Trocar de ERP facilita trabalho de gestor

Confira As Melhores Dicas Para Trocar De ERP

Imagem de Sanon Matias

Trocar de ERP pode ser uma tarefa difícil, mas é necessária para algumas empresas.

Em um cenário comum, os negócios crescem e precisam migrar das planilhas para um sistema que otimize processos, forneça relatórios e proporcione uma visão geral da gestão. Você já passou por essa fase?

Se sim, talvez se identifique com outra situação. Isso porque, após alguns anos dessa contratação, com a empresa maior e melhor estruturada, aquele velho ERP contratado no início já não supre todas as necessidades.

Talvez não se adapte às situações corriqueiras, ou não evolua no mesmo ritmo.

Se você se identificou, talvez esteja na hora de pensar em trocar de ERP. Assim, você permite que os processos se desenvolvam com a ajuda de uma ferramenta mais robusta e completa.

Você pode pensar que o processo de migração pode te trazer muita dor de cabeça. Mas, com um planejamento estruturado e algumas dicas, garantimos que sua empresa vai migrar para um ERP que atenda todas as suas necessidades, otimizando processos.

Comece conhecendo o ERP da WebMais e agende uma demonstração gratuita para notar que a troca vale a pena. Após isso, continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!

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Qual A Importância De Um ERP Para O Negócio?

Não dá para negar que um ERP é importante para qualquer negócio, de todos os portes e segmentos. Afinal, é uma ferramenta facilitadora por diversos motivos. Se a sua empresa não vê sua importância, talvez seja a hora de trocar de ERP.

A seguir, você confere as razões para ter um software como esse.

Integração De Processos

Com essa solução, os diferentes setores da empresa trabalham de forma integrada, facilitando a comunicação e evitando problemas como retrabalho e falta de informação.

Isso significa que o processo de compra, por exemplo, pode ser integrado com o setor financeiro, que recebe automaticamente as informações do que foi comprado e o valor. Isso evita erros, agiliza os processos e reduz os custos.

Diagnósticos Precisos

A centralização de dados em uma única plataforma permite monitorar todas as atividades em tempo real. Dessa forma, identifica gargalos e problemas de forma mais ágil e precisa, permitindo uma tomada de decisão mais estratégica e assertiva.

Vamos exemplificar.

O ERP pode mostrar compras de um determinado produto com muita frequência e em pequenas quantidades. Assim, você sabe quando seria mais vantajoso fazer uma compra maior e com menos frequência.

Então, pode ser que não exista esse tipo de feedback para ajudar no crescimento da companhia por meio de economia e estratégia. Nesse caso, o ideal é fazer a troca de ERP o quanto antes.

Diminuição Da Burocracia

É possível diminuir a quantidade de documentos físicos, evitando a necessidade de preenchimento de formulários e assinaturas em diversas áreas.

Ou seja, a gestão fiscal e contábil é feita eletronicamente para ter mais segurança e agilidade no processo de aprovação. Também evita erros e retrabalhos desses trabalhos burocráticos.

Mobilidade

O uso de dispositivos móveis permite acessar o ERP em qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja conexão com a internet.

O gestor e os colaboradores podem ter acesso aos dados mesmo fora da empresa. Dessa forma, aumenta a produtividade e facilita a comunicação, além da tomada de decisão embasada.

Por Que Trocar De Erp?

Com o tempo, é comum surgirem motivos para trocar de ERP e não há problemas nisso, desde que seja avaliada a real necessidade para a mudança. Veja, abaixo, algumas das razões para tomar essa medida.

Modernização De Processos

À medida que as empresas crescem, a execução de determinados processos pode se tornar incompatível com o ERP atual. Por isso, é natural considerar o custo-benefício durante a modernização dos processos.

No entanto, a troca de ERP pode ser mais cara devido a compra de licenças e hardware, além do treinamento da equipe para entenderem como usar os módulos.

Mas, em alguns casos, a adaptação do sistema atual pode ser ainda mais cara do que a implantação de um novo.

Empresa descobrindo quando trocar de ERP

Sem mencionar que um sistema atualizado e adequado para assegurar a precisão das suas obrigações legais é indispensável.

