Controle de estoque para indústrias: 7 dicas de como aplicar

Se você não conhece as especificidades do controle de estoque para indústrias, está na hora de aprender! Quem atua nesse setor precisa ter atenção redobrada na gestão da matéria-prima utilizada e dos produtos acabados, a fim de garantir uma boa organização e eficiência para as receitas.

Esse é um ponto estratégico para manter uma boa saúde financeira na empresa, bem como favorecer a sobrevivência e longevidade dos negócios. Se um único item de produção estiver em falta, todo o processo é afetado e a quantidade do produto final para venda é reduzida.

E qual é a consequência derradeira? O cliente vai atrás da concorrência para suprir sua necessidade, levando à perda de receita e até mesmo de fidelidade de um consumidor já conquistado. Portanto, o controle de estoque para indústrias se mostra fundamental para manter o negócio em funcionamento.

Neste artigo, vamos ensinar como gerenciar os itens na produção, com dicas sobre um controle eficiente e que erros devem ser evitados. Confira a seguir!

A importância do controle de estoque para indústrias

O controle de estoque para indústrias é muito importante nas estratégias da empresa, porque influencia diretamente na produção e nas vendas. É uma forma de evitar a falta da matéria-prima, mas também auxilia no caminho contrário. É preciso entender a quantidade ideal sem exceder o limite para garantir um investimento saudável e sem desperdícios na produção.

Consequentemente, os gestores precisam ter uma verdadeira noção da demanda de mercado para os processos de compra e produção. Senão, correm o risco de encalhar tanto a matéria-prima como os produtos acabados, levando a perdas de receita.

Se o gasto em excesso com materiais é um problema, a situação vai além. Os produtos encalhados precisam ser mantidos em algum lugar. Normalmente, ficam em um grande armazém ou galpão, sendo que a contratação e manutenção desses espaços físicos geram mais custos.

E a questão é ainda mais delicada quando se trata de produtos com prazo determinado, como alimentos e medicamentos. Esses itens precisam ser desfeitos, muitas vezes exigindo incineração ou outras ações custosas.

Todos esses fatores influenciam diretamente no funcionamento de outros setores da empresa, que precisam das informações para ter eficiência nas atividades.

O departamento de compras precisa saber quais são os materiais que precisam ser repostos. O fiscal precisa saber quantidades e valores para fazer fechamentos e enviar SPEDs. Já o financeiro precisa entender os custos das aquisições de matéria-prima e os valores de saída dos produtos acabados para gerenciar o fluxo de caixa.

Assim como esses exemplos, outros setores também são impactados diretamente pelo controle de estoque para empresas. Ou seja, essa estratégia é fundamental para manter a empresa inteira alinhada e em equilíbrio.

Como deve ser o sistema de controle de estoque para indústrias

Toda a influência que o controle de estoque para indústrias exerce na empresa deixa clara a necessidade de ter um processo bem planejado para a estratégia. É preciso contar com manuais, procedimentos internos e sistemas modernos para acompanhar os itens que entram e saem do núcleo de produção.

Algumas práticas e ações garantem um bom controle de estoque para indústrias, reduzindo desperdícios e promovendo a eficiência do negócio. Separamos a seguir algumas etapas que devem ser bem definidas para evitar perdas e prejuízos, considerando os estoques de matéria-prima e de produto acabado.

1. Registro

A primeira etapa para um bom sistema de controle de estoque para indústrias é a definição dos registros de informações. Os itens devem ser categorizados de acordo com uma série de detalhes específicos. O gestor deve levar em conta fatores como a cor, a marca, o tamanho e a função de cada material envolvido na produção.

Essas são algumas formas de classificação, mas toda característica relevante pode ser levada em conta. Outras categorias que podem ser utilizadas são os preços de custo e de venda, a validade e o fornecedor da matéria-prima.

2. Fiscalização

A fiscalização é essencial principalmente no caso de itens perecíveis, com data de validade. É o caso dos alimentos e remédios que citamos anteriormente, por exemplo. Os itens devem ser acompanhados de perto para evitar desperdícios e prejuízos, adquirindo somente o que será utilizado.

Essa é uma forma de garantir produtos acabados de qualidade. Por isso, é necessário haver um controle rigoroso de fiscalização que possa ser acompanhado pelo sistema. Além disso, a funcionalidade é essencial também para a prestação de contas para órgãos fiscais, auxiliando no cálculo de impostos e geração de notas.

