Despesas Operacionais: entenda a definição e importância

As despesas operacionais fazem parte da rotina de toda empresa, seja pequena, média ou grande. Elas representam os gastos necessários para manter o negócio funcionando, mas que não estão ligados à produção direta.

Ou seja, salários administrativos, aluguel, marketing e contas de consumo são alguns exemplos comuns.

Esses valores aparecem na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e influenciam o lucro operacional. Portanto, compreender como identificar e calcular as despesas operacionais é essencial.

Por isso, neste artigo, você vai aprender o que são despesas operacionais, quais são os tipos, exemplos práticos, impactos tributários e como gerenciar de forma eficiente.

Continue a leitura e descubra como aplicar esse conhecimento na gestão do seu negócio.

O que são Despesas Operacionais?

As despesas operacionais (também chamadas de OpEx – Operating Expenses) são todos os gastos relacionados à manutenção das atividades da empresa, mas que não estão ligados diretamente à produção.

Enquanto os custos se relacionam ao que é produzido ou vendido, as despesas operacionais mantêm a estrutura ativa.

Essas despesas aparecem na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e impactam o lucro operacional. Por isso, a correta classificação e o acompanhamento constante são essenciais para a Gestão Financeira.

Exemplo prático: O salário de um vendedor é uma despesa operacional, enquanto a matéria-prima usada na produção de um produto é um custo.

Tipos de despesas operacionais

As despesas operacionais se dividem em três categorias principais.

Cada grupo representa gastos necessários para o funcionamento da empresa.

1. Despesas Administrativas

Essas despesas estão ligadas à estrutura interna e à gestão do negócio.

Incluem salários administrativos, serviços contábeis, aluguel de escritório e materiais de uso diário.

Também entram nessa categoria os custos com seguros, manutenção predial e contratação de consultorias.

Ou seja, tudo o que mantém a administração da empresa ativa, mas não gera receita direta.

2. Despesas Comerciais

São os gastos relacionados às atividades de vendas e marketing.

• Salários da equipe de vendas.
• Publicidade e campanhas digitais.
• Comissões de vendedores.
• Custos com transporte de mercadorias.

Esse grupo é essencial para garantir que os produtos ou serviços cheguem ao consumidor.

3. Outras Despesas Operacionais

Nessa classificação entram gastos que não se enquadram nas áreas anteriores, mas que ainda impactam a operação.

Entre os exemplos estão manutenção de equipamentos, aquisição de softwares, serviços de tecnologia, seguros empresariais e treinamentos de colaboradores também fazem parte dessa categoria.

Embora não estejam ligados diretamente às vendas ou à administração, sustentam a atividade da empresa.

Diferença entre despesas operacionais, não operacionais e pré-operacionais

As despesas operacionais são diferentes das pré-operacionais e das não operacionais. Cada uma possui características próprias e um impacto distinto na gestão financeira.

Despesas Operacionais

São os gastos do dia a dia que mantêm a empresa em funcionamento. Incluem salários administrativos, aluguel, contas de consumo e despesas comerciais.

Despesas Não Operacionais

São despesas que não fazem parte da atividade principal do negócio. Ou seja, ocorrem de forma esporádica e não estão ligadas à produção ou às vendas.

Exemplos comuns são multas, perdas na venda de ativos e custos com processos judiciais. Elas não são recorrentes, mas podem afetar o resultado da empresa.

Despesas Pré-Operacionais

São os gastos feitos antes do início das atividades da empresa. Envolvem investimentos como reformas, aquisição de móveis, licenças e taxas de registro.

Essas despesas são registradas como ativo e, depois, amortizadas ao longo do tempo.  Elas preparam a estrutura para o funcionamento futuro do negócio.

Exemplos reais de despesas operacionais

Para facilitar o entendimento, veja como as despesas operacionais aparecem em diferentes setores:

• Supermercado: salários de caixas, equipe administrativa, energia elétrica, publicidade em jornais locais.
• Escritório de contabilidade: aluguel, softwares de gestão, salários administrativos, marketing digital.
• Indústria: manutenção de máquinas, salários administrativos, despesas com transporte de produtos.
  

Uma boa prática é manter uma tabela de acompanhamento para identificar padrões de gastos e tomar decisões mais assertivas.

Como calcular as Despesas Operacionais na DRE

Calcular despesas operacionais é simples. Basta listar todas elas e somar os seus respectivos valores. 

Você pode encontrar o valor total para as despesas operacionais ou calcular valores de cada categoria.

É importante lembrar aqui que, apesar de despesas operacionais serem recorrentes, nem sempre elas podem ser consideradas custos fixos da empresa. 

Isso porque algumas dessas despesas têm valores variáveis, como as comissões dos vendedores, contas de consumo e manutenção de máquinas. Afinal, pode variar conforme sazonalidades ou desempenho do negócio. 

Por exemplo, despesas com publicidade podem aumentar durante os períodos de promoção ou lançamento de produtos. 

