Sistema ERP: um guia completo

O sistema ERP é um software de gestão empresarial que integra todos os setores da empresa em uma única plataforma. Assim sendo, ele simplifica o gerenciamento dos setores, como finanças, estoque, produção e outros.

Para isso, o ERP centraliza informações e elimina dados duplicados. Como consequência, isso agiliza processos internos e reduz erros operacionais.

Em conjunto, ele oferece relatórios precisos e em tempo real. Assim, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e seguras.

Quer entender como escolher o melhor ERP para sua empresa? Continue lendo para descobrir!

O que é sistema ERP

Sistema ERP, ou Enterprise Resource Planning, é uma plataforma que integra todos os departamentos da empresa em um único local. Em resumo, ele conecta finanças, compras, produção, vendas e outros setores de maneira unificada.

Primeiramente, o ERP elimina ilhas de informação e processos desconectados. Assim, ele cria um fluxo contínuo de dados entre todas as áreas da empresa.

Portanto, um ERP não é somente um software, é a base da gestão empresarial moderna. Pois, ele transforma desafios complexos em operações simples e eficientes.

O que significa sistema ERP?​

ERP significa “Enterprise Resource Planning”, traduzindo para o português, Planejamento de Recursos Empresariais. 

Ou seja, ele é um sistema integrado de gestão que permite organizar todas as áreas da empresa em uma única plataforma.

Como funciona um sistema ERP?

O sistema ERP funciona integrando os dados e processos de toda a empresa em um único lugar. Ou seja, ele conecta e automatiza áreas como financeiro, estoque, vendas, produção e compras em tempo real.

Para isso, cada setor acessa e insere as informações conforme suas atividades, de forma atualizada. Dessa maneira, isso evita retrabalho, reduz erros e melhora a tomada de decisão. 

Por que o ERP é importante?

O sistema ERP é considerado importante, pois centraliza dados e integra todos os setores da empresa, de maneira automatizada.

Com isso, a gestão se torna mais eficiente e precisa, em tempo real. Além disso, reduz falhas, elimina retrabalho e melhora a comunicação interna.

Ou seja, aumenta a produtividade, reduz custos e torna a empresa mais competitiva no mercado.

Para que serve?

O sistema ERP serve para automatizar processos e integrar operações empresariais. Para isso, ele elimina retrabalhos e conecta todas as áreas da empresa.

Posto isso, o ERP facilita decisões estratégicas com dados precisos em tempo real. Como resultado, a plataforma de gestão transforma informações dispersas em visões valiosas.

Como surgiu o sistema ERP?​

O sistema ERP surgiu como uma resposta à necessidade de integrar os diversos processos nas empresas. Antes, cada setor utilizava sistemas isolados, o que causava falhas de comunicação e dificultava a gestão eficiente. 

Dito isso, a evolução tecnológica permitiu centralizar esses dados em uma única plataforma.

MRP e MRP II: os precursores

Na década de 1960, surgiram as primeiras soluções de automação para controle de estoque. 

Já nos anos 1970, foi criado o MRP (Material Requirement Planning), com foco em otimizar compras e planejamento de produção. 

Na década seguinte, o MRP II ampliou o conceito, incluindo recursos como mão de obra e equipamentos na gestão.

O surgimento do termo “Sistema ERP”

Nos anos 1990, o termo “sistema ERP” (Enterprise Resource Planning) passou a ser usado para definir softwares que integravam todas as áreas da empresa em tempo real. 

Finanças, vendas, estoque, produção e RH passaram a operar de forma conectada, aumentando a produtividade e a precisão das informações.

A evolução tecnológica do ERP

Com o avanço da computação em nuvem e das tecnologias web, o sistema ERP se tornou mais acessível e escalável. 

Hoje, é uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes, permitindo uma gestão estratégica baseada em dados confiáveis, automatização de tarefas e maior controle sobre as operações.

Quais os benefícios de um ERP?

O sistema ERP oferece diversos benefícios para empresas que buscam eficiência e crescimento. 

Em resumo, ele integra setores, automatiza tarefas e centraliza informações em tempo real, o que melhora a produtividade, reduz erros e otimiza os processos internos.

