Passo A Passo De Como Fazer A Troca De ERP

Trocar de ERP pode ser difícil, mas é crucial para empresas em crescimento. Elas precisam passar das planilhas para um sistema que otimize processos, gere relatórios e ofereça uma visão completa da gestão.

Se você já passou por essa fase talvez se identifique com outra situação. Isso porque, após alguns anos dessa contratação, com a empresa maior e melhor estruturada, aquele velho ERP contratado no início já não supre todas as necessidades.

Talvez não se adapte às situações corriqueiras, ou não evolua no mesmo ritmo. Se você se identificou, talvez esteja na hora de pensar em trocar de ERP.

Assim, você permite que os processos se desenvolvam com a ajuda de uma ferramenta mais robusta e completa. Você pode pensar que o processo de migração pode te trazer muita dor de cabeça.

Mas, com um planejamento estruturado e algumas dicas, garantimos que sua empresa vai migrar para um ERP que atenda todas as suas necessidades, otimizando processos.

Comece conhecendo o ERP da WebMais e agende uma demonstração gratuita para notar que a troca vale a pena. Após isso, continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Qual A Importância De Um ERP Para O Negócio?

Não dá para negar que um ERP é importante para qualquer negócio, de todos os portes e segmentos. Afinal, é uma ferramenta facilitadora por diversos motivos.

Se a sua empresa não vê sua importância, talvez seja uma boa hora para trocar de ERP. A seguir, você confere as razões para ter um software como esse.

Integração De Processos

Com essa solução, os diferentes setores da empresa trabalham de forma integrada, facilitando a comunicação e evitando problemas como retrabalho e falta de informação.

Isso significa que o processo de compra, por exemplo, pode ser integrado com o setor financeiro, que recebe automaticamente as informações do que foi comprado e o valor.

Sendo assim, trocar de ERP evita erros, agiliza os processos e reduz os custos.

Diagnósticos Precisos

A centralização de dados em uma única plataforma permite monitorar todas as atividades em tempo real.

Dessa forma, identifica gargalos e problemas de forma mais ágil e precisa, permitindo uma tomada de decisão mais estratégica e assertiva.

Vamos exemplificar. O ERP pode mostrar compras de um determinado produto com muita frequência e em pequenas quantidades.

Assim, você sabe quando seria mais vantajoso fazer uma compra maior e com menos frequência.

Então, pode ser que não exista esse tipo de feedback para ajudar no crescimento da companhia por meio de economia e estratégia. Nesse caso, o ideal é trocar de ERP o quanto antes.

Diminuição Da Burocracia

É possível diminuir a quantidade de documentos físicos, evitando a necessidade de preenchimento de formulários e assinaturas em diversas áreas.

Ou seja, a gestão fiscal e contábil é feita eletronicamente para ter mais segurança e agilidade no processo de aprovação.

Sendo assim, trocar de ERP também evita erros e retrabalhos desses trabalhos burocráticos.

Mobilidade

O uso de dispositivos móveis permite acessar o ERP em qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja conexão com a internet.

Com a troca de ERP, o gestor e os colaboradores podem ter acesso aos dados mesmo fora da empresa.

Dessa forma, aumenta a produtividade e facilita a comunicação, além da tomada de decisão embasada.

Por Que Trocar De Erp?

Com o tempo, é comum surgirem motivos para realizar a troca de ERP e não há problemas nisso, desde que seja avaliada a real necessidade para a mudança.

Veja, abaixo, algumas das razões para tomar essa medida.

Modernização De Processos

À medida que as empresas crescem, a execução de determinados processos pode se tornar incompatível com o ERP atual. Por isso, é natural considerar o custo-benefício durante a modernização dos processos.

No entanto, trocar de ERP pode ser mais caro devido a compra de licenças e hardware, além do treinamento da equipe para entenderem como usar os módulos.

Mas, em alguns casos, a adaptação do sistema atual pode ser ainda mais cara do que a implantação de um novo.

Sem mencionar que um sistema atualizado e adequado para assegurar a precisão das suas obrigações legais é indispensável.

Afinal, se sua empresa cresce, precisa cumprir novas regras no Sistema Público de Escrituração Digital ou em NFs-e. Então, é preciso um sistema mais completo.

Crescimento Da Empresa

Com o crescimento da empresa, surgem novos processos, controles e setores que exigem a troca de ERP.

Quando a conexão entre os programas é fraca, o sistema pode ficar instável, o que leva a erros tecnológicos e de negócios.

Por isso, é fundamental que o sistema suporte às futuras operações, reduzindo ao mínimo os erros.

