O Que É ERP? Guia Completo E Atualizado De Como Funciona

Você sabe o que é ERP? Também chamado de Enterprise Resource Planning, ele é um sistema de gestão empresarial utilizado em diversos setores, por pequenas, médias e grandes empresas.

Em resumo, a tecnologia simplifica a gestão completa do negócio, ao armazenar e integra informações de todos os departamentos.

Além disso, automatiza processos e centraliza operações de produção, logística, financeiro, compras e muito mais. Assim, a ferramenta proporciona uma comunicação mais eficaz e integrada.

Atualmente, as diferentes tecnologias permitem aplicações variadas e inteligentes. Então, com o avanço da IA e do Machine Learning, usar um ERP é sinônimo de minimizar erros, aumentar a produtividade, elevar o lucro e tomar decisões mais estratégicas.

Acompanhe o artigo e entenda tudo sobre essa ferramenta essencial para o dia a dia dos gestores empresariais.

Mas, se quiser ver como um sistema ERP funciona na prática, agende uma demonstração gratuita do ERP da WebMais. Nossos especialistas estão prontos para tirar todas as suas dúvidas.

Agora, vamos ao texto. Boa leitura!

O Que É ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um conceito utilizado para a gestão empresarial que facilita a automação de processos manuais.

Geralmente aparece na forma de um software integrado e permite armazenar, unificar e visualizar dados com facilidade.

Em português, a sigla significa “planejamento de recursos empresariais”. Atualmente, é mais associada a ferramentas tecnológicas que aplicam o conceito de ERP na gestão empresarial.

Então, “sistema ERP” geralmente indica uma tecnologia também conhecida como sistema integrado de gestão empresarial.

Atualmente, essa é uma das principais ferramentas para a gestão prática, simplificada e precisa das empresas.

Quando Surgiu O Conceito De ERP?

O conceito de ERP surgiu na década de 90, tendo como base os sistemas de MRP e MRP II. Ambos são focados em na gestão de materiais e recursos da produção.

Mas, a gestão empresarial evoluiu, e o ERP surgiu para integrar a maioria das áreas de um negócio.

Assim, ele trouxe uma solução mais abrangente, permitindo que gestores cuidem do que for preciso, com mais facilidade e precisão.

A Evolução Do ERP Através Das Décadas

Nos anos 2000, o ERP II expandiu a integração dos processos, agora para fornecedores, clientes e parceiros. Também começaram a aparecer sistemas ERP com módulos de CRM, SCM e BI integrados.

A popularização da internet também impactou no uso, e os primeiros ERP na nuvem surgiram. Mas foi só na década de 2010 que essa tecnologia ganhou força, por oferecer mobilidade e personalização superiores.

Inovações tecnológicas permitem com que a década de 2020 seja marcada pela Internet das Coisas e pela análise de Big Data.

Além disso, outras tendências são a integração da Inteligência Artificial e o Machine Learning.

O futuro do ERP promete melhorar ainda mais o uso dessas tecnologias, além de aplicar a integração omnichannel, mais automação, personalização e flexibilidade.

Como Funciona Um Sistema ERP?

Agora que você sabe o que é ERP, é hora de entender como funciona essa tecnologia.

Primeiro, é preciso lembrar que esses sistemas são feitos de diversos módulos integrados. Mas, antes de falar desses módulos, vamos entender um pouco mais sobre o funcionamento do software:

• Base de Dados Centralizada: todos os módulos usam o mesmo banco de dados, garantindo a consistência e eliminando redundâncias. Informações inseridas em um módulo são atualizadas nos outros de forma automática;
• Automatização de Processos: tarefas repetitivas e processos empresariais são automatizados, reduzindo a intervenção manual necessária. Um exemplo é a atualização automática do inventário após uma venda;
• Fluxo de Trabalho Integrado: diferentes departamentos podem se comunicar e colaborar pelo software ERP. Na criação de um pedido de venda, por exemplo, o sistema gera a ordem de compra para reabastecer o estoque e informa o financeiro;
• Acesso em Tempo Real: dados e relatórios estão sempre disponíveis, facilitando e fortalecendo decisões;
• Personalização e Configuração: é possível personalizar o sistema para que atenda às necessidades específicas de uma empresa. Além disso, é possível ativar e desativar módulos, ajustar fluxos de trabalho, criar relatórios personalizados, etc.;
• Segurança e Controle de Acesso: a tecnologia usa controles de segurança rigorosos, já que trabalha com dados sensíveis das empresas. Apenas usuários autorizados, por senha ou cargo, acessam informações específicas. 

