Como escolher um ERP de forma prática e segura para a sua empresa

Para que o seu negócio cresça de forma sustentável, é fundamental o uso de ferramentas que automatizam os processos internos e auxiliam na tomada de decisões. Uma das mais importantes ferramentas de gestão é o ERP, ou sistema de gestão integrado. Escolher um ERP não é uma tarefa complexa, mas pode ser demorada, então é importante ter calma e levar em consideração diversos fatores na escolha.

Com este artigo, vamos te ajudar com algumas dicas e informações importantes para que você escolha o ERP adequado para a sua empresa. Vamos lá? Para começar, vamos relembrar o conceito e importância de um ERP.

O que é um ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning e ele é uma ferramenta que auxilia na gestão dos negócios. Com ele, é possível integrar todos os setores da sua empresa, como compras, vendas, estoque, produção, logística, financeiro e controladoria, facilitando assim o fluxo das informações e troca de dados entre todos os departamentos.

Desta forma, o gestor tem acesso a todas as informações dos processos da organização, fazendo com que as decisões se tornem mais assertivas. Além disso, o armazenamento das informações se dá de maneira muito segura, se comparado ao uso de controles manuais ou mesmo softwares com hospedagem local.

Por meio de um sistema ERP, a comunicação entre os setores é sistematizada, tornando a operação da sua empresa ágil e evitando erros de processo. Hoje, os ERPs estão cada vez mais democratizados e acessíveis a todas as empresas, principalmente aos micro e pequenos empresários. Uma gestão profissional, por meio do ERP, deixou de ser utilizada apenas por empresas de grande porte.

A importância do ERP

Um ERP é uma ferramenta indispensável para desenvolver e evoluir a gestão da sua empresa. Manter os processos organizados e dentro de uma rotina, é muito importante para que você possa se planejar e não ter surpresas. Essa é uma das razões que fazem as empresas investirem em um sistema de gestão. Além disso, é uma excelente maneira de otimizar o tempo, pois todos os dados estarão disponíveis de forma centralizada e acessível.

Com um ERP sua empresa reduz o tempo gasto em processos operacionais, já que diversos deles podem ser automatizados. Com a automação de tarefas que eram totalmente manuais, sobra mais tempo para que a equipe se concentre em outras atividades estratégicas, que podem gerar um maior retorno.

Como todas as informações estão disponíveis em um único local, o momento da tomada de decisão do gestor ganha rapidez, afinal os relatórios gerenciais são acessados com poucos cliques e os dados são assertivos. Esses indicadores estão baseados no cruzamento de dados de várias áreas da empresa e integrados numa mesma plataforma.

Em resumo, podemos falar que a importância de um sistema ERP se dá por alguns fatores, como:

• padronização da rotina;
• organização de dados;
• otimização das atividades;
• automatização de tarefas;
• redução de erros;
• centralização das informações;
• assertividade na tomada de decisões;
• melhor controle na gestão.

Como escolher um ERP?

Poder contar com um sistema integrado na gestão é extremamente importante e beneficia de muitas maneiras seu negócio. Para que você possa escolher o ERP certo, ou ainda mudar o sistema da sua empresa, trouxemos 6 dicas básicas para ajudar neste momento tão importante.

Dica 1: Escolha um ERP especializado no seu nicho

Existem muitas opções de ERPs no mercado e você precisa pesquisar bastante, já que muitos deles são especializados em um setor específico da economia, como serviços, indústria, distribuição, logística, varejo e etc. 

Quando você escolhe um sistema ERP que se enquadra no seu segmento de atuação, sua empresa ganha velocidade na implementação e efetividade nas soluções, já que ele foi desenvolvido pensando nas necessidades e problemas que você enfrenta em seu nicho.

Dica 2: Opte pela tecnologia web

A tecnologia em nuvem, ou web, proporciona flexibilidade na utilização do sistema, que não dependerá de um servidor local para sua instalação. Com isso, o software tem uma disponibilidade maior, pois esta tecnologia garante um acesso seguro aos dados sempre que necessário, mesmo fora do ambiente corporativo, sendo necessário apenas uma conexão de qualidade com a internet.

Além disso, os custos de implementação com esse tipo de solução também são reduzidos, pois não é necessário criar uma infraestrutura de TI na empresa para dar suporte ao ERP.

Dica 3: Informe-se sobre o processo de implementação e suporte

No momento da pesquisa de fornecedores e contratação de um sistema ERP é importante que você se informe sobre como o processo de implantação ocorrerá, quanto tempo deverá ser dispensado durante esse período e se ele acontecerá de forma intensiva, podendo ser online ou presencial. 

Outro ponto importante é pesquisar na internet e junto aos clientes dos fornecedores como é o padrão de atendimento e suporte para o sistema ERP, bem como a satisfação dos clientes.

Dica 4: Custo x Benefício

É um ponto importante para escolher e contratar a solução, levar em conta o custo mensal em comparação com os benefícios que o ERP entregará para seu negócio.Levante os custos de implantação e mensalidade de cada uma das opções, mas lembre-se sempre de avaliar todos os benefício que a solução proporcionará ao seu negócio em comparação com os custos envolvidos.

Dica 5: Descubra quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio

Conversar com a sua equipe para conseguir entender as necessidades de cada um deles é primordial. Com isso você poderá analisar quais recursos e funcionalidades do sistema ERP poderão beneficiar seu time, seja na otimização e automatização de tarefas, agilidade no processos internos, redução de erros, entre tantos outros. 

Este mapeamento vai te ajudar, e muito, na tomada de decisão sobre o software a ser escolhido.

Dica 6: Compare soluções antes de escolher um ERP

Depois de mapear todas as necessidades da sua empresa, bem como analisar os softwares disponíveis e que mais se encaixam na sua empresa, coloque tudo no papel e compare todos os recursos e benefícios que as soluções oferecem.

Para facilitar a sua escolha, resolvemos disponibilizar gratuitamente uma planilha comparativa de ERP, assim você pode ter uma clareza maior no momento da escolha do seu sistema!