É importante investir em tecnologia, mas a escolha deve facilitar as mudanças. Imagine que a empresa está planejando grandes investimentos, como a implementação de um software de nível global, por exemplo.

Dessa forma, é essencial haver uma fase de preparação para ter segurança e fornecer informações precisas aos investidores.

Integração Incompleta

Em um mundo onde as empresas dependem cada vez mais da tecnologia para se manterem competitivas, a falta de compatibilidade entre os sistemas prejudica significativamente as operações.

Quando diferentes departamentos usam softwares e aplicativos diferentes, é difícil manter a coerência nas informações e garantir a atualização de todas em tempo real. Isso resulta em atrasos, retrabalho e perda de oportunidades.

Por isso, é fundamental realizar a troca de ERP e investir em sistemas que se integram facilmente com outras soluções tecnológicas utilizadas.

Com isso, os funcionários trabalham de forma mais eficiente, colaborativa e com acesso a dados precisos.

Além disso, a integração permite uma visão holística da organização, facilitando a identificação de pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.

Comparação De Funcionalidades

Confira quais pontos você deve comparar para fazer a troca de ERP com mais segurança.

1 – Comparação De Funcionalidades

Antes de buscar uma nova solução para sua empresa, é preciso entender quais são as necessidades do seu negócio a respeito de um ERP.

Mas nossa dica principal é que você levante com os usuários principais quais são as funcionalidades essenciais na ferramenta que usam hoje. Além disso, veja quais fazem falta, ou podem chegar para otimizar os processos.

Feito isso, é chegada a hora de comparar as opções de mercado com as necessidades da sua empresa e ver qual se encaixa melhor.

2 – Importação De Dados

Para fazer a troca de ERP de forma mais tranquila, um dos pontos principais para entender e levantar é quanto à importação de dados para a nova ferramenta.

Então, na hora da pesquisa e comparação de opções, certifique-se de conferir com os fornecedores se será possível importar seus dados para o novo sistema.

Como essa importação acontece? Com qual tipo de arquivo? Esse formato de arquivo é fornecido pelo seu sistema atual? Haverá algum custo mútuo para realizar essa importação?

Essas são perguntas importantes para você fazer aos envolvidos no processo, garantindo uma transição de dados tranquila e segura.

3 – Processo De Implementação

É preciso levantar quais são as funcionalidades que você estará contratando na troca de ERP. 

Além disso, após entender como a importação de informações acontecerá, verifique outro ponto essencial nessa mudança: a implementação do novo sistema. 

Verifique com a empresa fornecedora quais os custos e período envolvidos na implementação do projeto. 

Entenda como acontecerá essa implementação: de forma presencial ou online? Com reuniões periódicas ou por meio de um intensivo? Essas informações são essenciais para a gestão da empresa se programar para esse processo. 

E o melhor é aproveitar a fase de implementação ao máximo para entender de forma prática como essa troca de ERP contribuirá para a gestão e otimização de processos.

4 – Comunicação Com Os Envolvidos

Durante o processo de migração para a troca de ERP, é importante que os gestores se comuniquem com os principais responsáveis de cada departamento da empresa.

Primeiramente para alinhar necessidades e expectativas, e posteriormente para organizar o processo de implementação. 

Nossa sugestão aqui é que, de alguma forma, os principais envolvidos na operacionalização do ERP sejam ouvidos quanto às suas expectativas para a nova contratação. 

Esses colaboradores podem levantar funcionalidades necessárias para automatizar processos e produtividade, que muitas vezes podem passar despercebidas aos gestores da empresa. 

Além disso, sabemos que resistências à mudança podem acontecer. O ser humano inicialmente resiste às adaptações e novas tecnologias, para somente depois entregar-se aos ganhos que esse tipo de mudança pode ocasionar. 

Por isso a comunicação será tão importante, ouvindo os envolvidos, mas também expondo os ganhos individuais e da organização com essa nova solução.

5 – Período De Adaptação

Por último, frente à decisão da troca de ERP, os gestores e suas equipes precisam estar cientes de que um período de adaptação será necessário. 

Além do tempo de implementação, é importante destinar uma data limite para a adaptação do novo sistema, com um deadline de utilização da ferramenta anterior. 

Isso porque todos os envolvidos devem migrar as suas rotinas para o novo ERP. 

Assim, é possível garantir que todas as informações necessárias estejam presentes nesse software.

Com esse período finalizado e todas as dicas acima contempladas, a antiga ferramenta pode ser cancelada. Além disso, sua migração terá ocorrido de forma tranquila e sem dor de cabeça!

Quais São As Funcionalidades Obsoletas?

As funcionalidades obsoletas em um sistema ERP podem ser uma das principais razões para a troca desse software.