Confira as principais vantagens:

1. Eficiência operacional: a automação de processos reduz o retrabalho e aumenta a agilidade nas rotinas diárias, elevando a produtividade e reduzindo custos.
2. Integração de setores: todos os departamentos operam em um único sistema, facilitando a comunicação, evitando falhas e oferecendo uma visão completa da empresa.
3. Tomada de decisão inteligente: com acesso a relatórios em tempo real e dashboards personalizáveis, os gestores tomam decisões mais seguras e estratégicas.
4. Redução de erros: a integração das informações e a eliminação de inserções manuais minimizam falhas humanas e inconsistências de dados.
5. Melhoria no atendimento ao cliente: com dados centralizados, o time de atendimento acessa rapidamente o histórico do cliente, entregando respostas mais rápidas e precisas.
6. Controle de estoque mais eficiente: o ERP evita perdas e rupturas, oferecendo relatórios sobre movimentações e previsões de demanda.
7. Gestão financeira otimizada: todas as informações contábeis e financeiras ficam centralizadas, facilitando o controle do orçamento, fluxo de caixa e análise de custos.
8. Recursos humanos organizados: o sistema gerencia folha de pagamento, benefícios, férias e dados dos colaboradores em um só lugar, com agilidade e conformidade.
9. Visão completa da cadeia de suprimentos: desde a compra de matéria-prima até a entrega ao cliente final, o ERP oferece visibilidade total da cadeia produtiva.
10. Segurança da informação: com controle de acessos e backups automáticos, o ERP protege os dados da empresa contra fraudes e ataques cibernéticos.
11. Gestão de riscos: o sistema ajuda a identificar pontos de atenção e agir preventivamente, evitando impactos financeiros ou operacionais.

Exemplos de ERP para diferentes setores

Cada setor empresarial exige soluções ERP específicas para suas necessidades. Veja como sistemas especializados transformam operações em diversos segmentos:

Para serviços:

O ERP para serviços integra gestão de projetos, atendimento e faturamento. Assim, ele automatiza agendas e melhora a experiência do cliente.

Para distribuidoras:

O ERP para distribuidora controla estoque em tempo real e otimiza rotas de entrega. Além disso, o sistema sincroniza vendas com logística de forma inteligente.

No varejo:

O ERP para varejo conecta PDV, e-commerce e gestão de lojas físicas. Assim como também, oferece relatórios unificados de desempenho comercial.

Para indústrias:

Já o ERP para indústria gerencia toda a cadeia produtiva – desde matérias-primas até expedição. Como resultado, reduz desperdícios e aumenta a qualidade.

No agronegócio:

Por fim, o ERP para o agronegócio acompanha todo o processo, ou seja, plantio, colheita e comercialização. Integra dados climáticos e gestão de insumos.

A relação entre o sistema ERP e a segurança de dados

Um sistema ERP fortalece a segurança de dados ao centralizar informações críticas. De maneira resumida, com o acesso controlado e criptografia, ele protege os dados contra vazamentos e ataques cibernéticos.

Assim sendo, o ERP pode oferecer auditorias detalhadas, além de uma maior confidencialidade e integridade das informações.

Por fim, a integração do ERP melhora a rastreabilidade dos dados, a segurança e a produtividade da empresa aumentam significativamente.

Consequentemente, como resultado, os dados se tornam mais consistentes e a operação, mais eficiente.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP integra diversos módulos que otimizam a gestão empresarial. Cada módulo atende a uma área específica, garantindo eficiência e controle. Sendo assim, confira os principais a seguir.

Módulo Fiscal e Tributário

Automatiza cálculo de impostos e emissão de notas. Consequentemente, reduz erros e mantém a conformidade legal.

Módulo de Compras

Centraliza a gestão de fornecedores e pedidos. Dessa forma, otimiza negociações e contratos.

Módulo de Vendas e Marketing

Integra ferramentas de CRM e auxilia na criação de campanhas e precificação.

Módulo de Produção

Planeja e controla todo o processo produtivo. Além disso, inclui gestão de estoques, qualidade e capacidade operacional.

Módulo Financeiro

Gerencia contas a pagar e receber com precisão. Além disso, controla o fluxo de caixa e gera relatórios estratégicos.

Tipos de ERP

Um sistema ERP se adapta às necessidades de cada negócio por três modelos principais. Conheça a seguir cada um para fazer a melhor escolha.

ERP On-Premise

O sistema roda em servidores locais da empresa, garantindo total controle. Por outro lado, exige investimento em infraestrutura e equipe de TI especializada.

ERP em Nuvem (Cloud)

Funciona totalmente online, com acesso remoto a qualquer momento. Além disso, oferece custos reduzidos, atualizações automáticas e escalabilidade imediata.

ERP Híbrido

Combina servidores locais com recursos na nuvem de forma estratégica. Dessa forma, equilibra controle interno com flexibilidade tecnológica.

Cada tipo de Sistema ERP atende a diferentes necessidades empresariais. Enquanto o on-premise prioriza segurança total, a nuvem oferece praticidade e o híbrido proporciona o melhor dos dois mundos.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Se sua empresa enfrenta desafios operacionais, um sistema ERP pode ser a solução. Identifique os sinais e transforme sua gestão empresarial.

Principais sinais de que você precisa de um ERP

• Dificuldade em acessar dados importantes
• Controle de estoque ineficiente e sujeito a erros
• Departamentos trabalhando de forma desconectada
• Processos manuais lentos e repetitivos
• Tomada de decisão baseada em informações desatualizadas
• Despesas operacionais crescendo sem controle

Quando considerar um ERP?

