Dicas Para Usar Planilha De Controle De Estoque E Modelos

Você sabe que controlar o estoque da sua indústria ou distribuidora é essencial para o bom funcionamento do seu negócio, garantindo a sobrevivência da empresa. Por isso, hoje você aprenderá a usar a planilha de controle de estoque da WebMais.

É por meio deste tipo de gestão que novas oportunidades são identificadas, bem como o momento certo de buscar novos produtos com seus fornecedores.

Mas, para você ter um controle de estoque eficiente, é importante que os dados sejam integrados aos dos demais setores da sua empresa, como compras e produção.

Portanto, um bom controle pode causar uma grande otimização dos recursos da sua empresa.

Fazendo esse processo de forma correta, com uma planilha de controle de estoque ou com um sistema, é possível reduzir custos referente ao seu estoque.

Se você quiser, pode experimentar o ERP WebMais e facilitar – muito – a sua gestão de estoque. Agende uma demonstração e saiba como o sistema otimiza o seu trabalho por meio de dados e informações importantes sobre o estoque.

O Que É Gestão De Estoque?

Controle de estoque nada mais é do que uma análise de todas as entradas e saídas de produtos. Assim, o seu negócio se manterá sustentável, evitando prejuízos. A partir dessa gestão, você saberá quais itens estão vendendo mais ou menos, bem como a hora certa de abastecer o estoque e quais quantidades adquirir.

Por Que Ela É Importante?

Muitos negócios movimentam uma grande quantidade de itens e este controle precisa ser feito diariamente. 

Sendo assim, este processo é facilitado e se torna rotina para boa parte da empresa. O resultado? O negócio se mantém sempre organizado e atualizado sobre o seu estoque. 

Então, para isso, é importante que você realize o inventário dos itens, planeje suas compras e invista em tecnologia.

Controlar O Fluxo De Caixa

Um estoque bem controlado permite que o gestor entenda as reais necessidades de compra da empresa. Assim, é possível saber o que pedir aos fornecedores, evitando faltas e baixas no estoque que podem prejudicar as vendas.

Ao mesmo tempo, a boa gestão evita que o estoque tenha produtos parados, o que também é prejudicial para a saúde financeira do negócio.

Potencializar As Vendas

Com uma planilha de controle de estoque, é possível fazer provisões e preparar o seu negócio para vendas sazonais. Dessa forma, a empresa sai na frente dos concorrentes que não fazem essa gestão.

Quer garantir ainda mais vantagens? Então experimente agora o módulo de vendas do ERP WebMais e veja, na prática, como a ferramenta oferece mais competitividade para seu negócio.

Prezar Pela Reputação Da Empresa

A empresa que tem o estoque bem organizado consegue fazer entregas de forma mais ágil. Isso porque assim é muito mais fácil localizar as mercadorias necessárias, dar baixa e enviá-las. 

Isso melhora a experiência do cliente. Assim, também reflete na melhoria da imagem da empresa e na conquista de novos públicos.

Por Que Utilizar Uma Planilha De Controle De Estoque?

Uma planilha de controle de estoque pode ser muito útil para o seu negócio. Isso porque, a partir dela, você pode observar os padrões de consumo dos seus clientes, como itens mais vendidos, quantidades e até mesmo o intervalo entre as compras. 

Esses dados podem ajudar muito na criação de estratégias de vendas para os seus produtos. 

Se a sua empresa é pequena ou a movimentação de itens é baixa, uma planilha de controle de estoque pode ser muito útil. Além disso, elas costumam ser gratuitas e de fácil utilização 

Isso porque, com o uso da planilha, você terá um controle mais preciso de todos os produtos disponíveis em seu estoque. Para complementar, também analisará as entradas e saídas conforme o mês que desejar. 

Além disso, uma planilha de controle de estoque permite saber exatamente quando é preciso solicitar a compra de algum item que esteja em falta. Além disso, também é possível ver quando há produtos sobrando em seu estoque. 

Assim, você terá produtos para atender a sua demanda e não sofrer com o excesso de estoque.

Como Fazer Controle De Estoque?

Fazer uma boa gestão com uma planilha de controle de estoque não é uma tarefa simples. Mas, com essas dicas, você criará processos eficientes na sua empresa.

Organize O Espaço Físico

Primeiramente, é preciso garantir que o seu estoque seja feito em um ambiente organizado. Isso porque assim você evita retrabalho e perda de tempo na hora de buscar determinados itens.

Para isso, mantenha o ambiente sempre limpo e bem iluminado, invista em caixas e prateleiras e agrupe os objetos seguindo critérios como cor, tamanho ou características.