Isso pode incluir tecnologias desatualizadas, interfaces de usuário pouco amigáveis, integrações limitadas com outras plataformas, entre outros aspectos.

Dessa forma, identificar essas funcionalidades é crucial para uma transição bem-sucedida.

Suporte Ruim Por Parte Da Prestadora De Serviços

Um suporte deficiente por parte da prestadora de serviços também pode motivar a troca de ERP.

Isso pode se manifestar na forma de tempos de resposta lentos, soluções inadequadas para problemas enfrentados, falta de atualizações regulares e dificuldades na comunicação com a equipe de suporte.

Baixo Nível De Escalabilidade

A capacidade do sistema ERP de se adaptar ao crescimento e às mudanças do negócio é essencial.

Um baixo nível de escalabilidade pode limitar a capacidade da empresa de expandir suas operações, adicionar novas funcionalidades ou lidar com um aumento significativo na carga de trabalho.

Falhas De Segurança

A segurança dos dados é uma preocupação primordial para qualquer empresa. Falhas de segurança em um sistema ERP podem resultar em vazamento de informações confidenciais, manchando a reputação da empresa.

Essas falhas podem surgir devido a vulnerabilidades no software ou ações maliciosas de terceiros.

Quais As Etapas Para Trocar De Erp?

A troca de ERP é um processo complexo que requer planejamento, avaliação cuidadosa e execução meticulosa. Abaixo estão as etapas envolvidas nesse processo:

Avaliação E Justificativa

Antes de iniciar a troca de ERP é fundamental realizar uma avaliação abrangente do sistema atual.

Isso envolve não apenas identificar suas deficiências, mas também compreender como essas deficiências impactam diretamente as operações e metas da empresa.

A justificativa para a troca de ERP deve ser clara e bem fundamentada, considerando a insatisfação com o sistema atual e as oportunidades de melhorias na eficiência, análise de dados e suporte ao crescimento que um novo ERP pode oferecer.

Mapeamento Dos Processos

O próximo passo é mapear os processos de negócio da empresa para entender como o novo ERP deve ser configurado para atender às necessidades específicas da organização.

Isso inclui a identificação de fluxos de trabalho, integrações com outras ferramentas e requisitos de relatórios.

Pesquisa E Seleção

Durante a pesquisa e seleção da troca de ERP, é importante considerar não apenas as funcionalidades oferecidas pelo sistema novo, mas também a reputação e o suporte do fornecedor.

Isso inclui avaliar a experiência de outros clientes, analisar casos de sucesso e verificar a capacidade do fornecedor em fornecer treinamento e suporte contínuo após a implementação.

A escolha do ERP certo requer uma análise detalhada e uma compreensão clara dos requisitos da empresa.

Planejamento De Implementação

O planejamento de implementação é uma etapa crítica que envolve a definição de prazos, alocação de recursos e criação de um plano detalhado de execução.

Isso inclui a identificação de marcos importantes, a definição de responsabilidades da equipe e a elaboração de um plano de comunicação para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas e informadas durante o processo.

Personalização E Configuração

A personalização e configuração do novo sistema ERP são essenciais para garantir que ele atenda às necessidades específicas da empresa.

Isso pode envolver a criação de campos personalizados, ajustes de fluxos de trabalho, integração com outras ferramentas e a definição de permissões de acesso para garantir a segurança dos dados.

A personalização deve ser feita de forma cuidadosa para não comprometer a integridade e a estabilidade do sistema.

Migração De Dados E Transição

Um dos aspectos mais críticos da troca de ERP é a migração de dados do sistema antigo para o novo. Isso requer um processo cuidadoso para garantir a integridade e a precisão dos dados.

Além disso, é importante planejar a transição para o novo sistema de forma gradual para minimizar interrupções nas operações.

Monitoramento Pós-Implantação

Após a implementação do novo ERP, é essencial monitorar seu desempenho e realizar ajustes conforme necessário.

Isso inclui coletar feedback da equipe, solucionar quaisquer problemas que surgirem e garantir que o sistema esteja funcionando de maneira eficiente e eficaz.

Como Trocar De ERP Na Empresa?

Uma coisa é certa: realizar uma troca de ERP pode ser um processo desafiador para qualquer empresa, mas não podemos negar que traz grandes benefícios.

Para fazer a substituição corretamente, listamos algumas dicas valiosas a seguir.

Identifique As Necessidades Do Seu Negócio

É importante identificar suas necessidades específicas antes de escolher um novo sistema. Então, mapeie quais processos podem ser otimizados e quais são as dificuldades atuais.

