Um bom plano de contas fortalece o caixa da sua empresa

Veja O Melhor Passo A Passo Para Estruturar Seu Plano De Contas

Imagem de Sanon Matias

O plano de contas é uma forma de organizar as entradas e saídas de recursos do caixa de uma empresa.

Assim, quem empreende ou gerencia um negócio sabe como esse controle é importante para ter uma visão ampla sobre a saúde financeira da organização.

Dessa forma, neste artigo, você entenderá melhor o que é o plano de contas, conhecerá a sua estrutura e saberá a importância de fazer esse controle no seu negócio.

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O Que É Um Plano de Contas?

O plano de contas é um documento que registra todas as movimentações financeiras e econômicas de uma empresa.

Em outras palavras, ele é um compilado de padrões que serve como base para a geração de outros documentos muito importantes para as finanças e contabilidade do negócio.

Dois exemplos: o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

Qual O Objetivo Do Plano De Contas Contábil?

O principal objetivo do plano de contas é ajudar no processo de confecção de importantes documentos contábeis, servindo como fonte de informações.

Dessa forma, nele, todos os dados que precisam constar em relatórios e documentos obrigatórios ficam categorizados e organizados. Assim, a pessoa responsável pela confecção dessas demonstrações os encontre facilmente.

Portanto, também podemos dizer que um dos objetivos do plano de contas é facilitar a leitura das informações.

Dessa forma, os processos contábeis são mais práticos e permite que falhas e oportunidades de melhoria sejam identificadas mais rapidamente.

Para Que Serve O Plano De Contas?

Além de ajudar na confecção de demonstrações contábeis obrigatórias, o plano de contas traz muitas outras vantagens para a gestão de uma empresa. Então, vamos conhecer as principais:

  • decisões mais estratégicas: a padronização das classificações das contas da empresa ajuda os gestores a tomarem decisões mais acertadas, com menores chances de má interpretação de dados;
  • ajuda a empresa a cumprir requisitos fiscais: o plano de contas facilita o envio dos saldos contábeis para a Receita Federal;
  • otimiza processos: a facilidade para encontrar as informações sobre as movimentações financeiras faz com que os processos dos setores de finanças e contabilidade sejam mais produtivos.

Quais São Os Tipos De Planos De Contas?

Um plano de contas pode ser estruturado conforme o seu objetivo. Por isso, existem oito tipos principais, os quais vamos conhecê-los a seguir.

Plano De Contas Padrão

Essa é uma estrutura contábil pré-definida, seguindo as normas e padrões contábeis amplamente aceitos. Assim, ela oferece uma base uniforme para relatórios financeiros e é frequentemente utilizada como ponto de partida por muitas empresas.

A sua principal vantagem é a consistência e a facilidade de comunicação entre diferentes entidades, uma vez que segue as práticas contábeis reconhecidas internacionalmente.

Essa uniformidade é particularmente útil em casos de fusões, aquisições ou transações comerciais com parceiros diversos.

Plano De Contas Personalizado

Diferentemente do Plano de Contas Padrão, o Personalizado é moldado conforme as necessidades específicas da empresa.

Ele oferece uma flexibilidade significativa para adaptar a estrutura contábil às operações únicas e requisitos específicos do negócio.

Essa personalização permite a inclusão de contas adicionais ou ajustes na estrutura para atender às particularidades contábeis da empresa.

Esse tipo de plano é ideal para organizações que possuem atividades ou operações específicas que não se encaixam nos moldes convencionais.

Plano De Contas Setorial

É desenvolvido considerando as características e particularidades de um setor ou indústria específica. Afinal, cada um pode ter demandas únicas de relatórios financeiros e categorias contábeis específicas.

Adotar um plano de contas setorial permite estar em conformidade com as práticas contábeis e regulamentações específicas do seu setor. Assim, é possível ter uma visão mais precisa e relevante da situação financeira.

Quais tipos de planos de conta existem?