Além disso, é importante utilizar de gestão de estoque, como a PEPS, na qual os produtos que entram primeiro saem primeiro do estoque. Outros exemplos de metodologias são UEPS, Just In Time, Ciclo PDCA e Curva ABC.

Faça O Inventário

O inventário é uma lista de tudo o que há no seu estoque. Dessa forma, esse documento permite verificar o seu catálogo de produtos e fazer um balanço das vendas em determinados períodos.

Além de listar os itens, é importante manter o inventário sempre atualizado, bem como fazer mensurações tanto físicas como monetárias.

Determine Períodos De Compras

Ter um calendário com estimativas de compras é uma forma de tornar a gestão do estoque ainda mais eficiente. Em períodos de maior demanda do mercado, certamente você precisará ter mais produtos para vender, assim como mais matéria-prima para produzir.

Automatize O Processo

Tanto o cadastro de produtos como a atualização do inventário podem ser feitas automaticamente com a ajuda de sistemas de gestão.

Essa é uma excelente alternativa para empresas com grandes volumes de movimentação. É que assim, elas evitam erros no cadastro de informações e tornam os processos mais produtivos.

Como Fazer Um Controle De Estoque Manual?

O controle de estoque manual é o processo de registrar todas as entradas e saídas de produtos de um estoque, de forma manual. Para isso, é necessário utilizar uma planilha de controle de estoque ou um sistema específico.

O controle de estoque manual é o método mais tradicional de realizar esse processo. Ele consiste em registrar todas as movimentações de estoque em planilhas ou cadernos.

Para isso, é preciso seguir o passo a passo:

• identifique todos os produtos: cada um deve ter um código ou identificação única, para identificá-lo facilmente na planilha ou no sistema;
• enumere seus itens: deve ter um número de itens, para controlar a quantidade disponível;
• determine padrões de estoque: defina as quantidades mínimas e máximas que devem ser mantidas em estoque para cada produto;
• faça um levantamento dos produtos armazenados: faça um inventário inicial de todos os produtos armazenados, para registrar a quantidade disponível de cada um;
• Monte um sistema ou uma planilha de controle de estoque: crie uma planilha ou sistema para registrar todas as entradas e saídas de produtos. Deve conter as seguintes informações:

código do produto;

descrição do produto;

quantidades mínima, máxima e disponível.

data da entrada;

data da saída.

Desvantagens

No entanto, o controle de estoque manual é um método simples e de baixo custo, mas também é o mais ineficiente. Ele apresenta as seguintes desvantagens:

• risco de erros de digitação, de cálculo e de identificação de produtos;
• dificuldade de atualização, pois requer que as informações sejam registradas manualmente;
• dificuldade de análise das informações do estoque, o que pode dificultar a tomada de decisões.

Atualmente, existem soluções alternativas ao controle de estoque manual que são mais eficientes e confiáveis. Essas soluções incluem os sistemas ERP. Eles são integrados e automatizam diversos processos empresariais, incluindo o controle de estoque.

A escolha da melhor solução para o controle de estoque depende das necessidades específicas do negócio. No entanto, é importante considerar que a forma manual é a pior para fazer esse tipo de controle.

Como Usar Planilha De Controle De Estoque?

Uma planilha de controle de estoque é, basicamente, dividida em três partes: entradas, saídas e estoque geral.

Entradas

Na seção de entrada, você deve registrar tudo o que entra no estoque. Além do nome e da descrição do item, é importante colocar ainda outras informações.

Alguns exemplos são o valor unitário, a quantidade de peças e a data em que a compra foi feita.

Saídas

Na parte de saídas, você deve registrar tudo o que sai, ou seja, todos os produtos comprados pelos clientes. Além da descrição dos itens, é preciso indicar também a data da venda, o valor e a quantidade de saídas de cada item.

Estoque Geral

Nesta parte, você pode acompanhar o desempenho geral do estoque. Normalmente essa é uma aba da planilha de controle de estoque, na qual você observa um balanço de todas as entradas e saídas.

Quais São Os Tipos De Estoque Para Monitorar?

O estoque está presente em todos os processos produtivos. Sendo assim, ele envolve tanto o armazenamento de matérias-primas como a disponibilização de produtos para a venda.