Essa etapa é crucial para mensurar o retorno do investimento no futuro e garantir que o novo sistema atenda a todas as áreas do negócio. Mas é claro, sem contratar funcionalidades que permanecerão ociosas.

Escolha O Momento Ideal

Considere as sazonalidades do seu negócio e evite fazer a troca durante períodos de alta demanda ou picos de vendas.

Também é fundamental os colaboradores estarem preparados para a mudança, tanto em termos de treinamento quanto de adaptação aos novos processos e sistemas.

Mas, antes de definir a data da transição, toda equipe deve estar a par das mudanças.

Faça Benchmarking

Busque referências em concorrentes, parceiros e outros players na área de atuação da empresa.

Isso ajuda a escolher fornecedores confiáveis e a evitar argumentos de vendas que visam empurrar um produto inadequado.

É recomendado dar preferência a fornecedores com expertise com outros empreendimentos no mesmo mercado, buscando um software com módulos específicos para o negócio.

Prepare A Empresa

Antes de trocar de ERP e iniciar a implementação, crie um plano de comunicação interna para informar aos colaboradores sobre a alteração. E lembre-se de ter um cronograma claro de implementação e treinamentos.

Com uma boa preparação com treinamentos e comunicação clara com todos os setores, a troca de ERP não será uma tarefa complicada para os gestores.

Realize Reuniões Com Os Consultores

Por fim, realize reuniões com os consultores de tecnologia para desenhar um planejamento de implementação do sistema e migração dos dados.

Priorize áreas que podem se beneficiar de imediato e ser colaborativo com os consultores do fornecedor.

Além disso, decida quais dados precisam ser migrados e negocie os custos. Para isso, pontue todas as necessidades imediatas e mantenha backup das informações.

Qual O Momento Ideal Para Trocar De ERP?

Para tomar uma decisão segura da troca de ERP, é preciso considerar alguns sinais que mostram o momento ideal para. São eles:

• Funcionalidades obsoletas, que não se adequam mais à rotina empresarial;
• Suporte demorado e ruim por parte da prestadora de serviços;
• Baixo poder de escalabilidade conforme a empresa cresce;
• Dificuldade em manter a aplicação devido aos seus custos;
• Falhas de segurança que podem afetar a sua credibilidade e confiabilidade no mercado.

Como Escolher O Melhor Erp?

Escolher o melhor ERP para uma empresa envolve uma análise cuidadosa de vários fatores, sendo os principais:

• Avalie as necessidades da sua empresa: Comece identificando quais são os processos críticos para o seu negócio. Isso pode incluir vendas, estoque, contabilidade, recursos humanos, entre outros. Certifique-se de que o ERP escolhido atenda a todas essas áreas;
• Compatibilidade: Verifique se o ERP é compatível com os sistemas e tecnologias já existentes na sua empresa. Isso pode evitar problemas de integração e facilitar a transição;
• Custo: Considere o custo inicial do ERP, bem como custos contínuos, como licenças, manutenção e suporte. Certifique-se de que o investimento seja sustentável para o seu orçamento;
• Facilidade de uso: Um ERP deve ser intuitivo o suficiente para que os funcionários consigam utilizá-lo sem grandes dificuldades. Testar a interface e a usabilidade é fundamental;
• Suporte e atualizações: Verifique a reputação do fornecedor em termos de suporte ao cliente, disponibilidade de atualizações e correções de bugs. Um bom suporte pode fazer toda a diferença em momentos de dificuldade.

Um dos ERP mais indicados é o WebMais, afinal, ele oferece inúmeras funcionalidades. Algumas características do WebMais que podem ser consideradas vantagens:

• Customização: O sistema permite adaptações conforme as necessidades específicas da empresa;
• Integração: Pode ser integrado com outros sistemas, facilitando a gestão de diferentes processos;
• Suporte: Oferece suporte técnico e atualizações frequentes para manter o sistema funcionando de forma eficiente;
• Interface Amigável: Possui uma interface intuitiva, o que facilita o uso por parte dos funcionários.

No entanto, é importante ressaltar que a escolha do melhor ERP depende muito das necessidades e da estrutura de cada empresa.

Conclusão

A troca de ERP pode ser um processo trabalhoso e complexo. Mas, é extremamente necessária para manter a competitividade no mercado e melhorar a eficiência dos processos de negócio.

Ao realizar a mudança, é importante considerar todas as dicas dadas até aqui para amenizar as suas consequências, que são positivas se for realizada com uma boa estrutura.

Está em dúvida sobre o melhor sistema para a sua organização? Então conheça o ERP da WebMais! O software é ideal para pequenas e médias empresas que buscam crescer com a solução. Agende uma demonstração gratuita!