Afinal, se sua empresa cresce, precisa cumprir novas regras no Sistema Público de Escrituração Digital ou em NFs-e. Então, é preciso um sistema mais completo.

Crescimento Da Empresa

Com o crescimento da empresa, surgem novos processos, controles e setores que exigem a troca de ERP. Quando a conexão entre os programas é fraca, o sistema pode ficar instável, o que leva a erros tecnológicos e de negócios.

Por isso, é fundamental que o sistema suporte as futuras operações, reduzindo ao mínimo os erros. É importante investir em tecnologia, mas a escolha deve facilitar as mudanças.

Imagine que a empresa está planejando grandes investimentos, como a implementação de um software de nível global, por exemplo. Dessa forma, é essencial haver uma fase de preparação para ter segurança e fornecer informações precisas aos investidores.

Integração Incompleta

Em um mundo onde as empresas dependem cada vez mais da tecnologia para se manterem competitivas, a falta de compatibilidade entre os sistemas prejudica significativamente as operações.

Quando diferentes departamentos usam softwares e aplicativos diferentes, é difícil manter a coerência nas informações e garantir a atualização de todas em tempo real. Isso resulta em atrasos, retrabalho e perda de oportunidades.

Por isso, é fundamental trocar de ERP e investir em sistemas que se integram facilmente com outras soluções tecnológicas utilizadas. Com isso, os funcionários trabalham de forma mais eficiente, colaborativa e com acesso a dados precisos.

Além disso, a integração permite uma visão holística da organização, facilitando a identificação de pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.

Comparação De Funcionalidades

Confira quais pontos você deve comparar para trocar de ERP com mais segurança.

1 – Comparação De Funcionalidades

Antes de buscar uma nova solução para sua empresa, é preciso entender quais são as necessidades do seu negócio a respeito de um ERP.

Mas nossa dica principal é que você levante com os usuários principais quais são as funcionalidades essenciais na ferramenta que usam hoje. Além disso, veja quais fazem falta, ou podem chegar para otimizar os processos.

Feito isso, é chegada a hora de comparar as opções de mercado com as necessidades da sua empresa e ver qual se encaixa melhor.

2 – Importação De Dados

Para trocar de ERP de forma mais tranquila, um dos pontos principais para entender e levantar é quanto à importação de dados para a nova ferramenta.

Então, na hora da pesquisa e comparação de opções, certifique-se de conferir com os fornecedores se será possível importar seus dados para o novo sistema.

Como essa importação acontece? Com qual tipo de arquivo? Esse formato de arquivo é fornecido pelo seu sistema atual? Haverá algum custo mútuo para realizar essa importação?

Essas são perguntas importantes para você fazer aos envolvidos no processo, garantindo uma transição de dados tranquila e segura.

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3 – Processo De Implementação

É preciso levantar quais são as funcionalidades que você estará contratando na troca de ERP. Além disso, após entender como a importação de informações acontecerá, verifique outro ponto essencial nessa mudança: a implementação do novo sistema.

Verifique com a empresa fornecedora quais os custos e período envolvidos na implementação do projeto.

Entenda como acontecerá essa implementação: de forma presencial ou online? Com reuniões periódicas ou por meio de um intensivo?

Essas informações são essenciais para a gestão da empresa se programar para esse processo. E o melhor é aproveitar a fase de implementação ao máximo para entender de forma prática como esse novo ERP contribuirá para a gestão e otimização de processos.

4 – Comunicação Com Os Envolvidos

Durante o processo de migração para um novo ERP, é importante que os gestores se comuniquem com os principais responsáveis de cada departamento da empresa.

Primeiramente para alinhar necessidades e expectativas, e posteriormente para organizar o processo de implementação.

Nossa sugestão aqui é que, de alguma forma, os principais envolvidos na operacionalização do ERP sejam ouvidos quanto às suas expectativas para a nova contratação.

Esses colaboradores podem levantar funcionalidades necessárias para automatizar processos e produtividade, que muitas vezes podem passar despercebidas aos gestores da empresa.