Plano De Contas Tributário

É elaborado com foco na conformidade fiscal. Ele é estruturado de maneira a atender às exigências tributárias e legislações em vigor.

Esse tipo de plano facilita o cumprimento das obrigações fiscais da empresa. Isso inclui o cálculo de impostos e a geração de relatórios necessários para a Receita Federal e outras autoridades tributárias.

Então, manter um plano de contas tributário atualizado é fundamental para evitar problemas legais e garantir uma gestão financeira livre de complicações fiscais.

Plano De Contas Gerencial

Esse plano de contas é projetado para atender às necessidades internas de gestão da empresa.

Enquanto os outros tipos focam na conformidade ou na estrutura contábil, o plano de contas gerencial concentra-se em fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas.

Ele inclui contas específicas para análise de custos, rentabilidade e outros indicadores-chave de desempenho.

Portanto, é ideal para auxiliar os gestores a entenderem o desempenho financeiro da empresa e tomar decisões informadas para melhorar a eficiência e a lucratividade.

Plano De Contas Contábil

Esse plano de contas tem uma classificação conforme os aspectos das normas contábeis do Brasil.

Dessa forma, ao seguir as regras pré-estabelecidas nas Normas Brasileiras de Contabilidade, são formados os relatórios econômicos obrigatórios, como o DRE e BP.

Então, para ser estruturado, é preciso levantar todos os registros de movimentações financeiras, como entradas, saídas, custos e investimentos.

Por isso é o mais solicitado, justamente por ser detalhado, principalmente por fornecer uma visão completa sobre as contas do negócio. Elas incluem seu ramo, porte, objetivos e situação atual.

Plano De Contas Referencial

O plano referencial também pode ser padronizado, mas é regulamentado pela Receita Federal, para as empresas reportarem seus saldos contábeis.

É apresentado ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Além disso, serve como base para o plano principal, para cumprir as obrigações relacionadas à ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Por meio dele, é feita a verificação se há relações entre as contas analíticas – ou seja, mais detalhadas – e encontrar um padrão na empresa. Contudo, algumas categorias são isentas do seu envio, como:

  • Simples Nacional;
  • Órgãos, autarquias e fundações públicas;
  • Empresas inativas;
  • Entidades isentas e imunes.

Plano De Contas Aplicado Ao Setor Público

O Plano de Contas Aplicado ao Setor Público é uma ferramenta utilizada por órgãos públicos para gerenciamento de recursos e transparência das informações financeiras.

A estrutura desse plano segue os mesmos princípios de ativos, passivos, despesas, receitas e custos. Porém, possui outros grupos específicos para o setor público:

  • Resultado Diminutivo do Exercício: envolve os valores a partir do total que podem ser gasto pelo órgão, seja dentro do orçamento ou fora dele;
  • Resultado Aumentativo do Exercício: inclui valores que aumentam o total que pode ser gasto.

Quais São Os 4 Grupos Que Compõem O Plano De Contas?

Para proporcionar uma visão clara e organizada, o plano de contas é dividido em quatro grupos distintos, fundamentais para compreender e analisar as operações financeiras de uma empresa.

O plano de contas é composto por 4 grupos:
- Ativos: recursos econômicos controlados pela empresa
- Passivos: obrigações financeiras e compromissos da empresa
- Patrimônio líquido: diferença entre ativos e passivos
- Despesas e custos: gastos da empresa no custo normal das operações, como salários, mais gastos da produção de vendas ou prestação de serviço, como matéria-prima

O primeiro deles são os ativos. Ele representa todos os recursos econômicos controlados pela empresa, dos quais se espera que resultem benefícios futuros. Os ativos são subdivididos em duas categorias principais.

Ativos

  • Ativo Circulante: inclui os bens e direitos esperados para serem convertidos em dinheiro ou consumidos no ciclo operacional da empresa em até um ano. Exemplos comuns incluem caixa, contas a receber e estoques.
  • Ativo Não Circulante: compreende os recursos não convertidos em dinheiro no curto prazo. Por exemplo: propriedades, máquinas, equipamentos e investimentos de longo prazo.