Essa é a estrutura básica de um sistema ERP, necessária para que essas ferramentas facilitem o trabalho dos gestores.

Mas, tenha em mente que tecnologias diferentes podem atuar de forma diferente, conforme as necessidades dos clientes.

Como O ERP Organiza E Conecta Os Setores Da Empresa?

Como dito acima, a integração e flexibilidade dos ERPs existe por conta dos módulos que eles trazem.

Mas o que são esses módulos, e como eles funcionam? Todo ERP possui os mesmos?

É claro, cada sistema é diferente, mas é normal compartilharem vários módulos. Vamos entender como o ERP conecta os setores da empresa, através dos mais comuns:

Setor Comercial

Aqui, o ERP faz o processamento e o controle de pedidos dos clientes, atualizando o estoque de forma automática. Também rastreia vendas, gerencia campanhas e analisa desempenho.

Setor De Compras

As compras são automatizadas e as ordens geradas automaticamente, conforme as necessidades do estoque. Fornecedores também são gerenciados, por meio de histórico de negociações.

Gestão De Clientes

Um bom ERP conta com CRM integrado, facilitando a gestão de clientes. A integração gerencia dados dos clientes, como vendas e histórico de interações.

O sistema também permite organizar o suporte aos clientes.

Setor De Produção

O planejamento e controle é feito com base na demanda e nos recursos disponíveis em estoque.

Além disso, o sistema ERP também organiza as operações e monitora o progresso da produção, tudo enquanto otimiza o uso de recursos.

Setor Financeiro

Um ERP financeiro automatiza processos contábeis, controla contas a pagar e a receber, e gera relatórios financeiros para decisões mais precisas.

Setor De Logística

Para conectar o setor de logística com o resto da empresa, o ERP planeja e rastreia entregas dos pedidos emitidos, otimizando rotas e recursos.

A movimentação de mercadorias e o armazenamento dos produtos também são gerenciados.

Setor De Estoque

O nível de estoque está sempre atualizado com os dados compartilhados com outros setores, como compras e vendas.

Isso faz com que o sistema entenda e gerencie o reabastecimento, além de apontar excessos e faltas.

Setor Administrativo

Em geral, o setor administrativo é gerenciado de forma diferente em cada software. Por exemplo, nem todos contam com gestão de RH.

O mais comum é que o ERP automatize a folha de pagamento e a avaliação de desempenho.

Além disso, é comum emitir relatórios detalhados e facilitar a conformidade legal.

Existem Tipos Diferentes De ERP?

Além dos módulos, os ERPs também se diferenciam de outras formas. Por exemplo, alguns podem ser pensados para setores específicos, outros atendem conforme o tamanho da empresa, etc.

Também é possível que esses sistemas se diferenciem conforme a tecnologia escolhida na sua construção. Conheça os tipos de ERP existentes:

ERP Desktop, Ou ERP Legado

O ERP legado é instalado e executado diretamente na empresa. Exige estrutura própria de servidores locais, além de manutenção, investimento inicial e medidas rigorosas de segurança.

É difícil de escalar, atualizar e integrar com novas tecnologias, além de ser caro para customizar.

ERP Em Nuvem

Acessados via internet, com base no conceito de cloud computing, dispensando a estrutura local. São mais baratos e geralmente no modelo de assinatura.

A tecnologia é nuvem é mais moderna, facilitando atualizações e a escalabilidade.

ERP De Desenvolvimento Próprio

Extremamente específicos por serem desenvolvidos pela própria empresa, internamente, para suprir necessidades direcionadas.

É totalmente customizável e controlável, mas exige altos investimentos e tempo de desenvolvimento, além de equipe para suporte e manutenção.

ERP Omnichannel

O ERP omnichannel integra canais de vendas físicos e digitais. Por exemplo, essa ferramenta sincroniza dados e processos entre lojas físicas, e-commerce e marketplaces. O foco é a experiência do cliente, já que o processo de compras é unificado e consistente.

A principal dificuldade desse tipo de ERP é a implantação complexa.

ERP Backoffice

O ERP Backoffice tem foco nas funções internas: finanças, contabilidade, RH, inventário, compras e produção. É comum que esse tipo de sistema não ofereça funcionalidades avançadas para gestão de clientes e fornecedores.

ERP Verticalizado

Desenvolvidos exclusivamente para atender setores específicos. Por conta disso, são extremamente focados nos processos dos tipos de empresa que os usam, não sendo flexíveis para empresas que atuam em múltiplos setores.