A depender do segmento de atuação da empresa, o estoque pode ser gerenciado de diferentes formas. Então, veja, a seguir, os principais tipos de estoque e conheça as principais características de cada um:

1. Estoque sazonal: é feito com base nas épocas de picos de compras, como datas comemorativas e épocas de promoções.
2. Estoque consignado: é mantido por terceiros, que podem ser distribuidores ou clientes. Esse modelo é interessante para empresas que não têm muito espaço livre.
3. Estoque inativo: o estoque inativo é aquele que tem uma grande quantidade de produtos parados, sem volume de saídas.
4. Estoque máximo: esse tipo de estoque trabalha com a perspectiva da quantidade máxima de produtos que devem existir no estoque em um determinado período.
5. Estoque mínimo: contrário ao máximo, trabalha com a menor quantidade possível de um produto armazenado.
6. Estoque de proteção: tem o objetivo de proteger as vendas e garantir a disponibilidade de produtos em situações pouco favoráveis. É indicado para setores mais robustos, como a indústria de alimentos.
7. Estoque de segurança: nesse modelo, a empresa mantém em estoque os produtos mais desejados pelos clientes, além das matérias-primas para a sua produção.
8. Estoque regulador: indicado para empresas com filiais, esse tipo de estoque é voltado ao abastecimento de todas as unidades do negócio.

É importante deixar claro, no entanto, que a empresa não precisa ter somente um tipo de estoque. A depender da área de atuação, é possível combinar um ou mais tipos para uma gestão ainda mais eficaz.

Como Fazer Controle De Estoque No Excel?

O primeiro passo é criar uma planilha de controle de estoque no programa. 

Ou seja, será preciso determinar previamente quais informações serão registradas, criando as suas respectivas colunas e separando as seções em abas para facilitar a organização. As abas são: entradas, saídas e estoque geral.

Essas são algumas informações que precisam constar em uma planilha de controle de estoque no Excel:

• Descrição;
• Quantidade;
• Preço unitário;
• Valor de estoque;
• Nível de estoque;
• Data do novo pedido;
• Entre outras coisas.

Porém, mais fácil do que criar a sua própria planilha de controle de estoque é baixar um modelo pronto como o que preparamos para você!

Exemplos De Como Usar A Planilha De Controle De Estoque

A planilha de controle de estoque pode ser usada de diversas maneiras, dependendo das necessidades específicas do negócio. Alguns exemplos de uso são:

• controlar o estoque mínimo e máximo: define padrões de estoque para cada produto, determinando a quantidade mínima e máxima que deve ser mantida em estoque. Isso evita que o estoque fique muito baixo ou muito alto, o que pode levar a problemas de abastecimento ou desperdícios;
• gerenciar o reabastecimento: acompanha as necessidades de reabastecimento do estoque. Garante que o estoque esteja sempre abastecido para atender às demandas dos clientes;
• realizar inventários: verifica a quantidade de produtos em estoque para identificar divergências e a garantir a precisão das informações do estoque;
• analisar o desempenho do estoque: encontra tendências e padrões para tomar decisões mais informadas sobre o estoque.

Vamos a exemplos mais práticos e específicos de como usar a planilha de controle de estoque em diferentes tipos de negócios?

Em uma loja de varejo, a planilha pode ser usada para:

• monitorar as vendas de cada produto, a fim de identificar produtos que estão sendo vendidos bem ou mal;
• calcular o giro do estoque, a fim de avaliar a eficiência do processo de vendas;
• gerenciar as promoções, para evitar que o estoque fique muito baixo ou muito alto.

Em uma indústria, a planilha pode ser usada para:

• controlar o consumo de matérias-primas, para evitar desperdícios.
• planejar a produção, para garantir materiais suficientes para atender à demanda;
• rastrear o histórico de produção, a fim de identificar problemas de qualidade.

Planilha De Controle De Estoque Webmais

Com a planilha de controle de estoque WebMais, você poderá gerir de forma mais precisa seu estoque e as suas movimentações. 

Isso proporcionará uma maior segurança no momento de executar as rotinas. Isso porque você saberá se há insumos suficientes para a produção ou itens para a venda. 

De posse da planilha, na aba “Cadastro/estoque” você irá cadastrar todos os itens que possui estocados. Insira o código do produto, descrição, a unidade (se você realiza a contagem em peças, pacotes, litros etc.) 

Também é importante informar nome do fornecedor, o estoque inicial, o estoque mínimo e o atual, que será preenchido automaticamente atualizado conforme as movimentações. 

Passando para a aba “Entradas”, você apontará todas as entradas de produtos em seu estoque. Essa informação é completa com a data que ocorreu, quantidade, valores e o número do documento fiscal associado a esta movimentação.  

Na aba “Saídas” você incluirá todas as saídas que você teve do estoque, ou seja, as vendas. Você inserirá dados como a data que ocorreu a saída, código do produto, quantidade, valores unitários e total, nome do cliente e nota fiscal. 