Passivos

O segundo grupo são os passivos. Representam as obrigações financeiras e compromissos da empresa e também são subdivididos em:

  • Passivo Circulante: são as obrigações a serem liquidadas no curto prazo, geralmente em até um ano. Exemplos típicos são contas a pagar, empréstimos de curto prazo e obrigações fiscais.
  • Passivo Não Circulante: são as obrigações de longo prazo, cujo vencimento é superior a um ano. Ou seja, corresponde aos empréstimos de longo prazo, debêntures e outras dívidas de longo prazo.

Patrimônio Líquido

O terceiro grupo é o patrimônio líquido, que representa a diferença entre os ativos e os passivos. Ele reflete o valor residual que pertence aos acionistas da empresa. O patrimônio líquido é subdivide em:

  • Capital social: representa o montante investido pelos acionistas na empresa, evidenciando a participação acionária de cada um.
  • Reservas de lucros: refletem os lucros retidos pela empresa ao longo do tempo, que podem ser utilizados para reinvestimento ou distribuídos aos acionistas.
  • Prejuízos acumulados: caso a empresa tenha experimentado períodos de prejuízo, essa conta registra os montantes acumulados.

O último grupo no plano de contas é composto por dois itens. Primeiro, as despesas, que são gastos incorridos pela empresa no curso normal das operações, como salários e custos de locação.

Além disso, temos os custos, que são gastos diretamente associados à produção de bens ou prestação de serviços, como matéria-prima, mão-de-obra direta etc.

Este grupo é vital para a demonstração do resultado, fornecendo insights sobre o desempenho operacional e financeiro da empresa.

Qual A Estrutura Mais Adequada De Um Plano De Contas?

Na prática, a estrutura do plano de contas não varia muito de empresa para empresa, apesar de ser possível acrescentar categorias. A seguir, apresentaremos a estrutura básica e mais comum entre as organizações.

1º: Ativos

Os ativos são os bens da empresa e representam tudo o que faz parte do seu patrimônio. Dessa forma, aqui entram contas a receber, créditos, investimentos, bens e dinheiro na conta bancária, entre outras coisas.

2º: Passivos

Já os passivos representam todos os compromissos financeiros que a empresa assumiu, ou seja, tudo o que precisa sair do caixa. Alguns exemplos são pagamentos a fornecedores, parcelas de financiamento, impostos, entre outras coisas.

3º: Receitas

As receitas são todos os valores que entram na empresa por meio da venda de produtos ou serviços ou como rendimentos de investimentos realizados.

A estrutura mais adequada para o plano de contas é:

- Ativos
- Passivos
- Receitas
- Custos
- Despesas

4º: Custos

Os custos equivalem a todo gasto de dinheiro com o objetivo de viabilizar a produção ou a realização da atividade-fim da empresa.

Portanto, alguns exemplos de custos são a compra de matérias-primas, compra de produtos para revenda, mão de obra, ferramentas, entre outros.

5º: Despesas

Já as despesas são os gastos que não têm relação com a produção, mas são importantes para a empresa ser sustentável – ou seja, são os gastos administrativos.

Alguns exemplos são os investimentos em marketing e propaganda, conta de internet, pagamento de empréstimos, etc.

O Que São Contas Sintéticas E Contas Analíticas?

Contas sintéticas e contas analíticas são duas categorias criadas dentro de cada um dos grupos acima. Assim, a primeira categoria é a de contas sintéticas, ou contas agrupadoras, que correspondem ao total das contas analíticas.

Já na categoria de contas sintéticas estão as analíticas. Elas correspondem ao detalhamento de cada movimentação financeira.

Em outras palavras, na prática, você vai listar e detalhar cada movimentação (analítica) e agrupá-las em grandes contas (sintéticas).

Como É Feita A Classificação Dos Planos De Contas?

