Você Sabe A Diferença Entre Despesas E Custos? Entenda E Veja Exemplos

As despesas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Esses pagamentos são fundamentais para a manutenção do negócio.

Afinal, sem eles, a empresa não conseguiria contratar pessoas, comprar matérias-primas e nem cuidar da sua administração.

No entanto, é preciso tomar muito cuidado. Isso porque o pagamento de despesas significa tirar dinheiro do caixa.

Isso pode ser muito perigoso para a saúde financeira do negócio se não for feito com planejamento e consciência sobre a atual situação.

Então, neste artigo, você vai entender o que são despesas, qual a diferença entre despesas e custos e conferir as nossas dicas para controlá-las.

Além disso, se precisar de ajuda urgente para melhorar o seu controle financeiro, conte com o ERP da WebMais. Conheça o sistema e agende sua demonstração personalizada e gratuita agora mesmo.

Agora, vamos para o texto. Acompanhe abaixo!

O Que São Despesas?

As despesas são recursos aplicados à estrutura gerencial de uma empresa, com o objetivo de sustentar seu funcionamento como um todo. Em outras palavras, podemos dizer que elas estão relacionadas à administração do negócio.

Isso porque, esses recursos são aplicados às áreas comerciais, de marketing, desenvolvimento de produtos e financeira.

Ou seja, eles não estão relacionados diretamente à produção – esses são os custos, sobre os quais falaremos mais adiante.

A capacidade de gerenciar e otimizar essas despesas é fundamental para garantir a eficiência operacional e a saúde financeira a longo prazo da organização.

Quais São Os Tipos De Despesa?

As despesas são classificadas em cinco tipos e conhecê-los é essencial para você saber classificá-las e, dessa forma, gerenciá-las melhor.

Despesas Fixas

Em resumo, as despesas fixas correspondem a gastos mensais fixos, como o nome indica. Elas são constantes e, em muitos casos, previsíveis, pois não estão vinculadas às oscilações no volume de produção.

Alguns exemplos de despesas fixas são o aluguel de espaços e máquinas, contas de consumo, impostos fixos e salários.

Despesas Variáveis

Já as variáveis são aquelas que estão relacionadas ao volume de produção e, por isso, os valores oscilam de um período para outro.

São exemplos de despesas variáveis as comissões pagas a funcionários, impostos calculados com base na receita da empresa, gastos com transporte e distribuição de produtos, bônus oferecidos aos colaboradores, entre outros.

Despesas Operacionais

As operacionais são aquelas despesas fundamentais para manter o funcionamento da empresa. Elas podem ser administrativas, comerciais ou específicas:

• administrativas: se relacionam a salários e benefícios, impostos e seguros;
• comerciais: são aquelas voltadas para a divulgação do negócio, como assessoria de imprensa, publicidade e brindes;
• específicas: são únicas de cada empresa e variam de acordo com as políticas internas de cada organização.

Despesas Não Operacionais

As não operacionais são aquelas que não estão ligadas diretamente ao funcionamento ou à realização da atividade principal da empresa. Alguns exemplos são o pagamento de juros e dividendos.

Esses custos adicionais geralmente são decorrentes de eventos não frequentes ou situações especiais que demandam desembolsos financeiros adicionais, impactando diretamente o resultado líquido da organização.

Despesas Pré-Operacionais

Já as pré-operacionais são essenciais para a empresa ter condições de realizar suas atividades e expandir seus processos. Elas são pagas antes do início da produção e são inevitáveis para a implementação do negócio.

Então, como exemplos, podemos citar a capacitação e treinamento de funcionários, instalações, reformas e gastos com licenças e alvarás.

Despesas Discricionárias

As despesas discricionárias são aquelas que não são essenciais para o funcionamento básico do negócio.

Mas, ao contrário das despesas obrigatórias, como aluguel, salários e impostos, as discricionárias são opcionais e podem ser alteradas sem comprometer a viabilidade da empresa.

Alguns exemplos de despesas discriminatórias são marketing, treinamento dos funcionários, entretenimento, viagens e despesas com hospedagem etc.

No entanto, embora não sejam essenciais para o funcionamento básico do negócio, elas são importantes para o crescimento e o sucesso. Por isso, vale considerá-las em seu orçamento.

Qual A Importância De Classificar As Despesas Corretamente?

Classificar as despesas corretamente é o primeiro passo para o gestor conhecer a fundo o perfil financeiro da empresa.

Dessa forma, é possível gerenciá-las de maneira mais eficaz, entendo para onde vai cada parte dos recursos desembolsados.