3. Gestão do estoque

A gestão de estoque é um fator determinante para as estratégias de negócio, já que permite alinhar os diferentes setores da empresa. A equipe de venda, por exemplo, consegue acompanhar quais produtos ainda estão no estoque, ao passo que o time de produção pode compreender melhor a demanda comercial para aumentar o estoque de um item específico.

Essa melhor interação entre as equipes é o que leva a uma melhoria nos processos, expandindo o acesso às informações de saída de mercadorias, velocidade de produção e fluxo de caixa. É mais do que saber a quantidade, mas garantir a organização dos processos e o controle de estoque para indústrias com foco em gerar vendas efetivas e fidelizar consumidores, já que evita problemas como o atraso nas entregas.

Métodos de controle de estoque: Qual considerar em sua indústria?

Desenvolver métodos de controle de estoque para indústrias auxilia nas estratégias da empresa. Vários pontos são beneficiados, como a disponibilidade de materiais e a redução de prejuízos, retrabalhos, desperdícios e atrasos. Consequentemente, os negócios ganham em produtividade, qualidade e geração de receitas.

A entrada e saída de materiais podem ser mais facilmente acompanhadas a partir de técnicas estratégicas que muitas indústrias já utilizam. Confira agora algumas delas!

1. MRP — Planejamento das Necessidades de Materiais

O MRP (Material Requirement Planning), ou Planejamento das Necessidades de Materiais, é uma ferramenta que permite acompanhar a cadeia de suprimentos e planejar o controle de estoque para indústrias, conforme necessidade de compra ou produção.

Com ele, os gestores conseguem equilibrar a quantidade de matéria-prima, componentes e produtos acabados no estoque. O MRP é muito útil para indústrias que contam com muitos fornecedores, pois revela quando determinado item precisa ser reposto no estoque.

A ferramenta calcula e informa o que e quando comprar, como estão os estoques dos produtos finais e se a produção está adequada para a demanda. Para isso, leva em conta todos os componentes da fabricação, bem como o lead time e a previsão de demanda futura.

2. Ponto de Ressuprimento

Para as empresas que têm uma rotatividade elevada de produtos, um método muito utilizado é o Ponto de Ressuprimento ou estoque mínimo. Esse sistema é interessante por avaliar a quantidade mínima ideal para rodar a produção e definir quando repor os materiais.

Na ferramenta, cada produto tem um valor específico estipulado, com configuração em dias ou unidades e conforme a demanda diária e média da produção. A partir do Ponto de Ressuprimento, o gestor consegue fazer o controle de estoque para indústria, promovendo uma estratégia de redução de custos e desperdícios.

3. Revisão periódica

Por fim, as empresas que conseguem gerar uma demanda constante e precisam manter um ciclo uniforme de produção podem utilizar o método de Revisão Periódica no controle de estoque para indústrias. Esse é outro método comum no setor, especialmente nesse formato de produção.

A ferramenta mantém a reposição frequente dos materiais, respeitando ciclos iguais e predefinidos, que se chamam “período de revisão”. A estratégia ajuda inclusive a gerar melhores propostas de negociação com os fornecedores, possibilitando descontos e economia de investimentos.

Para definir a quantidade de matéria-prima a ser solicitada, é importante considerar sempre a demanda existente para o ciclo seguinte, além de definir uma margem de segurança para evitar problemas com produtos defeituosos ou mudança nas requisições dos clientes.

7 passos para um eficiente controle de estoque para indústrias

Independente de como é a demanda na sua produção ou qual é o modelo ideal a seguir, o controle de estoque para indústrias precisa ser eficiente para manter níveis equilibrados e atender a demanda. A venda de toda a produção é o objetivo de qualquer empresa, mas nem sempre o estoque deve estar zerado.

Embora muitas indústrias prefiram trabalhar dessa forma — conhecida como Just in Time — até essa estratégia precisa ser muito bem planejada. Alguns passos precisam ser seguidos para uma produção de excelência em qualquer cenário. Separamos 7 passos para um controle de estoque para indústrias com eficácia.

1. Organização

A organização é preceito básico para que uma produção funcione adequadamente. Manter os estoques em ordem, com identificação e posicionamento nos depósitos e galpões ajuda a controlar a demanda.