Os planos de contas podem ser de três tipos:

  • Contábil: é o mais utilizado, pois, é dele que saem as informações para relatórios obrigatórios como o Balanço Patrimonial. Os planos deste tipo devem seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade;
  • Referencial: segue a padronização da Receita Federal, como vamos explicar no próximo tópico;
  • Gerencial: é mais flexível e serve para o controle interno da empresa.

Por isso, a sua estrutura não precisa seguir uma padronização. No entanto, é aconselhável que se utilize as divisões e subdivisões existentes, para facilitar o entendimento e evitar a perda de informações.

O Que É Plano De Contas Referencial Da Receita (PCRR)?

O Plano de Contas Referencial da Receita é um modelo que padroniza as classificações de contas na empresa, criado pela Receita Federal.

Dessa forma, seu objetivo é facilitar para as empresas a transmissão correta de informações sobre saldos contábeis na Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Esse padrão é obrigatório para empresas enquadradas no Lucro Presumido e Lucro Real.

Dicas De Como Fazer Um Plano De Contas Contábil

Confira nossas dicas para uma gestão eficiente do plano de contas da sua empresa!

Envolva O Seu Contador

O contador da sua empresa precisa estar envolvido na elaboração de suas declarações contábeis. Então, por isso, será uma das pessoas que mais precisará consultar o plano de contas.

É interessante, portanto, que ele faça parte da elaboração do modelo, para aprovar e entender bem as estruturas definidas.

Liste Todas As Suas Contas

Essa é a melhor forma de ter uma visão ampla sobre tudo o que precisa ser registrado no plano de contas. Essa listagem pode ser feita conforme os grandes grupos (ativos, passivos, receitas e despesas), o que facilitará a sua classificação.

Dicas para fazer um bom plano de contas

Conte Com A Tecnologia

Por fim, contar com um sistema que armazene e organize todas as informações sobre as movimentações financeiras da empresa facilita o fluxo de trabalho.

Além disso, também evita a incidência de erros e torna mais prático o processo de tomada de decisão orientado por dados.

Quais As Diferenças Entre Plano De Contas Contábil E Plano De Contas Gerencial?

A principal diferença entre plano de contas contábil e plano de contas gerencial é o seu objetivo. Além disso, há diferenças na estrutura, nível de detalhamento e frequência de atualização.

O plano de contas gerencial fornece uma visualização enxuta da condição financeira da empresa, sendo o mais flexível. Serve para orientar os empreendedores, sócios e o time para facilitar a gestão.

Ao contrário do plano contábil, não oferece tantos detalhes, pois a meta é apenas mostrar os dados necessários sobre as finanças, e foge do objetivo fiscal.

Outra principal diferença entre ambos é que o gerencial registra apenas as movimentações das entradas e saídas, enquanto o outro apresenta mais informações para atender à regulamentação.

Ou seja, o plano de contas gerencial considera as necessidades de avaliar o negócio para a tomada de decisões de forma mais estratégica. Para isso, usa como base os seus resultados financeiros, econômicos e patrimoniais.

Além disso, o plano de contas contábil é estruturado conforme as normas contábeis vigentes e é geralmente atualizado com menos frequência.

Enquanto isso, o plano de contas gerencial tem uma estrutura segundo as necessidades da empresa e, portanto, tem atualizações mais frequentes.

Erros Comuns Ao Criar Um Plano De Contas

Criar um plano de contas é uma tarefa importante e muitas vezes complexa. Mas é preciso ficar de olho. Alguns erros comuns que podem ser evitados durante o processo de criação são:

  • Entender alguns termos: conheça muito bem a diferença entre despesas e custos, gastos e investimentos. Assim você não toma decisões econômica-financeiras equivocadas;
  • Não definir claramente a estrutura: tenha estrutura clara e bem definida para as contas serem organizadas de maneira lógica e fácil de usar. Isso porque, sem a definição, as informações contábeis podem ficar confusas e difíceis de serem interpretadas;
  • Não considerar a legislação: concorde com as normas e leis contábeis aplicáveis. Ignorá-las leva a problemas futuros com auditorias e outras autoridades fiscais;
  • Não envolver todas as áreas da empresa: crie o plano com a colaboração de todas as áreas afetadas por ele. Em outras palavras, negligenciar a opinião dos funcionários causa problemas de uso e interpretação;
  • Não ter flexibilidade: é preciso que o plano seja flexível o suficiente para acomodar mudanças na estrutura da empresa, como a criação de novas áreas ou departamentos;
  • Não atualizar: mantenha o plano atualizado regularmente para refletir mudanças na empresa e na legislação. Assim, evita informações contábeis incorretas e imprecisas;
  • Não considerar a escalabilidade: elabore um plano escalável e adaptável ao crescimento do negócio. Dessa forma, você evita problemas futuros de gestão financeira e contábil;
  • Considerar contas desnecessárias: não crie contas que não são usadas na prática ou não agregam valor aos relatórios contábeis.
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Exemplos De Planos De Contas

A montagem do plano de contas deve ser personalizada com as particularidades do negócio. Afinal, pode exigir detalhamentos específicos que um modelo padrão não ofereça, por isso, deve ser dinâmico e ajustado ao longo do tempo.

De qualquer forma, vamos exemplificar um esboço de como funciona o desenvolvimento básico de um plano de contas em uma companhia. Então acompanhe:

ATIVO

Circulante

1.1. Disponível 

1.1.1. Caixa 

1.1.2. Banco conta corrente 

1.1.3. Aplicações financeiras 

1.2. Realizável a curto prazo

1.2.1. Clientes 

1.2.2. Estoque de mercadorias 

1.2.3. Adiantamento a fornecedores 

1.2.4. Outros créditos 

Não circulante 

2.1. Realizável a longo prazo 

2.1.1. Clientes de longo prazo 

2.1.2. Empréstimos a receber

2.2. Investimentos

2.2.1. Participações societárias 

2.2.2. Investimentos em imóveis

2.3. Imobilizado 

2.3.1. Terrenos

2.3.2. Edificações

2.3.3. Máquinas e equipamentos

2.3.4. Veículos

2.4. Intangível

2.4.1. Marcas e patentes

2.4.2. Softwares

PASSIVO

Circulante

1.1. Fornecedores

1.2. Salários e encargos a pagar

1.3. Impostos e taxas a recolher

1.4. Empréstimos e financiamentos 

1.5. Dividendos a pagar

1.6. Outros passivos circulantes

Não circulante

2.1. Empréstimos e financiamentos

2.2. Debêntures

2.3. Provisões

2.4. Impostos e taxas a recolher

2.5. Outros passivos não circulantes

CUSTOS E DESPESAS

1. CUSTOS

1.1. Custos dos produtos vendidos

1.1.1. Matéria-prima

1.1.2. Mão de obra direta

1.1.3. Custos indiretos de fabricação

1.2. Custos dos serviços prestados

2. DESPESAS

2.1. Gerais e administrativas

2.1.1. Salários e encargos sociais

2.1.2. Aluguéis

2.1.3. Despesas com viagens e representação

2.2. Vendas

2.2.1. Comissões sobre vendas

2.2.2. Propaganda e publicidade

2.3. Financeiras

2.3.1. Juros sobre empréstimos e financiamentos

2.3.2. Despesas bancárias

RECEITAS

1.1 RECEITA LÍQUIDA

1.1.1 Receita Bruta de Vendas

1.1.1.01 De Mercadorias

1.1.1.02 De Produtos

1.1.1.03 De Serviços Prestados 

1.1.2. Devoluções 

1.1.2.01 Serviços Cancelados

Passo A Passo Para Fazer Seu Plano De Contas

Um plano de contas bem estruturado é essencial para garantir o controle eficiente dos recursos financeiros. Por isso, ensinaremos o passo a passo para fazê-lo com êxito.