Portanto, ao calcular as despesas operacionais, é essencial considerar a natureza variável de algumas delas.

Fórmula simplificada:

Confira a seguir o exemplo prático:

• Lucro Bruto: R$ 500.000
• Despesas Operacionais: R$ 200.000
• Lucro Operacional: R$ 300.000
  

Esse cálculo ajuda a empresa a visualizar o peso das despesas na geração de lucro e tomar decisões sobre cortes ou ajustes.

Importância da Gestão de Despesas Operacionais

A gestão de despesas operacionais é fundamental para a saúde financeira da empresa.
Sendo assim, entre os principais benefícios estão:

• Redução de desperdícios: evita gastos desnecessários e melhora o uso dos recursos.
• Maior eficiência: organiza processos e aumenta a produtividade da equipe.
• Previsibilidade do fluxo de caixa: permite planejar entradas e saídas com mais segurança.
• Melhor rentabilidade: possibilita realocar recursos para áreas estratégicas.
• Negociação mais forte com fornecedores: garante melhores condições comerciais.
• Competitividade no mercado: reduz custos e fortalece a posição da empresa.
• Prevenção de riscos fiscais e fraudes: assegura transparência e conformidade legal.
  

Assim, a gestão eficiente das despesas operacionais não somente controla custos, mas também sustenta o crescimento do negócio de forma segura e estratégica.

Como reduzir e otimizar as Despesas Operacionais

Reduzir e otimizar as despesas operacionais exige análise constante e disciplina na gestão. Com estratégias práticas, a empresa pode economizar sem perder eficiência.

1. Analise e otimize processos

• Mapeie os processos internos para identificar falhas e desperdícios.
• Reestruture fluxos de trabalho, eliminando etapas que não agregam valor.
• Revise rotinas administrativas para aumentar a eficiência operacional.
  

2. Negocie contratos e fornecedores

• Renegocie prazos, descontos e condições comerciais periodicamente.
• Compare propostas de diferentes fornecedores para obter melhores preços.
• Busque parcerias estratégicas que tragam benefícios de longo prazo.
  

3. Invista em tecnologia e automação

• Use sistemas de gestão (ERP) para acompanhar despesas em tempo real.
• Automatize tarefas repetitivas e reduza falhas manuais.
• Gere relatórios financeiros que apoiem decisões mais assertivas.

4. Reduza desperdícios

• Controle o consumo de energia, água e materiais de escritório.
• Gerencie o estoque para evitar excessos e perdas de insumos.
• Adote políticas de uso consciente de recursos em toda a empresa.
  

5. Crie uma cultura de controle de gastos

• Estabeleça políticas claras para aprovações e reembolsos.
• Engaje colaboradores na busca por economia e eficiência.
• Promova treinamentos que incentivem o uso racional dos recursos.
  

6. Avalie a terceirização

• Terceirize atividades que não fazem parte do core business, como limpeza e segurança.
• Compare custos entre equipes internas e serviços terceirizados.
• Direcione o foco da empresa para áreas estratégicas.
  

7. Otimize dívidas e benefícios

• Renegocie dívidas com juros altos e busque alternativas mais vantajosas.
• Revise planos de saúde e outros benefícios para equilibrar custos e valor.
• Garanta benefícios eficientes sem comprometer o orçamento.

Com essas práticas, a empresa fortalece sua gestão financeira e ganha competitividade. 

Impactos Tributários das Despesas Operacionais

Um ponto pouco explorado, mas essencial, é a relação das despesas operacionais com os tributos:

• IRPJ e CSLL: despesas operacionais podem ser dedutíveis, reduzindo o lucro tributável.
• PIS e Cofins: dependendo da atividade, algumas despesas podem gerar créditos tributários.
• CARF: decisões recentes reforçam a importância da correta classificação contábil para evitar autuações fiscais.

Uma classificação errada pode levar a problemas com o fisco e aumentar a carga tributária da empresa.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. O que entra em despesas operacionais?

Tudo que não está ligado diretamente à produção, mas mantém a empresa funcionando, como salários administrativos, aluguel e marketing.

2. Qual a diferença entre despesas e custos?

Custos estão ligados à produção; despesas, à manutenção da operação.

3. Despesas operacionais reduzem o lucro tributável?

Sim, desde que sejam despesas necessárias e comprovadas, podem ser deduzidas do IRPJ e CSLL.

4. Como pequenas empresas podem controlar suas despesas operacionais?

Utilizando planilhas de controle financeiro ou, preferencialmente, um ERP que centralize informações em tempo real.

Conclusão

As despesas operacionais são inevitáveis em qualquer negócio, mas a forma como são classificadas, calculadas e gerenciadas faz toda a diferença para a rentabilidade da empresa.

Com o uso de ferramentas adequadas, como o ERP WebMais, é possível reduzir desperdícios, acompanhar indicadores financeiros e tomar decisões mais estratégicas para o crescimento sustentável.

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