Por exemplo, o ERP verticalizado pode vir totalmente configurado para uma indústria de alimentos perecíveis, automatizando os processos específicos necessários para esse tipo de produção.

5 Problemas Comuns Que Um ERP Ajuda A Solucionar

Agora que você já sabe o que é ERP, conhece os principais módulos e os tipos de sistema, é hora e entender 5 problemas comuns que o software ajuda a solucionar.

Controle De Estoque Ineficiente

O ERP consegue controlar o estoque em tempo real. Assim, é possível evitar que produtos faltem ou sobrem. É que o sistema otimiza o inventário, facilitando a visualização dos níveis de estoque conforme compras e vendas.

Além disso, é possível organizar o reabastecimento automático, garantindo que produtos estejam sempre disponíveis nas necessidades ou sazonalidade.

Erros Em Processos Internos

Como você viu, o sistema ERP é inteligente. Sendo assim, os processos da empresa estarão mais protegidos contra erros manuais e inconsistência.

Isso porque, da entrada dos dados até a geração dos relatórios, um bom software garante  informações atualizadas e precisas.

Fluxo De Caixa

O módulo financeiro do ERP unifica e consolida a visão financeira da empresa. Ele faz isso ao integrar dados de contas a pagar e receber, o que facilita acompanhar as transações financeiras.

Isso também permite boa previsão de despesas e receitas, além de uma gestão mais eficiente do capital de giro. Assim, o controle do fluxo de caixa fica muito mais preciso.

Baixa Produtividade

O que é um ERP de qualidade? É aquele que, entre outras coisas, permite gerenciar e aumentar a produtividade da empresa.

Para isso, ele automatiza tarefas rotineiras, principalmente as mais repetitivas. Dessa forma, os colaboradores foquem em atividades mais estratégicas.

Além disso, com os setores integrados e a comunicação interna melhorada, o ambiente de trabalho em geral fica mais eficiente e produtivo.

Entregas Atrasadas

Toda a gestão da cadeia de suprimentos é otimizada. Coordenação da logística, rastreio de pedidos e identificação de gargalos, entre outras funcionalidades, permitem com que o sistema ajude a eliminar atrasos e agilize as entregas.

Ao entregar nos prazos, a satisfação do seu cliente também aumenta.

O ERP É Seguro?

Sim, os sistemas ERP são seguros. Essa é uma dúvida comum, já que a tecnologia gerencia, entre outras coisas, o setor financeiro das empresas. Mas, um software de qualidade garante a segurança de todas as informações.

Isso significa que os dados estarão seguros no sistema. Assim, você pode focar apenas na gestão deles, e terá a certeza de que pode confiar na ferramenta.

Ainda é válido dizer que a melhor dica para segurança de dados em um ERP é fazer uma pesquisa detalhada sobre as opções disponíveis no mercado. Então, procure um sistema eficiente e de confiança.

É Possível Fazer Transações Financeiras Em Um ERP?

Como você viu até aqui, os ERPs gerenciam dados de forma integrada. Mas, alguns também realizam transações financeiras. Nesses casos, é possível fazer pagamentos em lote, agendamentos e até criar um fluxo de aprovação.

Porém, é importante lembrar que, para fazer as transações, é preciso que o software tenha conciliação bancária. É o caso da tecnologia da WebMais. Agende uma demonstração gratuita e veja na prática.

Como Saber Se Minha Empresa Precisa De Um ERP?

Atualmente, é possível dizer que a maioria das empresas de médio e grande porte precisam de um ERP se quiserem melhores resultados. Mas é claro, existem exceções.

Já no caso das empresas menores, nem sempre um ERP é o ideal. De todo modo, é preciso observar alguns fatores, pois existem alguns sinais que indicam que é hora de considerar um sistema. Veja quais são:

• Vários sistemas para gestão de departamentos diferentes: quanto maior o número de softwares, maiores são os custos de mensalidade e manutenção. Retrabalho e insegurança são comuns na hora de registrar dados;
• Falta de integração entre os departamentos: problemas de comunicação e erros operacionais são comuns quando não existe integração. Isso pode afetar a produtividade dos setores;
• Dificuldade para acessar informações sobre a empresa: é quase impossível que uma empresa alcance o sucesso se os gestores não conseguem acessar dados importantes, como lucratividade, despesas, etc. Acesso simplificado é essencial;
• Demora e complicações na contabilidade: lançamentos manuais de documentos fiscais atrasam a produtividade. Além disso, relatórios e planilhas podem sofrer com erro humano, e é difícil evitar o uso de dados não sincronizados com outros setores;
• Problemas no setor de vendas e na expedição: se a equipe comercial vendeu um produto, é preciso garantir que ele esteja disponível em estoque. Sem a integração nos dados, fica difícil vender e enviar com tranquilidade e precisão, afetando a relação com os clientes;
• Processos de TI muito complexos e demorados: se a empresa usa muitas tecnologias diferentes, a gestão de TI será afetada, atrasando processos importantes como atualizações e manutenção;
• Dificuldades na tomada de decisões: todo esse caos administrativo traz grandes dificuldades na hora de tomar decisões importantes. Dados dispersos e desatualizados também atrapalham.

