de qual tipo de planilha de vendas é a melhor para sua organização, pode sempre experimentar diferentes modelos até encontrar um que atenda às suas necessidades.

7 Problemas De Manter Toda A Gestão Em Planilhas

Planilhas são uma ótima ferramenta para organizar e gerenciar informações, mas elas não são adequadas para todas as tarefas.

No caso da gestão de vendas, as planilhas podem apresentar uma série de desafios, que abordaremos a seguir.

1. Dados Pouco Confiáveis

É comum que as planilhas sejam preenchidas manualmente, o que pode levar a erros. Além disso, as planilhas não são atualizadas automaticamente, o que pode resultar em dados desatualizados ou incompletos.

2. Contatos Desatualizados Ou Velhos

Planilhas não conseguem manter contatos atualizados automaticamente. Isso pode levar a perda de oportunidades de vendas, pois os vendedores podem entrar em contato com clientes que não estão mais interessados no produto ou serviço da empresa.

3. Vendedores Podem Apagar Os Dados

Se as planilhas são compartilhadas com vários vendedores, existe o risco de um vendedor apagar ou alterar incorretamente os dados.

Essa situação pode levar a perda de informações importantes, o que pode prejudicar o desempenho da empresa.

4. Vendedores Podem Levar A Carteira De Clientes Ao Saírem Da Empresa

As informações sobre os clientes estão armazenadas em planilhas? Então os vendedores podem levar essas informações consigo quando saem da empresa.

Esse tipo de liberdade pode prejudicar o estabelecimento, pois haverá perda de informações valiosas sobre seus consumidores quando precisar.

5. Relatórios Parciais, Sem Visão Do Todo

Planilhas podem ser usadas para gerar relatórios, mas geralmente são parciais e não fornecem uma visão do todo. Dessa forma, dificulta a identificação de tendências e oportunidades de melhoria.

6. Falta De Informação Online

Você pode até compartilhar os dados de uma planilha em um espécie de drive, mas elas são ferramentas offline. Em resumo, as informações nelas contidas não estão disponíveis online.

Esse tipo de restrição quanto ao compartilhamento de dados em tempo real pode dificultar o acesso às informações, especialmente para pessoas que estão fora do escritório.

7. Exige Tempo Para Atualização, Análises Gráficas E Relatórios

Atualizar planilhas, gerar análises gráficas e relatórios pode exigir muito tempo e esforço. Dessa forma, a produtividade da equipe pode ser prejudicada, além de levar a atrasos na tomada de decisões.

Por Que Usar Um Software De Gestão Para O Controle De Vendas?

A planilha de vendas é uma das formas existentes para fazer o controle desse tipo de operação na empresa.

Mas, como você deve ter percebido, ela exige um grande esforço para a sua configuração, atualização e geração de relatórios.

Por isso, a adoção de um software de gestão pode ser a solução mais interessante, especialmente para empresas com maior volume de movimentações.

Isso porque um sistema ERP automatiza grande parte das tarefas e já vem preparado para entregar resultados, sem que seja necessário configurar diferentes fórmulas. Dessa forma, a empresa evita erros e agiliza o trabalho.

Outra vantagem do sistema ERP é que ele gera relatórios completos automaticamente. Assim, a sua análise de dados e a tomada de decisões são otimizadas. Vamos entender melhor.

ERP WebMais

O ERP WebMais é uma solução completa e flexível que pode ajudar empresas de todos os tamanhos a melhorar o controle de vendas.

Por ser um software fácil de usar, mesmo para usuários não técnicos, esse ERP torna a adoção do software mais rápida.

Mantemos sempre o ERP WebMais atualizado regularmente com novos recursos e melhorias, pois sua empresa precisa estar sempre usando a versão mais recente.

Ele permite automatizar tarefas, como a geração de propostas, o rastreamento de leads e o envio de e-mails de follow-up. Assim, você libera tempo para a equipe de vendas concentrar nas tarefas mais importantes.

Além disso, ajuda a equipe a organizar e gerenciar melhor seu tempo, o que proporciona aumento na produtividade e na geração de leads. Por consequência, melhora a tomada de decisões.

Em resumo, é uma excelente solução para melhorar a eficiência da equipe de vendas, fornecer insights sobre o desempenho das vendas e facilitar a definição de estratégias.

CRM Integrado

O CRM permite gerenciar o relacionamento com os clientes, acompanhar o ciclo de vendas e gerar relatórios personalizados.

Dessa forma, ele é excelente opção para gestão de oportunidades de vendas, pipeline de vendas e relatórios sobre essa área.

Afinal, o CRM integrado fornece uma visão completa do cliente, incluindo suas informações de contato, histórico de compras e interações com a empresa.

Assim, o negócio oferece um serviço personalizado e produtos ou serviços que atendam às necessidades do consumidor.

Sem mencionar que o software automatiza tarefas como a criação de propostas e o envio de e-mails de follow-up.

Você pode integrar o CRM com o ERP da WebMais e aproveitar o melhor de ambos os sistemas para gerenciar melhor sua cartela de compradores, centralizando todos os dados para criar estratégias certas.

Conclusão

Seja com uma planilha de vendas ou com um software, tenha sempre em mente que o controle de vendas é essencial para a saúde do negócio.

Ele facilita a gestão de estoque, o entendimento sobre o perfil dos clientes, a organização dos processos internos e ainda evita fraudes internas. Experimente agora e confira – na prática – esses e outros benefícios.