Além disso, sabemos que resistências à mudança podem acontecer. O ser humano inicialmente resiste às adaptações e novas tecnologias, para somente depois entregar-se aos ganhos que esse tipo de mudança pode ocasionar.

Por isso a comunicação será tão importante, ouvindo os envolvidos, mas também expondo os ganhos individuais e da organização com essa nova solução.

5 – Período De Adaptação

Por último, frente à decisão de trocar de ERP, os gestores e suas equipes precisam estar cientes de que um período de adaptação será necessário.

Além do tempo de implementação, é importante destinar uma data limite para a adaptação do novo sistema, com um deadline de utilização da ferramenta anterior.

Isso porque todos os envolvidos devem migrar as suas rotinas para o novo ERP. Assim, é possível garantir que todas as informações necessárias estejam presentes nesse software.

Com esse período finalizado e todas as dicas acima contempladas, a antiga ferramenta pode ser cancelada. Além disso, sua migração terá ocorrido de forma tranquila e sem dor de cabeça!

Como Trocar De ERP Na Empresa?

Uma coisa é certa: trocar de ERP pode ser um processo desafiador para qualquer empresa, mas não podemos negar que traz grandes benefícios. Para fazer a substituição corretamente, listamos algumas dicas valiosas a seguir.

Identifique As Necessidades Do Seu Negócio

É importante identificar suas necessidades específicas antes de escolher um novo sistema. Então, mapeie quais processos podem ser otimizados e quais são as dificuldades atuais.

Essa etapa é crucial para mensurar o retorno do investimento no futuro e garantir que o novo sistema atenda a todas as áreas do negócio. Mas é claro, sem contratar funcionalidades que permanecerão ociosas.

Como e quando trocar de ERP na empresa

Escolha O Momento Ideal

Considere as sazonalidades do seu negócio e evite fazer a troca durante períodos de alta demanda ou picos de vendas.

Também é fundamental os colaboradores estarem preparados para a mudança, tanto em termos de treinamento quanto de adaptação aos novos processos e sistemas. Mas, antes de definir a data da transição, toda equipe deve estar a par das mudanças.

Faça Benchmarking

Busque referências em concorrentes, parceiros e outros players na área de atuação da empresa. Isso ajuda a escolher fornecedores confiáveis e a evitar argumentos de vendas que visam empurrar um produto inadequado.

É recomendado dar preferência a fornecedores com expertise com outros empreendimentos no mesmo mercado, buscando um software com módulos específicos para o negócio.

Prepare A Empresa

Antes de trocar de ERP e iniciar a implementação, crie um plano de comunicação interna para informar aos colaboradores sobre a alteração. E lembre-se de ter um cronograma claro de implementação e treinamentos.

Com uma boa preparação com treinamentos e comunicação clara com todos os setores, a troca de ERP não será uma tarefa complicada para os gestores.

Realize Reuniões Com Os Consultores

Por fim, realize reuniões com os consultores de tecnologia para desenhar um planejamento de implementação do sistema e migração dos dados.

Priorize áreas que podem se beneficiar de imediato e ser colaborativo com os consultores do fornecedor. Além disso, decida quais dados precisam ser migrados e negocie os custos. Para isso, pontue todas as necessidades imediatas e mantenha backup das informações.

Qual O Momento Ideal Para Trocar De ERP?

Para tomar uma decisão segura de trocar de ERP, é preciso considerar alguns sinais que mostram o momento ideal para. São eles:

  • Funcionalidades obsoletas, que não se adequam mais à rotina empresarial;
  • Suporte demorado e ruim por parte da prestadora de serviços;
  • Baixo poder de escalabilidade conforme a empresa cresce;
  • Dificuldade em manter a aplicação devido aos seus custos;
  • Falhas de segurança que podem afetar a sua credibilidade e confiabilidade no mercado.
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Conclusão

Trocar de ERP pode ser um processo trabalhoso e complexo. Mas, é extremamente necessária para manter a competitividade no mercado e melhorar a eficiência dos processos de negócio.

Ao realizar a mudança, é importante considerar todas as dicas dadas até aqui para amenizar as suas consequências, que são positivas se for realizada com uma boa estrutura.

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