• Se sua empresa está crescendo rapidamente
• Quando os processos atuais não acompanham a demanda
• Se você gasta mais tempo corrigindo erros do que inovando

Desta maneira, um sistema ERP adequado transforma desafios em vantagens competitivas. Avalie suas necessidades e dê o próximo passo na evolução do seu negócio.

Como escolher o melhor ERP?

Selecionar o sistema ERP ideal exige uma análise cuidadosa. Portanto, siga estes critérios para tomar a melhor decisão.

ERP para pequenas empresas

Passos essenciais para escolher seu ERP.

• Primeiramente, mapeie todas as necessidades do seu negócio
• Em seguida, compare funcionalidades dos sistemas disponíveis
• Avalie cuidadosamente o custo-benefício
• Verifique a segurança dos dados
• Confirme a escalabilidade do sistema
• Por fim, priorize usabilidade e qualidade do suporte

Dito isso, avalie também, os fatores decisivos da escolha:

• Adaptação ao tamanho e segmento da empresa
• Integração com sistemas existentes
• Possibilidade de personalização
• Tempo de implementação

ERP para médias empresas

Um sistema ERP bem escolhido transforma a gestão de médias empresas. Confira o guia completo para acertar na decisão.

1. Analise suas necessidades

• Primeiramente, identifique o porte e setor da empresa
• Em seguida, mapeie processos críticos e gargalos operacionais

2. Compare soluções disponíveis

• Avalie funcionalidades essenciais para seu negócio e a experiência do fornecedor no seu segmento

3. Calcule custo-benefício

• Considere não somente o preço, mas o retorno esperado e a escalabilidade do sistema

4. Avalie usabilidade

• Priorize interfaces intuitivas e fáceis de usar
• Ao mesmo tempo, verifique a qualidade do suporte e treinamento

5. Confira funcionalidades-chave

• Certifique-se da integração com outros sistemas
• Confira relatórios em tempo real e automações disponíveis

Dicas extras para médias empresas:

• Prefira sistemas com implementação rápida
• Considere Cloud ERPs para mais flexibilidade
• Exija altos padrões de segurança de dados
• Leia avaliações de outros usuários
• Consulte especialistas se necessário

Lembre-se: o melhor sistema ERP é aquele que se adapta ao seu negócio. Sendo assim, invista tempo na escolha para garantir eficiência e crescimento sustentável.

Tipos de implementação de ERP

A implementação de um sistema ERP pode ser feita de diferentes maneiras, e cada modelo apresenta vantagens e desvantagens. 

Sendo assim, a escolha ideal depende do perfil da empresa, considerando fatores como custo, segurança, flexibilidade e escalabilidade.

ERP On-Premise

Nesse modelo, o sistema ERP é instalado diretamente nos servidores da própria empresa. 

Com isso, a organização tem controle total sobre os dados, a infraestrutura e as atualizações do sistema. 

As principais vantagens são a segurança e a possibilidade de personalização. 

Por outro lado, esse tipo de implementação exige alto investimento inicial, manutenção constante e uma equipe de TI dedicada para gerenciar a estrutura.

ERP na Nuvem

A versão em nuvem é hospedada em servidores externos e acessada via internet. Isso elimina a necessidade de servidores internos e reduz os custos com infraestrutura. 

As vantagens incluem baixo custo inicial, escalabilidade simples, atualizações automáticas e acesso remoto. 

No entanto, a dependência da conexão com a internet e as preocupações com segurança e privacidade dos dados podem ser pontos de atenção.

ERP em Duas Camadas

Esse modelo divide a solução em duas partes: uma interface web acessível por navegadores e um servidor que concentra o sistema ERP e o banco de dados. 

Essa abordagem oferece flexibilidade e permite acesso em tempo real às informações. No entanto, sua implementação e manutenção costumam ser mais complexas do que as opções anteriores.

ERP Híbrido

Na opção híbrida, parte do sistema ERP é hospedada localmente e outra parte na nuvem.

Esse modelo permite que a empresa escolha quais módulos ficam em cada ambiente, equilibrando controle e flexibilidade.

É ideal para empresas que precisam manter determinados dados em servidores locais por motivos regulatórios, mas que desejam aproveitar os benefícios da nuvem em outros processos. 

A desvantagem é a maior complexidade de gestão e a necessidade de uma integração bem planejada.

Quanto custa implementar um ERP?

O custo para implementar um sistema ERP varia conforme o porte da empresa e a complexidade da solução escolhida. A seguir, veja os principais fatores que influenciam no custo:

• Tamanho da empresa: empresas maiores costumam exigir sistemas ERP mais completos, com múltiplas integrações e usuários, elevando o investimento necessário.
  