Assim, fica mais fácil controlar os gastos e medir a saúde financeira do negócio, o que possibilita uma tomada de decisão mais consciente.

Com esse conhecimento é possível, por exemplo, entender se é hora de cortar gastos ou de investir na expansão dos negócios.

Mas se a decisão for de cortar gastos, conhecer as despesas é essencial para saber quais podem ser cortadas de modo que o negócio não seja prejudicado.

Qual A Diferença Entre Custos, Gastos E Despesas?

Os termos “custos”, “gastos” e “despesas” são usados no contexto financeiro das empresas, e cada um tem um significado específico.

Em resumo, custos referem-se aos gastos associados à produção de bens ou serviços em uma empresa. Eles incluem matéria-prima, mão de obra direta, energia, aluguel de instalações e outros recursos necessários para a fabricação dos produtos.

Por outro lado, os gastos são as despesas realizadas para adquirir ativos ou investimentos que beneficiarão a empresa no longo prazo.

Alguns exemplos de gastos incluem a compra de equipamentos, maquinários, veículos e imóveis para a empresa.

Despesas são os gastos necessários para a operação diária da empresa, mas que não estão diretamente relacionados à produção.

Assim, se incluem salários administrativos, aluguel do escritório, contas de serviços públicos, despesas de marketing e viagens corporativas.

Exemplos de Custos

Os custos, como falamos, estão ligados à produção de uma empresa, ou seja, ao financiamento dos materiais e processos necessários para a execução da sua atividade-fim.

Esses são alguns exemplos de custos:

• compra de matérias-primas;
• contratação de mão-de-obra;
• compra de embalagens;
• energia elétrica;
• manutenção de máquinas;
• depreciação de máquinas e equipamentos;
• materiais de limpeza e conservação da planta da fábrica.

Exemplos de Despesas

Já as despesas são relacionadas a todas as outras atividades exercidas pela empresa, com exceção da sua atividade-fim, que é a produção. Como exemplos de despesas podemos citar:

• aluguel do espaço onde a empresa funciona;
• contratação de colaboradores que atuam em outros setores, como o de recursos humanos e financeiro;
• custos com vendas;
• materiais de escritório;
• contas de consumo, como a de internet, por exemplo;
• gastos com benefícios oferecidos aos funcionários, como lanches, por exemplo.

Exemplos De Gastos

Os gastos empresariais são todos aqueles  essenciais da gestão financeira, contribuindo para a estabilidade e o crescimento sustentável da empresa. Por isso, alguns exemplos são:

• compra de maquinário novo;
• investimento em tecnologia de ponta;
• aquisição de estoque;
• pagamento de serviços de consultoria;
• contratação de agência de publicidade.

Qual A Influência Dos Custos E Das Despesas No Orçamento?

Atualmente, conhecer bem os custos e despesas da empresa é muito importante para um planejamento orçamentário adequado.

Todos esses gastos precisam ser previstos para ser feita a divisão correta dos valores para cada setor. Além disso, inclui a definição de prioridades, caso não seja possível contemplar todas as necessidades.

Mas todo esse trabalho só é possível quando o gestor conhece todos os custos e despesas do negócio, além do montante necessário para cada setor.

Algumas empresas não fazem a classificação correta dos seus gastos e nem a divisão dos seus recursos. Assim, correm o risco de não ter em caixa os valores suficientes para a operação adequada de cada setor.

Dessa forma, será necessário rever valores após a ocorrência do problema, ou, pior ainda, lidar com a falta de recursos necessários para a execução adequada.

Dicas Para Fazer Um Ótimo Controle Das Despesas

Agora você já sabe o que são despesas e qual a importância de conhecê-las e classificá-las. Então, confira algumas dicas para fazer um melhor controle na sua empresa!

Tenha Um Planejamento Financeiro

O planejamento é a primeira etapa para uma gestão mais eficiente.

Dessa forma, ele deve agregar todas as informações sobre as finanças da empresa e servir como um guia para os gestores, indicando objetivos, metas e ações necessárias para atingi-los.

Ao elaborar um planejamento financeiro sólido, é possível antecipar possíveis desafios econômicos, identificar oportunidades de investimento e otimizar o uso dos recursos disponíveis.

Monte Um Fluxo De Controle

Esse fluxo não precisa ser muito complexo para funcionar. O importante é designar uma pessoa para fazer o controle e definir uma frequência para fazer uma análise de resultados.