Quais Empresas Podem Usar Um ERP?

Acima, vimos o que é preciso para saber se é hora de usar um ERP. Agora, vejamos como esse tipo de sistema atua em empresas de diferentes tamanhos.

ERP Para Pequenas Empresas

Em resumo, o ERP para pequenas empresas descomplica a rotina do negócio. Ele faz isso ao agilizar as atividades e integrar processos antes complexos. O controle manual é minimizado.

Aproximadamente 29% das pequenas empresas fecham em até 5 anos após abrirem, por conta da má gestão.

Assim, o ERP ajuda ao garantir que os dados sejam confiáveis e precisos, aumentando a segurança para as pequenas empresas poderem crescer em menos tempo.

Em resumo, sistemas que atendem empresas menores são mais simples e acessíveis, focados em necessidades básicas gerais.

ERP Para Empresas Médias

As médias empresas já estão mais consolidadas. Por isso, o sistema ERP ideal é o que ajuda na gestão do crescimento ritmado. O termo correto é “ERP escalável”.

Esse tipo de software pode ser adaptado à realidade da empresa, mas não impede que processos, dados e tarefas sejam limitados.

Dessa forma, com o crescimento, o sistema pode ser adequado para a nova realidade do negócio.

É aqui que o ERP começa a tomar uma forma mais específica, conforme as necessidades da empresa.

ERP Para Empresas De Grande Porte

Grandes empresas trabalham diariamente com volumes gigantescos de informações.

Além disso, provavelmente precisam gerenciar muitos funcionários, produtos, negociações, fornecedores, processos e, é claro, tudo isso envolve muito dinheiro.

Dessa forma, é praticamente impossível que uma empresa de grande porte não utilize um ERP completo, de qualidade e seguro. Isso porque o menor dos erros pode causar uma reação em cadeia catastrófica para o negócio.

Por tudo isso, é normal que esse tipo de ERP seja mais robusto, completo e traga funções específicas que a maioria das empresas menores não usa.

Então, como resultado, os preços desses sistemas complexos também são mais elevados do que o normal.

Como É A Instalação Do ERP?

No mercado da tecnologia, o termo correto é implantação de ERP, ou implementação. Em resumo, é um processo dividido em várias etapas que garantem a implantação correta do sistema, minimizando possíveis falhas.

As etapas são:

• Planejamento e preparação;
• análise de requisitos;
• configuração do sistema;
• desenvolvimento e customização;
• testes;
• treinamento;
• implantação;
• avaliação e melhoria contínua.

Os melhores sistemas ERP oferecem uma equipe completa para implantação personalizada. Além disso, também contam com um time de suporte ao usuário.

Agora, vejamos como funcionam as implementações presenciais e online.

Presencial

Nesse caso, a equipe de implementação do ERP atua diretamente na empresa. Assim, a configuração, testes e treinamentos ocorrem já no local, com a presença de um analista de implantação.

Dessa forma, ele agiliza a comunicação direta e pode resolver eventuais problemas com mais facilidade. Porém, esse modelo costuma ser mais caro.

Online

Na implantação online, tudo é feito remotamente, da configuração até os testes e treinamentos.

As duas grandes vantagens desse modelo de implementação é que ela é mais flexível e mais barata. Mas, desafios de comunicação podem ser mais frequentes. É recomendado que a empresa tenha setor de TI.

E Se A Empresa Utiliza Outras Tecnologias De Gestão?

O sistema ERP integra os setores da empresa. Mas, e se outras tecnologias de gestão ainda forem necessárias? Como saber o que é ERP e onde ele atuará, e o que não é?

A resposta é mais simples do que parece!

Isso porque é possível integrar o ERP com ferramentas de terceiros. Assim, mesmo que o sistema não atenda todas as demandas da empresa, é possível suprir essas necessidades com outros softwares.

Essa integração costuma ser feita através do que se chama de API (Application Programming Interface), ou Interface de Programação de Aplicação.