• Complexidade do sistema: quanto mais módulos, personalizações e integrações forem necessárias, maior será o custo de desenvolvimento e implementação.
  
• Serviços adicionais: é importante considerar custos com consultoria, treinamento, suporte técnico e customizações específicas.
  
• Modelo de licença: o preço pode variar conforme o modelo: por usuário, por transação, por módulo ou por assinatura mensal.
  
• Fornecedor do ERP: cada fornecedor oferece condições diferentes de preço, suporte e implantação, por isso a comparação é essencial.

Além dos custos iniciais, também é preciso analisar outros pontos:

• Custo total de propriedade (TCO): inclui manutenção, atualizações, suporte contínuo e infraestrutura ao longo do tempo.
  
• Treinamento: alguns ERPs oferecem treinamentos gratuitos, enquanto outros cobram por capacitação, o que pode impactar no custo final.

Em resumo, entender todos esses elementos é fundamental para planejar a implementação de um sistema ERP com segurança e eficiência financeira.

Quais são as etapas de implantação do ERP?

A implantação de um sistema ERP exige organização, planejamento e acompanhamento.

Veja as etapas principais do processo:

1. Planejamento: identifique necessidades, defina metas e mapeie os processos da empresa.
   
2. Escolha do sistema ERP: pesquise fornecedores, compare funcionalidades e contrate a solução mais adequada.
   
3. Configuração: ajuste usuários, permissões e módulos. Faça integrações com outros sistemas, se necessário.
   
4. Migração de dados: organize as informações, migre para o novo sistema e verifique a integridade dos dados.
   
5. Treinamento: capacite os usuários para usarem o sistema ERP com eficiência.
   
6. Testes: valide funcionalidades, integrações e desempenho antes de colocar em produção.
   
7. Implantação: ative o sistema, acompanhe a transição e ofereça suporte técnico.
   
8. Monitoramento: avalie o uso do ERP, colete feedbacks e implemente melhorias.

Seguir essas etapas é essencial para garantir o sucesso da implantação e o melhor aproveitamento do sistema ERP.

Qual a diferença entre ERP e CRM?

A principal diferença entre sistema ERP e CRM está no foco de cada solução dentro da empresa.

Enquanto o ERP organiza e integra processos internos, o CRM se concentra na gestão do relacionamento com o cliente.

Veja abaixo as diferenças de forma prática:

• Objetivo principal:
  O sistema ERP melhora a eficiência operacional interna.
  O CRM busca fortalecer o relacionamento com clientes e aumentar vendas.
  
• Áreas atendidas:
  O ERP atua em setores como finanças, estoque, produção, RH e logística.
  O CRM é usado principalmente por equipes de marketing, vendas e atendimento.
  
• Tipo de informação gerenciada:
  O ERP lida com dados administrativos, contábeis e operacionais.
  O CRM armazena históricos de interações, preferências e oportunidades de negócio.

• Benefícios esperados:
  Com o ERP, a empresa reduz custos, evita retrabalho e ganha produtividade.
  Com o CRM, ela melhora a comunicação com o cliente e aumenta a taxa de conversão.
• Integração entre os dois:
  Muitas empresas integram ERP e CRM para garantir uma gestão completa.
  Juntos, eles oferecem controle interno e excelência no atendimento ao cliente.

Em resumo, o sistema ERP cuida do “dentro de casa”, enquanto o CRM olha para fora, ou seja, o cliente.

Quais são as integrações do software ERP?

O sistema ERP pode ser integrado a diversos setores e plataformas, tornando a gestão empresarial mais ágil e eficiente.

Essas integrações reduzem retrabalho, evitam erros e garantem dados atualizados em tempo real.

Veja as principais integrações possíveis com um sistema ERP:

• Financeiro e Contábil:
  Conexão com bancos, conciliação bancária, emissão de boletos e controle de fluxo de caixa.
• Faturamento e SEFAZ:
  Geração automática de notas fiscais eletrônicas e integração direta com a SEFAZ.
• E-commerce e marketplaces:
  Sincronização de pedidos, estoque, preços e clientes com plataformas como Shopify, Tray e Mercado Livre.
• CRM:
  Compartilhamento de dados entre equipes comerciais e operacionais para uma visão unificada do cliente.

Essas integrações fazem com que o sistema ERP seja o centro da empresa, conectando áreas internas e soluções externas de forma inteligente e automatizada.

Conclusão

Agora que você entende o que é um sistema ERP, suas vantagens, integrações e modelos de implementação, fica mais fácil perceber o quanto ele pode transformar a gestão da sua empresa.

O ERP WebMais é uma solução completa, desenvolvida especialmente para indústrias e distribuidoras que buscam organização, eficiência e controle total dos processos.

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