Mantenha uma documentação organizada de todas as transações financeiras, incluindo recibos e faturas, para garantir precisão nos registros.

Defina Indicadores

Para a análise ser bem-sucedida, é importante definir quais indicadores serão acompanhados. Então, considere a natureza específica de cada setor da empresa, garantindo uma abordagem personalizada para avaliar o desempenho.

Por exemplo, no departamento de vendas, pode-se monitorar indicadores como o volume de vendas, a taxa de conversão e a satisfação do cliente.

Já no setor de produção, a eficiência operacional, o controle de estoque e a qualidade dos produtos podem ser indicadores-chave.

Além disso, não se esqueça de fazer a documentação dos resultados a cada análise. Assim é possível entender quais áreas estão trazendo os melhores resultados e quais precisam de melhorias.

Controle O Estoque

Um estoque mal administrado pode trazer perdas financeiras – afinal, produto parado é dinheiro parado. Por isso, invista na capacitação da equipe responsável por esse gerenciamento!

Realize treinamento prático para que os membros da equipe entendam os processos de recebimento, armazenamento, contagem de inventário e movimentação de produtos. Isso pode incluir demonstrações práticas e exercícios de resolução de problemas.

Não Perca Os Prazos De Pagamentos

O atraso de pagamentos é, sem dúvidas, uma das principais fontes de gastos desnecessários. Então, não deixe de se atentar a esses prazos e, se não conseguir pagar, negocie com os seus fornecedores para evitar multas.

Lembre-se de que manter um calendário financeiro atualizado e priorizar os compromissos de pagamento contribui para a saúde financeira do seu negócio, evitando surpresas desagradáveis e fortalecendo as relações comerciais com seus parceiros.

Conte Com A Tecnologia

Contar com um software de gestão ajuda você a automatizar muitas dessas atividades de controle.

Além disso, reduz as chances de erros e fornece relatórios já prontos sobre as despesas da empresa. Assim, todo o processo de análise se torna mais eficiente!

Isso porque, ao adotar um sistema ERP, você também integra diferentes áreas da empresa, como finanças, estoque e vendas, facilitando a comunicação e o compartilhamento de informações entre os setores para tomar as melhores decisões.

Como Identificar Possíveis Despesas Desnecessárias?

Uma das boas práticas para uma gestão eficiente das despesas do negócio é saber quando cortar gastos – e quais deles podem ser cortados.

O primeiro passo para isso é fazer uma lista de todas as despesas da empresa, por menores que sejam.

Somente assim é possível ter uma visão geral sobre todas elas e, a partir daí, começar a priorizar.

O próximo passo, portanto, é a classificação dessas despesas em imprescindíveis, importantes ou supérfluas.

No primeiro momento, você deve cortar as despesas supérfluas, que são aquelas que, no final das contas, não impactam diretamente no resultado financeiro dos negócios.

Mas, em situações mais graves, talvez seja necessário cortar ainda outras despesas, que talvez tenham mais impacto nos resultados.

Se esse for o caso, faça isso com muito cuidado. Dê prioridades às despesas mais importantes e corte aquelas que julgar influenciar menos o resultado das vendas no final do mês.

Como Analisar Os Custos E Despesas De Uma Empresa?

Analisar os custos e despesas de uma empresa é essencial para entender sua saúde financeira. Aqui estão algumas etapas para realizar essa análise:

1. Coletar dados: reúna informações detalhadas sobre os custos e despesas da empresa, incluindo registros contábeis, recibos, faturas e relatórios financeiros.
2. Classificar os custos e despesas: organize os gastos em categorias relevantes, como matéria-prima, mão de obra, aluguel, marketing, energia, entre outros. Isso facilitará a compreensão e análise dos números.
3. Calcular os percentuais: determine a porcentagem de cada categoria em relação ao total de custos e despesas. Isso ajudará a identificar áreas que consomem a maioria dos recursos financeiros.
4. Comparar com períodos anteriores: analise os custos e despesas atuais em comparação com períodos anteriores, como trimestres ou anos anteriores. Isso revelará tendências e variações significativas.
5. Benchmarking: compare os custos e despesas da empresa com empresas similares do mesmo setor. Isso ajuda a ver se os gastos estão dentro do que é normal e encontrar onde podemos melhorar.
6. Identificar variações: analise quais custos e despesas estão acima ou abaixo do esperado e investigue as razões por trás dessas variações. Isso pode envolver identificar ineficiências, cortar desperdícios ou ajustar estratégias.
7. Avaliar a rentabilidade: considere como os custos e despesas afetam a lucratividade da empresa. Reconheça os produtos, serviços ou áreas de negócios que geram maior lucro e aqueles que estão tendo dificuldades financeiras.
8. Tomar medidas corretivas: com base na análise realizada, tome medidas para reduzir custos, otimizar despesas e melhorar a eficiência operacional. Isso pode incluir renegociar contratos, buscar fornecedores mais competitivos ou implementar programas de controle de gastos.