Em resumo, uma API é uma área de interação que conecta o sistema com a tecnologia de terceiros que será integrada. Para facilitar, imagine a API como uma ponte entre as duas ferramentas.

Dessa forma, os sistemas podem conversar entre si, trocando informações importantes para que o uso de ambos possa ser maximizado.

Por exemplo, imagine que você precisa integrar seu ERP com um e-Commerce. Nesse caso, as informações inseridas na ferramenta de loja virtual, como pedidos de vendas, vão ser recebidas pelo sistema, que atualiza o estoque e prepara os dados para envio.

Outros dados também podem ser atualizados, como fluxo de caixa e relatórios.

Por fim, é possível integrar um ERP através de DLLs personalizadas. Porém, será preciso ter conhecimento sobre esse tipo de conexão ou, ao menos, um time de TI preparado.

Exemplos De ERP Em Diferentes Setores

Agora você já sabe o que é ERP, como ele funciona, conhece os tipos e impacto nas empresas. Então, é hora de conferir exemplos de como o software atua em diferentes setores.

ERP Em Uma Indústria De Alimentos

Um sistema ERP para indústria de alimentos trabalha com processos específicos para esse segmento. Isso porque é preciso aplicar controle rigoroso na produção, garantindo a qualidade e segurança dos produtos.

Imagine que uma fábrica de enlatados faz um controle manual de estoque, ou por planilhas. É fácil de entender como esse tipo de gestão pode trazer muitos problemas.

Se os prazos de validade forem registrados incorretamente, por exemplo, é possível que o resultado seja até fatal!

Então, o sistema integra os processos necessários e garante boa rastreabilidade dos lotes, gestão de receitas, regulamentações sanitárias e mais.

Com o ERP WebMais, você também evita desperdícios e garante uma produção alimentícia de qualidade. Que tal assistir uma demonstração grátis?

ERP Para Construção Civil

Outro setor que pode ter problemas por erros de gestão é o da construção civil. Assim, o ERP ajuda com gerenciamento de projetos, controle de custos, compras e logística.

É possível acompanhar com precisão a execução de projetos, permitindo melhor alocação de materiais e orçamento. Um sistema ERP que oferece funções específicas para a construção civil é o Protheus.

ERP Em Uma Indústria Química

Processos complexos e regulamentos rigorosos sobre meio ambiente fazem parte do cotidiano das indústrias químicas. Então, é preciso que a empresa esteja com tudo isso em dia!

As principais funções específicas de um ERP para indústria química são:

• Gestão de produção;
• controle de qualidade;
• conformidade regulatória;
• rastreamento de materiais perigosos;
• gestão de fórmulas e receitas;
• controle de inventário.

É muito importante que a empresa esteja alinhada com as normas de segurança, garantindo a saúde dos trabalhadores. Além disso, também é preciso ficar de olho nas leis ambientais, já que esse tipo de indústria pode causar muitos danos a natureza.

ERP Para E-Commerce

No caso dos e-Commerces, é comum que o ERP seja focado na gestão de vendas, estoque e atendimento ao cliente. Sendo assim, o sistema automatiza:

• Processamento de pedidos;
• gestão de inventário
• logística de entregas;
• relatório de análise de vendas;
• acompanhamento de clientes.

Tudo isso permite otimizar campanhas de marketing e estratégias de atendimento. 

Alguns sistemas para e-Commerce podem ser integrados com um ERP mais robusto, permitindo expandir a gestão para demais processos da empresa. Veja como funciona um ERP integrado ao Visual e-Commerce.

ERP Em Uma Distribuidora De Bebidas

Atualmente, os principais desafios das distribuidoras de bebidas são controle de lote, datas de validade e a logística de distribuição. Ao adotar um sistema ERP, é possível:

• Rastreamento de produtos;
• gestão eficaz do estoque;
• otimização das rotas de entrega;
• facilitar a gestão financeira;
• desempenho de vendas e tendências de mercado.

Além disso, alguns sistemas permitem cuidar do relacionamento com os clientes e fornecedores da distribuidora. Conheça o ERP para distribuidora de bebidas da WebMais e veja como.

Conclusão

Agora você já sabe o que é ERP! Também viu os tipos de ERP, como o sistema funciona e como ele atua em empresas de diferentes tamanhos e segmentos.

Além disso, as principais dúvidas sobre o tema foram esclarecidas, para que você possa decidir se um ERP é a solução que sua empresa precisa.

Para finalizar, que tal entender como um sistema ERP robusto, completo e de qualidade funciona, de forma prática? Agende uma demonstração gratuita do software da WebMais e veja.