Para isso, uma estratégia interessante no controle de estoque para indústrias é utilizar etiquetas nas matérias-primas assim que elas entram no circuito de produção. O material também deve ter um espaço próprio dentro da estocagem, de acordo com a característica e o fornecedor.

2. Fluxos de entrada e saída

Os fluxos de entrada e saída de materiais precisam ser registrados em cada movimentação que ocorre. É preciso que todo artigo tenha um documento, seja uma nota fiscal ou ordem de produção, entre outros.

3. Controle de estoque

O controle de estoque para indústrias deve contar com sistemas automatizados, mas também é necessário ter uma conferência física dos materiais. É necessário ter procedimentos de controle para garantir que esteja tudo certo, desde quantidade à qualidade dos itens que entram e saem da produção.

4. Inventários

Os inventários dos itens disponíveis no estoque, tanto de matéria-prima como de produtos acabados, devem ser checados com regularidade. A verificação periódica garante eficiência para realizar eventuais ajustes necessários. Além disso, as indústrias costumam fazer também inventários anuais para balanço.

5. Capacitação de equipe

Mesmo com sistemas automatizados, a produção precisa ter colaboradores capacitados para atuar no controle de estoque para indústrias. Por isso, a empresa deve proporcionar treinamentos e cursos de reciclagem, até mesmo para gerar comprometimento e conscientização para um trabalho bem feito.

6. Integração de setores

Os setores precisam estar integrados entre si para que as informações cheguem da mesma forma para todos. É esse alinhamento que garante o fluxo das atividades, permitindo que todos possam executar suas atividades, desde a autorização de aquisições pelo setor de compras até a garantia do estoque para produção.

7. Automação de processos

Adotar sistemas automatizados é uma estratégia crucial para elevar a qualidade das atividades. Não só facilita o compartilhamento de informações como também diminui os riscos de erros e falhas por conta de dados imprecisos. Além disso, a automatização acelera a produção e gera economia nos processos.

5 erros comuns no controle de estoque para indústrias

Além de entender quais são os passos para executar um bom controle de estoque para indústrias, também é importante evitar erros e falhas. Alguns problemas são muito comuns no setor e, justamente por isso, podem ser evitados se receberem atenção. A seguir, você entende quais são os 5 erros mais comuns nesse ambiente!

1. Falta de inventário

Como falamos, o inventário é parte essencial das estratégias de controle de estoque. Sem ele, muitos problemas podem surgir na produção, como um estoque furado, ou seja, o que está no sistema não condiz com a realidade.

2. Compras de itens em excesso

Fazer a aquisição de materiais além do necessário gera custos de investimento e ainda requer um espaço para comportar os itens que sobram. E estoque parado, consequentemente, é dinheiro parado!

3. Estoques misturados

O armazenamento de matéria-prima deve estar separado do estoque de produto acabado, principalmente se os produtos para uso e para venda forem semelhantes. Se eles ficarem no mesmo local, as chances de gerar problemas nos estoques são grandes, já que os colaboradores que lidam com o espaço podem se confundir.

4. Itens não identificados

Quando os itens em estoque não estão identificados, podem gerar erros na contagem e na venda. O controle de estoque para indústrias deve possibilitar um mecanismo para identificar o armazenamento e rastrear os itens, como o sistema de códigos de produtos.

5. Acúmulo de mercadorias não vendidas

Itens devolvidos ou que não foram vendidos precisam circular para dar espaço a novos produtos. Eles não podem ficar muito tempo em estoque, pois podem se deteriorar e ter o preço desvalorizado. Uma dica é investir em promoções para renovar os produtos.

Como um ERP pode otimizar o controle de estoque da sua indústria

É muito importante ter acesso a informações confiáveis para acompanhar os processos. E é justamente por isso que o uso de um sistema de gestão se faz tão necessário. Essa tecnologia integra e automatiza dados sobre produção, estoque, necessidades de compras e previsões de vendas.

Um sistema ERP especializado em indústrias ajuda a classificar fornecedores, acompanhar o prazo de validade das mercadorias e ainda a avaliar o nível mínimo de estoque de cada produto. A plataforma apresenta diversas funcionalidades para otimizar sua produção e toda a gestão da sua indústria!