Já na última aba, você listará seus clientes e código, apenas para facilitar o preenchimento da planilha. Assim, sempre que você digitar o código do cliente, a planilha já puxa automaticamente o nome.  

Preenchendo a planilha corretamente, você terá uma visão sistêmica do seu estoque e ainda poderá aplicar filtros por data, cliente ou produto. Isso deixará sua gestão muito mais eficaz e suas decisões assertivas.

Bônus: Simplifique Ainda Mais A Gestão De Estoque Com Um Sistema Especializado

Para simplificar ainda mais a gestão de estoque, é possível investir em um sistema especializado, como um ERP, que oferece automatização, precisão, atualização em tempo real e análise de dados.

A escolha entre um sistema especializado de gestão de estoque ou um sistema ERP depende das necessidades específicas do negócio. No entanto, é importante considerar que um sistema ERP pode oferecer mais benefícios para a gestão de estoque, pois oferece uma visão global do negócio e permite uma melhor integração das informações.

Estoque de proteção: tem o objetivo de proteger as vendas e garantir a disponibilidade de produtos em situações pouco favoráveis. É indicado para setores mais robustos, como a indústria de alimentos.

Estoque de segurança: nesse modelo, a empresa mantém em estoque os produtos mais desejados pelos clientes, além das matérias-primas para a sua produção.

Estoque regulador: indicado para empresas com filiais, esse tipo de estoque é voltado ao abastecimento de todas as unidades do negócio.

É importante deixar claro, no entanto, que a empresa não precisa ter somente um tipo de estoque. A depender da área de atuação, é possível combinar um ou mais tipos para uma gestão ainda mais eficaz.

Como Fazer Controle De Estoque No Excel?

O primeiro passo é criar uma planilha de controle de estoque no programa. 

Ou seja, será preciso determinar previamente quais informações serão registradas, criando as suas respectivas colunas e separando as seções em abas para facilitar a organização. As abas são: entradas, saídas e estoque geral.

Essas são algumas informações que precisam constar em uma planilha de controle de estoque no Excel:

• Descrição;
• Quantidade;
• Preço unitário;
• Valor de estoque;
• Nível de estoque;
• Data do novo pedido;
• Entre outras coisas.

Porém, mais fácil do que criar a sua própria planilha de controle de estoque é baixar um modelo pronto como o que preparamos para você!

Planilha De Controle De Estoque Webmais

Com a planilha de controle de estoque WebMais, você poderá gerir de forma mais precisa seu estoque e as suas movimentações.

Isso irá proporcionar uma maior segurança no momento de executar as rotinas. Isso porque você saberá se há insumos suficientes para a produção ou itens para a venda. 

De posse da planilha, na aba “Cadastro/estoque” você irá cadastrar todos os itens que possui estocados. Insira o código do produto, descrição, a unidade (se você realiza a contagem em peças, pacotes, litros, etc.).

Também é importante informar nome do fornecedor, o estoque inicial, o estoque mínimo e o atual, que será preenchido automaticamente atualizado conforme as movimentações.

Passando para a aba “Entradas”, você irá apontar todas as entradas de produtos em seu estoque. Essa informação é completa com a data que ocorreu, quantidade, valores e o número do documento fiscal associado a esta movimentação. 

Na aba “Saídas” você vai incluir todas as saídas que você teve do estoque, ou seja, as vendas. Você irá inserir dados como  a data que ocorreu a saída, código do produto, quantidade, valores unitários e total, nome do cliente e nota fiscal. 

Já na última aba, você irá listar seus clientes e código, apenas para facilitar o preenchimento da planilha. Assim, sempre que você digitar o código do cliente, a planilha já puxa automaticamente o nome. 

Preenchendo a planilha corretamente, você terá uma visão sistêmica do seu estoque e ainda poderá aplicar filtros por data, cliente ou produto. Isso vai deixar sua gestão muito mais eficaz e suas decisões assertivas.

Conclusão

A planilha de controle de estoque é uma ferramenta relativamente simples. Mas, mesmo assim, ela pode facilitar muito a gestão de entradas e saídas e ainda contribuir com a melhor gestão financeira do seu negócio.

Baixe a nossa planilha de controle de estoque e otimize seu controle sobre os produtos que entram e saem. Se preferir, você pode facilitar ainda mais seu trabalho com um sistema especializado.

É o caso do ERP WebMais. Agende uma demonstração gratuita e entenda como ele vai te fazer eliminar o papel, as planilhas e reunir tudo em um só lugar.