A análise regular dos custos e despesas permitirá que a empresa tome decisões financeiras mais informadas, identifique oportunidades de economia e mantenha uma saúde financeira sólida.

Como É Possível Reduzir Despesas Em Uma Empresa?

A eficiência financeira é muito importante para a sobrevivência e o crescimento de qualquer empresa. Nesse sentido, é importante fazer a redução de custos para se manter competitivo.

Mas reduzir despesas sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços é uma arte que requer estratégia e comprometimento de toda a equipe.

Vamos dar algumas dicas valiosas para você colocar em prática!

Avalie Seu Quadro De Colaboradores

O capital humano é um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa, mas também pode ser uma das maiores despesas.

Avaliar o quadro de colaboradores é essencial para encontrar possíveis redundâncias ou áreas onde os recursos humanos não estão sendo utilizados de forma eficiente.

Essa avaliação não significa necessariamente demissões, mas sim realocação de talentos e redefinição de funções para maximizar a produtividade.

Também considere opções como terceirização de certas funções não essenciais ou a implementação de programas de trabalho flexíveis, como trabalho remoto.

O objetivo é reduzir os custos associados à folha de pagamento e infraestrutura física.

Envolva A Equipe Na Redução Dos Custos

Uma equipe engajada é um recurso poderoso na busca pela redução de despesas.

Ao envolver os funcionários no processo de identificação de oportunidades de economia, você não apenas aproveita sua experiência e perspectivas únicas, mas também aumenta o senso de responsabilidade e pertencimento à empresa.

Promova uma cultura organizacional que valorize a eficiência e a economia de recursos, oferecendo incentivos ou reconhecimento para ideias que resultem em economia.

Assim, você motiva os colaboradores a contribuir ativamente para o objetivo comum de reduzir despesas.

Mantenha Dados Corporativos Organizados

A organização eficaz dos dados corporativos impacta na gestão financeira eficiente. Utilize sistemas de gestão integrados que forneçam insights detalhados sobre os custos em diferentes áreas da empresa.

Com isso, você encontra padrões de gastos, localiza áreas de desperdício e toma decisões informadas sobre onde é possível cortar despesas sem comprometer a qualidade ou a produtividade.

Além disso, a análise regular dos dados financeiros pode ajudar a entender tendências de mercado, oportunidades de otimização de processos e áreas onde investimentos estratégicos podem gerar retornos significativos a longo prazo.

O sistema ERP da WebMais fornece demonstração gratuita para você entender na prática como a plataforma funciona ao centralizar informações sobre finanças, estoque, vendas e outras operações essenciais.

De Que Maneira Organizar Despesas Ajuda A Otimizar Processos Internos?

A organização de despesas otimiza processos internos em qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento.

Desse jeito é possível ter controle preciso dos gastos, possibilitando a identificação de áreas com potencial de economia. Por meio da categorização e análise, é possível listar gargalos e oportunidades de otimização.

Com base nos dados, você consegue entender onde gasta sem necessidade e pode implementar medidas corretivas onde há desperdício ou ineficiência. Isto é, pode tomar decisões mais informadas.

Uma organização eficaz das despesas também permite um melhor controle do orçamento, para gastar dentro de seus meios, evitando gastos excessivos que possam prejudicar sua saúde financeira.

De certa forma, também promove a transparência dentro do negócio. Os stakeholders compreendem melhor como o dinheiro está sendo gasto e promove uma cultura de prestação de contas.

Conclusão

As despesas de uma empresa podem não estar relacionadas à sua produção, mas o seu gerenciamento é tão importante quanto o controle dos custos. 

Conhecê-las e classificá-las é fundamental para ter uma visão ampla sobre a situação financeira do negócio e tomar decisões mais conscientes. Para ajudar nessa tarefa, não deixe de contar com a tecnologia! 

Hoje, existem no mercado sistemas capazes de organizar todas as informações sobre as despesas de uma empresa e entregar relatórios completos. Dessa forma, toda a sua gestão seja mais eficiente e traga melhores resultados. 

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