1. Defina O Objetivo

Pergunte a si: o que você deseja alcançar com esse plano? Ele será utilizado para análise financeira, relatórios gerenciais ou conformidade regulatória? Compreender o propósito orientará todas as decisões subsequentes.

O plano de contas pode ter o objetivo de atender às exigências legais e regulamentares, bem como fornecer informações para a elaboração das demonstrações contábeis.

Além disso, também pode servir para atender às necessidades de informações gerenciais, para auxiliar os gestores na tomada de decisões.

10 passos para fazer seu plano de contas

2. Identifique Contas Patrimoniais

As contas patrimoniais representam os bens, direitos e obrigações da empresa. Identifique ativos, passivos e patrimônio líquido.

Ativos incluem recursos como caixa, contas a receber e estoque, enquanto passivos englobam obrigações como contas a pagar e empréstimos.

O patrimônio líquido representa a participação dos proprietários na empresa. Como você já viu no tópico anterior.

3. Identifique Contas De Resultado

As contas de resultado refletem as atividades operacionais da empresa, indicando se ela obteve lucro ou prejuízo. Receitas e despesas são categorias importantes.

As receitas incluem vendas, serviços prestados, entre outros. Já as despesas abrangem custos operacionais, como salários, aluguel e despesas administrativas.

4. Classifique As Contas

Organize as contas de forma lógica e intuitiva. Agrupe as contas patrimoniais e de resultado separadamente.

Dentro desses grupos, subdivide as contas de maneira mais específica. Por exemplo, no grupo de ativos, crie subcontas para caixa, contas a receber e estoque.

A classificação das contas pode ser feita de acordo com diferentes critérios, como:

  • natureza: patrimoniais ou de resultado;
  • função: contas de caixa, de estoques, de clientes etc;
  • estrutura organizacional: contas de vendas, de marketing, de produção, etc.

5. Estabeleça A Estrutura

Defina a estrutura do plano de contas conforme a complexidade e necessidades da sua empresa. Utilize números ou códigos para facilitar a organização e referência.

A estrutura deve ser intuitiva, permitindo fácil navegação e compreensão por parte dos usuários do sistema contábil.

6. Defina Regras De Codificação

Estabeleça regras claras de codificação para identificar cada conta, com números ou códigos atribuídos a cada uma. A consistência na codificação facilita a entrada de dados, evitando os erros e garantindo a precisão das informações contábeis.

7. Documente E Escreva

Documente todas as decisões tomadas durante o processo de criação do plano de contas. Isso inclui a lógica por trás da classificação das contas, a estrutura escolhida e as regras de codificação.

Essa documentação serve como um guia para os usuários e também é útil para treinamento e auditoria.

8. Adicione Critérios Para Inclusão, Exclusão E Alteração

Defina critérios claros para incluir, excluir ou alterar contas no plano. Assim, há consistência ao longo do tempo e evita alterações arbitrárias que comprometam a integridade dos dados financeiros.

9. Revise E Faça Ajustes Periódicos

A revisão constante do plano de contas é essencial. À medida que a empresa evolui, novas contas podem ser necessárias, e outras podem se tornar obsoletas.

Ajuste o plano para refletir com precisão a estrutura e as operações financeiras atuais da empresa.

10. Teste E Valide

Antes de implementar o plano de contas, realize testes abrangentes para todas as contas estarem corretamente configuradas e os relatórios gerados estarem de acordo com as expectativas.

A validação impede problemas futuros e garante a confiabilidade das informações contábeis.

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Conclusão

O plano de contas é uma forma de registrar todas as movimentações financeiras da empresa.

Assim, permite uma visão ampla sobre a real situação, facilita a confecção de relatórios contábeis e otimiza a tomada de decisões na empresa.

Então, contar com a tecnologia para o acompanhamento dessas movimentações é uma forma de evitar erros e tornar o trabalho mais produtivo.

Além disso, ajuda a acessar mais rapidamente as informações necessárias para os demais processos.

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